Planeamento de viagens de negócios para pequenas empresas

Apesar da crescente tendência das videoconferências, as viagens corporativas continuam a ser extremamente importantes. Mas planejar uma viagem de negócios não deixa de causar algum stress. Não se trata apenas de encontrar o voo e o hotel certos, mas também garantir que a sua estadia esteja dentro do orçamento, de acordo com a sua política de viagens e muito mais.

Se organiza viagens corporativas para uma pequena ou média empresa, provavelmente não terá recursos comparáveis ​​aos de empresas maiores. Mas não se preocupe, existem formas de facilitar o planeamento de uma viagem de negócios. Aqui estão algumas dicas, truques e ferramentas de planificação de viagens para facilitar o planeamento de viagens empresariais.

1. Guia de planeamento de viagens corporativas

O desenvolvimento de um guia de planeamento de viagens corporativas é uma forma extremamente útil de agilizar o processo de planificação de viagens para organizadores, funcionários e gestores de viagens corporativas. Um guia é uma forma eficaz de definir expectativas claras para viagens corporativas, descrevendo os fornecedores preferidos e a política de viagens da sua empresa.

Criar um guia é um processo relativamente simples, mas há algumas coisas que deve ter em mente para garantir que o seu guia seja útil e informativo. Veja o que deve incluir para criar um guia de planeamento de viagens corporativas que tornará a reserva de viagens fácil e sem stress.

• Processos de aprovação — precisa da aprovação de quadros superiores antes de reservar um quarto? Ou tem autonomia para reservar em seu nome?
• Fornecedores preferenciais, hotéis e serviços de viagens — há uma grande probabilidade de que os funcionários viajem regularmente para o mesmo local, por isso faz sentido guardar os detalhes dos hotéis e dos serviços de transporte. Desta forma, não perderá tempo a pesquisar as melhores tarifas e avaliações.

2. Reserve com antecedência

Não é segredo que reservar com antecedência faz com que poupe dinheiro. Portanto, certifique-se de reservar voos e hotéis assim que as datas da viagem forem confirmadas. Mas existem dois outros benefícios importantes em planear a sua viagem com antecedência. Em primeiro lugar, terá mais opções — uma reserva antecipada pode fazer a diferença entre o horário preferido do voo ou a localização do hotel, especialmente se houver uma grande conferência numa cidade pequena. Em segundo lugar, poderá garantir o seu alojamento com um depósito e pagar gradualmente à medida que a sua viagem se aproxima, tornando-a mais acessível.

3. Optar por um seguro

Planear viagens corporativas para uma pequena empresa é difícil. Tem menos recursos para trabalhar e uma margem de erro menor — isto significa que as coisas não se podem dar ao luxo de correr mal. É por isso que é importante não esquecer o seguro de viagem.

Se está a enviar funcionários numa viagem de negócios ou a planear um retiro da empresa, o seguro de viagem é essencial para proteger a sua empresa de eventuais problemas que possam surgir. De bagagem perdida a voos cancelados e emergências médicas, o seguro de viagem pode ajudar a evitar quaisquer dificuldades financeiras que possam surgir.

Existem várias apólices de seguro de viagem diferentes, por isso é importante fazer a sua pesquisa e encontrar a melhor opção para a sua empresa. Mas assim que encontrar a apólice certa, o seguro de viagem pode dar-lhe a tranquilidade de que precisa para se concentrar em gerir o seu negócio.

O valor dos custos do seguro depende da localização, do tempo e se é uma viagem única ou se são várias viagens, entre muitas outras considerações. Também poderá obter uma tarifa com desconto se precisar de cobertura para um grupo grande.

4. Certifique-se de que os funcionários estejam preparados

Crie um plano de viagem para os seus viajantes e reúna-se com os mesmos para analisá-lo. Desta forma, pode ter certeza de que a viagem de negócios está preparada para o sucesso.

Este documento não deve incluir apenas os detalhes básicos, como voos e hotel. Dependendo do destino, o viajante pode precisar de moeda estrangeira, vistos, vacinas e um cartão SIM que funcione no estrangeiro.

E, como esta é uma viagem de negócios, é essencial garantir que os funcionários estejam totalmente preparados para trabalhar longe do escritório. Certifique-se de que os seus colaboradores tenham todas as reuniões no seu calendário e saibam exatamente como ir de A para B numa nova cidade.

É útil fornecer-lhes um plano de viagem digital e impresso e familiarizá-los com as suas políticas de viagem.

5. Utilize ferramentas de tecnologia de viagens de negócios

Existem várias ferramentas tecnológicas para planeamento de viagens de negócios disponíveis para ajudar a sua empresa a planear e gerir as suas viagens de negócios. Estas ferramentas podem ajudar a pesquisar e a reservar viagens, monitorizar as suas despesas e manter a organização onde quer que esteja.

Usar uma ferramenta de planeamento de viagens de negócios pode ajudar a poupar tempo e dinheiro e a manter as suas viagens de negócios organizadas e eficientes. Porém, lembre-se de que estão disponíveis várias ferramentas diferentes e nem todas são adequadas para todos os negócios. Dedique algum tempo para considerar as suas necessidades e o seu orçamento. Também é importante garantir que reserva algum tempo para ler os comentários e comparar recursos para ajudar a refinar a sua escolha. Aqui estão três ferramentas recomendadas para planear viagens:

1. Spendesk é uma plataforma simples e eficiente para gerir despesas. Este software de planeamento de viagens permite que os colaboradores solicitem fundos, paguem com segurança e enviem recibos de forma rápida. E a visibilidade em tempo real dá às empresas a capacidade de manter o controlo e o orçamento.
2. Booking.com for Business permite que reserve e faça a gestão de viagens de negócios completas com a maior variedade de alojamentos, voos e aluguer de carros em todo o mundo, sem nunca cobrar taxas ou custos de subscrição.
3. TripIt é uma solução de gestão de planos de viagem que simplifica a abordagem das viagens corporativas. Pode partilhar planos de viagem com viajantes, bem como receber alertas de voos, mapas interativos, alertas de recolha de bagagem e muito mais.

6. Crie um questionário após a viagem

A chave para o planear viagens corporativas? Pesquise. E a pesquisa não termina assim que a viagem é concluída. Crie um questionário para os funcionários preencherem quando regressarem. Pergunte-lhes sobre o hotel — foi fácil lá chegar? O Wi-Fi era bom? O transporte foi rápido? Desta forma, pode refinar o processo para a próxima vez.

Embora o planeamento de viagens corporativas para uma pequena empresa possa ser desafiador, existem formas de torná-lo mais fácil e eficiente. Ao seguir estas dicas de planeamento de viagem, está a preparar-se a si — e à sua empresa — para o sucesso. Portanto, não se esqueça de planear com antecedência, utilizar a melhor tecnologia disponível e continuar a refinar o seu processo.