Geschäftsreisen sind für kleine Unternehmen ebenso wichtig wie für größere Organisationen. Die Möglichkeit, an Veranstaltungen und Messen teilzunehmen und Kunden, Partner, Lieferanten, Investoren und Stakeholder persönlich zu treffen, stärkt die Beziehungen und fördert den Austausch von Ideen und Wissen. All dies ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von entscheidender Bedeutung, vor allem nach Monaten gezeichnet von Lockdowns und wirtschaftlichen Unterbrechungen.
Die Pandemie hat kleine Unternehmen besonders hart getroffen, und obwohl Videokonferenzen und Tools zur Zusammenarbeit bis zu einem gewissen Grad erfolgreich als Ersatz eingesetzt wurden, kann die Bedeutung persönlicher Kontakte nicht genug betont werden. Geschäftsreisen von kleinen Unternehmen sind daher ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsbetriebs und des Plans für eine wirtschaftliche Erholung für alle KMU.
Was genau meinen wir mit „Geschäftsreisen von kleinen Unternehmen“?
KMU müssen möglicherweise aus einer Vielzahl von Gründen reisen. Hier sind ein paar Beispiele:
- Teilnahme an Veranstaltungen und Konferenzen
- Führen von Presse- oder Vorstellungsgesprächen
- Teilnahme an Seminaren und Meetings
- Ausstellung auf Messen
- Halten von Präsentationen oder Vorträgen am Veranstaltungsort
- Beschaffung von Produkten und Treffen mit Zulieferern
- Teilnahme an Schulungen und anderen Fortbildungsmaßnahmen
- Teilnahme an Betriebsausflügen oder Firmenveranstaltungen
Der Unterschied zwischen Geschäftsreisen von kleinen und Geschäftsreisen von großen Unternehmen
Während globale Unternehmen möglicherweise mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf eine Geschäftsreise schicken, sind es bei KMU eher nur ein oder zwei. Große Unternehmen verfügen in der Regel über größere Budgets, konzentrieren sich stärker auf das Risikomanagement und nutzen ein Reisebüro oder einen Travel Manager speziell für die Buchung von Geschäftsreisen.
Obwohl KMU in der Regel über kleinere Budgets für Geschäftsreisen verfügen, geben sie im Verhältnis zum Gewinn oft mehr aus als größere Unternehmen. Es ist daher unerlässlich, dass KMU die Planung ihrer Geschäftsreisen optimal angehen, über eine Geschäftsreisekostenrichtlinie und eine Sorgfaltspflicht verfügen und ein spezielles Tool für das Geschäftsreisemanagement nutzen, um Geld zu sparen und ihre Gewinne zu maximieren.
Neben der Verwaltung ihres Budgets besteht eine weitere Herausforderung für KMU bei Geschäftsreisen darin, den Überblick darüber zu behalten, wo sich ihre Mitarbeiter aufhalten und welche Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften an den einzelnen Orten gelten. Unternehmen haben eine Sorgfaltspflicht in Bezug auf die Sicherheit und das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter, egal ob diese im Büro oder auf Reisen sind. Kleine Unternehmen müssen sich genauso daran halten wie große Konzerne.
Kommt es zu einem Notfall oder einer Reiseunterbrechung, während die Mitarbeiter geschäftlich unterwegs sind, müssen KMU in der Lage sein, schnell zu reagieren und ihren Mitarbeitern Unterstützung zu bieten. Wenn sie nicht genau wissen, wo die Mitarbeiter sich gerade befinden und wie ihre Reiseroute aussieht, kann sich dies als schwierig erweisen. Wenn nicht alle benötigten Geschäftsreisedaten an einem Ort leicht zugänglich sind, können kleine Unternehmen den Überblick über den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter verlieren und deren Sicherheit und Wohlbefinden unfreiwillig aufs Spiel setzen.
Welchen weiteren Risiken sind KMU ausgesetzt, wenn sie keine spezielle Reisemanagement-Lösung für Geschäftsreisen von kleinen Unternehmen einsetzen?
