Jeśli chodzi o podróże służbowe, karty wirtualne mogą ratować życie, ponieważ w świecie firm czeki i gotówka stały się nieskuteczne. Z czasem zastąpiły je wygodniejsze, cyfrowe metody płatności, które mają wiele zalet zarówno dla firm, jak i pracowników podróżujących służbowo. Sięgnij po karty wirtualne — zrób ekscytujący krok w kierunku inteligentnych wydatków firmowych.
Czym są karty wirtualne?
Karta wirtualna to cyfrowa kopia fizycznej karty bankowej przechowywana na Twoim urządzeniu. Karty wirtualne, szczególnie dla firm, mogą istnieć bez fizycznej karty. Taka karta może być używana do płatności zbliżeniowych w sklepach lub do transakcji online. Karta wirtualna ma wszystkie te same dane karty i dane identyfikacyjne jak fizyczna karta kredytowa lub debetowa, w tym:
- Imię i nazwisko posiadacza karty
- Numer karty kredytowej
- Adres rozliczeniowy
- CVV
- Data ważności
Różnica polega na tym, że wirtualne karty kredytowe dostarczają sprzedawcom internetowym dynamiczne informacje, dzięki czemu za każdym razem, gdy płacisz za pomocą wirtualnej karty kredytowej, kod weryfikacyjny jest inny. Tych 16 cyfr jest generowanych wyłącznie w celu zapłaty za pojedynczą transakcję w określonej kwocie.
Rodzaje kart wirtualnych
Są dwa rodzaje kart wirtualnych do podróży służbowych:
- Wirtualne karty kredytowe: Firmowa karta wirtualna jest jak zwykła karta, do której platforma zarządzania doda kwotę kredytu służącą jako saldo. Po dodaniu sumy pieniędzy do konta możliwe jest utworzenie wirtualnej karty kredytowej, przypisanie budżetów, dokonywanie płatności i uregulowanie wydanej kwoty na koniec okresu płatności.
- Wirtualne karty debetowe: Wirtualne karty debetowe są podobne do kart bankomatowych dla kont bankowych, z tym wyjątkiem, że mogą służyć do zastosowań biznesowych. W przypadku wirtualnych kart debetowych Twoja firma może doładować saldo firmowego konta bankowego o określoną kwotę, co jest widoczne w ogólnym saldzie karty. Dokonując transakcji za pomocą wirtualnych kart debetowych, podróżujący służbowo mogą płacić pieniędzmi firmy, co eliminuje potrzebę zwrotu kosztów.
Jak karty wirtualne wpływają na podróże służbowe
Sektor turystyczny korzysta z kart wirtualnych od ponad 20 lat. Ta metoda płatności stała się niezbędna w podróżach służbowych ze względu na jej dostępność, łatwość wydawania i wysoki poziom transparentności.
5 korzyści z kart wirtualnych podczas podróży służbowych
Program wirtualnych kart kredytowych może przynieść Twojej firmie liczne korzyści. Oto pięć z nich:
1. Lepsze śledzenie kosztów
Po wyeliminowaniu tradycyjnej plastikowej karty z równania koszty podróży służbowych są automatycznie śledzone, a całkowity koszt podróży jest rejestrowany w jednym miejscu.
2. Zapobieganie oszustwom
Brak ryzyka zgubienia kart i zhakowania kont oznacza, że zagrożenie oszustwami jest mniejsze. Wirtualną kartę możesz natychmiast zablokować, anulować lub usunąć, gdy tylko zdasz sobie sprawę, że doszło do naruszenia jej bezpieczeństwa lub jej przejęcia.
3. Wgląd w płatności i transakcje w czasie rzeczywistym
W przypadku kart wirtualnych ma się dostęp do potrzebnych informacji na żądanie. Posiadacze kart mogą przeglądać saldo karty i szczegóły transakcji, aby być na bieżąco z wydatkami. O odrzuceniu, anulowaniu lub zawieszeniu kart albo przekroczeniu limitów powiadamiani są zarówno menedżerowie ds. podróży, jak i podróżujący posługujący się kartami. Dzięki temu podróżującym służbowo postępują bardziej odpowiedzialnie.
4. Uproszczone zarządzanie wydatkami
Menedżerowie ds. podróży służbowych mogą zbierać informacje o płatnościach na potrzeby dokumentacji finansowej w firmie. Przeglądanie i śledzenie płatności zdalnych zespołów pozwala na kontrolowane i bezpieczne wydatki firmowe bez konieczności zwrotu kosztów lub wypłacania zaliczek gotówkowych.
