O que é um gestor de viagens empresariais?

Um gestor de viagens corporativas é um profissional que cuida da vida útil do planeamento das viagens de negócios - e cria uma política de viagens para uma empresa, detalhando as despesas, dever de cuidado, e muito mais. Garante que os funcionários viajam em segurança e que todas as viagens seguem as [page=944]diretrizes da política de viagens da empresa.

Está normalmente encarregado da gestão das despesas de viagem, da contratação dos principais fornecedores e parceiros e do acompanhamento das necessidades dos viajantes de negócios. No artigo abaixo, exploramos o que é um gestor de viagens corporativo, quais são as suas quatro tarefas típicas, e o porquê das suas capacidades serem tão importantes para viagens corporativas.

O que é um gestor de viagens corporativo?

Um gestor de viagens ajuda a projetar a política de viagens de uma empresa, gere a organização das viagens e ajuda a escolher a melhor agência de viagens corporativas para a empresa. Também organiza e monitoriza as despesas de viagem e zela pelo bem-estar dos viajantes a negócios.

Após uma viagem de negócios, um gestor de viagens está encarregado de analisar os dados e usá-los para agilizar e melhorar as viagens futuras. Deve possuir excelentes capacidades de comunicação e organização, bem como pensar de forma estratégica e perspicaz.

Anteriormente, o papel de gestor de viagens era desempenhado por um gestor de escritório ou por alguém do departamento de Recursos Humanos que organizava viagens para além das suas outras responsabilidades. Agora, cada vez mais empresas de todos os tamanhos estão a ver o benefício de contratar um gestor de viagens corporativo dedicado.

Esta posição faz sentido para todas as empresas para as quais os trabalhadores são obrigados a viajar com frequência.

As 4 principais tarefas de um gestor de viagens corporativo

Os gestores de viagens desempenham um papel fundamental para garantir o sucesso de um programa de viagens corporativas. Tendem a ser responsáveis pelas quatro tarefas seguintes:

1. Supervisão do planeamento e organização das viagem

Algumas empresas decidem tornar o seu gestor de viagens responsável pela reserva de todas as partes fundamentais das viagens de negócios dos funcionários, no entanto, outras empresas deixam isso para os próprios funcionários. Os dois aspetos mais importantes são o transporte e o alojamento, mas as responsabilidades abrangem também o seguro de viagem, os serviços de transporte de/para o aeroporto, a organização de vistos, etc.

Com a política de viagens corporativas estabelecida, os gestores de viagens procuram reservar viagens de acordo com as suas orientações pré-definidas para que os gestores da empresa saibam que estão a receber as melhores ofertas. Os gestores de viagens também incluem detalhes mais específicos sobre transporte e alojamento. Por exemplo, a maioria das políticas de viagens corporativas especificam a classe da viagem (por exemplo, primeira classe ou económica) e as categorias dos hotéis.

2. Gestão das despesas e do orçamento das viagens

Outro aspeto das viagens corporativas que é relativamente difícil de prever é a gestão dos cartões de crédito e as despesas no destino. Os gestores de viagens estão encarregados de estabelecer limites aceitáveis de despesas para as viagens para simplificar a monitorização financeira.

Colocar um limite máximo nos cartões de crédito e despesas dá à empresa mais controlo sobre as despesas das viagens de negócios. No entanto, para a moral dos trabalhadores, é necessário um certo grau de liberdade. Um gestor de viagens é responsável por encontrar o equilíbrio entre a liberdade e a relação custo-benefício. Uma vez que o custo de vida varia de destino para destino, os limites de despesa devem variar em conformidade.

Uma potencial armadilha aqui é que é difícil avaliar o valor certo para cada viagem. Portanto, um gestor de viagens com experiência na indústria é muitas vezes uma boa escolha devido aos seus conhecimentos e recursos. São responsáveis pela apresentação de relatórios de despesas e previsões para os próximos períodos.

3. Análise de dados

Enquanto uma política de viagens corporativas visa cobrir todas as eventualidades de viagens de negócios de uma empresa, é importante analisar viagens feitas. Um gestor de viagens deve analisar os dados de todas as viagens para tomar decisões informadas sobre a política de viagens no futuro. Isto também inclui a realização de pesquisas antes e depois das viagens.

Por exemplo, se houver casos recorrentes de funcionários que reservam viagens que excedem o orçamento, este aspeto precisa de ser abordado. Com um conjunto de dados confiável baseado em viagens passadas, um gestor de viagens pode identificar problemas e consultar os funcionários para ver quais mudanças são necessárias.

Por último, os dados financeiros são úteis na definição de KPI e na análise da rentabilidade das viagens de negócios. Os gestores de viagens podem ver claramente as despesas versus os ganhos de cada viagem para ver quais são mais benéficos.

4. Evoluir com a nova tecnologia

A tecnologia relacionada com as viagens de negócios avança muito rapidamente e os gestores de viagens precisam de acompanhar esta evolução para obter os melhores resultados para as necessidades do seu negócio. As melhorias nas ferramentas de reserva tornam as coisas mais rápidas e eficientes para todo o negócio.