Die Buchung einer Geschäftsreise kann ein teurer und zeitaufwändiger Prozess sein. Ein Angestellter braucht durchschnittlich 45 Minuten, um eine komplette Geschäftsreise zu buchen, indem er geeignete Flug- und Unterkunftsoptionen durchgeht, die im Rahmen des Budgets liegen.
Abgesehen davon, dass sie möglicherweise ihrer Sorgfaltspflicht gegenüber ihren Mitarbeitern nicht nachkommen, wenn diese unterwegs sind, riskieren KMU auch, dass ihre Mitarbeiter zu viel Geld für Hotels, Mietwagen und Flüge ausgeben oder dass sie nicht wissen, was als Reisekosten gilt und was erstattungsfähig ist. Mitarbeiter buchen ihre Geschäftsreisen möglicherweise ganz nach Belieben. Wenn sie dann am Ende ihre Belege einreichen, können die Kosten höher sein, als erwartet.
All dies kann ein Unternehmen viel Zeit, Geld, aber auch Verwaltungsressourcen kosten. Aus diesem Grund setzen große und kleine Unternehmen eine Vielzahl von Geschäftsreiselösungen ein, um die Organisation von Geschäftsreisen zu erleichtern. Dabei kann es sich um eine teure Lösung (ein Reiseverwaltungsunternehmen oder ein Geschäftsreisebüro) oder um eine kostenlose Geschäftsreiseplattform wie Booking.com for Business handeln.
Die Vorteile einer digitalen Plattform für das Geschäftsreisemanagement
Durch den Einsatz einer speziellen Lösung für das Reisemanagement wird der Zeitaufwand für die Reisebuchung erheblich reduziert, da das Reisebüro oder die Plattform praktisch als Komplettlösung für alle Anbieter von Reisedienstleistungen (Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagenfirmen usw.) fungiert. Klare Regeln für Reisen, wie z.B. eine Geschäftsreiserichtlinie, gewährleisten einen professionellen und verantwortungsvollen Umgang mit Geschäftsreisen.
Obwohl die Beschäftigung eines speziellen Reiseverwaltungsunternehmens (Travel Management Company, TMC) oder eines Reisebüros eine praktikable Option für KMU ist, können die Kosten für die Inanspruchnahme dieser Services manchmal unerschwinglich hoch sein. Durch die Nutzung einer kostenlosen digitalen Plattform für das Reisemanagement können kleine Unternehmen Geld sparen, ihre Ausgaben überwachen und die Ausgaben für Hotels, Flüge und Mietwagen für eine Geschäftsreise an einem Ort online überblicken. Sie können alle erforderlichen Daten nachverfolgen und alle mit einer Reise verbundenen Vorgänge auf genaue und transparente Weise online dokumentieren.
Online-Reisemanagementlösungen verfügen über Dashboards, die einfach zu bedienen und zu navigieren sind und für deren Einrichtung keine zusätzliche Unterstützung durch ein Reisebüro erforderlich ist, so dass die Benutzer innerhalb weniger Minuten loslegen können. Die Plattform protokolliert alle Reisedaten des Unternehmens, wodurch Verwaltungskosten und Streitigkeiten bei der Geltendmachung von Ansprüchen verringert werden, und kann mit zahlreichen Geräten – Telefon, Laptop, Desktop und Tablet – synchronisiert werden.
Spezielle Berechtigungen können so eingerichtet werden, dass neben den Mitarbeitern selbst auch ein anderer Mitarbeiter auf die Plattform zugreifen kann, z.B. ein Mitarbeiter aus dem Finanzmanagement, dem Reisemanagement, der Büroleitung, der Geschäftsführung oder der persönlichen Assistenz.
Reiseplattformen machen es auch überflüssig, dass ein Unternehmen selbst individuelle Preise aushandeln muss, da die Technologie das kollektive Volumen nutzt, um im Namen des Unternehmens auf Rabatte und Treueprogramme zuzugreifen. Alles, was sie tun müssen, ist, sich bei der richtigen Geschäftsreiseplattform anzumelden, um die besten Preise und die besten Angebote für Hotels, Flüge und Mietwagen zu erhalten.
