Adottare la soluzione di pagamento per i viaggi business più adatta per la tua azienda è fondamentale per gestire le finanze in modo semplice ed efficiente. È anche importante scegliere il metodo di pagamento migliore per garantire che i tuoi dipendenti rimangano motivati a viaggiare per lavoro.
Abbiamo preparato una guida completa per aiutarti a comprendere i diversi metodi di pagamento disponibili per i viaggi business e scegliere quello più adatto per le tue esigenze.
Modalità di pagamento dei viaggi business
Al giorno d'oggi, le aziende possono scegliere tra una vasta gamma di metodi di pagamento dei viaggi business. A seconda delle esigenze di viaggio della tua azienda, alcune modalità di pagamento possono essere più o meno facili ed efficaci da adottare.
Carte aziendali centralizzate
Le carte aziendali centralizzate sono emesse dalle aziende per coprire spese legate agli affari. La carta è pagata dall'azienda e riporta il suo nome. Molti fornitori di carte come Visa, Mastercard e American Express offrono carte aziendali e vantaggi associati. Possono anche offrire una gestione semplificata delle spese di viaggio, eliminando la necessità di rendicontazione manuale e rendendo la procedura più rapida.
Vantaggi
- Non è necessario che i dipendenti paghino di tasca propria
- Limiti di credito elevati
- Garanzia della conformità alla politica di viaggio
- Semplificazione del processo di monitoraggio delle spese
- Facilità di analisi dei dati
- Vantaggi e programmi premio (miglia, punti fedeltà, accesso alle lounge in aeroporto e cashback)
Svantaggi
- Commissioni annuali potenzialmente elevate
- Protezione inferiore rispetto alle carte personali
Carte aziendali individuali
Le carte aziendali individuali sono l'opzione di pagamento più flessibile per i viaggi di lavoro. Vengono emesse da un'azienda per un dipendente specifico per coprire le spese di lavoro, comprese quelle di viaggio autorizzate. Il viaggiatore business deve segnalare le proprie spese tramite uno strumento di gestione apposito una volta terminato il viaggio d'affari.
Vantaggi
- Non è necessario che i dipendenti paghino di tasca propria
- I dipendenti possono prenotare viaggi di lavoro in base alla loro comodità e scelta
- Limiti di credito elevati
- Sono supportati solo pagamenti legittimi per viaggi d'affari come definito dalla politica di viaggio dell'azienda
- Separazione delle spese di viaggio personali da quelle di lavoro
- Vantaggi e programmi premio (miglia, punti fedeltà, accesso alle lounge in aeroporto e cashback)
Svantaggi
- Le aziende potrebbero avere difficoltà a controllare le spese di viaggio se non utilizzano uno strumento di gestione dei viaggi efficiente
Carte personali
In alcuni casi, le aziende preferiscono chiedere ai dipendenti di utilizzare le proprie carte personali per pagare le spese aziendali. Tuttavia, questo metodo presenta diversi inconvenienti per i dipendenti, che devono sostenere l'onere delle spese di viaggio d'affari per settimane o mesi prima di essere rimborsati dal datore di lavoro.
Vantaggi
- Riduzione dei costi e degli oneri di viaggio iniziali dell'azienda
Svantaggi
- I dipendenti devono spendere i propri soldi prima di essere rimborsati dall'azienda. La procedura può essere lunga e scoraggiare i dipendenti dal viaggiare
- Le aziende hanno meno controllo sulle spese di viaggio di lavoro e il rispetto della politica è più difficile da ottenere
Carte prepagate ricaricabili
Le carte prepagate ricaricabili consentono all'azienda di caricare un importo fisso di denaro in modo che i dipendenti possano utilizzarle come carte di debito durante i loro viaggi di lavoro. Non sono collegate a un conto bancario e possono essere ricaricate in tempo reale.