As mudanças também podem melhorar muito a experiência de viagem dos viajantes. Com uma política de viagens em vigor, os funcionários têm agora a opção de reservar a sua própria viagem, seguindo as orientações políticas.

Acompanhar os novos avanços tecnológicos dá aos funcionários mais autonomia e aos gestores de viagens mais tempo para se concentrarem noutras coisas.

Desafios dos gestores de viagens

1. Falta de controlo

Os viajantes que reservam diretamente em websites externos não têm necessariamente a política de viagens em mente. Podem ser consideradas "reservas irregulares" e, para o gestor de viagens, as violações da política não são conhecidas até que viajante regresse da viagem e envie as suas despesas.

Por que é um problema?

É um problema porque perde o controlo do viajante e cria problemas de dever de cuidado – como pode ter certeza de onde estão se não está dentro do seu sistema? Sem o controlo, o relatório também se torna um problema e é mais difícil obter os custos para essas viagens, pois só recebe os dados após as despesas terem sido enviadas.

Como superar o desafio:

A reconquista do controlo dos viajantes e, em particular, daqueles que optam por ignorar a política de viagens não é fácil, mas as pesquisas mostram que a comunicação visual é muito mais eficaz do que a comunicação escrita. De acordo com estudos realizados, os suportes visuais coloridos aumentam a disponibilidade de uma pessoa para ler o conteúdo em 80%, o que significa que pode comunicar com os seus viajantes com a esperança de que estarão mais dispostos a ler/ver a sua política e a cumpri-la.

Tente criar uma versão mais visual de sua política de viagens que seja fácil de entender e seguir. É possível que a falta de envolvimento seja a verdadeira razão para o problema da falta de controlo.

2. Visibilidade de dados deficiente

Quando os dados se espalham por toda a organização, em sistemas dispersos, é quase impossível obter uma imagem completa do que está realmente a acontecer.

Por que é um problema?

É muito importante poder aceder e combinar dados de alto nível para criar relatórios atempados e precisos. Quando se trata de reportar as despesas para a gestão, descobrimos que mais de um quarto dos gestores de viagens encaram isso como um desafio central.

Sem os dados, é muito mais difícil envolver as partes interessadas dentro da organização. Também precisam de ser capazes de analisar profundamente os dados para encontrar irregularidades nas despesas e fornecer despesas previsíveis.

Como superar o desafio:

A solução ideal seria ter todos os dados, de todas as fontes e regiões, integrados num sistema. Isto pode levar muito tempo e investimento que pode não ter.

Um processo intercalar poderá consistir na escolha de uma fonte/região líder e no trabalho de recolha de dados de outras fontes/regiões para reunir e normalizar os dados para fins de relatório.

3. Viajantes de negócios frustrados

Deixámos um dos desafios mais interessantes para o fim: frustração dos viajantes de negócios e satisfação do viajante. É um desafio que divide muitos gestores de viagens, pois alguns acreditam que a satisfação do viajante é fundamental, enquanto outros tentam mais manter o viajante feliz o suficiente, mantendo também o custo baixo e a conformidade alta.

Cada vez mais, os funcionários querem usar as ferramentas que utilizam em casa para organizar viagens de negócios, o que volta a levar à problemática das “reservas irregulares” . Estes viajantes não se querem sentir restringidos pela política de viagens da empresa e, portanto, não a cumprem. Por exemplo, se encontrarem uma opção de voo online mais barata, que também lhes permite ganhar milhas aéreas, é possível que não lhes consigam resistir e a prefiram a uma opção menos conveniente que está dentro da política.

Por que é um problema?

Causa ressentimento e desconfiança entre viajantes e gestores de viagens. O viajante de negócios começa a ver o gestor de viagens como um bloqueador, em vez de um facilitador. Se os viajantes a negócios se sentirem assim, é menos provável que reservem dentro da política.

Como superar o desafio:

Em muitos aspetos, a resposta é um compromisso. Na maioria dos casos, os viajantes a negócios querem fazer a coisa certa pela sua empresa. Assim, ao invés de os policiar, procure soluções que lhe permitam trazer as suas ferramentas preferidas para o seu sistema.

Desta forma, os viajantes serão mais complacentes, ficaram menos frustrados e, esperemos, mais satisfeitos. Mas mais do que isso, reduz o desafio para si, pois ao trazer as ferramentas para o seu sistema, ainda pode recuperar o controlo, trazer os dados cruciais para a elaboração de relatórios e a solução deverá reduzir o número de agentes de reservas diretos e, portanto, de viajantes desonestos.

Com ferramentas modernas, como Booking.com for Business, os gestores de viagens de negócios estão mais bem equipados para gerir as viagens dos funcionários da sua empresa.

Por que é que os gestores de viagens corporativas são importantes?

Os custos relacionados com viagens de negócios representam muitas vezes a segunda maior despesa para as empresas, atrás dos salários e benefícios dos empregados. E embora a COVID-19 tenha reduzido drasticamente as viagens de negócios em 2020, a indústria já está a recuperar a um ritmo encorajador e espera-se uma recuperação total nos próximos anos.

Ambos os pontos significam que as viagens continuarão a desempenhar um papel importante nas despesas de uma empresa. Portanto, é uma boa ideia que as viagens corporativas sejam geridas profissionalmente.