Adoptar una solución de pagos para viajes de trabajo que se adapte a tu negocio es esencial para gestionar las finanzas de forma fácil y eficiente. Además, es importante elegir el mejor método de pago para asegurarse de que el personal sigue motivado para hacer viajes de trabajo.
Hemos preparado una guía completa para ayudarte a entender los diferentes métodos de pago para viajes de trabajo disponibles y a elegir el mejor en función de tus necesidades.
Formas de pago para viajes de trabajo
Hoy en día, las empresas pueden elegir entre una amplia variedad de formas de pago para sus viajes. Dependiendo de las necesidades de viaje de tu negocio, algunas formas de pago pueden resultar más o menos efectivas y fáciles de adoptar.
Tarjetas de empresa centrales
Las tarjetas de empresa centrales las emiten las empresas para cubrir gastos relacionados con el trabajo. La tarjeta la paga la empresa y lleva su nombre. Muchos proveedores de tarjetas como Visa, Mastercard y American Express ofrecen tarjetas de empresa con beneficios asociados. También pueden ofrecer informes de gastos de viaje simplificados para agilizar este proceso y que deje de ser manual.
Ventajas
- No es necesario que tu personal haga pagos de su bolsillo
- Límites de crédito altos
- Cumplimiento de la política de viajes garantizado.
- Proceso de seguimiento de gastos simplificado
- Análisis de datos fácil
- Programas de ventajas y beneficios (millas, puntos de fidelización, acceso a salas VIP del aeropuerto y reembolsos)
Desventajas
- Cuotas anuales potencialmente altas
- Menor protección que las tarjetas personales
Tarjetas de empresa individuales
Las tarjetas de empresa individuales son la opción de pago más flexible para viajes de trabajo. Las emite una empresa para un empleado o empleada en concreto con el fin de que pueda cubrir los gastos de empresa, entre ellos los gastos derivados de viajes que estén autorizados por el programa de viaje. Las personas que viajan por trabajo deben informar de sus gastos a través de una herramienta de gestión de gastos una vez han vuelto.
Ventajas
- No es necesario que tu personal haga pagos de su bolsillo
- El personal puede reservar viajes de negocios en función de sus necesidades y gustos
- Límites de crédito altos
- Solo admite pagos justificados de viajes de negocios según lo definido en la política de viaje de la empresa
- Separa los gastos de viaje personales y de empresa
- Programas de ventajas y beneficios (millas, puntos de fidelización, acceso a salas VIP del aeropuerto y reembolsos)
Desventajas
- Las empresas pueden tener dificultades para controlar los gastos de viaje si no utilizan una herramienta de gestión de viajes eficiente
Tarjetas personales
En algunos casos, las empresas prefieren que su personal utilice sus tarjetas personales para pagar gastos de trabajo. Sin embargo, este método tiene varios inconvenientes para el personal, que tiene que soportar la carga de los gastos de viaje de trabajo durante semanas o meses hasta que reciben el reembolso de la empresa.
Ventajas
- Reduce los gastos de viaje por adelantado y la carga para la empresa
Desventajas
- El personal tiene que pagar de su dinero y recibir el reembolso de la empresa después. Este proceso puede ser largo y puede disuadir al personal de viajar
- Las empresas tienen menos control sobre los gastos de viajes de negocios y resulta más difícil conseguir que se cumpla la política de viaje
Tarjetas de prepago recargables
Las tarjetas de prepago recargables permiten a la empresa cargar un importe fijo de dinero para que el personal pueda usarlas como tarjetas de débito durante los viajes de negocios. No están vinculadas a una cuenta bancaria y se pueden recargar al momento.