5. Lepsza kontrola nad wydatkami
Dzięki kartom wirtualnym możesz skonfigurować kartę dla każdego wydatku i wyznaczonego budżetu. Możesz ustawić limity uniemożliwiające wydatki przekraczające przypisany budżet oraz powiadomienia o zmianie salda.
Do czego można wykorzystać karty wirtualne podczas podróży służbowych?
Za pomocą kart wirtualnych można zoptymalizować wiele aspektów podróży służbowych:
1. Transport
Podróżujący pracownicy mogą kartami wirtualnymi płacić za taksówki, Ubera czy usługi współużytkowania pojazdów. Karty można również doładowywać kwotami dziennymi na pokrycie wszelkich zakupów online lub w aplikacjach.
2. Usprawnienie obsługi zobowiązań
Wirtualne karty płatnicze skutecznie zastępują uciążliwe, pracochłonne zadania z użyciem papierowych dokumentów. Dzięki kartom wirtualnym członkowie zespołu Zobowiązań mogą kierować swoją energię na planowanie finansów i inne obowiązki.
Oszczędza to czas i zmniejsza podatność na błędy ludzkie, jednocześnie usprawniając cały proces obsługi zobowiązań.
3. Rezerwowanie hoteli i płacenie za nie
Podobnie jak w przypadku transportu, o wiele wygodniej jest płacić kartą wirtualną niż kartą fizyczną. Ponadto koszty zakwaterowania zazwyczaj są wyższe niż koszty współużytkowania pojazdów, więc korzystanie z kart wirtualnych może uchronić Cię przed oszustwami lub zagrożeniami finansowymi.
4. Wydatki na żywność i napoje
Korzystając z karty wirtualnej, podróżujący służbowo mogą bezproblemowo regulować zbliżeniowo wszelkie wydatki służbowe bezpośrednio z salda firmy, znając pozostały przydzielony budżet. Dzięki temu łatwo będą mieścić się w budżecie i nie będą musieli płacić z własnej kieszeni podczas podróży, ponieważ karta może zostać doładowana przez firmę.
Należyta staranność i karty wirtualne
Wirtualne karty kredytowe i debetowe istotnie poprawiają bezpieczeństwo podróżujących służbowo. Oferują usprawnione płatności zbliżeniowe za takie operacje jak meldunek w hotelu, które w przeciwnym razie wymagałyby wielu interakcji międzyludzkich.
Ponadto karty te są bezpieczne: w ich przypadku ryzyko kradzieży jest ograniczone, co oznacza dotrzymanie należytej staranności względem podróżujących służbowo.
Karty wirtualne i fakturowanie podróży służbowych
Karty wirtualne od bezpiecznego i dobrze dobranego dostawcy dają pełną kontrolę, ponieważ można je zintegrować z systemem automatyzującym obsługę zobowiązań. Proces żądania, zatwierdzania i generowania wirtualnych kart kredytowych opiera się na unikalnych potrzebach Twojej firmy.
Przypomina to przetwarzanie faktur, ale do zatwierdzeń dochodzi przed dokonaniem zakupu. Te karty wirtualne automatycznie rejestrują transakcje w miarę ich dokonywania i mogą być synchronizowane z systemem planowania zasobów przedsiębiorstwa.
Karty wirtualne i zarządzanie dostawcami
Wirtualne karty płatnicze możesz tworzyć na swojej platformie zarządzania kartami stosownie do liczby posiadanych dostawców. W ten sposób widzisz całkowitą liczbę dostawców Twojej firmy we wszystkich działach i wydawane na nich pieniądze.
Ta widoczność zobowiązań jest również korzystna, gdy pracuje się nad analizą wydatków i statystykami.
Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe czynniki, w kontekście zarządzania podróżami służbowymi karty wirtualne są korzystniejsze niż karty fizyczne. W przypadku dowolnej współpracy z partnerami lub dostawcami podczas podróży służbowych terminowe płatności to kolejna gwarantowana funkcja.
Firmy, duże i małe, mogą korzystać ze zwiększonego bezpieczeństwa i wydajności, jakie wiążą się z zapewnieniem podróżującym służbowo kart wirtualnych do użytku podczas podróży służbowych.
Podróżujący służbowo również korzystają z wygody i łatwości użycia wirtualnych płatności zbliżeniowych, które są terminowe i bezpieczne.
