Qu’est-ce qu’un(e) responsable des voyages d’affaires ?

Les responsables des voyages d’affaires ont pour rôle de gérer les voyages d’affaires de A à Z. Il leur incombe de planifier les déplacements professionnels et de créer une politique de voyage qui encadre les dépenses, l’obligation de diligence, etc. Ces personnes s’assurent que les collaborateurs voyagent en toute sécurité et respectent les lignes directrices de la politique de voyage de l’entreprise.

Elles sont généralement chargées de la gestion des frais de déplacement, des contrats avec les fournisseurs et partenaires, et du suivi des besoins des voyageurs d’affaires. Dans cet article, nous nous penchons sur le rôle de responsable des voyages d’affaires. Nous revenons sur 4 de ses tâches principales, et nous développons l’importance de ses compétences pour les déplacements professionnels.

Qu’est-ce qu’un(e) responsable des voyages d’affaires ?

Un(e) responsable des voyages d’affaires contribue à l’élaboration de la politique de voyage d’une entreprise. Il ou elle organise les déplacements professionnels et aide à choisir l’agence de voyage professionnelle la mieux adaptée à la société. Le ou la responsable des voyages est également chargé(e) de la gestion et du suivi des frais de déplacement, et doit veiller au bien-être des voyageurs d’affaires.

Après un déplacement professionnel, les responsables des voyages d’affaires analysent les données recueillies et les utilisent pour simplifier et améliorer les déplacements à venir. C’est un rôle qui demande de réelles compétences en termes de communication et d’organisation, ainsi que des capacités d’analyse méthodique et stratégique.

Le rôle de responsable des voyages d’affaires était auparavant occupé par le ou la responsable du bureau, ou par une personne du service RH qui organisait les déplacements professionnels en plus de ses autres responsabilités. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises de toutes tailles se rendent compte des avantages de disposer d’un(e) responsable des voyages d’affaires dédié(e).

C’est un poste particulièrement adapté pour les entreprises dont les collaborateurs sont amenés à voyager fréquemment.

Les 4 tâches principales des responsables des voyages d’affaires

Les responsables des voyages d’affaires jouent un rôle décisif dans la réussite d’un programme de déplacement professionnel. Les 4 tâches suivantes leur sont généralement allouées :

1. Supervision et organisation des projets de voyage

Certaines entreprises confient à leur responsable de voyages d’affaires la réservation de tous les principaux éléments des déplacements professionnels de leurs collaborateurs. À l’inverse, d’autres sociétés laissent leurs collaborateurs faire leurs réservations eux-mêmes. Les deux éléments les plus importants sont les transports et l’hébergement, mais il faut aussi penser à l’assurance voyage, aux transferts aéroport, aux visas, etc.

Une fois la politique de voyage mise en place, les responsables des voyages cherchent à effectuer des réservations conformes aux lignes directrices ainsi définies, pour que l’équipe de direction sache que l’entreprise profite des meilleurs tarifs. Les responsables des voyages prennent aussi en compte des détails plus précis concernant les transports et l’hébergement. Par exemple, la plupart des politiques de voyage définissent les classes de voyage (par ex. classe affaires ou classe économique) et les catégories d’hôtel à choisir.

2. Gestion des dépenses et du budget

La gestion des cartes de crédit et des dépenses sur place est un autre aspect relativement difficile à prévoir dans le cadre des déplacements professionnels. Les responsables des voyages ont pour rôle de définir des plafonds de dépenses pour les déplacements, afin de simplifier leur suivi financier.

Le plafonnement des cartes de crédit et des dépenses donne aux entreprises plus de contrôle sur le budget alloué aux déplacements professionnels. Cela dit, disposer d’un certain niveau de flexibilité peut avoir un effet positif sur le moral des collaborateurs. Les responsables des voyages doivent trouver l’équilibre entre flexibilité et rationalisation des coûts. Le coût de la vie varie d’une destination à l’autre : il faut donc adapter les plafonds de dépenses en conséquence.

