Quando se trata de viagens de negócios, a função de um gestor de viagens empresariais é indispensável. Desde a criação de políticas de viagens estratégicas até à supervisão de despesas e a garantia da segurança dos viajantes em negócios, estes profissionais desempenham um papel fundamental na otimização da experiência de viagens empresariais. Este guia investiga as principais responsabilidades dos gestores de viagens empresariais, explora a importância das políticas de viagens e explica por que a sua experiência é crucial para o sucesso dos negócios.
Normalmente, eles têm a tarefa de gerir as despesas de viagem, tratar de contratos com fornecedores e parceiros, além de monitorizarem as necessidades dos viajantes de negócios. No artigo abaixo, exploramos o que é um gestor de viagens empresariais, quais são suas quatro tarefas típicas e por que as suas competências são importantes para viagens empresariais.
O que é um gestor de viagens empresariais?
Um gestor de viagens empresariais é um ativo essencial para as empresas, responsável por elaborar políticas de viagens, gerir os planos de viagens e selecionar a agência de viagens empresariais certa.
Dão prioridade ao [page=2456] (bem-estar dos viajantes em negócios), garantindo a conformidade com a política de viagens da empresa.
No cenário dinâmico de hoje, os gestores de viagens empresariais dedicados estão a tornar-se cada vez mais um investimento estratégico para empresas de todos os tamanhos, oferecendo experiência especializada para aumentar a eficiência das viagens de negócios.
Depois de uma viagem de negócios, um gestor de viagens é responsável por analisar os dados e usá-los para simplificar e melhorar as próximas viagens. Deve possuir excelentes capacidades de comunicação e organização, bem como pensar de forma estratégica e perspicaz.
Anteriormente, o papel de gestor de viagens era desempenhado por um gestor de escritório ou por alguém do departamento de Recursos Humanos que organizava viagens para além das suas outras responsabilidades. Agora, cada vez mais empresas de todos os tamanhos estão a reconhecer os benefícios de contratar um gestor de viagens empresariais.
Esta posição é útil para todas as empresas para as quais os funcionários são obrigados a viajar com frequência.
O que os gestortes de viagens empresariais fazem?
As principais funções desta função incluem, mas não estão limitadas a:
1. Elaborar planos de viagem estratégicos
Os gestores de viagens empresariais são fundamentais na supervisão dos planos e preparativos da viagem. Quer seja gerir reservas diretamente ou colocar os funcionários na melhor posição para aderir às políticas de viagens, estes profissionais tratam de transporte, alojamento, seguros, vistos e muito mais. Ao se alinharem com a política de viagens da empresa, os gestores de viagens garantem as melhores ofertas e mantêm a consistência das classes de viagem e das categorias de hotéis.
2. Gestão de despesas e supervisão de orçamento
Ao navegarem no terreno imprevisível da gestão de cartões de crédito e das despesas no destino, os gestores de viagens definem limites de gastos para simplificar o controlo financeiro. Equilibrar a necessidade de controlar os custos com a moral dos funcionários é, de facto, necessário para alcançar um equilíbrio muitas vezes bastante delicado. Graças à sua experiência, os gestores de viagens fornecem informações valiosas através de relatórios de despesas e previsões, garantindo uma utilização adequada do orçamento.
3. Tomar decisões informadas através da análise de dados
Além de desenvolverem uma política de viagens abrangente, os gestores de viagens empresariais analisam dados de viagens passadas para tomar decisões informadas para políticas futuras. Ao conduzir pesquisas e recolher dados, os gestores de viagens identificam padrões e áreas que podem ser melhoradas. Ao aproveitar conjuntos de dados confiáveis, os gestores de viagens avaliam a rentabilidade das viagens de negócios, permitindo o refinamento contínuo das políticas de viagens.
4. Adotar avanços tecnológicos
No cenário tecnológico em constante evolução das viagens de negócios, os gestores de viagens devem estar um passo à frente para melhorar a eficiência Ferramentas modernas de reserva, como Booking.com for Business, e os avanços tecnológicos permitem que os funcionários reservem viagens de acordo com as diretrizes da política da empresa, proporcionando autonomia e mantendo a conformidade. Esta abordagem proativa garante uma experiência de viagem tranquila e permite que os gestores de viagens se concentrem em aspetos estratégicos.
