Come gestire al meglio il budget per i viaggi business

I viaggi di lavoro sono parte integrante delle operazioni di molte aziende, perché agevolano le attività di espansione, il networking e i rapporti con i clienti. Gestire il budget dei viaggi business in modo efficace è fondamentale per garantire il benessere economico dell’azienda e far sì che le trasferte di lavoro siano utili e proficue. In questa guida vedremo alcune strategie per gestire al meglio il budget dei viaggi aziendali, dal calcolo dei costi ai vari approcci per scegliere l’importo giusto, a seconda delle esigenze aziendali.

Identificare i costi

Prima di analizzare le strategie per stabilire il budget, è importante individuare i diversi elementi che costituiscono i costi. Solitamente questi includono:

Trasporti

Che si tratti di prenotare un volo per raggiungere una meta lontana, pianificare trasferte in treno per meeting nella propria regione, organizzare il noleggio auto per gli spostamenti locali o usare il taxi o il servizio di ride sharing, le spese relative ai trasporti rappresentano un aspetto fondamentale del budget dei viaggi business.

Alloggio

I costi dell’alloggio possono includere il soggiorno in hotel, in appartamento o in qualsiasi altra struttura adatta ai viaggi di affari. La scelta di dove soggiornare dipende da vari fattori, tra cui la vicinanza alla sede del meeting, i servizi disponibili, le condizioni aziendali e i vincoli del budget.

Pasti e intrattenimento

Anche i costi relativi ai pasti e all’intrattenimento dei clienti e le spese extra rappresentano un elemento fondamentale del budget. Dalle cene formali con i clienti ai pranzi informali con i colleghi, i pasti costituiscono una parte sostanziale delle spese di viaggio. Le spese per l’intrattenimento dei clienti, come i biglietti per eventi o spettacoli, dovrebbero essere incluse nel budget generale. Devono essere considerati anche gli snack e le bevande.

Spese varie

Altri costi possono includere le spese di partecipazione a eventi del settore o fiere, le spese per il visto in caso di viaggi internazionali, per i telefoni cellulari e per l’accesso a internet. Durante i viaggi possono verificarsi degli imprevisti. Possono esserci ritardi o cambi di programma, e il budget dovrebbe includere gli eventuali costi extra necessari.

Individuare la ripartizione di questi costi permette alle aziende di sviluppare strategie più informate ed efficaci per la pianificazione del budget, basate su esigenze di viaggio specifiche. Valutando e gestendo meticolosamente ciascuna di queste categorie di spese, è possibile ottimizzare il budget dei viaggi aziendali.

Stabilire il budget per i viaggi business

Per organizzare un viaggio business senza problemi è necessario partire da una buona organizzazione. Stabilire il budget del viaggio è sicuramente il primo passaggio essenziale da compiere.

Per cominciare, è importante definire in che modo il viaggio di lavoro è in linea con gli obiettivi dell’azienda. Poi dovrai identificare lo scopo che può essere raggiunto attraverso il viaggio e il suo potenziale impatto sul business.

Per stabilire il budget in modo efficace, segui questi passaggi:

1. Raccogli dati

Rivedi le spese dei viaggi passati per identificare eventuali schemi ricorrenti.

Analizza i viaggi precedenti per individuare possibili trend, gli elementi per i quali è stato speso di più e le aree di potenziale risparmio. Questo approccio basato sui dati fornisce una base solida per stabilire un budget realistico, in linea con gli obiettivi economici dell’azienda.

2. Identifica le categorie dei costi

Suddividi le spese in categorie come trasporti, alloggio, pasti e intrattenimento.

Questa segmentazione ti permette di distribuire i fondi in modo strategico e di monitorare meglio le spese in aree specifiche. Consente inoltre un’analisi più dettagliata dei costi, per identificare le aree di spesa eccessiva e di potenziale risparmio.

3. Stabilisci gli importi

Decidi che importo assegnare per ciascuna categoria.

