Comprendre la nouvelle ère des voyages d'affaires grâce aux avancées technologiques dans ce domaine
Le secteur du voyage évolue sans cesse, et les technologies liées aux déplacements professionnels se sont elles aussi adaptées, afin de répondre aux besoins des personnes qui voyagent pour le travail, ainsi que ceux des responsables des voyages. Du suivi personnalisé des frais de déplacement aux fonctionnalités basées sur l’intelligence artificielle qui aident à la planification, ces innovations ont simplifié la tâche des responsables des voyages et permis aux équipes d’optimiser leurs déplacements, et tout cela, au bénéfice de votre société.
Dans cet article, nous allons découvrir de quelles façons les technologies peuvent optimiser les déplacements professionnels et le travail des responsables des voyages avant, pendant et après le voyage.
Les technologies pour les voyages d'affaires et les solutions informatiques ou de commerce en ligne destinées au tourisme, aux voyages et au secteur de l'hôtellerie, permettent de gagner du temps, d’automatiser les déplacements, de réduire les coûts ou encore de créer une expérience de voyage simplifiée pour toutes les personnes concernées.
Pour ce qui est de la planification, ces technologies permettent aux responsables des voyages de simplifier les réservations, les inventaires, les paiements et la création des itinéraires. Les technologies peuvent aussi améliorer l'ensemble de l'expérience de voyage de vos collaborateurs, en rendant les déplacements plus productifs et plus agréables.
Rechercher les meilleurs vols et hôtels disponibles constitue la 1re étape de la planification d’un voyage. Ce processus peut être chronophage et onéreux, car il implique de trouver un équilibre entre le confort des équipes et le respect des politiques de voyage, ainsi que des contraintes budgétaires. De plus, comme lors d'un déplacement professionnel, rien n'est jamais figé, vos collaborateurs nécessitent un soutien continu pour gérer les changements, les urgences et les imprévus qui peuvent survenir pendant un voyage.
C'est dans ce contexte que l'intelligence artificielle (IA) se révèle utile. L’IA est l’une des avancées les plus récentes et ayant eu le plus d’impact dans le secteur des technologies pour les voyages d’affaires. Les outils basés sur l’IA jouent un rôle crucial dans la personnalisation des recommandations pour les voyages d'affaires. Ils tirent parti de l'apprentissage automatique et de l'analyse prédictive pour sélectionner des options de réservation sur mesure, en tenant compte des préférences passées et des politiques de voyage. Booking.com for Business utilise l'apprentissage automatique pour permettre aux responsables des voyages d’optimiser la planification et la gestion des voyages d'affaires.
Dans un [page=3180]article récent, nous nous intéressons aux facteurs sous-jacents à l’utilisation de l’IA. Lorsque vous utilisez un outil basé sur l’IA, évitez de saisir les données personnelles de vos collaborateurs ou les données sensibles de l'entreprise.
Les voyages d'affaires impliquent de nombreuses transactions. En plus des dépenses importantes telles que les vols et l'hébergement, de nombreux autres coûts s'accumulent lors d'un déplacement professionnel, tels que le transport sur place, les repas et les activités de loisirs. Transporter de l'argent liquide pour ces dépenses peut présenter des risques, en plus des contraintes liées à l'échange de devises.
Or, grâce aux récents développements dans les technologies des voyages et les technologies financières (fintech),les processus de planification et de suivi des voyages d'affaires sont devenus plus simples et plus sûrs. Les banques numériques et les cartes virtuelles ont révolutionné les déplacements professionnels en permettant, notamment, d’effectuer des paiements en ligne avec une carte d’entreprise et d’utiliser les portefeuilles intégrés aux applis, pour des transactions faciles à l’échelle mondiale.
Pour les responsables des voyages et les décisionnaires, ces outils sont venus simplifier le contrôle financier, la planification, ainsi que la gestion des dépenses. Dans [page=2349]un article, nous vous proposons de découvrir les nombreux avantages des cartes virtuelles et d'autres avancées technologiques dans le domaine des paiements.
