6 dicas para gerir viagens de grupo corporativo

A organização de viagens de grupo corporativo requer planeamento meticuloso e atenção aos detalhes, quer seja para uma conferência, evento de consolidação de equipas ou reunião com clientes. Ao contrário dos serviços de viagem individuais, a coordenação de viagem para um grupo apresenta novos desafios e considerações. Do transporte à acomodação e tudo o resto, segue-se um guia completo para garantir que a próxima viagem de negócios da sua equipa corre bem.

Gestão de viagens de grupo corporativo

O que torna exatamente o planeamento de viagens de grupo corporativo tão diferente do planeamento de viagens empresariais para apenas uma pessoa? \ Há vários fatores a serem considerados ao reservar viagens de grupo para garantir uma experiência bem-sucedida e tranquila. Alguns dos fatores-chave incluem:

• Transporte de longa distância – Como é que cada um dos viajantes vai chegar ao destino? Devem ir de avião, comboio, autocarro, etc.? Pode precisar de ter em conta o tempo de viagem, as preferências do viajante, o orçamento e os objetivos de sustentabilidade enquanto garante que todos os viajantes necessários chegam a tempo aos eventos.
• Transporte de curta distância – Quando os viajantes chegarem ao destino, como é que se vão deslocar? Terão de alugar um carro, utilizar transportes públicos ou andar de táxi? Com um grupo maior, terá de pensar nos aspetos logísticos e financeiros deste transporte. Certifique-se de que faz reservas de grupo para equipas grandes com antecedência.
• Acomodação – Onde vão ficar os viajantes? A reserva de quartos de hotel individuais poderá fazer mais sentido em termos de logística para viagens de grupo. No entanto, optar por alugar uma casa ou apartamento poderá ajudar a cumprir o orçamento, com o bónus de contribuir para a coesão da equipa. Também terá de considerar as preferências e necessidades de cada viajante, como necessidades de mobilidade, acessibilidade, etc., e avaliar em que medida é que isso afeta o tipo de acomodação de que precisa.

6 dicas para gerir viagens de grupo corporativo

Embora os serviços de viagem para grupos corporativos não sejam muito diferentes dos serviços de viagem de negócios individual, há alguns truques especiais que podem ajudar com as reservas de grupo e corporativas.

1. Reserve voos em horários menos movimentados

Normalmente, as companhias aéreas oferecem tarifas mais baixas durante os horários menos movimentados por terem menos procura. Optar por voos durante horários menos movimentados pode ajudar a poupar dinheiro e a reduzir a probabilidade de atrasos e aeroportos superlotados. Além disso, os voos durante horários menos movimentados também podem ajudar a otimizar a produtividade para quem viaja em negócios. Ao reservar um voo que parta de manhã cedo ou ao fim da noite, os viajantes empresariais podem tirar o máximo proveito do tempo no destino final.

2. Defina um orçamento explícito

O estabelecimento prévio de um orçamento ajuda a tomar decisões informadas sobre o transporte, a acomodação e outras despesas, o que previne gastos em excesso. A definição de um orçamento explícito permite-lhe avaliar os custos associados a diferentes opções e otimizar a gestão de viagens de negócios em grupo.

3. Utilize o programa de fidelização

Tire partido do programa de fidelização oferecido pelas companhias aéreas e hotéis para ganhar recompensas ou descontos nas suas reservas de grupo. Além disso, periodicamente, os membros dos programas de fidelização podem receber benefícios, como upgrades, embarque antecipado ou manuseio de bagagem prioritário. Isto pode ser especialmente importante para viagens empresariais, onde os upgrades para a classe empresarial ou primeira classe podem fazer uma grande diferença no que respeita ao conforto e produtividade.

4. Considere os blocos de grupo para voos

Os blocos de grupo permitem-lhe reservar um determinado número de lugares num voo para se certificar de que todos viajam juntos. Além disso, há a hipótese de garantir tarifas com desconto nas reservas de grupo.

5. Considere tipos de acomodação diferentes

Exploreopções além dos hotéis tradicionais, como aparthotéis ou alojamentos para férias, o que mais se adequar às necessidades e preferências do seu grupo. Com uma extensa rede de acomodações e ferramentas exclusivas para gerir reservas de grupo, pode simplificar todo o processo do início ao fim e reservar uma acomodação para até 30 viajantes ao utilizar a ferramenta Booking.com for Business.

6. Faça um seguro de viagem

Proteja o seu grupo contra circunstâncias imprevistas ao investir num seguro de viagem abrangente que cubra cancelamentos, emergências médicas e outros riscos relacionados com viagens. Saiba mais sobre qual o tipo de seguro de viagem mais adequado às suas necessidades e da sua empresa no nosso guia dedicado.

Como vencer desafios comuns da gestão de viagens de grupo

A gestão de viagens de grupo tem os seus próprios desafios e requer atenção aos detalhes. Viajantes adicionais significam custos mais elevados, um aumento da necessidade de comunicação e visibilidade e um maior número de necessidades e requisitos individuais em todo o grupo. Segue-se uma lista dos desafios mais comuns que ocorreram ao planear e gerir viagens de grupos corporativos e a melhor maneira de os prevenir e ultrapassar:

1. Definir limites claros

Para ajudar a prevenir os gastos em excesso, estabeleça diretrizes de orçamento transparentes e comunique regularmente com as partes interessadas para garantir que as despesas se mantêm dentro do orçamento alocado da sua política de despesas.

2. Comunicação clara

A garantia de uma comunicação contínua durante a gestão de viagens de grupo é especialmente importante para que todos os viajantes estejam a par de tudo. Até uma pequena mudança de planos pode fazer muitos danos colaterais nos planos, reservas e agendas. Utilize o software de gestão de viagens ou plataformas que forneçam atualizações em tempo real sobre o planeamento, as agendas, as reservas e o estado do viajante, o que permite uma melhor coordenação e monitorização. O estabelecimento de uma comunicação clara também vai ajudar a monitorizar a visibilidade das reservas e localizações dos viajantes.

3. Garantir a segurança dos viajantes

Dê prioridade à segurança ao pesquisar os riscos do destino, implementar protocolos de segurança e fornecer aos viajantes contactos e recursos de emergência. Saiba mais sobre como garantir a segurança durante viagens de negócios.

4. Aderir a preferências individuais dos viajantes

Não é fácil acomodar preferências individuais. Ao mesmo tempo, é essencial manter a consistência e equidade no grupo. A nossa dica profissional é dar sempre prioridade às necessidades em relação aos desejos. Por exemplo, se um viajante no grupo tiver necessidades de acessibilidade ou mobilidade. Isto significa que tem de estabelecer as necessidades dos viajantes com antecedência para poder incorporar estes fatores no seu processo de planeamento desde o início. É importante reiterar que a comunicação é importante. A transparência e a visibilidade na sua comunicação podem ajudar a evitar problemas com requisitos de viajantes, bem como com preferências.

O planeamento de viagens de grupos corporativos apresenta o seu próprio conjunto de desafios. Mesmo assim, com uma preparação cuidadosa e gestão estratégica, pode ser uma experiência compensadora e bem-sucedida tanto para os administradores de viagens, como para os viajantes.

É uma questão de equilíbrio: ao considerar os fatores envolvidos, como o transporte, a acomodação, o orçamento e a segurança, e aplicar as melhores práticas e dicas, pode garantir que a próxima viagem de negócios da sua equipa é memorável e produtiva.