Una volta identificate le varie categorie di costo, dovrai stabilire l’importo per ciascuna di queste, in base alle priorità e alle capacità economiche dell’azienda. Considera la frequenza delle trasferte, la natura delle attività durante i viaggi e qualsiasi progetto o evento che preveda la necessità di viaggiare. Dovrai assegnare le risorse rispecchiando gli obiettivi dell’azienda e assicurandoti che gli importi possano soddisfare le esigenze di viaggio essenziali. È importante essere flessibili quando vengono stabiliti gli importi, dato che le priorità delle aziende possono evolvere nel tempo.

4. Stabilisci le condizioni

Stabilisci linee guida chiare per le spese consentite e i limiti di spesa.

Queste condizioni dovrebbero tenere in considerazione una serie di questioni, tra cui i mezzi di trasporto preferiti, gli standard per gli alloggi, i pasti consentiti, le procedure di rimborso e i requisiti di approvazione per le spese di viaggio. Linee guida trasparenti promuovono la coerenza e il rispetto dei vincoli del budget in tutta l’azienda. Ricorda di rivedere e aggiornare regolarmente queste condizioni affinché riflettano le eventuali modifiche delle esigenze aziendali, dei trend del settore e dei requisiti normativi. Se hai già stabilito le condizioni, assicurati di aggiornarle e comunicarle regolarmente.

5. Usa sistemi di monitoraggio

Utilizza strumenti o software per monitorare le spese in tempo reale e identificare aree di miglioramento.

I sistemi per la gestione automatica delle spese possono semplificare le procedure di rimborso, registrare le ricevute in modo elettronico e generare report per dare maggiore visibilità alle spese di viaggio. Questi sistemi di monitoraggio ti aiutano a identificare eventuali violazioni della politica. Dovrai analizzare regolarmente i dati relativi alle spese per valutare l’efficacia dei controlli del budget e prendere decisioni informate su come ottimizzare il budget.

7 consigli su come stabilire il budget per i viaggi business

1. Organizzati in anticipo: la lungimiranza è uno dei principi fondamentali per la gestione del budget per i viaggi business. Organizzando e prenotando i voli e gli alloggi con largo anticipo, le aziende possono sfruttare buone opportunità di risparmio. Prima vengono confermati gli spostamenti, più è probabile ottenere tariffe più basse e offerte favorevoli, specialmente durante l’alta stagione.
2. Usa programmi a premi: chi ha molta esperienza nei viaggi business sa quanto è importante la fidelizzazione dei clienti. L'iscrizione a programmi a premi di compagnie aeree e hotel può fare davvero la differenza per ridurre il budget di viaggio. Accumulare punti e sfruttare i benefici dei programmi fedeltà si traduce in sconti sulle prenotazioni future, upgrade e vantaggi esclusivi.
3. Imposta dei limiti di spesa: indicare dei limiti di spesa chiari è fondamentale per assicurarsi che le condizioni economiche siano rispettate durante il viaggio. Stabilendo linee guida trasparenti per le spese consentite, le aziende possono limitare in modo efficace che si verifichino spese eccessive.
4. Scegli tariffe flessibili: considerando quanto è imprevedibile il settore dei viaggi, la flessibilità è un elemento chiave. Fare scelte flessibili, per esempio scegliendo biglietti rimborsabili o modificabili, offre un ulteriore livello di sicurezza contro eventuali interruzioni o cambiamenti imprevisti dei piani di viaggio. Pur essendo leggermente più elevate in principio, le tariffe flessibili ti permettono di adattarti a cambi di programma last minute e quindi di non dover pagare di più in un secondo momento.
5. Monitora le spese: nell’era digitale, sfruttare la tecnologia è di fondamentale importanza per gestire al meglio le spese. Usare strumenti o app specifici per la tracciabilità delle spese consente alle aziende di semplificare queste operazioni di monitoraggio, di acquisire visibilità in tempo reale nei modelli di spesa e di individuare le aree di eventuali riduzioni dei costi. L’utilizzo di informazioni basate sui dati può aiutarti a prendere decisioni informate per ottimizzare i budget di viaggio.
6. Incoraggia un comportamento attento ai costi: trasmettere ai dipendenti l’importanza di fare attenzione ai costi è fondamentale per gestire il budget dei viaggi aziendali. Promuovendo un atteggiamento basato su parsimonia e intraprendenza, puoi incoraggiare i dipendenti stessi a cercare proattivamente opportunità che facciano risparmiare sui costi, per esempio attraverso la condivisione dell’alloggio, l’uso dei mezzi pubblici e la scelta di pasti economici.
7. Verifica e aggiorna: le strategie di pianificazione del budget dovrebbero evolversi di continuo, proprio come succede al settore dei viaggi business. Riesaminare e rivalutare regolarmente il budget di viaggio permette alle aziende di avere sempre un approccio flessibile e in grado di rispondere ai costanti cambiamenti delle esigenze aziendali e delle condizioni di mercato. Mantenendosi proattive e flessibili, le aziende possono ottimizzare il proprio approccio alla pianificazione del budget e attenuare i potenziali rischi.

