Malgré l'essor des visioconférences, les voyages d'affaires demeurent essentiels. Mais planifier un voyage d'affaires est stressant. Trouver le bon vol et le bon hôtel ne suffit pas : vous devez également vous assurer que le séjour respecte le budget, la politique de voyage…

Si vous organisez les voyages d'affaires d’une petite ou moyenne entreprise, vous n'aurez probablement pas les mêmes ressources qu’une grande entreprise. Mais rassurez-vous, il existe des solutions pour simplifier l'organisation d'un voyage d'affaires. Découvrez ci-dessous quelques conseils, astuces et outils pour planifier plus facilement les voyages d'affaires.

1. Élaborez un guide de planification des voyages d'affaires

Créer un guide de planification des voyages d'affaires à destination des organisateurs de voyages, des employés et des responsables, est un très bon moyen de faciliter la planification des voyages. Un guide est un moyen efficace de définir clairement les attentes en matière de déplacements professionnels, en répertoriant les prestataires à privilégier et la politique de voyage de l’entreprise.

Créer un guide est relativement simple, mais il faut tenir compte de plusieurs éléments pour vous assurer que votre guide est utile et informatif. Voici ce que vous devriez inclure à votre guide pour faire rimer réservation de voyage avec facilité et tranquillité d’esprit.

  • Un processus de validation : vous faut-il l’accord d’un responsable pour réserver un hébergement ? Ou pouvez-vous le réserver vous-même en toute autonomie ?
  • Les prestataires, hôtels, et services de voyage à privilégier : les employés sont souvent amenés à voyager au même endroit. Il est donc utile de noter et de conserver les coordonnées des hôtels et des services de transport auxquels vont avez fait appel. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à éplucher les tarifs et les avis.

2. Réservez à l’avance

Ce n'est un secret pour personne : réserver à l'avance permet d'économiser de l'argent. Veillez donc à réserver vos vols et vos hôtels dès que vos dates de voyage sont confirmées. De plus, organiser son voyage à l'avance présente 2 autres avantages essentiels. Tout d'abord, vous aurez plus de choix. En effet, réserver à l’avance peut vous permettre d’obtenir les horaires de vol ou l’hôtel que vous souhaitez, surtout s'il s'agit d'une grande conférence dans une petite ville. D’autre part, vous pourrez peut-être garantir votre hébergement en versant un dépôt de garantie et payer progressivement à mesure que votre voyage approche, ce qui le rendra plus abordable.

3. Prévoyez une assurance

Organiser les voyages d'affaires d’une petite entreprise n’est pas chose simple. Vous avez moins de ressources et moins de marge d'erreur. Vous ne pouvez donc pas vous permettre que les choses tournent mal. C'est pourquoi vous ne devez pas oublier de souscrire une assurance voyage.

Que vous envoyiez des employés en déplacement professionnel ou que vous planifiez un séminaire d'entreprise, une assurance voyage est indispensable pour protéger votre entreprise de tout potentiel problème. De la perte de bagages aux vols annulés en passant par les urgences médicales, l'assurance voyage peut vous éviter toute difficulté financière.

Il existe un grand nombre de polices d'assurance voyage différentes. Il est donc important que vous vous renseigniez et trouviez celle qui convient le mieux à votre entreprise. Une fois que vous avez trouvé la bonne assurance voyage, vous pourrez vous concentrer sur la gestion de votre entreprise en toute sérénité.

Le coût de l’assurance dépend de nombreux facteurs : le lieu, la période, s’il s’agit d’un aller simple ou multi-destinations… Vous pouvez également négocier un tarif réduit si vous avez besoin d'une couverture pour un grand groupe.

4. Assurez-vous que les employés sont préparés

Créez un itinéraire pour vos voyageurs et organisez une réunion avec eux pour en discuter. Vous pouvez ainsi être certain que le voyage d'affaires se déroulera sans anicroche.

La préparation ne doit pas se limiter aux détails de base, comme la réservation des vols et de l’hôtel. Selon la destination, le voyageur peut avoir besoin de devises étrangères, de visas, d'une carte SIM qui fonctionne à l'étranger, ou encore d’être vacciné.

Et parce qu'après tout il s’agit d'un voyage d'affaires, vous devez absolument vous assurer que les employés sont parfaitement préparés à travailler loin du bureau. Assurez-vous que toutes les réunions sont inscrites dans leur planning et qu'ils savent exactement comment se rendre d'un point A à un point B dans une nouvelle ville.

Fournir aux employés un itinéraire de voyage au format papier et numérique et les familiariser avec votre politique de voyage peut également s’avérer très utile.

5. Utilisez des outils technologiques spécifiques aux voyages d'affaires

Il existe de nombreux outils technologiques de planification de voyages d'affaires pour vous aider à organiser et à gérer vos déplacements professionnels. Ces outils peuvent vous aider à rechercher et à réserver des voyages, à suivre vos dépenses et à rester organisé(e) lorsque vous êtes en déplacement.

Utiliser un outil de planification de voyages d'affaires peut vous faire gagner du temps et de l'argent et vous permettre d’organiser efficacement vos déplacements professionnels. Gardez toutefois à l'esprit qu'il existe de nombreux outils différents et que tous ne conviennent pas à toutes les entreprises. Prenez donc le temps de réfléchir à vos besoins et à votre budget. Veillez aussi à prendre le temps de lire les avis et de comparer les fonctionnalités afin d'affiner votre choix. Voici 3 outils de planification de voyage que nous vous recommandons :

  1. Spendesk est une plateforme de gestion des dépenses simple et efficace. Ce logiciel de planification de voyage permet aux employés de demander de l’argent, de payer en toute sécurité et de transmettre des justificatifs en un rien de temps. La visibilité en temps réel permet aux entreprises de garder le contrôle sur leur budget et de le respecter.
  2. Booking.com for Businessvous permet de réserver et de gérer des voyages d'affaires complets. Faites votre choix parmi une vaste sélection d'hébergements, de vols et de locations de voiture dans le monde entier, sans payer d’abonnement ni d’autres frais.
  3. TripIt est une solution de gestion des déplacements qui simplifie l’organisation parfois complexe des voyages d'affaires. Vous pouvez partager les projets de voyage avec les autres voyageurs et recevoir des cartes interactives, des alertes relatives à vos vols et au retrait des bagages, et bien plus encore.

6. Créez un questionnaire à remplir après le voyage

Quel est le secret pour bien planifier un voyage ? C’est de faire ses recherches. Et cela ne s'arrête pas une fois le voyage terminé. Créez un questionnaire que les employés devront remplir à leur retour. Posez-leur des questions sur l’hôtel. Était-il facile de s’y rendre ? La connexion Wi-Fi était-elle satisfaisante ? Le transport pour y arriver était-il rapide ? Les réponses à ces questions vous permettront d’améliorer le déroulement du prochain voyage.

Même si l'organisation de voyages d'affaires peut constituer un défi pour une petite entreprise, il existe des moyens de rendre cette organisation plus facile et plus efficace. En suivant tous ces conseils, vous vous donnez les moyens, à vous et à votre entreprise, de réussir. N'oubliez donc pas de planifier à l'avance, d'utiliser la meilleure technologie à votre disposition et de continuer à améliorer vos procédures.

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