Os desafios dos gestores de viagens
1. Falta de controlo
Os viajantes que reservam diretamente em websites externos não têm necessariamente a política de viagens em mente. Podem ser consideradas "reservas irregulares" e, para o gestor de viagens, as violações da política não são conhecidas até que viajante regresse da viagem e envie as suas despesas.
Por que é um problema?
É um problema porque perde o controlo do viajante e cria problemas de dever de assistência – como pode ter certeza de onde estão se não está dentro do seu sistema? Sem o controlo, o relatório também se torna um problema e é mais difícil obter os custos para essas viagens, pois só recebe os dados após as despesas terem sido enviadas.
Como superar o desafio:
A reconquista do controlo dos viajantes e, em particular, daqueles que optam por ignorar a política de viagens não é fácil, mas as pesquisas mostram que a comunicação visual é muito mais eficaz do que a comunicação escrita. De acordo com estudos realizados, os suportes visuais coloridos aumentam a disponibilidade de uma pessoa para ler o conteúdo em 80%, o que significa que pode comunicar com os seus viajantes com a esperança de que estarão mais dispostos a ler/ver a sua política e a cumpri-la.
Tente criar uma versão mais visual de sua política de viagens que seja fácil de entender e seguir. É possível que a falta de envolvimento seja a verdadeira razão para o problema da falta de controlo.
2. Visibilidade de dados deficiente
Quando os dados se espalham por toda a organização, em sistemas dispersos, é quase impossível obter uma imagem completa do que está realmente a acontecer.
Por que é um problema?
É muito importante poder aceder e combinar dados de alto nível para criar relatórios atempados e precisos. Quando se trata de reportar as despesas para a gestão, descobrimos que mais de um quarto dos gestores de viagens encaram isso como um desafio central.
Sem os dados, é muito mais difícil envolver as partes interessadas dentro da organização. Também precisam de ser capazes de analisar profundamente os dados para encontrar irregularidades nas despesas e fornecer despesas previsíveis.
Como superar o desafio:
A solução ideal seria ter todos os dados, de todas as fontes e regiões, integrados num sistema. Isto pode levar muito tempo e investimento que pode não ter.
Um processo intercalar poderá consistir na escolha de uma fonte/região líder e no trabalho de recolha de dados de outras fontes/regiões para reunir e normalizar os dados para fins de relatório.
3. Viajantes de negócios frustrados
Deixámos um dos desafios mais interessantes para o fim: frustração dos viajantes de negócios e satisfação do viajante. É um desafio que divide muitos gestores de viagens, pois alguns acreditam que a satisfação do viajante é fundamental, enquanto outros tentam mais manter o viajante feliz o suficiente, mantendo também o custo baixo e a conformidade alta.
Cada vez mais, os funcionários querem usar as ferramentas que utilizam em casa para organizar viagens de negócios, o que volta a levar à problemática das “reservas irregulares” . Estes viajantes não se querem sentir restringidos pela política de viagens da empresa e, portanto, não a cumprem. Por exemplo, se encontrarem uma opção de voo online mais barata, que também lhes permite ganhar milhas aéreas, é possível que não lhes consigam resistir e a prefiram a uma opção menos conveniente que está dentro da política.
Por que é um problema?
Causa ressentimento e desconfiança entre viajantes e gestores de viagens. O viajante de negócios começa a ver o gestor de viagens como um bloqueador, em vez de um facilitador. Se os viajantes a negócios se sentirem assim, é menos provável que reservem dentro da política.
Como superar o desafio:
Em muitos aspetos, a resposta é um compromisso. Na maioria dos casos, os viajantes a negócios querem fazer a coisa certa pela sua empresa. Assim, ao invés de os policiar, procure soluções que lhe permitam trazer as suas ferramentas preferidas para o seu sistema.
Desta forma, os viajantes serão mais complacentes, ficarão menos frustrados e, esperemos, mais satisfeitos. Mas, acima de tudo, isto reduz os desafios para si, pois ao integrar as ferramentas favoritas dos funcionários no seu sistema, pode recuperar o controlo e obter dados cruciais para relatórios. Além disso, esta solução deverá reduzir o número de reservas diretas e, portanto, de viajantes desonestos.
Com ferramentas modernas, como Booking.com for Business, os gestores de viagens estão mais preparados para gerir as viagens dos funcionários da sua empresa.
Por que os gestores de viagens empresariais são importantes?