Durch die Nutzung einer Geschäftsreiseplattform können KMU auch problemlos eine komplette Reise – Flug, Hotel und Mietwagen – mit nur ein paar Klicks buchen. Sie müssen nicht nach den besten Angeboten suchen und diese separat buchen. Die Plattform erledigt dies für sie, indem sie ihr Suchvolumen nutzt, um auf alle verfügbaren Reiserabatte zuzugreifen. Das spart Zeit und Geld und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter.
In Online-Geschäftsreiselösungen befinden sich auch alle Informationen über die Aufenthaltsorte der Mitarbeiter, die auf Knopfdruck abgerufen werden können. Indem sie wissen, wo sich ihre Mitarbeiter aufhalten, können die Unternehmen sie ausfindig machen und in ihrem Namen die notwendigen Buchungsänderungen vornehmen, wenn sich Umstände ändern oder unvorhergesehene Ereignisse eintreffen.
Es gibt viele weitere Vorteile für kleine Unternehmen, die eine digitale Reiseplattform für die Organisation ihrer Geschäftsreisen nutzen. Dazu gehört:
- Die Möglichkeit, eine komplette Geschäftsreise an einem Ort zu buchen und zu verwalten (Unterkunft, Flüge, Züge, Mietwagen, Büroräume usw.) – und gleichzeitig auf die besten Angebote zuzugreifen
- Gewährleistung der Sicherheit und bessere Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens
- Einsparung von Geld – viele digitale Reiseplattformen sind billiger als Reisebüros oder Travel Manager. Einige sind völlig kostenlos
- Möglichkeit, die Reiseroute eines Mitarbeiters zu teilen und sich mit anderen Mitarbeitern auf derselben Reise abzustimmen
- Verringerung der mit der Erstellung von Spesenabrechnungen verbundenen Verwaltungskosten
- Möglichkeit, berufliche und private Reisen zu kombinieren, z.B. durch digitales Nomadentum oder „Bleisure“-Reisen (Business + Leisure)
Der beste Weg, mit der Reiseplattform Booking.com for Business als kleines Unternehmen Geld bei Geschäftsreisen zu sparen
Die Verwendung einer vertrauenswürdigen Online-Lösung für das Geschäftsreisemanagement ist der beste Weg für kleine Unternehmen, Geld bei Geschäftsreisen zu sparen. Die Nutzung von Booking.com for Business ist völlig kostenlos – es fallen keine Buchungsgebühren und keine Registrierungsgebühr an. Es bietet eine schlüsselfertige Lösung für KMU, die ihren gesamten Geschäftsreisebedarf an einem Ort selbst verwalten können. Mit nur wenigen Klicks können Mitarbeiter komplette Geschäftsreisen buchen und erhalten die besten Angebote für Hotels, Mietwagen und Flüge. Es ist nicht nötig, nach jedem Teil der Reise einzeln zu suchen.
Booking.com for Business bietet eine große Auswahl an Unterkünften und Reiseservices für KMU sowie Millionen von transparenten Bewertungen von echten Kunden. Benutzer können Genius-Level-Rabatte nutzen und Treuekarten oder Vielfliegerprogramme zum Tool hinzufügen, um noch mehr Geld zu sparen. Außerdem können sie sich ganz einfach für Hotels mit Richtlinien für nachhaltigeres Reisen entscheiden, da diese durch ihre Teilnahme am Programm „Nachhaltiger reisen“ – ein branchenführendes Rahmenwerk für Nachhaltigkeit – und die Kennzeichnung für nachhaltigeres Reisen leicht zu finden sind.
Die Benutzeroberfläche von Booking.com for Business ist benutzerfreundlich, einfach zu navigieren und schnell zu bedienen. Es dauert nicht einmal fünf Minuten, bis die Nutzer mit ihrer Planung beginnen können und sie benötigen keine Unterstützung durch ein Reisebüro. Die Technologie des maschinellen Lernens hilft den Mitarbeitern bei der Auswahl der besten Optionen für ihre Anforderungen, indem sie die besten Preise entsprechend den Reiserichtlinien des Unternehmens und den bisherigen Entscheidungen der Nutzer hervorhebt.
