De 7 belangrijkste uitdagingen op het gebied van zakenreizen en hoe je deze kunt aanpakken

Elke zakenreis brengt onvermijdelijk uitdagingen met zich mee, op sommige kun je gemakkelijk anticiperen (zoals een jetlag), maar andere komen onverwacht (zoals vertraagde of geannuleerde vluchten). De beste manier om deze obstakels te overwinnen is om voorbereid te zijn, door grondig onderzoek te doen en een noodplan op te stellen.

Om ervoor te zorgen dat de zakenreizen van je bedrijf soepel verlopen, bespreken we hier de 7 meest voorkomende problemen bij zakenreizen en hoe je deze kunt oplossen.

1. Vaag reisbeleid en onduidelijke communicatie

Wanneer in het zakenreisbeleid van een bedrijf belangrijke details ontbreken, of wanneer er ruimte is voor interpretatie, vinden zakenreizigers het misschien lastig om hun reisuitgaven bij te houden en binnen het budget te blijven. Ze krijgen mogelijk ook geen vergoeding als de uitgaven niet onder het reisbeleid vallen. Dit proces kan verwarrend en frustrerend voor hen zijn. Dus wat kun je doen als het misgaat?

Oplossing:

• Platform voor zakenreisbeheer: het gebruik van software voor reis- en uitgavenbeheer maakt het proces voor werknemers veel efficiënter. Met deze tools kun je door eenvoudig bonnetjes in te dienen en uitgaven die buiten de voorwaarden vallen automatisch te markeren, de uitgaven bijhouden. Dit helpt om veelvoorkomende problemen te voorkomen.
• Verfijn je zakenreisbeleid: laat wat betreft zakenreisbeleid geen middel onbenut. Zorg ervoor dat het duidelijk en consistent is, en alle informatie bevat die zakenreizigers nodig kunnen hebben. Zo voorkom je veel van deze veelvoorkomende uitdagingen.

2. Naleving van reisbeleid

Het kan lastig zijn om ervoor te zorgen dat elke zakenreiziger het reisbeleid van je bedrijf naleeft omdat elke individuele werknemer zijn eigen voorkeuren heeft. Sommigen overnachten misschien liever in een hotel, terwijl anderen de voorkeur geven aan een huiselijk appartement. Sommigen hebben bepaalde faciliteiten nodig of geven de voorkeur aan andere reistijden of vervoersmiddelen. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat het zakenreisbeleid wordt nageleefd.

Oplossing:

• Wees flexibel: bied werknemers voldoende opties zodat je reisbeleid voor iedereen fijn is; probeer binnen het budget meerdere accommodatie- en vervoersopties aan te bieden.
• Duidelijk reisbeleid: hoe vager de zakenreisrichtlijnen zijn, hoe moeilijker het voor werknemers is om ze op te volgen. Gebruik een template voor reis- en uitgavenbeleid. Maak een checklist om ervoor te zorgen dat je niets vergeet en leg alles duidelijk uit.

3. Vertraagde of geannuleerde vluchten en reserveringen

Een van de grootste uitdagingen bij zakenreizen is het omgaan met reisverstoringen. Hoe efficiënt de bedrijfssystemen voor zakenreisbeheer ook zijn, vertragingen en annuleringen van vluchten kunnen zelfs het meest onfeilbare plan in de war schoppen. En helaas komen ze vrij vaak voor. Deze verstoringen kunnen tijdens een zakenreis voor veel gedoe en extra kosten zorgen. Reizigers kunnen te laat zijn voor een vergadering of een overstap missen.

Oplossing:

• Software voor zakenreisbeheer: moderne oplossingen voor reisbeheer, zoals Booking.com for Business kunnen van onschatbare waarde zijn bij een verstoring, omdat je een boeking eenvoudig en efficiënt kunt wijzigen. Zakenreizigers hoeven bovendien geen uren aan de telefoon te zitten om het probleem op te lossen. Ze kunnen hun boeking gewoon in de app wijzigen met 24/7-ondersteuning.
• Goede reisplanning: zorg dat zakenreizigers over een goede reisplanning beschikken die alle nodige informatie bevat, van vlucht- en terminalnummers tot hotelreserveringen.
• Vroege vluchten: kies bij het boeken van een vlucht voor opties in de vroege ochtend, omdat vertragingen de hele dag nog gevolgen hebben. Dus hoe eerder hoe beter, aangezien de vroegste vluchten op een dag minder snel worden geannuleerd.
• Anticiperen op verstoringen: houd in een reisplanning altijd rekening met reisverstoringen, zodat reizigers geen vergaderingen of belangrijke evenementen missen. Plan vóór en na een vlucht, of trein- of taxirit altijd wat buffertijd in, zodat ook verkeer of slecht weer je reis niet kunnen dwarsbomen.