Un écueil potentiel ici est qu’il peut être difficile d’évaluer le bon montant pour chaque voyage. Par conséquent, il est généralement pertinent de confier cette tâche à un(e) responsable des voyages expérimenté(e), qui vous fera profiter de ses connaissances et de ses ressources. Les responsables des voyages sont chargé(e)s de fournir un suivi des dépenses et des prévisions pour les périodes à venir.

3. Analyse des données

Parallèlement à la mise en place d’une politique de voyage, qui couvre toutes les éventualités liées aux déplacements professionnels d’une société, il est important d’analyser les voyages passés. Les responsables des voyages doivent recouper les données de tous les déplacements pour faire évoluer la politique de voyage de façon pertinente. Cela inclut la réalisation de sondages avant et après les déplacements.

Par exemple, si des collaborateurs réservent de manière récurrente des voyages qui dépassent le budget, c’est un aspect qui doit être abordé. En prenant appui sur un ensemble de données fiables collectées lors de voyages passés, un(e) responsable des voyages peut identifier les problèmes et consulter les collaborateurs pour voir quels changements sont nécessaires.

Enfin, les données financières sont utiles pour définir des indicateurs clés de performance et analyser la rentabilité des voyages d’affaires. Les responsables des voyages ont une vision claire des dépenses et des bénéfices de chaque voyage, et peuvent voir lesquels ont été les plus profitables.

4. Adaptation aux nouvelles technologies

Les technologies liées aux déplacements professionnels évoluent très rapidement. Les responsables des voyages doivent s’en tenir informé(e)s pour obtenir les meilleurs résultats et répondre au mieux aux besoins de leur société. Les améliorations apportées aux outils de réservation rendent ces processus plus rapides et plus efficaces pour les entreprises.

Ces nouveautés peuvent aussi grandement améliorer l’expérience des voyageurs. Avec la mise en place d’une politique de voyage, les collaborateurs ont la possibilité de réserver leur propre voyage tout en suivant les lignes directrices existantes.

En suivant les avancées technologiques actuelles, vous donnez plus d’autonomie à vos collaborateurs et votre responsable des voyages peut prioriser d’autres tâches.

Quelles difficultés peuvent rencontrer les responsables des voyages ?

1. Un manque de contrôle

Les voyageurs qui réservent directement sur des sites externes n’ont pas forcément à l’esprit la politique de voyage. Les infractions à la politique de voyage commises par ces « électrons libres » passent souvent inaperçues jusqu’à ce que les voyageurs reviennent et envoient leurs notes de frais.

Pourquoi est-ce un problème ?

Le problème, c’est que vous perdez le contrôle des voyageurs et que vous vous exposez à des problèmes d’obligation de diligence : comment savoir où sont vos voyageurs si leurs déplacements ne sont pas dans votre système ? Sans ce contrôle, faire le suivi financier devient aussi problématique. Il vous est plus difficile de connaître les coûts liés aux déplacements, car vous ne recevez les données qu’après l’envoi des notes de frais.

Comment résoudre ce problème ?

Reprendre la main sur les voyages, et en particulier remettre dans le droit chemin les personnes qui choisissent d’ignorer la politique de voyage, n’est pas une mince affaire. Les recherches à ce sujet prouvent que la communication visuelle est bien plus efficace que la communication écrite. Selon plusieurs études, la présence de visuels colorés augmente de 80 % l’envie de lire un contenu. C’est donc un bon moyen d’attirer l’attention de vos voyageurs afin qu’ils soient plus disposés à lire ou à regarder votre politique de voyage, et à la respecter.

Essayez de créer une version plus visuelle de votre politique de voyage qui soit facile à comprendre et facile à suivre. Il est possible que le manque d’attention et d’implication soit la véritable raison d’un manque de contrôle.

2. Une mauvaise visibilité des données

Quand les données sont disséminées à tous les niveaux d’une organisation, dans des systèmes disparates, il est quasiment impossible d’avoir une vue d’ensemble.

