Le carte virtuali possono essere indispensabili durante i viaggi di affari dal momento che contanti e assegni nel mondo del lavoro sono ormai inefficienti. Nel corso del tempo sono stati sostituiti da metodi di pagamento digitali più pratici, che offrono numerosi vantaggi sia alle aziende che ai dipendenti che viaggiano per lavoro. Adottare le carte virtuali è solo il primo importante passo verso una spesa aziendale intelligente.
Che cosa sono le carte virtuali?
Una carta virtuale è la copia digitale di una carta bancaria fisica salvata su un dispositivo. Le carte virtuali, soprattutto quelle aziendali, non richiedono anche una carta fisica. Possono essere utilizzate per i pagamenti contactless nei negozi o per le transazioni online. Una carta virtuale riporta esattamente tutti i dati e le informazioni di identificazione di una carta di credito o di debito fisica, tra cui:
- Nome del titolare
- Numero della carta di credito
- Indirizzo di fatturazione
- CVV
- Data di scadenza
La differenza è che le carte di credito virtuali forniscono ai venditori al dettaglio online informazioni dinamiche, quindi ogni volta che paghi con una carta di questo tipo, il codice di verifica cambia. Le 16 cifre vengono create per pagare esclusivamente una singola transazione con un importo predeterminato.
Tipi di carte virtuali
Esistono due tipi di carte virtuali per i viaggi di lavoro:
- Carte di credito virtuali: una carta virtuale aziendale equivale a una normale carta alla quale la tua piattaforma di gestione aggiunge un credito che costituisce il saldo. Quando una somma di denaro viene aggiunta al conto bancario, è possibile creare una carta di credito virtuale, assegnare budget, effettuare pagamenti e pagare l'importo speso entro il termine previsto.
- Carte di debito virtuali: le carte di debito virtuali sono simili alle carte bancomat per i conti bancari, ma possono essere utilizzate in ambito aziendale. Con le carte di debito virtuali, l'azienda può caricare un determinato importo sul saldo di un conto bancario aziendale, che corrisponde al saldo complessivo della carta. Pertanto, quando eseguono transazioni con carte di debito virtuali, i viaggiatori business possono pagare con il denaro dell'azienda, senza dover essere rimborsati.
Vantaggi delle carte virtuali per i viaggi di lavoro
Il settore dei viaggi utilizza le carte virtuali da più di 20 anni. Questo metodo di pagamento è diventato indispensabile per i viaggi di lavoro grazie alla sua accessibilità, alla facilità di emissione e all'elevato livello di trasparenza.
5 vantaggi delle carte virtuali per i viaggi di lavoro
I vantaggi di un programma di carte di credito virtuali per l'azienda sono numerosi. Eccone cinque:
1. Tracciabilità dei costi migliorata
Senza la tradizionale carta fisica, le spese per i viaggi di lavoro vengono tracciate automaticamente e il costo totale del viaggio viene registrato in un unico posto.
2. Prevenzione delle frodi
Senza più il rischio che le carte vengano smarrite e i conti bancari violati, le possibilità di frode diminuiscono. Le carte virtuali possono essere immediatamente bloccate, annullate o eliminate, non appena ti accorgi che la sicurezza è stata violata o compromessa.
3. Visibilità in tempo reale dei pagamenti e delle transazioni
Con le carte virtuali, hai le informazioni necessarie quando ti servono. I titolari delle carte possono visualizzarne il saldo e analizzare i dettagli delle transazioni per tenere sotto controllo le spese. Quando una carta viene rifiutata, annullata o sospesa oppure vengono superati i limiti di spesa, ne vengono informati sia i travel manager che i viaggiatori titolari della carta. Questo consente di responsabilizzare maggiormente i viaggiatori business.
4. Gestione delle spese semplificata
I responsabili dei viaggi di lavoro, vedendo e tracciando i pagamenti tra team remoti, sono in grado di raccogliere le informazioni sui pagamenti per la contabilità dell'azienda. Le spese aziendali saranno quindi controllate e sicure e non saranno necessari rimborsi o anticipi in contanti.
