Gerir atrasos e problemas em viagens de negócios

As viagens de negócios são uma parte essencial de muitos setores, permitindo que os funcionários participem em reuniões e conferências, negociem acordos e expandam os seus horizontes. No entanto, não é segredo que, muitas vezes, as viagens de negócios apresentam desafios, especialmente para quem as reserva.

Em si, o processo de viajar pode ser demorado e, quando ocorrem atrasos ou problemas, pode afetar os seus planos de viagem cuidadosamente planeados.

Existem vários fatores a ter em atenção para ajudar a si, a sua empresa e os seus funcionários viajantes a estarem preparados para atrasos e problemas relacionados com reservas de viagens de negócios que fez.

Quais são os possíveis problemas de viagem?

Embora existam várias formas de preparar a sua próxima viagem de negócios, existem também fatores que podem surgir e levar a atrasos ou problemas inevitáveis para os seus funcionários viajantes. Isto inclui, sem cariz limitativo:

• Atrasos de voos ou comboios
• Perda de bagagem
• Cancelamentos de última hora
• Problemas com o passaporte ou a imigração
• Doença ou problemas médicos repentinos
• Emergências pessoais

Como se preparar para o inesperado numa viagem de negócios

Muitas vezes, as viagens de negócios envolvem lidar com várias incertezas, pelo que preparar-se para o inesperado é um aspeto essencial para uma viagem bem-sucedida. A preparação é fundamental para as viagens de negócios na sua empresa. Seguem-se as nossas dicas para se preparar para circunstâncias inesperadas durante viagens empresariais:

• Crie um plano de viagem detalhado e um plano de contingência.
• Considere fazer um curso de resposta de emergência
• Tenha em consideração custos não previstos no orçamento e nos subsídios de viagem
• Mantenha a comunicação
• Eleja um contacto designado para resposta de emergência
• Tome medidas de saúde e segurança

Três dicas para ajudar a gerir os problemas de viagens de negócios da sua empresa

Tendo conhecimento dos potenciais problemas, seguem-se as nossas principais dicas para lidar com problemas de viagens de forma eficaz:

1. Mantenha-se a par das informações e planeie com antecedência. Verifique regularmente as atualizações da viagem, as previsões meteorológicas e possíveis problemas nas rotas de viagem. Mantenha a proatividade e ajuste os seus planos para minimizar os atrasos.
2. Utilize a tecnologia. Tire partido dos mapas de viagem e das plataformas que fornecem atualizações em tempo real de voos, da meteorologia e de trânsito. Estas ferramentas podem ajudar a tomar decisões informadas e a adaptar-se a novas circunstâncias.
3. Mantenha a comunicação. Comunique com as companhias aéreas, os provedores de acomodação e outras partes relevantes, ou contacte a página de apoio da ferramenta de gestão de viagens de negócios. Em caso de problemas, ter bons canais de comunicação ajuda a reorganizar rapidamente os seus planos.

Reduzir o impacto financeiro dos atrasos de viagens de negócios

Desde taxas de reagendamento a custos adicionais de acomodação, muitas vezes os problemas de viagens têm implicações financeiras. Explorámos algumas estratégias para reduzir o impacto monetário dos problemas de viagens:

Seguro de viagem abrangente

O seguro de viagem de negócios foi especificamente concebido para oferecer cobertura e salvaguardar os funcionários que embarcam em viagens de trabalho. Ao procurar um seguro para os funcionários, certifique-se de que abrange aspetos essenciais como evacuação médica de emergência, cobertura médica abrangente, reembolso por cancelamento ou atraso de viagem, cobertura para bagagem perdida ou com atraso e assistência médica 24 horas por dia.

Orçamento preventivo

Inclua um fundo de segurança nos orçamentos de viagens para ter em conta despesas não previstas relacionadas com atrasos ou problemas. Este fundo de segurança deve corresponder a uma percentagem razoável do total de despesas previstas, de forma a garantir que é adequado para fazer face a vários custos não previstos sem afetar todo o orçamento. Esta almofada financeira dá-lhe tranquilidade e permite-lhe adaptar-se ao inesperado e manter a estabilidade financeira durante a viagem.

Planeamento de contingência

Desenvolva planos de contingência para possíveis problemas, definindo os custos associados e as estratégias para minimizar perdas financeiras. Esta fase de planeamento deve incluir uma avaliação completa dos riscos o desenvolvimento de planos estruturados que descrevam os passos a seguir em caso de vários problemas. Cada potencial problema deve ser analisado quanto ao seu impacto, às implicações em termos de custos e às ações necessárias para minimizar perdas financeiras. Os planos de contingência devem ser bem documentados, facilmente acessíveis ao pessoal relevante e atualizados regularmente para se alinharem com novas circunstâncias e necessidades do negócio.

De que forma as avaliações de riscos de viagens podem ajudar a gerir atrasos em viagens de negócios

Ao realizar avaliações de riscos abrangentes, os negócios podem preparar estratégias para reduzir esses problemas, garantindo o mínimo de problemas no plano de viagem. Desde planos de viagem alternativos a medidas de contingência, a proatividade na gestão de potenciais atrasos é fundamental para manter a eficiência e a produtividade das viagens de negócios. Ao utilizar as nossas ferramentas de gestão de riscos de viagens, as empresas podem aceder a informações detalhadas e implementar estratégias para atenuar o impacto dos atrasos das viagens, permitindo que as equipas se mantenham focadas e no caminho certo.

De que forma a monitorização de viajantes e os alertas de riscos podem ajudar a gerir os atrasos em viagens de negócios

No domínio da gestão de viagens de negócios, a monitorização de viajantes em tempo real e os sistemas de alerta são funcionalidades indispensáveis para gerir os atrasos e os problemas. As ferramentas de gestão de viagens de negócios fornecem monitorização precisa, permitindo às organizações monitorizar o movimento dos seus funcionários durante a viagem e fornecer alertas instantâneos relativos a potenciais atrasos de voos ou outros transportes; dessa forma, as empresas podem adaptar os seus planos de viagem atempadamente.

Ao utilizar estas funcionalidades, a sua empresa pode gerir os atrasos das viagens de forma eficaz, o que otimiza os planos de viagem e garante que os funcionários chegam aos destinos sem problemas significativos.

Como preparar os viajantes para atrasos e problemas de viagens

1. Dê a opção de escolher companhias aéreas com melhor classificação, embora os contratempos também aconteçam nas melhores companhias aéreas. Não é possível evitar atrasos ou perda de bagagem. Com uma companhia aérea com melhor classificação, normalmente o tempo de espera para resolver esses problemas é menor.
2. Informe os viajantes sobre os localizadores para bagagem – peça aos funcionários viajantes que coloquem um localizador Bluetooth nas suas malas para ajudar a monitorizá-las e localizá-las em viagens de trabalho.
3. Incentive os viajantes a levarem os seus itens essenciais na bagagem de mão – documentos importantes, passaportes ou cartões de identificação, portáteis e outros dispositivos de trabalho, bem como carregadores, devem ficar na bagagem de mão dos viajantes, caso a sua bagagem de porão se perca durante a viagem. Assim, os funcionários podem trabalhar normalmente em vez de perderem a sua bagagem.
4. Incentive os viajantes a manterem-se informados e preparados – mantenha-se a par de recomendações de viagem, previsões meteorológicas e potenciais problemas. Ao fazê-lo, terá em conta potenciais atrasos, o que permite fazer ajustes atempados no plano de viagem dos viajantes. Tenha um plano de contingência preparado para se adaptar rapidamente a mudanças inesperadas.