Pese al aumento de las videoconferencias, los viajes de empresa siguen manteniendo una importancia increíble. Sin embargo, planear un viaje de negocios es estresante. No se trata solo de encontrar el vuelo y el hotel adecuados, sino también de asegurarse de que la estancia no se salga del presupuesto, según la política de viajes y muchos otros factores.

Si te dedicas a planificar viajes de trabajo para una pequeña o mediana empresa, probablemente no dispondrás de los recursos de empresas más grandes. Pero no te preocupes, ya que hay maneras de simplificar la planificación de un viaje de trabajo. Aquí encontrarás algunos consejos, trucos y herramientas para facilitar la planificación de viajes de empresa.

1. Guía de planificación de viajes de trabajo

Elaborar una guía de planificación de viajes de empresa es una forma sumamente útil de simplificar el proceso de planificación de viajes para planificadores, empleados y gestores de viajes de trabajo. Una guía es una manera eficaz de establecer expectativas claras para los viajes de trabajo, perfilando los proveedores preferidos de tu empresa y la política de viajes.

Crear una guía es un proceso relativamente sencillo, pero hay algunas cosas que deben tenerse en cuenta para garantizar que la guía resulte útil e informativa. Esto es lo que deberías incluir al crear una guía de planificación de viajes de empresa para reservar de forma fácil y sin estrés.

  • Procesos de aprobación – ¿Necesitas la aprobación del personal directivo superior antes de reservar una habitación? ¿O tienes autonomía para reservarla tú mismo?
  • Vendedores, hoteles y servicios de viajes favoritos – Es muy probable que los empleados viajen regularmente al mismo lugar, por lo es útil guardar los datos de los hoteles y los servicios de transporte. De esa manera, no perderás el tiempo buscando las mejores tarifas y comentarios.

2. Reserva con antelación

No es ningún secreto que reservar anticipadamente ahorra dinero. Así pues, asegúrate de reservar vuelos y hoteles tan pronto como confirmes tus fechas de viaje. Pero hay otras dos ventajas clave de organizar tu viaje con antelación. En primer lugar, tendrás más opciones: reservar con antelación podría marcar la diferencia a la hora de conseguir la hora de vuelo preferida o la ubicación del hotel, especialmente si se celebra una conferencia importante en una ciudad pequeña. En segundo lugar, es posible que puedas garantizar el alojamiento con un depósito y pagar gradualmente a medida que se acerca tu viaje, haciéndolo más asequible.

3. Contrata un seguro

Es difícil ser planificador de viajes de trabajo para una pequeña empresa. Tienes menos recursos con los que trabajar y un margen de error menor, lo que significa que las cosas no pueden permitirse salir mal. Por eso es importante no olvidar el seguro de viaje.

Tanto si vas a enviar a los empleados a un viaje de trabajo como planificar un retiro de empresa, **el seguro de viaje es esencial **para proteger tu empresa de cualquier problema potencial que pueda surgir. El seguro de viaje te ayudará a evitar cualquier dificultad económica que pueda presentarse, desde pérdidas de equipaje hasta cancelación de vuelos o emergencias médicas.

La oferta existente de pólizas de seguro de viaje es muy amplia y variada, así que es importante que investigues hasta encontrar la más adecuada para tu empresa. Una vez que encuentres la póliza correcta, el seguro de viaje puede proporcionarte la tranquilidad que necesitas para concentrarte en gestionar tu negocio.

La cuantía de los gastos del seguro depende de la ubicación, el tiempo y si se trata de un solo viaje o de varios, entre muchas otras consideraciones. También puedes obtener tarifas con descuento si necesitas cobertura para un grupo numeroso.

4. Asegúrate de que los empleados estén preparados.

Crea un plan de viaje para los viajeros y reúnete con ellos a fin de revisarlo. De esa manera, puedes estar seguro de que el viaje de trabajo tiene garantías de éxito.

El plan no debería incluir solo los datos básicos, como los vuelos y el hotel. Dependiendo del destino, el viajero puede necesitar moneda extranjera, visados, vacunas y una tarjeta SIM que funcione en el extranjero.

Y como se trata de un viaje de trabajo, es esencial asegurarse de que los empleados están totalmente preparados para trabajar fuera de la oficina. Asegúrate de que tengan apuntadas todas las reuniones en su calendario y sepan exactamente cómo desplazarse de A a B en una nueva ciudad.

Es útil proporcionar a los empleados un plan de viaje digital e impreso y familiarizarlos con tu política de viajes.

5. Utiliza herramientas de tecnología de viajes de trabajo

Hay una serie de herramientas de planificación de viajes de trabajo disponibles para ayudarte a planificar y gestionar tu viaje de trabajo. Estos servicios pueden ayudarte a buscar y reservar viajes, hacer un seguimiento de tus gastos y mantenerte organizado mientras estás en marcha.

El uso de una herramienta de planificación de viajes de trabajo te ayudará a ahorrar tiempo y dinero y a gestionar tu viaje de trabajo de modo organizado y eficiente. No obstante, recuerda que hay una serie de herramientas diferentes disponibles, y no todas ellas son adecuadas para cada empresa. Tómate un tiempo para considerar tus necesidades y el presupuesto. También debes leer los comentarios detenidamente y comparar las características para ayudarte a perfilar tu elección. Aquí tienes tres herramientas recomendadas de planificación de viajes:

  1. Spendesk es una plataforma sencilla y eficiente para gestionar gastos. Este software de planificación de viajes permite a los empleados solicitar fondos, pagar de forma segura y presentar recibos en un instante. Y la visibilidad en tiempo real proporciona a las empresas la capacidad de mantener el control sin salirse del presupuesto.
  2. Booking.com for Business  te permite reservar y gestionar los viajes de trabajo con la más amplia selección de alojamientos, vuelos y coches de alquiler en todo el mundo. Sin cuotas ni gastos de inscripción.
  3. TripIt es una solución de gestión de planes de viaje que ayuda a simplificar las complicaciones de los viajes de empresa. Puedes compartir los planes de viaje con los viajeros, así como recibir alertas de vuelo, mapas interactivos y alertas de recogida de equipaje, entre otras prestaciones.

6. Crea un cuestionario para después del viaje

¿La clave de la planificación de viajes de empresa? Investigación. Y la investigación no termina cuando finaliza el viaje. Crea un cuestionario para que los empleados lo rellenen a su vuelta. Pregúntales sobre el hotel. ¿Les resultó fácil llegar? ¿El WiFi era bueno? ¿El transporte fue rápido? Así puedes perfeccionar el proceso para la próxima vez.

Aunque la planificación de viajes de trabajo para una pequeña empresa puede ser un reto, hay maneras de hacerlo más fácil y eficiente. Al seguir estos consejos de planificación de viajes, te estás preparando –y a tu empresa– para el éxito. Así que no olvides planificar con antelación, utilizar la mejor tecnología disponible y seguir perfilando tu proceso.

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