Pourquoi est-ce un problème ?

Il est fondamental de pouvoir accéder à des données de haut niveau et de pouvoir les recouper pour créer des rapports précis et à jour. Nos données indiquent que cet aspect est un défi majeur pour plus d’un quart des responsables des voyages au moment de créer un rapport des dépenses à l’attention de l’équipe de direction.

Sans ces données, il est beaucoup plus difficile de communiquer efficacement avec les parties prenantes de votre société. Ces dernières auront aussi besoin de pouvoir éplucher les données pour y trouver des irrégularités en matière de dépenses, et prévoir les dépenses futures.

Comment résoudre ce problème ?

La solution idéale serait d’intégrer toutes les données, provenant de toutes les sources et de toutes les régions, dans un seul et même système. Cela peut demander beaucoup de temps et d'investissement, ce dont vous ne disposez pas forcément.

Une solution temporaire pourrait être de désigner une source ou une région principale, et de collecter puis harmoniser les données d’autres sources ou régions, afin de pouvoir établir des rapports communs.

3. Une frustration chez les voyageurs d’affaires

Nous avons gardé pour la fin l’une des problématiques les plus intéressantes : la frustration et la satisfaction chez les voyageurs d’affaires. C’est une question qui divise beaucoup de responsables des voyages. Certains pensent que la satisfaction des voyageurs est primordiale. D’autres considèrent qu’il est préférable d’atteindre un niveau suffisant de satisfaction, tout en réduisant les coûts et en s’assurant du respect de la politique de voyage de la société.

Les collaborateurs, quant à eux, veulent de plus en plus utiliser les mêmes outils qu’à la maison pour organiser leurs déplacements professionnels. Cet aspect est lié à celui des « électrons libres » que nous avons déjà abordé. Ceux-ci ne veulent pas se sentir restreints par la politique de voyage de la société, et donc la contournent. Par exemple, s’ils trouvent sur Internet un vol moins cher qui leur permet également d’obtenir des miles, il est peu probable qu’ils passent à côté pour une option moins pratique mais conforme à la politique de voyage.

Pourquoi est-ce un problème ?

Cela crée du ressentiment et de la méfiance entre voyageurs et responsables des voyages. Les voyageurs d’affaires se mettent à considérer les responsables des voyages comme une contrainte plutôt que comme une aide. Si les voyageurs d’affaires ont ce ressenti, ils sont moins susceptibles de suivre la politique de voyage lors de leurs réservations.

Comment résoudre ce problème ?

À plus d’un égard, il faut faire des compromis. Dans la plupart des cas, les voyageurs d’affaires veulent suivre les règles mises en place par leur société. Par conséquent, plutôt que d’agir par la contrainte, cherchez des solutions qui vous permettront d’intégrer à votre système leurs outils préférés.

En procédant ainsi, les voyageurs seront plus enclins à respecter votre politique de voyage, moins frustrés et avec un peu de chance, plus satisfaits. En outre, cela vous simplifie la vie : en intégrant ces outils à votre système, vous regagnez le contrôle et vous récupérez les données nécessaires à vos rapports. Cette solution devrait aussi réduire le nombre de réservations directes et donc d’électrons libres.

Avec des outils modernes, comme Booking.com for Business, les responsables des voyages sont mieux équipé(e)s pour gérer les voyages de leurs collaborateurs.

Quelle est l’importance des responsables des voyages d’affaires ?

Les coûts liés aux déplacements professionnels représentent souvent la deuxième dépense la plus importante des entreprises, derrière les salaires et avantages des employés. Bien que le COVID-19 ait fortement limité les voyages d’affaires en 2020, le secteur reprend déjà une envergure encourageante et devrait se rétablir complètement dans les années à venir.

Au vu de ces considérations, les voyages devraient continuer à jouer un rôle majeur dans les dépenses des entreprises. C’est pourquoi il est pertinent de faire gérer ses déplacements professionnels par un ou une spécialiste.