Vantaggi
- Ideali per gestire le spese poiché possono essere caricate con un budget predefinito
- I dipendenti non devono coprire le spese in anticipo
- Nessuna spesa amministrativa
- Visibilità in tempo reale sulle spese di viaggio
Svantaggi
- Possono essere facilmente disattivate in caso di furto o smarrimento
- Poca flessibilità nel caso in cui le esigenze di un viaggio business dovessero cambiare
- Supporto alle valute limitato
Carte di pagamento virtuali
Le carte di pagamento virtuali, come quelle fornite da AirPlus, non esistono fisicamente e sono impostate per un utilizzo predeterminato. L'importo spendibile è fisso e la carta non è collegata al conto bancario dell'utente. I dettagli della carta sono univoci per ogni transazione, con un codice di sicurezza e una data di scadenza. La stessa carta può essere emessa per usi singoli o multipli.
Vantaggi
- Ampia gamma di canali di pagamento: app, siti e transazioni telefoniche
- Maggiore sicurezza rispetto alle carte fisiche
- Facilmente disattivabili in caso di furto o smarrimento
- Migliore monitoraggio delle spese con pagamenti categorizzati e organizzati
- Migliore controllo sulle spese
Svantaggi
- Non utilizzabili agli sportelli bancomat
- Richiedono una connessione internet
- Potrebbero non essere accettate ovunque
Bonifici bancari
I bonifici bancari sono ancora una delle forme di pagamento senza contanti più popolari e sicure. Possono essere una buona opzione per viaggi d'affari prepagati.
Vantaggi
- Sicurezza
- Esistenza di norme di protezione
Svantaggi
- Commissioni
- Potenziali ritardi
- Non sono utilizzabili per spese quando si è in movimento
Come scegliere il metodo di pagamento migliore per la tua attività
Scegliere la soluzione di pagamento giusta per la tua azienda è una decisione che dipende dalle tue esigenze e dalle tue procedure finanziarie.
Ecco i criteri principali a cui prestare attenzione quando decidi qual è il metodo di pagamento migliore per i viaggi business della tua azienda:
1. Identifica le esigenze di pagamento dei viaggi di lavoro della tua azienda
Il primo passo per capire qual è la soluzione migliore è analizzare le abitudini di viaggio business dell'azienda. I viaggi di lavoro sono frequenti, occasionali o rari nella tua azienda? In quali Paesi viaggiano i tuoi dipendenti? La maggior parte dei tuoi dipendenti viaggia per lavoro o solo alcuni di essi? In base alle risposte, la soluzione di pagamento più adatta alle tue esigenze potrebbe differire.
2. Raccogli feedback dai tuoi dipendenti
Che si tratti di un incontro di persona o di un sondaggio, raccogliere feedback dai dipendenti abituati a viaggiare per lavoro può essere molto utile. Saranno in grado di parlarti di eventuali punti critici relativi alle spese aziendali e della loro esperienza con l'attuale sistema in uso.
3. Analizza la tua attuale soluzione di pagamento aziendale
Per identificare i punti critici e le aree di miglioramento, è fondamentale analizzare la tua attuale soluzione di pagamento per i viaggi aziendali:
- Presta attenzione a come funziona la procedura di riconciliazione delle spese di viaggio, se è efficiente e se i dipendenti ne sono soddisfatti.
- Considera se puoi tenere traccia delle spese in tempo reale e, in caso contrario, se potrebbe essere una funzionalità utile da avere.
- Il tuo attuale metodo di pagamento prevede la funzione di pre-autorizzazione per le spese? Questo per garantire che la spesa sia in linea con il budget e la politica di viaggio.
- Verifica se il tuo metodo di pagamento può essere utilizzato per transazioni internazionali e se è accettato online e offline. Qualunque sia il metodo che scegli, i tuoi viaggiatori business dovrebbero essere in grado di utilizzarlo senza problemi e senza preoccupazioni.
- Per essere sfruttata al massimo, la tua soluzione di pagamento dovrebbe prevedere un programma premi. Numerose carte aziendali ti consentono di guadagnare punti, miglia o cashback.
- Infine, assicurati che l'assistenza clienti sia disponibile tramite più canali per risolvere rapidamente eventuali problemi.
Sulla base di questi criteri, puoi identificare quale delle tante soluzioni di pagamento aziendali si adatta meglio alle esigenze della tua società.
Trovare la soluzione giusta per il pagamento dei viaggi di lavoro richiede un po' di ricerca e sperimentazione. Ma è una decisione fondamentale per gestire le spese dei viaggi business e assicurarsi che i tuoi dipendenti vivano una buona esperienza di viaggio.