Ridurre la spesa e ottimizzare il budget per i viaggi business

Adottare delle misure per ridurre i costi nella fase di organizzazione e durante il viaggio stesso può avere un impatto significativo sulle spese complessive dell’azienda. Esistono diverse strategie:

• Negoziare gli sconti: collaborare con fornitori di viaggi o piattaforme di viaggio come Booking.com for Business per garantire tariffe scontate per prenotazioni di gruppo o collaborazioni a lungo termine.
• Centralizzare le prenotazioni: consolidare le prenotazioni dei viaggi tramite un’unica piattaforma o un’azienda di gestione dei viaggi per ottimizzare le procedure e accedere a tariffe preferenziali.
• Incoraggiare i meeting online: individuare alternative (per es. video conferenze) per ridurre la necessità di trasferte costose.
• Usare programmi a premi e punti fedeltà: valutare l’uso di programmi a premi, punti fedeltà e strumenti come Booking.com for Business per garantire tariffe specifiche per i viaggi di lavoro.

Scegliere l’approccio giusto

Quando si tratta di stabilire il budget dei viaggi aziendali, solitamente vengono usati due approcci:

• Budget con un tetto fisso: impostare un limite rigido sulla spesa totale del viaggio per un determinato periodo, fornendo limiti chiari ma limitando potenzialmente la flessibilità.
• Budget dinamico: consentire una certa flessibilità nelle spese in base alle esigenze aziendali e alle condizioni del mercato, fornendo una maggiore adattabilità, che però richiede un attento monitoraggio per evitare che si verifichino spese eccessive.

Non esiste un approccio giusto o sbagliato. A seconda delle esigenze e degli obiettivi aziendali, approcci diversi potrebbero funzionare meglio in diverse fasi della crescita dell’azienda.

Consigli per aderire al budget stabilito per i viaggi aziendali

1. Viaggia in periodi di bassa stagione e in ore non di punta per risparmiare sui biglietti aerei e dei treni.
2. Confronta diversi siti web e compagnie di viaggio per scegliere i trasporti e dove soggiornare.
3. Durante il viaggio, controlla le app di prenotazione per cercare offerte sui pasti.
4. Cerca attività gratuite o economiche nella destinazione della trasferta.

Per gestire al meglio il budget dei viaggi business sono necessarie una pianificazione strategica, una mentalità attenta ai costi e una valutazione continua. Mettendo in pratica i consigli condivisi in questa guida e scegliendo l’approccio giusto per la definizione del budget, puoi fare in modo che i tuoi viaggi business siano sempre efficaci ed economicamente vantaggiosi e che contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Una pianificazione efficace del budget non richiede necessariamente un taglio dei costi, ma un’ottimizzazione delle risorse per trarre il massimo beneficio da ogni viaggio.