4. Kosten- en budgetplanning

Een van de meest voorkomende problemen bij zakenreizen wordt veroorzaakt door beperkte financiële middelen. Een zakenreis zowel kostenefficiënt als bevredigend maken voor werknemers is een van de moeilijkste aspecten van het werk van een zakenreisbeheerder. Zoeken naar opties voor vervoer en accommodaties die binnen het budget vallen, kan omslachtig en ineffectief zijn.

Oplossing:

• Een duidelijk budget opstellen: duidelijkheid over het budget is essentieel voor controle over de zakenreiskosten.
• Bedrijfssoftware voor reizen en uitgaven: moderne software voor zakenreizen helpt het proces te automatiseren, zodat gebruikers alles op één platform en binnen het budget kunnen boeken. Deze systemen bieden ook vaak toegang tot de beste tarieven en deals. Met Booking.com for Business krijg je bijvoorbeeld tot wel 20% korting met speciale zakelijke tarieven en ontvang je loyaliteitspunten.
• Plan van tevoren: vluchten zijn vaak goedkoper als ze van tevoren worden geboekt, en dat geldt zeker ook voor hotels en andere accommodaties.
• Kostenoptimalisatie: het is natuurlijk wenselijk om geld te besparen tijdens een zakenreis, maar de behoeften van werknemers zijn net zo belangrijk; zij moeten voorbereid zijn en in staat om te presteren tijdens pitches en vergaderingen.

5. Veiligheid en beveiliging van reizigers

Het kan een grote uitdaging zijn om de veiligheid en beveiliging van werknemers tijdens een zakenreis te waarborgen. Dit geldt met name voor vrouwelijke zakenreizigers, die tijdens hun werk sneller met veiligheidsproblemen te maken krijgen. Reisbeheerder moeten overwegen om risico's te analyseren, werknemers te waarschuwen voor veiligheidsproblemen, verwachtingen te stellen, en de veiligheid tijdens een zakenreis in de gaten te houden.

Oplossing:

• Gebruik een veiligheidschecklist voor reizigers: als je een veiligheidschecklist voor reizigers creëert, vergeet je geen veiligheidsstappen.
• Uitgebreid reisbeleid: duidelijke richtlijnen brengen zakenreizigers vooraf op de hoogte van eventuele veiligheidsproblemen, zodat ze zijn voorbereid.
• Reisbeheersoftware: een reisbeheersysteem kan reisveiligheidsrapportage automatiseren, bijhouden waar werknemers zich onderweg bevinden en waarschuwen bij noodsituaties.
• Trainingsopties: online veiligheidstrainingen voor werknemers zijn een geweldige manier om ervoor te zorgen dat iedereen de veiligheidsregels van het reisbeleid naleeft.

6. CO2-uitstoot terugdringen

In een tijd waarin het terugdringen van de CO2-uitstoot zeer urgent is, vormen zakenreizen een onmiddellijk probleem. Om zakenreizen te rechtvaardigen die op afstand online hadden kunnen plaatsvinden, moeten bedrijven hun uiterste best doen om de negatieve impact van deze reizen op het milieu te beperken. Nu de impact op het milieu een steeds grotere rol speelt in het merkimago van een bedrijf, moet er meer gedaan worden op het gebied van duurzaamheid tijdens zakenreizen. Dit is niet alleen goed voor de planeet, maar trekt waarschijnlijk ook meer talent aan.

Oplossing:

• Softwareoplossingen: er zijn ook CO2-neutrale zakenreisprogramma's beschikbaar. Deze bieden nauwkeurige data over de CO2-uitstoot van zakenreizen, en tracking in realtime van de CO2-uitstoot. Werknemers kunnen deze gegevens mee laten wegen tijdens het boeken.
• Kies een duurzamer beleid voor zakenreizen: door zakenreizen alleen aan te moedigen als dat nodig is en ze te vermijden wanneer vergaderingen op afstand kunnen worden gehouden, kunnen bedrijven eenvoudig hun CO2-voetafdruk verkleinen. Met een beetje vooruit plannen kunnen werknemers ook worden aangemoedigd om, waar mogelijk, milieuvriendelijkere opties te kiezen, zoals de trein.

7. Beschikken over gegevens en een overzicht van reizigers en boekingen

Het is cruciaal dat zakenreisbeheerders toegang hebben tot zakenreisgegevens, om de efficiëntie van het proces te verbeteren, zakenreizen binnen het budget te houden, en meer. Het verzamelen en analyseren van reisgegevens helpt bedrijven ook om weloverwogen beslissingen te nemen die strategisch en duurzaam reisbeleid optimaliseren.

Oplossing:

• Tool voor zakelijk reisbeheer: oplossingen voor reisbeheer integreren gegevens en inzichten, waardoor het eenvoudiger wordt om zakenreizen binnen het budget te regelen. Met deze tools kun je gegevens ook samenvoegen in overzichtelijke rapporten. Dit kan zakenreizen efficiënter maken op het gebied van reizigerstevredenheid, CO2-uitstoot, veiligheid en meer.