Wer eine Geschäftsreise antritt, sieht sich zwangsläufig einigen Herausforderungen gegenüber. Manche davon lassen sich leicht einkalkulieren – darunter der klassische Jetlag –; andere, wie Flugverspätungen und Buchungsstornierungen, sind weniger vorhersehbar. Sorgfältige Vorbereitung ist der beste Weg, sich gegen solche Stolpersteine abzusichern: Indem man sich rechtzeitig informiert und einen Notfallplan zurechtlegt, ist man für alle Eventualitäten gewappnet.
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die 7 häufigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen sowie Strategien, um diese zu überwinden, damit alles reibungslos abläuft.
1. Unklare Reiserichtlinie und Anweisungen
Wenn in der unternehmenseigenen Richtlinie für Geschäftsreisen wichtige Angaben fehlen oder missverständlich formuliert sind, kann das Mitarbeitenden die Nachverfolgung von Reisekosten und die Budgetverwaltung unterwegs erschweren. Außerdem kann es passieren, dass getätigte Ausgaben sich als nicht erstattungsfähig herausstellen, weil sie nicht durch die Reiserichtlinie gedeckt sind. Solche Komplikationen im Prozess führen wiederum zu Verwirrung und Frust. Was also ist zu tun, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten?
Lösungsansätze:
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Verwendung einer Plattform für das Geschäftsreisemanagement: Die Verwendung von Software für das Reise- und Abrechnungsmanagement ermöglicht Mitarbeitenden eine deutlich effizientere Prozessabwicklung. Mithilfe entsprechender Tools lassen sich ganz einfach Kosten nachverfolgen, Belege einreichen und Ausgaben kennzeichnen, die nicht der Richtlinie entsprechen. Die oben beschriebenen Probleme gehören damit der Vergangenheit an.
- Überarbeitung der Richtlinie für Geschäftsreisen: Beim Thema Reiserichtlinie sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Viele Ärgernisse lassen sich vermeiden, wenn ein eindeutiger und einheitlicher Leitfaden zugrunde liegt, der alle Informationen enthält, die für Geschäftsreisende wichtig sein könnten.
2. Einhaltung der Reiserichtlinie
Möchte man sicherstellen, dass alle Geschäftsreisenden in Übereinstimmung mit der Reiserichtlinie des Unternehmens handeln, kann das schnell zu einem komplexen Unterfangen werden. Immerhin hat jeder und jede Mitarbeitende ganz eigene Reisevorlieben. Einige ziehen möglicherweise die Übernachtung im Hotelzimmer vor, während andere sich eher für eine gemütliche Ferienwohnung entscheiden. Manche legen Wert auf bestimmte Ausstattungsmerkmale oder haben eine Präferenz für konkrete Reisezeiten oder Transportmittel. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Einhaltung der Reiserichtlinie zu gewährleisten.
Lösungsansätze:
- Flexibilität: Ihre Reiserichtlinie sollte verschiedenen Bedürfnissen gerecht werden. Nehmen Sie daher unterschiedliche Unterkünfte und Transportmöglichkeiten im Rahmen des Budgets in das Dokument auf, aus denen Mitarbeitende die passende Option für sich wählen können.
- Klar verständliche Inhalte: Je eindeutiger ein Leitfaden für Geschäftsreisen formuliert ist, desto leichter können sich Mitarbeitende nach den Bestimmungen darin richten. Um alle wichtigen Inhalte abzudecken und verständlich darzulegen, können Sie auf eine entsprechende Vorlage zurückgreifen und eine Checkliste verwenden.
3. Verspätete oder annullierte Flüge und Buchungen
Reiseunterbrechungen gehören zu den größten Herausforderungen, mit denen Geschäftsreisende zu kämpfen haben. Die Reiseverwaltung im Unternehmen mag noch so effizient sein – Verspätungen und Ausfälle können selbst sicher geglaubte Pläne durchkreuzen. Und leider kommen sie ziemlich häufig vor. Solche Beeinträchtigungen können enorme Umstände und Zusatzkosten verursachen und etwa der Grund dafür sein, dass Reisende Meetings oder Anschlussflüge verpassen.