5. Controllo delle spese migliorato
Puoi configurare carte virtuali per ogni spesa e budget stabilito. Puoi fissare limiti che obbligano a restare entro il budget assegnato e impostare notifiche che ti aggiornano ogni volta che il saldo varia.
Per che cosa possono essere utilizzate le carte virtuali durante i viaggi di lavoro?
Le carte virtuali consentono di ottimizzare molti aspetti dei viaggi di affari:
1. Trasporti
I dipendenti in viaggio possono utilizzare le carte virtuali per taxi, Uber o altri servizi di ridesharing. Le carte possono anche essere caricate con importi giornalieri per coprire eventuali acquisti online o in-app.
2. Contabilità fornitori semplificata
Le carte di pagamento virtuali consentono di fare a meno degli scomodi documenti cartacei e di eliminare le attività che comportano più lavoro. Grazie alle carte virtuali, i membri del team della contabilità fornitori possono impiegare le proprie energie per la pianificazione finanziaria e altre responsabilità.
In questo modo si risparmia tempo e si riduce il rischio di errori umani e l'intero processo di contabilità fornitori risulta più fluido.
3. Prenotazioni e pagamenti di hotel
Proprio come per i trasporti, è molto più pratico pagare con una carta virtuale che con una fisica. Inoltre, i costi degli alloggi sono quasi sempre più elevati di quelli per il ridesharing e con una carta virtuale puoi proteggerti da frodi o minacce finanziarie.
4. Spese per cibo e bevande
Con una carta virtuale, i viaggiatori business possono pagare contactless qualsiasi spesa di lavoro direttamente dal saldo aziendale e conoscere il budget rimanente assegnato. In questo modo i viaggiatori aziendali possono facilmente rispettare il budget e non pagare nulla di tasca propria durante il viaggio, perché la carta può essere caricata dall'azienda.
Duty of care e carte virtuali
Per quanto riguarda la sicurezza dei viaggiatori business, le carte di credito e di debito virtuali sono estremamente vantaggiose. Permettono di pagare facilmente contactless in situazioni, come il check-in in hotel, che altrimenti potrebbero richiedere molta interazione tra le parti.
Inoltre, queste carte sono sicure, perché il rischio di subire un furto o un borseggio mentre si è in viaggio di lavoro si riduce, consentendo di gestire il duty of care per i viaggiatori business.
Carte virtuali e fatturazione dei viaggi di lavoro
Le carte virtuali emesse da un provider sicuro e selezionato offrono un controllo completo, in quanto possono essere integrate con il sistema di automazione della contabilità fornitori. Il processo di richiesta, approvazione e generazione delle carte di credito virtuali si basa sulle esigenze specifiche dell'azienda.
Si tratta di un processo simile all'elaborazione delle fatture, ma ogni acquisto viene approvato prima ancora di essere effettuato. Queste carte virtuali acquisiscono in modo immediato e automatico le transazioni e possono essere sincronizzate con il sistema di pianificazione delle risorse aziendali.
Carte virtuali e gestione dei fornitori
Puoi creare carte di pagamento virtuali nella piattaforma di gestione delle carte in base al numero dei tuoi fornitori. In questo modo puoi vedere il numero totale di fornitori di tutti i dipartimenti dell'azienda e l'importo speso per loro.
Questa visibilità sulla contabilità fornitori è vantaggiosa anche quando devi lavorare all'analisi e ai dati delle spese.
Tenendo conto di tutti i fattori sopra elencati, le carte virtuali sono più vantaggiose di quelle fisiche per la gestione del viaggi aziendali. In caso di collaborazione con partner o fornitori durante i viaggi di lavoro, la puntualità dei pagamenti è sempre garantita.
Sia le grandi che le piccole imprese possono beneficiare della maggiore sicurezza ed efficienza offerte dalle carte virtuali da utilizzare durante i viaggi di lavoro.
Anche gli stessi viaggiatori business beneficiano della praticità e della facilità dei pagamenti contactless virtuali, tempestivi e sicuri.
