Les cartes virtuelles peuvent être très utiles lorsque vous êtes en voyage d’affaires. En effet, dans le monde de l’entreprise, les chèques et les espèces ne sont pratiquement plus utilisés en raison de leur manque d’efficacité. Au fil du temps, ceux-ci ont été remplacés par des moyens de paiement numériques plus pratiques, qui offrent de nombreux avantages tant aux entreprises qu’aux collaborateurs qui sont en déplacement. C’est dans cette logique qu’ont été lancées les cartes virtuelles : une avancée majeure pour améliorer la gestion des dépenses en entreprise.
En quoi consistent les cartes virtuelles ?
Une carte virtuelle est une copie numérique de votre carte bancaire physique stockée sur votre appareil. Les cartes virtuelles, notamment celles destinées aux entreprises, ne requièrent pas de posséder une carte physique. Elles peuvent être utilisées pour payer sans contact en magasin ou pour des transactions en ligne. Une carte virtuelle dispose des mêmes données et informations d’identification qu’une carte de crédit ou de débit physique, notamment les éléments suivants :
- Le nom du titulaire de la carte
- Le numéro de carte de crédit
- L’adresse de facturation
- Le CVV
- La date d’expiration
La différence est que les informations fournies par les cartes de crédit virtuelles aux vendeurs en ligne sont dynamiques. Ainsi, chaque fois que vous payez avec une carte de crédit virtuelle, le code de vérification est différent. Les 16 chiffres sont créés uniquement pour payer une seule transaction d’un montant prédéterminé.
Les types de cartes virtuelles
Il existe 2 types de cartes virtuelles pour les voyages d’affaires :
- Les cartes de crédit virtuelles : Une carte virtuelle d’entreprise est comme une carte ordinaire, sur laquelle votre plateforme de gestion ajoute un montant de crédit qui correspond au solde. Lorsqu’une somme d’argent est ajoutée à un compte, il est possible de créer une carte de crédit virtuelle, de lui attribuer des budgets, d’effectuer des paiements et de payer le montant dépensé à la fin de la période de paiement.
- Les cartes de débit virtuelles : Les cartes de débit virtuelles sont similaires aux cartes de retrait pour comptes bancaires, mais elles peuvent être destinées à un usage professionnel. Avec les cartes de débit virtuelles, votre société peut charger un certain montant sur un compte bancaire professionnel, qui correspond au solde global de la carte. Ainsi, en effectuant des transactions à l’aide de cartes de débit virtuelles, les personnes qui voyagent pour le travail peuvent payer directement avec l’argent de la société : plus besoin de les rembourser.
Quel est l’impact des cartes virtuelles sur les voyages d’affaires ?
Le secteur du voyage utilise les cartes virtuelles depuis plus de 20 ans. Ce moyen de paiement est devenu un indispensable des voyages d’affaires en raison de son accessibilité, de sa facilité d’émission et de son haut niveau de transparence.
Les 5 avantages des cartes virtuelles pour les voyages d’affaires
Les avantages d’un programme de carte de crédit virtuelle pour votre société sont nombreux. Voici 5 d’entre eux :
1. L’amélioration du suivi des coûts
En supprimant la carte plastique traditionnelle de l’équation, les dépenses liées aux voyages d’affaires sont automatiquement suivies et le coût total de chaque voyage est enregistré en un seul endroit.
2. La prévention de la fraude
Finis les cartes perdues ou les comptes piratés, ce qui permet de réduire les risques de fraude. Vous pouvez bloquer, annuler ou supprimer une carte virtuelle instantanément dès que vous détectez une faille de sécurité ou une attaque.
3. Une visibilité en temps réel sur les paiements et les transactions
Avec les cartes virtuelles, vous avez accès aux informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. La personne titulaire de la carte peut consulter le solde de celle-ci et accéder aux détails des transactions pour suivre ses dépenses. De plus, le responsable des voyages et la personne titulaire de la carte sont informés en cas de carte refusée, annulée ou suspendue, ou encore lorsque le plafond est atteint. Cela confère une plus grande responsabilité aux personnes qui voyagent pour le travail.
4. Une gestion simplifiée des dépenses
Les responsables des voyages d’affaires peuvent collecter des informations relatives aux paiements à des fins de comptabilité, mais aussi visualiser et suivre les paiements effectués par les équipes en déplacement, ce qui permet de mieux contrôler les dépenses et de renforcer leur sécurité, tout en éliminant les remboursements ou les avances de fonds.
