Quando viaja em trabalho, enfrenta inevitavelmente alguns desafios, uns facilmente previsíveis, como o jet lag, outros inesperados, como cancelamentos e atrasos de voos. A melhor forma de superar estes obstáculos é preparar-se com a devida pesquisa e um plano de contingência para imprevistos.
Para garantir que a viagem de negócios da sua empresa decorre tranquilamente, apresentamos sete dos problemas mais comuns em viagens de negócios e como resolvê-los.
1. Comunicações e política de viagens pouco claras
Quando a política de viagens de negócios de uma empresa omite detalhes importantes ou é ambígua, as pessoas que fazem viagens de negócios podem achar difícil monitorizar as despesas e não ultrapassar o orçamento durante a viagem. Também podem não receber o reembolso se as despesas não estiverem cobertas pela política de viagens e ficar confusos e frustrados com o processo. O que pode fazer quando algo não corre bem?
Solução:
-
Plataforma de gestão de viagens empresariais – utilizar o software de gestão de despesas e viagens torna o processo muito mais eficaz para os funcionários. Ao monitorizar as despesas, permitindo um envio fácil de recibos e a sinalização automática de despesas fora da política, estas ferramentas podem ajudar a evitar problemas comuns.
- Não se poupe a esforços e ajuste a sua política de viagens de negócios. Certifique-se de que é clara, consistente e inclui todas as informações de que as pessoas que fazem viagens de negócios podem precisar. Assim, vai evitar muitos destes desafios comuns.
2. Conformidade com a política de viagens
Tentar garantir que todas as pessoas que fazem viagens de negócios cumprem a política de viagens de negócios da empresa pode ser complicado quando tem em conta as preferências de cada funcionário. Algumas podem preferir ficar num hotel, enquanto outras podem preferir arrendar um apartamento mais confortável. Algumas podem exigir determinadas comodidades ou preferir outros meios e horários de viagem. Veja algumas formas de garantir a conformidade com a política de viagens de negócios.
Solução:
- Seja flexível – ofereça aos funcionários várias opções para garantir que a política de viagens funciona para todos. Tente oferecer uma vasta gama de opções de acomodação e transporte dentro do orçamento.
- Política de viagens clara – quanto menos claras forem as suas diretrizes de viagens de negócios, mais difícil será para os funcionários cumprirem as mesmas. Utilize uma lista de verificação e um modelo de política de despesas e viagens para garantir que não se esquece de nenhum pormenor e de que explica tudo claramente.
3. Reservas e voos cancelados ou atrasados
Um dos maiores desafios das viagens de negócios é lidar com problemas na viagem. Independentemente da eficácia dos sistemas de administração de viagens de negócios de uma empresa, os cancelamentos e atrasos de voos podem sabotar até o plano mais sólido. Infelizmente, isso é muito comum. Estes problemas podem causar um grande impacto nos planos da viagem de negócios em relação a confusões e custos, quer resultem em perder reuniões ou voos de escala.
Solução:
- Software de gestão de viagens empresariais – soluções de gestão de viagens modernas como Booking.com for Business podem ser fundamentais quando lida com problemas, permitindo fazer novas reservas de forma eficaz e fácil quando algo corre mal. Também significa que as pessoas que fazem viagens de negócios não vão perder horas ao telefone a tentar resolver o problema e podem apenas alterar as reservas na app com apoio disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
- Itinerários bem planeados – certifique-se de que o itinerário dos viajantes é bem planeado e oferece todos os detalhes necessários, desde os números dos terminais e voos às reservas do hotel.
- Voos mais cedo – em reservas de voos, é melhor usufruir das opções de manhã cedo porque os atrasos de voos multiplicam-se ao longo do dia. Por isso, quanto mais cedo a reservar melhor, pois a probabilidade de cancelamento é menor.
- Antecipar problemas – é essencial ter em conta problemas de viagem nos itinerários para garantir que não se perdem reuniões nem eventos importantes. Reserve sempre tempo extra para voos, comboios ou táxis para que nem mesmo o trânsito ou o mau tempo perturbem a sua viagem.