Lösungsansätze:
- Verwendung von Software für das Geschäftsreisemanagement: Moderne Lösungen für das Reisemanagement wie Booking.com for Business können sich im Fall der Fälle als unverzichtbare Ressource erweisen. Wenn etwas anders läuft als geplant, schaffen sie dank effizienter und einfacher Umbuchung schnell Abhilfe. Anstatt stundenlang herumzutelefonieren, können Geschäftsreisende ihre Buchungen ganz einfach in der App bearbeiten und auf rund um die Uhr verfügbaren Support zurückgreifen.
- Ausarbeitung der Reisepläne: Geschäftsreisende sollten über sorgfältig zusammengestellte und ausführliche Reisepläne verfügen, denen sie unterwegs alle wichtigen Informationen entnehmen können – angefangen bei Angaben zu Flug und Terminal bis hin zu Hotelbuchungen.
- Buchung früher Flüge: Wenn Sie Flüge buchen, sollten Sie auf die Tageszeit achten. Verspätungen ziehen im Laufe des Tages oft weitere nach sich – um diesem Dominoeffekt zu entgehen, bietet es sich an, bereits in den frühen Morgenstunden abzufliegen. Dabei gilt: Je eher, desto besser. Bei den ersten Flügen des Tages besteht eine geringere Wahrscheinlichkeit, dass sie annulliert werden.
- Vorausschauender Umgang mit Beeinträchtigungen: Wer Reiseunterbrechungen von Vornherein einkalkuliert, kann sicherstellen, dass keine Geschäftstreffen oder wichtige Termine verpasst werden. Planen Sie Flüge, Zug- und Taxifahrten nicht zu knapp, sondern mit ausreichend Zeitpuffer, damit Ihnen Verkehr und Wetter keinen Strich durch die Rechnung machen.
4. Kosten- und Budgetplanung
Finanzielle Einschränkungen werden bei Geschäftsreisen häufig zum Problem. Geschäftsreisemanager stehen in der Verantwortung, den erfolgreichen und kosteneffizienten Einsatz von Mitarbeitenden abseits vom gewohnten Arbeitsort sicherzustellen. Die Suche nach budgetgerechten Transport- und Unterkunftsoptionen ist dabei häufig mühsam und ineffektiv.
Lösungsansätze:
- Festlegung eines klar definierten Budgetrahmens: Zielführende Reisekostenkontrolle setzt Transparenz über die finanziellen Ressourcen voraus, die zur Verfügung stehen.
- Verwendung von Software für das Geschäftsreise- und Kostenmanagement: Moderne Software für das Geschäftsreisemanagement automatisiert und optimiert die damit verbundenen Abläufe. Nutzenden haben die Möglichkeit, alle Buchungen über eine zentrale Plattform vorzunehmen und dabei das Budget im Blick zu behalten. Solche Systeme bieten häufig auch Zugriff auf Bestpreise und exklusive Angebote. Nutzende von Booking.com for Business erhalten beispielsweise eine Ermäßigung von 20% in Verbindung mit speziellen Business-Tarifen sowie die Möglichkeit, Treuepunkte zu sammeln.
- Vorausschauende Planung: Flüge sind häufig günstiger, wenn sie frühzeitig gebucht werden. Das Gleiche gilt natürlich auch für Hotels und sonstige Unterkünfte.
- Abstimmung der Kosten: Keine Frage – Geschäftsreisen sollen möglichst kostengünstig sein. Daneben sollten aber unbedingt auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angemessen berücksichtigt werden, damit diese bei Präsentationen und in Besprechungen ihre optimale Leistung abrufen können.
5. Sicherheit auf Reisen
Beim Thema Sicherheit sollten Sie keine Kompromisse eingehen, um Ihre Mitarbeitenden zuverlässig zu schützen. Das gilt insbesondere für weibliche Geschäftsreisende, die häufig noch größeren Sicherheitsrisiken ausgesetzt sind. Geschäftsreisemanager sollten sich mit den Risiken auseinandersetzen, Mitarbeitende für mögliche Gefahren sensibilisieren, Leitlinien festlegen und die Sicherheit während einer Geschäftsreise durchgehend überwachen.
