6 consejos para viajes de empresa en grupo

Organizar viajes de empresa en grupo requiere una planificación meticulosa y atención al detalle, ya sea para una conferencia, un evento de team building o una reunión con clientes. A diferencia de los servicios de viaje de trabajo individuales, coordinar un viaje en grupo supone nuevos desafíos y consideraciones. Desde el transporte hasta el alojamiento pasando por todo lo demás, te presentamos esta guía exhaustiva para garantizar que tu próximo viaje de trabajo vaya sobre ruedas.

Gestión de viajes de empresa en grupo

¿Qué diferencia exactamente la planificación de un viaje de empresa en grupo de la de uno individual? Hay varios factores que deben tenerse en cuenta al reservar viajes en grupo para garantizar una experiencia satisfactoria y sin contratiempos. Algunos de estos factores claves son:

• Transporte de larga distancia: ¿cómo llegará cada persona a su destino? ¿Deben coger un avión, un tren, un autobús, etc.? Puede que debas tener en cuenta la duración del trayecto, las preferencias de cada persona, el presupuesto y los objetivos de sostenibilidad, a la vez que garantizas que cada viajero llega a tiempo al evento en cuestión.
• Transporte de corta distancia: una vez en el destino, ¿cómo se desplazarán? ¿Tendrán que alquilar un coche, utilizar transporte público o usar taxis? Con un grupo más grande, debes considerar cómo funcionará todo desde el punto de vista logístico y financiero. Asegúrate de realizar con antelación las reservas para grupos más grandes.
• Alojamiento: ¿dónde se alojarán quienes viajan? Puede que reservar habitaciones de hotel individuales parezca lo más lógico desde el punto de vista logístico para los viajes en grupo. Sin embargo, alquilar un apartamento o una casa puede ajustarse mejor a tu presupuesto, además de unir al equipo. También debes tener en cuenta las preferencias y necesidades de cada persona, como necesidades de movilidad, accesibilidad, etc., y evaluar cómo pueden influir en el tipo de alojamiento que necesitan.

6 consejos para viajes de empresa en grupo

Aunque los servicios de viaje de empresa en grupo no son muy diferentes de los individuales, existen algunos trucos que pueden ayudarte a sacar adelante las reservas para grupos y empresas.

1. Reserva vuelos en horas valle

Las aerolíneas suelen tener tarifas más bajas durante estas horas de menor aglomeración, ya que tienen menos demanda. Esto puede hacer que ahorres dinero y reducir las probabilidades de retrasos y aeropuertos abarrotados. Además, los vuelos en horas valle pueden optimizar la productividad de quienes viajan por trabajo. Al reservar un vuelo que salga temprano por la mañana o tarde por la noche, se puede aprovechar al máximo el tiempo en el destino final.

2. Establece un presupuesto claro

Establecer un presupuesto por adelantado ayuda a tomar mejores decisiones sobre el transporte, el alojamiento y otros gastos, lo que evita gastar más de la cuenta. Esto te permite evaluar los costes asociados a diferentes opciones y optimizar la gestión de viajes de trabajo en grupo.

3. Utiliza programas de fidelización

Aprovecha los programas de fidelización que ofrecen las aerolíneas y los hoteles para obtener ventajas y descuentos para tus reservas grupales. Además, de vez en cuando, los programas de fidelización pueden ofrecer ventajas como cambios a business, embarque anticipado o prioridad para la facturación del equipaje. Esto puede ser especialmente útil para los viajes de empresa en grupo, donde los cambios a categorías business o primera clase pueden marcar una gran diferencia en cuanto a comodidad y productividad.

4. Considera las reservas de grupo para vuelos

Las reservas de grupo te permiten bloquear una cantidad determinada de asientos en un vuelo para asegurarte de que todas las personas viajen juntas. Además, en las reservas en grupo cabe la posibilidad de obtener tarifas con descuento.

5. Plantéate diferentes tipos de alojamiento

Explora opciones más allá de los hoteles tradicionales, como apartahoteles o alquileres vacacionales, que se adapten mejor a las necesidades y preferencias de tu grupo. Con una extensa red de alojamientos y herramientas exclusivas para gestionar reservas de grupo, puedes simplificar todo el proceso de principio a fin y reservar un alojamiento para 30 personas como máximo utilizando la herramienta Booking.com for Business.

6. Contrata un seguro de viaje

Protege a tu grupo frente a imprevistos invirtiendo en un seguro de viaje integral que cubra cancelaciones, urgencias médicas y otros riesgos relacionados con el viaje. Descubre más sobre qué tipo de seguro de viaje podría adaptarse mejor a tus necesidades y las de tu empresa en nuestra guía especializada.

Cómo abordar los desafíos comunes de la gestión de viajes en grupo

La gestión de viajes en grupo conlleva sus propios desafíos y requiere atención al detalle. Cuantas más personas viajen habrá mayores costes, una mayor necesidad de comunicación y visibilidad, y un mayor número de necesidades y requisitos individuales en todo el grupo. Te presentamos una lista de los desafíos más comunes que surgen durante la planificación y gestión de viajes de empresa en grupo y la mejor forma de evitarlos y superarlos:

1. Establece presupuestos claros

Para evitar gastos excesivos, establece normas presupuestarias transparentes y comunícate a menudo con las partes interesadas para garantizar que los gastos se mantienen dentro del presupuesto de tu política de gastos.

2. Comunicación clara

Garantizar una comunicación fluida en la gestión de viajes en grupo es especialmente importante para que todas las personas que viajan estén en sintonía. Incluso un pequeño cambio en los planes puede tener muchas repercusiones en planes, reservas y agendas. Utiliza un software o plataformas de gestión de viajes que ofrezcan actualizaciones en tiempo real de los planes, las agendas, las reservas y el estado de quienes viajan, para que exista una mejor coordinación y seguimiento. Establecer una comunicación clara también te ayudará a realizar un seguimiento de la visibilidad de las reservas y ubicaciones de los viajeros.

3. Garantiza la seguridad de quienes viajan

Prioriza la seguridad investigando los riesgos del destino, aplicando protocolos de seguridad y facilitando al grupo contactos y recursos de emergencia. Más información sobre cómo garantizar la seguridad en los viajes de trabajo.

4. Respeta las preferencias individuales de quienes viajan

Adaptarse a las preferencias individuales no es tarea fácil. Al mismo tiempo, es fundamental mantener coherencia y equidad en todo el grupo. Como profesionales, te aconsejamos que priorices las necesidades sobre los deseos. Por ejemplo, si una persona del grupo tiene necesidades de accesibilidad o movilidad. Esto significa que debes establecer las necesidades de quienes viajan con antelación para que puedas contar con estos factores en el proceso de planificación desde el inicio. Es importante recordar que la comunicación es clave: una comunicación transparente y visible también puede ayudarte a evitar problemas con los requisitos y las preferencias de quienes viajan.

Planificar viajes de empresa en grupo tiene sus propios desafíos. Aun así, con una preparación minuciosa y una gestión estratégica, puede ser una experiencia gratificante y exitosa tanto para los administradores de viajes como para los viajeros.

Es un verdadero ejercicio de equilibrio: si tienes en cuenta factores como el transporte, el alojamiento, el presupuesto y la seguridad, y aplicas las mejores prácticas y consejos, podrás asegurarte de que tu próximo viaje de trabajo en equipo sea memorable y productivo.