4. Planeamento de orçamento e custos
Um dos problemas mais comuns das viagens de negócios é a restrição de recursos financeiros. Garantir que a viagem é económica e satisfatória para os funcionários é uma das partes mais difíceis dos gestores deste tipo de viagens. Procurar opções de transporte e acomodação que se enquadrem no orçamento pode ser moroso e ineficaz.
Solução:
- Estabelecer um orçamento claro – é crucial haver clareza em relação ao orçamento para controlar os custos das viagens.
- Software de despesas e viagens empresariais – o software de viagens empresariais moderno ajuda a automatizar o processo, permitindo que os utilizadores reservem tudo numa única plataforma e dentro do orçamento. Estes sistemas também fornecem muitas vezes acesso às melhores tarifas e ofertas. Por exemplo, com Booking.com for Business, pode obter até 20% de desconto em tarifas empresariais especiais e acesso a pontos de fidelização.
- Planear com antecedência – os voos são muitas vezes mais baratos quando se reserva com antecedência, bem como os hotéis e outras acomodações.
- Otimização de custos – embora seja conveniente poupar dinheiro em viagens de negócios, também é importante equilibrar isso com as necessidades dos funcionários para que se sintam preparados e capazes de fazer apresentações e participar em reuniões.
5. Proteção e segurança dos viajantes
Garantir a proteção e segurança dos seus funcionários durante viagens de negócios pode ser um grande desafio. Especialmente para mulheres, que podem deparar-se com mais problemas de segurança quando viajam em trabalho. Os gestores de viagens têm de considerar analisar os riscos, alertar os funcionários para questões de segurança, definir expetativas e monitorizar a segurança durante uma viagem de negócios.
Solução:
- Utilizar uma lista de verificação de segurança para viajantes – criar uma lista de verificação de segurança para viajantes ajuda a garantir que não perde nenhuma etapa de segurança.
- Política de viagens abrangente – definir diretrizes claras vai alertar os viajantes para quaisquer questões de segurança e garantir que estão preparados.
- Software de gestão de viagens – utilizar sistemas de gestão de viagens permite a automatização dos relatórios de segurança de viagem, monitorizando os funcionários quando viajam e os alertas em situações de emergência.
- Opções de formação – oferecer opções de formação em segurança online para funcionários é uma boa forma de garantir que todos cumprem as regras de segurança da política de viagens.
6. Reduzir as emissões de carbono
Numa altura em que a redução das emissões de carbono é uma prioridade urgente, as viagens de negócios são um problema. Para justificar viagens de negócios que podiam ter sido reuniões online, as empresas têm de dar o seu melhor para diminuir o impacto negativo destas viagens no ambiente. Sendo o impacto ambiente um fator cada vez mais importante para a imagem de marca de uma empresa, aumentar os esforços de sustentabilidade em viagens vai ajudar não só o planeta, como também atrair mais talento.
Solução:
- Soluções de software – também há programas de viagens de negócios neutros em carbono disponíveis. Estes fornecem dados precisos sobre as emissões de carbono de viagens de negócios e a monitorização em tempo real dessas emissões para que os funcionários tenham isso em conta no processo de reserva.
- Adotar política de viagens empresariais mais sustentáveis – ao incentivar viagens de negócios apenas em situações necessárias e evitá-las quando é possível ter reuniões online, as empresas podem diminuir a sua pegada de carbono. Com algum planeamento antecipado, também se pode incentivar que os funcionários viajem de formas mais ecológicas, como de comboio, sempre que possível.
7. Ter dados e uma vista geral dos viajantes e das reservas
É importante que os administradores de viagens tenham acesso a dados de viagens de negócios para melhorar a eficácia do processo, garantir que as estadias se enquadram no orçamento e muito mais. Recolher e analisar os dados de viagens também ajuda as empresas a tomar decisões mais informadas que otimizam as política de viagens estratégicas e sustentáveis.
Solução:
- Ferramenta de Gestão de Viagens Empresariais – as soluções de gestão de viagens integram dados e informação, tornando mais fácil e simples o planeamento de viagens de negócios dentro do orçamento. Também podem agrupar dados em relatórios compreensíveis que podem melhorar a eficácia das viagens de negócios relativamente à satisfação dos viajantes, emissões de carbono, segurança e muito mais.