Os gestores de viagens empresariais indispensáveis para superar os seguintes desafios de uma empresa:
1. Recuperar o controlo sobre viajantes desonestos
O desafio de os viajantes reservarem fora da política estabelecida levanta questões sobre o dever de assistência e as complexidades dos relatórios. A comunicação visual, como uma política de viagens visualmente atraente, revela-se eficaz no envolvimento dos viajantes e no incentivo à adesão às diretrizes.
2. Obter visibilidade dos dados
A centralização de dados de diversas fontes continua a ser um desafio significativo para os gestores de viagens. Embora a integração de todos os dados num sistema unificado seja ideal, as soluções provisórias incluem a priorização da recolha de dados das principais fontes para criar relatórios abrangentes.
3. Lidar com viajantes de negócios frustrados
Encontrar um equilíbrio entre a satisfação do viajante e o controlo de custos é vital. Ao integrar as ferramentas preferidas no sistema, os gestores de viagens podem aumentar a conformidade com a política da empresa, reduzir a frustração e promover uma abordagem colaborativa que beneficia ambas as partes.
Gestores de viagens empresariais e políticas de viagens
Uma das principais funções dos gestores de viagens empresariais é a criação e gestão de políticas de viagens. Uma política de viagens bem elaborada estabelece diretrizes para reservas, despesas e segurança, garantindo consistência nos preparativos da viagem.
As políticas de viagens simplificam os processos, contribuem para a rentabilidade e melhoram a conformidade, tornando-as uma ferramenta indispensável para os gestores de viagens.
Gestores de viagens empresariais e dever de assistência
O dever de assistência, um aspeto fundamental da gestão de viagens empresariais, envolve a responsabilidade de salvaguardar o bem-estar dos viajantes. Os gestores de viagens empresariais implementam medidas de segurança, fornecem apoio durante emergências e garantem que os funcionários estão cientes das diretrizes de saúde e segurança. Este compromisso com o dever de assistência não só melhora a satisfação dos funcionários, mas também mitiga potenciais riscos.
Qual é a diferença entre um gestor de viagens e um agente de viagens?
Enquanto os agentes de viagens facilitam as reservas, os gestores de viagens empresariais vão mais longe, elaborando políticas de viagens, gerindo despesas e garantindo o cumprimento. Os agentes de viagens podem concentrar-se em viagens individuais, enquanto os gestores de viagens têm uma abordagem holística, através da qual alinham as viagens com os objetivos e políticas da empresa.
Quando deverá contratar um gestor de viagens empresariais para a sua empresa?
As empresas devem considerar a contratação de um gestor de viagens dedicado quando as viagens de negócios se tornarem frequentes e complexas Um gestor de viagens contribui para a otimização dos processos de viagem, reduzindo custos e garantindo uma abordagem estratégica às viagens de negócios. Os benefícios de contratar um gestor de viagens superam em muito o investimento inicial para empresas com necessidades de viagens regulares.
Que competências devem ter os gestores de viagens empresariais?
Para ter sucesso na função de gestor de viagens, é necessário um conjunto diversificado de competências. Comunicação eficaz, aptidão organizacional, pensamento estratégico e adaptabilidade são fundamentais. A experiência em sistemas de distribuição global (GDS), a perspicácia financeira e a capacidade de analisar dados são qualidades adicionais que permitem aos gestores de viagens navegar com sucesso pelas complexidades das viagens de negócios.
Como se tornar um gerente de viagens em 2024
O cenário das viagens empresariais está a evoluir e os aspirantes a gestores de viagens devem adaptar-se às dinâmicas em constante mudança. Ter formação específica na indústria de viagens, ganhar experiência na indústria de viagens e manter-se a par dos avanços tecnológicos são fundamentais. O networking com profissionais do setor e certificações, como as certificações relacionadas com sistemas de distribuição global, aumentam a credibilidade.
Melhore a experiência de viagens de negócios reconhecendo o papel crítico dos gestores de viagens empresariais. Desde a elaboração de políticas de viagem eficazes até à gestão de despesas e a priorização do dever de assistência, a experiência dos gestores de viagens contribui significativamente para o sucesso do seu programa de viagens empresariais. Fique à frente da concorrência, adote a tecnologia e tome decisões estratégicas sob a orientação de gestores de viagens empresariais dedicados.
