En los viajes de trabajo es inevitable enfrentarse a ciertos retos. Algunos son más previsibles, como el jet lag, y otros, algo más inesperados, como los retrasos y las cancelaciones de vuelos. La mejor manera de sortear estos obstáculos es prepararse investigando y elaborando un plan de contingencias para cuando las cosas se tuerzan.
Para ayudarte a garantizar que los viajes de tu empresa vayan sobre ruedas, a continuación te contamos siete de los problemas más habituales en los viajes de trabajo y cómo solucionarlos.
1. Política de viajes y comunicaciones poco claras
Si en la política de viajes de trabajo de una empresa se omiten detalles importantes o se da lugar a interpretaciones diversas, al personal que viaje le resultará difícil controlar los gastos y ajustarse al presupuesto durante el viaje. También puede darse el caso de que no reciba un reembolso si los gastos no están contemplados en la política de viajes, y acabe confundido y frustrado con el proceso. ¿Qué se puede hacer entonces para cuando las cosas vayan mal?
Solución:
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Plataforma de gestión de viajes de empresa: con un software de gestión de viajes y gastos, el proceso resulta mucho más eficiente para el personal. Esta herramienta puede ayudarte a evitar los problemas más comunes, ya que permite hacer un seguimiento de los gastos, facilita la presentación de recibos y señala automáticamente los gastos no cubiertos por la póliza.
- Mejora de la política de viajes de trabajo: en lo que respecta a la política de viajes de trabajo, no debes dejar ningún cabo suelto. Asegúrate de que sea clara y coherente, y de que contenga toda la información que pueda necesitar el personal que haga los viajes; así, evitarás muchos de los desafíos habituales.
2. Cumplimiento de la política de viajes
Garantizar que todas las personas que viajen por trabajo cumplan la política de viajes de la empresa puede ser muy difícil si se tienen en cuenta las preferencias de cada una de ellas. Algunas personas querrán alojarse en un hotel, mientras que otras preferirán alquilar un apartamento para sentirse más como en casa. Algunas pueden solicitar determinados servicios o preferir diferentes horarios o medios de viaje. Aquí tienes un par de formas de garantizar el cumplimiento de las políticas de viajes de trabajo.
Solución:
- Flexibilidad: ofrece al personal muchas opciones para asegurarte de que la política de viajes se adapte a todo el mundo; intenta ofrecer varias opciones de alojamiento y transporte sin salirte del presupuesto.
- Política de viajes clara: cuanto menos claras sean tus pautas sobre los viajes de trabajo, más difícil será que el personal las siga. Utiliza una plantilla de política de viajes y gastos y una lista de comprobación para asegurarte de que no te olvidas de nada y de que se explica todo con claridad.
3. Retrasos o cancelaciones de vuelos y reservas
Uno de los mayores desafíos de los viajes de trabajo es lidiar con los imprevistos. Por muy eficientes que sean los sistemas de gestión de viajes de trabajo de una empresa, los retrasos y las cancelaciones de vuelos pueden frustrar hasta el plan más infalible. Y, desafortunadamente, son muy comunes. Estos imprevistos pueden tener un gran impacto en los planes de los viajes de trabajo en términos de complicaciones y costes, ya sea por provocar ausencias en reuniones o la pérdida de enlaces con otros vuelos.
Solución:
- Software de gestión de viajes de empresa: las soluciones modernas de gestión de viajes, como Booking.com for Business, pueden ser de gran utilidad para hacer frente a los contratiempos, ya que te permiten volver a reservar de forma eficiente y fácil cuando las cosas salen mal. Además, las personas que viajen por trabajo no tendrán que pasar horas al teléfono tratando de resolver el problema, sino que podrán modificar las reservas en la aplicación, con asistencia las 24 horas al día, los 7 días a la semana.
- Planes de viaje bien planificados: asegúrate de que el plan de viaje esté bien planificado y ofrezca todos los detalles necesarios, desde los números de vuelo y terminal hasta las reservas de hotel.
- Vuelos tempranos: al reservar vuelos, es mejor optar por las opciones de primera hora de la mañana, ya que los retrasos tienen un efecto dominó a lo largo del día. Por lo tanto, cuanto antes mejor, ya que es menos probable que se cancelen los primeros vuelos del día.
- Anticipar los imprevistos: tener en cuenta los imprevistos de los viajes en los planes de viaje es imprescindible para no perderse ninguna reunión o evento importante. Deja un margen de tiempo a la hora de coger vuelos, trenes o taxis para que ni siquiera el tráfico o el mal tiempo puedan frustrar el viaje.