Lösungsansätze:
- Erstellung einer Sicherheits-Checkliste: Mithilfe einer speziellen Checkliste können Reisende überprüfen, ob sie alle Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigt haben.
- Erarbeitung einer umfassenden Reiserichtlinie: Wenn Reisende auf einen klar ausformulierten Leitfaden zurückgreifen können, hilft ihnen das dabei, sich mögliche Sicherheitsbedenken bewusst zu machen und sich entsprechend vorzubereiten.
- Verwendung von Software für das Geschäftsreisemanagement: Mit einer Softwarelösung für Geschäftsreisen können automatisierte Sicherheitsberichte erstellt, Reiseaktivitäten überwacht und im Notfall Alarmrufe abgesetzt werden.
- Bereitstellung von Schulungsangeboten: In Online-Sicherheitsschulungen können Mitarbeitende sich weiterbilden lassen und mit den Sicherheitsvorgaben vertraut machen, um deren Einhaltung zu gewährleisten.
6. Reduzierung der Kohlenstoffemissionen
In Zeiten erhöhten Umweltbewusstseins muss auch über die CO2-Bilanz von Geschäftsreisen gesprochen werden. Verzichten Unternehmen darauf, ihre Geschäftsreisen als onlinebasierte Remote-Variante durchzuführen, müssen sie ihre Entscheidung legitimieren, indem sie die entstehende Umweltbelastung möglichst kleinhalten. Das Ansehen eines Unternehmens wird zunehmend davon beeinflusst, wie es sich in Umweltbelangen positioniert. Betriebliche Bemühungen um Nachhaltigkeit kommen daher nicht nur dem Planeten zugute, sondern machen das Unternehmen auch als Arbeitgeber attraktiver.
Lösungsansätze:
- Verwendung von Software: Der Markt bietet eine Auswahl von Tools für Geschäftsreisen, die einen umweltbewussten Ansatz verfolgen. Diese liefern Daten zu den Kohlenstoffemissionen, die durch eine Geschäftsreise entstehen, und ermöglichen deren Nachverfolgung in Echtzeit. Anhand dieser Angaben können Mitarbeitende bei der Buchung fundierte und ökologische Entscheidungen treffen.
- Umsetzung nachhaltigerer Richtlinien für Geschäftsreisen: Unternehmen können ihren CO2-Fußabdruck reduzieren, indem Geschäftsreisen per Festlegung nur im Ausnahmefall empfohlen und Meetings, wenn möglich, alternativ remote durchgeführt werden. Mit ein wenig Vorausplanung kann der Umweltfaktor auch bei der Auswahl der Verkehrsmittel einbezogen werden. Das Unternehmen sollte seiner Belegschaft nahelegen, möglichst auf umweltfreundliche Transportmöglichkeiten zu setzen und etwa den Zug zu nehmen.
7. Einsicht in Daten und Überblick über Reisende und Buchungen
Damit Geschäftsreisen effizient abgewickelt werden können, das Budget nicht übersteigen und insgesamt problemlos verlaufen, benötigen die zuständigen Reiseadministratoren Einblick in alle relevanten Reisedaten. Die Erfassung und Analyse solcher Reisedaten unterstützt Unternehmen außerdem dabei, fundierte Entscheidungen im Hinblick auf die Gestaltung strategischer und nachhaltiger Reiserichtlinien zu treffen.
Lösungsansätze:
- Verwendung einer Plattform für das Geschäftsreisemanagement: Einschlägige Softwarelösungen für das Reisemanagement führen relevante Daten und Erkenntnisse zusammen und erleichtern so die Realisierung budgetgerechter Geschäftsreisen. Zu ihren Funktionen gehört auch die Zusammenfassung von Daten in leicht verständliche Berichte, auf deren Grundlage Geschäftsreisen nach verschiedenen Gesichtspunkten optimiert werden können: von der Zufriedenheit der Reisenden über Kohlenstoffemissionen bis hin zur Sicherheit unterwegs.