5. Un contrôle renforcé des dépenses
Vous pouvez configurer les cartes virtuelles pour une dépense spécifique ou selon un budget défini. Vous pouvez définir des limites afin de bloquer les dépenses au-delà d’un certain budget et recevoir par notification le solde mis à jour.
Comment peuvent être utilisées les cartes virtuelles lors d’un voyage d’affaires ?
Les cartes virtuelles permettent d’optimiser de nombreux aspects spécifiques aux voyages d’affaires :
1. Le transport
Les employé(e)s en déplacement peuvent utiliser les cartes virtuelles pour payer le taxi, un Uber ou d’autres services de covoiturage. Les cartes peuvent également être chargées de montants journaliers pour couvrir tous les achats en ligne ou via des appli.
2. La rationalisation du processus relatif aux comptes créditeurs
Les cartes de paiement virtuelles remplacent efficacement les tâches administratives et chronophages. Cela permet aux membres de l’équipe chargée des comptes créditeurs de se concentrer sur la planification financière et d’autres tâches à plus grande valeur ajoutée.
Cela permet également de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines, tout en rationalisant l’ensemble du processus relatif aux comptes créditeurs.
3. Réservation d’hôtel et paiements
Tout comme pour les transports, il est bien plus pratique de payer avec une carte virtuelle qu’avec une carte physique. De plus, les montants relatifs à l’hébergement étant généralement plus élevés que les coûts de covoiturage, en utilisant une carte virtuelle vous renforcerez votre protection contre la fraude ou les risques financiers.
4. Les dépenses liées aux repas et aux boissons
Avec une carte virtuelle, les voyageurs d’affaires peuvent payer en toute transparence et sans contact toutes leurs dépenses professionnelles directement avec l'argent de l'entreprise, en sachant combien ils peuvent dépenser. Comme la carte peut être chargée par l’entreprise, ils n’ont pas besoin d’avancer de frais et il est plus facile pour eux de respecter le budget défini.
Obligation de diligence et cartes virtuelles
Les cartes de crédit et de débit virtuelles permettent de renforcer de manière significative la sécurité des voyageurs d’affaires. Elles permettent de payer facilement et sans contact dans le cadre de certains processus, tels que l’enregistrement dans un hôtel qui, autrement, peuvent impliquer de nombreuses interactions humaines.
De plus, ces cartes sont sécurisées. Vos collaborateurs auront donc moins de risques de se les faire voler lors de leurs déplacements professionnels, conformément à votre obligation de diligence envers eux.
Cartes virtuelles et facturation des voyages d’affaires
Les cartes virtuelles proposées par un prestataire sécurisé et de confiance offrent un contrôle total, car elles peuvent être intégrées à votre système d’automatisation des comptes créditeurs. Le processus de demande, d’approbation et de génération de cartes de crédit virtuelles est basé sur les besoins uniques de votre société.
Ce processus est similaire à celui du traitement des factures, mais l’achat est approuvé avant qu’il soit effectué. De plus, les cartes virtuelles enregistrent automatiquement les transactions en temps réel et peuvent être synchronisées avec le système de planification des ressources de votre entreprise.
Cartes virtuelles et gestion des fournisseurs
Vous pouvez créer des cartes de paiement virtuelles dans votre plateforme de gestion de cartes en fonction du nombre de fournisseurs dont vous disposez. Vous pouvez ainsi voir combien de fournisseurs compte votre entreprise par service et combien ceux-ci vous coûtent.
Cette visibilité sur les comptes créditeurs permet également d’optimiser l’analyse des dépenses et la génération de rapports.
Si l’on tient compte de tous les facteurs cités ci-dessus, les cartes virtuelles sont mieux adaptées à la gestion des voyages d’affaires que les cartes physiques. Elles permettent également de payer les partenaires et les fournisseurs en temps et en heure.
En équipant leurs collaborateurs en déplacement d’une carte virtuelle, les entreprises, qu’elles soient grandes ou petites, bénéficient d’une sécurité et d’une efficacité renforcées.
Les collaborateurs, quant à eux, bénéficient du confort et de la simplicité d’utilisation d’une solution de paiement virtuelle sans contact, rapide et sécurisée.