4. Planificación de los costes y el presupuesto
Uno de los problemas más comunes de los viajes de trabajo es contar con recursos financieros limitados. Garantizar que los viajes de trabajo sean rentables y satisfactorios para el personal es una de las partes más difíciles del trabajo del equipo de gestión de estos viajes. La búsqueda de opciones de transporte y alojamiento que no se salgan del presupuesto puede ser muy difícil e inútil.
Solución:
- Fijación de un presupuesto claro: disponer de un presupuesto claro es fundamental para controlar los gastos de los viajes de trabajo.
- Software de viajes de empresa y gastos: el software moderno de viajes de trabajo ayuda a automatizar el proceso, permitiendo reservar todo en una plataforma y sin salirse del presupuesto. Estos sistemas también ofrecen acceso a las mejores tarifas y ofertas. Por ejemplo, con Booking.com for Business puedes ahorrar hasta un 20% en tarifas especiales para empresas y conseguir puntos de fidelidad.
- Planifica con antelación: los vuelos suelen ser más asequibles si se reservan con antelación, por no mencionar los hoteles y otros alojamientos.
- Optimización de costes: aunque, evidentemente, conviene ahorrar dinero en viajes de trabajo, es importante equilibrar esta necesidad con las del personal, para que se sienta preparado y capaz de rendir en las presentaciones y reuniones.
5. Seguridad y protección de quienes viajan
Garantizar la seguridad y protección de tu personal mientras está en un viaje de trabajo puede ser un gran desafío, sobre todo en el caso de las mujeres, que pueden enfrentarse a más problemas de seguridad cuando viajan. El equipo de gestión de los viajes debe analizar los riesgos, alertar al personal sobre los problemas de seguridad, establecer expectativas y llevar un seguimiento de la seguridad durante un viaje de trabajo.
Solución:
- Lista de comprobación de seguridad: crear una lista de comprobación de seguridad para quienes viajen te ayudará a no pasar por alto ninguna medida de seguridad.
- Política de viajes completa: establecer directrices claras hará que las personas que viajen por trabajo sean conscientes con antelación de cualquier problema de seguridad y se aseguren de estar preparadas.
- Software de gestión de viajes: con los sistemas de gestión de viajes, se pueden automatizar la elaboración de informes de seguridad de los viajes, el seguimiento del personal cuando se desplace y las alertas en situaciones de emergencia.
- Opciones de formación: ofrecer al personal opciones de formación online sobre seguridad es una gran manera de garantizar que todo el mundo cumpla las normas de seguridad de la política de viajes.
6. Reducir las emisiones de carbono
En una época en la que disminuir las emisiones de carbono es una prioridad urgente, los viajes de trabajo representan un problema inmediato. Para justificar los viajes de trabajo que podrían haberse reemplazado por una reunión a distancia online, las empresas deben hacer todo lo posible por reducir el impacto negativo que estos viajes tienen en el medio ambiente. Como el impacto medioambiental es un factor cada vez más importante en la imagen de marca de una empresa, aumentar los esfuerzos de sostenibilidad en los viajes de trabajo no solo ayudará al planeta, sino que también atraerá más talento.
Solución:
- Soluciones de software: también hay programas de viajes de trabajo neutros en carbono que proporcionan datos precisos sobre las emisiones de carbono de los viajes de trabajo, así como un seguimiento en tiempo real de estas, para que el personal pueda tenerlo en cuenta durante la reserva.
- Adopción de políticas de viajes de empresa más sostenibles: las empresas pueden reducir fácilmente su huella de carbono fomentando los viajes de trabajo solo en casos de necesidad y evitarlos cuando las reuniones puedan realizarse a distancia. Con un poco de planificación previa, también se puede alentar al personal a viajar utilizando medios más respetuosos con el medio ambiente, como el tren, siempre que sea posible.
7. Disponer de datos y una visión general de quienes viajan y de las reservas
Tener acceso a los datos de los viajes de trabajo es imprescindible para el equipo que se encarga de administrarlos. Con ellos, puede mejorar la eficiencia del proceso, garantizar que los viajes no se salgan del presupuesto y mucho más. La recopilación y el análisis de datos sobre los viajes también ayuda a las empresas a tomar decisiones bien fundadas que optimicen políticas de viaje estratégicas y sostenibles.
Solución:
- Herramienta de gestión de viajes de empresa: las soluciones de gestión de viajes integran datos e información, lo que facilita la organización de los viajes de trabajo sin salirse del presupuesto. También pueden recopilar datos en informes fáciles de entender que pueden mejorar la eficiencia de los viajes de trabajo en términos de satisfacción de quienes viajan, emisiones de carbono, seguridad y mucho más.