Souvent, les responsables des voyages doivent s’appuyer sur des photos de qualité médiocre et des commentaires d’anonymes pour choisir un hébergement. Il arrive parfois que les personnes qui voyagent reçoivent des informations trompeuses et se retrouvent dans une chambre peu confortable, alors qu’elles sont en plein décalage horaire et doivent participer à des réunions importantes.
Pour remédier à ce problème, certains hôtels utilisent désormais la réalité augmentée et la réalité virtuelle afin de fournir un aperçu le plus réaliste possible de leur établissement. Aujourd’hui, de nombreux hôtels filment leurs chambres et leurs équipements sur des supports numériques et intègrent ces images aux informations sur les tarifs et les hébergements. Ainsi, vos collaborateurs peuvent faire une visite virtuelle de l’hôtel avant de décider d’y séjourner ou non. Selon nos recherches récentes, les équipes et les responsables des voyages s'attendent de plus en plus à pouvoir faire une visite virtuelle d'un hôtel et d'une salle de conférence.
Les voyages à l’étranger sont enclins à une multitude d'urgences et de risques potentiels. Il est de la responsabilité des entreprises de surpasser l’obligation de diligence légale pour assurer la sécurité de leurs équipes.
Les logiciels de gestion des voyages permettent de connaître la localisation de vos collaborateurs pour garantir leur sécurité, surtout dans des situations peu familières. Vous pouvez collecter des données en temps réel auprès des compagnies aériennes et des hôtels sur leur politique de sécurité et prendre ainsi de meilleures décisions grâce à des outils tels que [page=2522]Traxo, une appli de suivi en temps réel, compatible avec d'autres services, comme les applis de suivi des dépenses.
La [page=2880]gestion des dépenses manuelle est encore privilégiée par de nombreuses entreprises, même si elle est moins efficace à bien des égards. Elle repose en grande partie sur des tâches administratives chronophages, elle est coûteuse et ne permet pas de détecter ni de prévenir les fraudes.
Les technologies pour les voyages peuvent vous aider à passer d’un processus manuel à l’automatisation de la gestion des dépenses. Avec la numérisation des reçus et les technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR), c’est le moment ou jamais de passer à la gestion automatisée des dépenses.
Les conseillers en voyages s’occupent de nombreuses opérations organisationnelles pour les entreprises. Cependant, ils ne proposent pas de solutions de réservation personnalisées et ne sont pas en mesure d'évaluer l'efficacité de la politique de voyage et de gestion des dépenses.
Les assistants virtuels se sont imposés comme l'une des tendances technologiques les plus prometteuses dans le domaine des voyages. Cette fonctionnalité, basée sur l'IA, fait partie intégrante de toute solution logicielle moderne de gestion des voyages et peut proposer des options de réservation en fonction des préférences passées. Les assistants virtuels peuvent vous faire gagner du temps et réduire les coûts à long terme en optimisant les processus de réservation et de gestion.
Couramment utilisés par des plateformes telles que Booking.com for Business, les chatbots exploitent des techniques d'apprentissage automatique pour répondre de manière personnalisée aux requêtes des utilisateurs. Leurs fonctionnalités peuvent aider à améliorer les recommandations personnalisées et les réponses des assistants de voyage virtuels. Les chatbots peuvent également aider à vérifier les exigences en matière de visa, le statut des vols et proposer des options de vol alternatives en cas d'annulation, ce qui permet aux responsables des voyages de gagner du temps.
La NDC représente une véritable avancée technologique pour les déplacements professionnels. En effet, elle permet d'accéder en temps réel à l'inventaire des compagnies aériennes. Les responsables des voyages ont donc l’assurance de disposer des informations les plus récentes. Cette technologie est particulièrement utile pour les responsables des voyages et les équipes dans des situations d’urgence, telles qu’une annulation ou un retard de vol.
Les voyages d'affaires deviennent plus faciles à gérer et plus agréables grâce aux avancées technologiques qui permettent d’accroître l'efficacité et la productivité, mais aussi de renforcer la sécurité. À mesure que les nouvelles technologies continuent d'évoluer, adaptez-vous aux besoins changeants de votre entreprise et de vos collaborateurs en embrassant le changement et en tirant parti de plateformes pour les voyages d'affaires telles que Booking.com for Business pour simplifier la planification et l'organisation des déplacements professionnels.
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