Ventajas
- Ideales para gestionar gastos, ya que se pueden cargar con un presupuesto predefinido
- El personal no tiene que hacer frente a ningún gasto por adelantado
- Sin gastos de gestión
- Visibilidad en tiempo real de los gastos de viaje
Desventajas
- La tarjeta se puede desactivar fácilmente en caso de robo o pérdida
- No es una opción muy flexible si cambian los requisitos de un viaje de trabajo
- Soporte de monedas limitado
Tarjeta de pago virtual
Una tarjeta de pago virtual, como la que ofrece AirPlus, no existe físicamente, pero está configurada para un uso predeterminado. El importe que se puede gastar es fijo y la tarjeta no está vinculada a la cuenta bancaria de quien la usa. Los datos de la tarjeta son únicos para cada transacción e incluyen un código de seguridad y fecha de caducidad. Se puede emitir una misma tarjeta para un uso único o múltiples usos.
Ventajas
- Amplia variedad de canales de pago: apps, sitios web y transacciones telefónicas
- Seguridad mejorada en comparación con las tarjetas físicas
- Se desactiva fácilmente en caso de robo o pérdida
- Seguimiento de gastos mejorado con pagos categorizados y organizados
- Mejor control de los gastos
Desventajas
- No se puede utilizar en cajeros automáticos
- Requiere conexión a internet
- Puede que no se acepte en todas partes
Transferencia bancaria
Las transferencias bancarias estándar siguen siendo una de las formas de pago sin efectivo más frecuentes y seguras. Pueden ser una buena opción para los viajes de trabajo con pago por adelantado.
Ventajas
- Seguridad
- Normas de protección establecidas
Desventajas
- Cargos
- Retrasos potenciales
- No se pueden usar para gastos imprevistos
Cómo elegir el mejor método de pago para tu negocio
Elegir la solución de pago adecuada para tu negocio es una decisión que depende de tus necesidades y procesos financieros.
Estos son los principales criterios a tener en cuenta a la hora de decidir qué método de pago es mejor para tu negocio en los viajes de empresa:
1. Identifica las necesidades de pago en los viajes de negocios de tu empresa
El primer paso para comprender cuál es la mejor solución para los pagos en los viajes de trabajo es analizar las características de estos viajes en tu empresa. ¿Los viajes de trabajo son frecuentes, ocasionales o escasos en tu empresa? ¿A qué países viaja tu personal? ¿La mayoría viaja por trabajo o solo algunas personas? Según la respuesta, la solución de pago que mejor se adapte a tus necesidades puede variar.
2. Recoge opiniones de tu personal
Ya sea en una reunión en persona o mediante una encuesta, recopilar opiniones del personal que suele viajar por trabajo puede resultar muy útil. Podrán informarte sobre posibles puntos débiles relacionados con los gastos de empresa y de su experiencia con el sistema actual.
3. Analiza la solución de pagos actual de tu empresa
Para identificar los puntos débiles y las áreas de mejora es esencial que analices la solución de pagos que la empresa tiene actualmente para los viajes:
- Comprueba en qué medida el proceso de conciliación de gastos de viaje funciona bien, si es eficiente y si le gusta al personal.
- Piensa si puedes hacer un seguimiento en tiempo real de los gastos y, en caso contrario, si te resultaría útil poder hacerlo.
- ¿El método de pago actual tiene una función de preautorización para los gastos? Así puedes comprobar si los gastos son acordes con el presupuesto y la política de viaje.
- Infórmate de si tu método de pago se puede utilizar para transacciones internacionales y si se acepta online y offline. Cualquiera que sea el método que elijas, tus viajeros de negocios deberían poder utilizarlo fácilmente y sin preocupaciones.
- Para sacarle el máximo provecho, la solución de pagos debería contar con un programa de ventajas. Hay varias tarjetas de empresa con las que se pueden conseguir puntos, millas o reembolsos.
- Por último, asegúrate de que la atención al cliente esté disponible a través de múltiples canales para resolver cualquier problema potencial rápidamente.
Según estas características, puedes identificar cuál de las muchas soluciones de pago para empresas se adaptaría mejor a tus necesidades.
Encontrar la solución adecuada para los pagos en viajes de negocios requiere un poco de investigación y pruebas. Sin embargo, es una decisión importante para poder gestionar correctamente los gastos de viajes de empresa y asegurarse de que el personal tiene una buena experiencia de viaje.
