Lorsque vous voyagez pour affaires, vous serez inévitablement confronté(e) à divers défis : certains plus faciles à anticiper, comme le décalage horaire, et d’autres inattendus, comme les retards et les annulations de vol. Le meilleur moyen de surmonter ces obstacles est de se préparer en effectuant des recherches et en créant un plan de contingence pour les urgences.
Pour vous aider à assurer le bon déroulement des voyages d’affaires de votre société, nous vous présentons 7 des problèmes les plus couramment rencontrés en voyages d’affaires et les solutions pour y faire face.
1. Une politique de voyage et des communications peu claires
Lorsque la politique de voyages d’affaires d’une société omet des détails importants ou n’est pas claire, il peut être difficile pour les équipes de suivre leurs dépenses et de respecter le budget au cours du voyage. Vos collaborateurs risquent également de ne pas recevoir de remboursement si leurs dépenses ne sont pas couvertes par la politique de voyage, ce qui peut entraîner confusion et frustration. Quelles solutions s’offrent à vous lorsque les événements ne se déroulent pas comme prévu ?
Nos solutions :
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Utilisez une plateforme de gestion des voyages d’affaires : l’utilisation d’un logiciel de gestion des voyages et des dépenses rend le processus beaucoup plus efficace pour le personnel. En effectuant le suivi des dépenses, en facilitant l’envoi des reçus et en signalant automatiquement les dépenses non prises en charge par la politique, ces outils peuvent vous aider à éviter des problèmes couramment rencontrés.
- Peaufinez votre politique de voyages d’affaires : elle ne doit rien laisser au hasard. Veillez à ce qu’elle soit claire, cohérente et qu’elle contienne toutes les informations dont les voyageurs et voyageuses d’affaires pourraient avoir besoin. Vous éviterez ainsi bon nombre des problèmes les plus courants.
2. Le respect de la politique de voyage
Essayer de s’assurer que toutes les personnes qui voyagent pour le travail respectent la politique de voyage de la société peut s’avérer un exercice délicat quand on tient compte des préférences de chacun et de chacune. Certaines personnes préfèrent séjourner dans un hôtel, tandis que d’autres préfèrent louer un appartement pour plus de confort. D’autres encore peuvent avoir besoin d’équipements spécifiques ou préférer des horaires de voyage ou des moyens de transport différents. Voici comment vous pouvez assurer le respect de votre politique de voyage.
Nos solutions :
- Soyez flexible : offrez une variété d’options afin que votre politique de voyage convienne à tout le monde. Essayez d'offrir une gamme variée d'options d'hébergement et de transport dans les limites du budget.
- Définissez une politique de voyage claire : moins vos directives en matière de voyages d’affaires sont claires, plus il est difficile pour vos collaborateurs de s’y tenir. Utilisez un modèle de politique de voyage et de dépenses, ainsi qu’une liste de contrôle pour vous assurer que vous n’oubliez aucun détail et que toutes les dispositions sont clairement expliquées.
3. Les réservations et vols retardés ou annulés
Les perturbations liées au voyage sont l’une des plus grandes difficultés auxquelles il est possible d’être confronté lors d’un voyage d’affaires. Même si l’entreprise dispose de systèmes d’administration des voyages d’affaires efficaces, un retard de vol ou une annulation peuvent chambouler même le plan le plus infaillible. Et malheureusement, cela arrive assez souvent. Ces perturbations peuvent avoir un impact considérable sur vos voyages d'affaires en générant des difficultés et des frais supplémentaires, notamment si vos collaborateurs manquent une réunion ou une correspondance.
Nos solutions :
- Tirez parti d’un logiciel de gestion des voyages d’affaires : les solutions modernes de gestion des voyages telles que Booking.com for Business peuvent vous aider à gérer ces perturbations, car elles permettent d’effectuer facilement et efficacement une nouvelle réservation en cas d’imprévus. Ainsi, vos collaborateurs n’ont pas besoin de passer des heures au téléphone pour tenter de résoudre le problème. Ils peuvent facilement modifier leurs réservations directement via l’application et bénéficier d’une assistance 24h/24 et 7j/7.
- Planifiez les itinéraires : veillez à ce que l'itinéraire de la personne qui voyage soit bien planifié et que celle-ci dispose de toutes les informations dont elle aura besoin (numéros de vol, de terminal, réservations d'hôtel, etc.).
- Optez pour des départs tôt le matin : lorsque vous réservez les vols, il est préférable d'opter pour ceux prévus tôt le matin, car les retards ont un effet domino sur le reste de la journée. Ainsi, l’idéal est de réserver les premiers vols de la journée, car ils sont moins susceptibles d’être annulés.
- Anticipez les perturbations : il est essentiel de tenir compte des perturbations potentielles lorsque vous prévoyez vos itinéraires afin de ne manquer aucune réunion ni événement important. Prévoyez une marge avant et après les vols, les trajets en train ou en taxi, afin que rien ne puisse perturber votre voyage, pas même les embouteillages ni le mauvais temps.
4. La planification des coûts et du budget
L'un des problèmes les plus courants lors des voyages d'affaires est la limitation des ressources financières. Faire en sorte que les déplacements professionnels soient à la fois rentables et satisfaisants pour les équipes est l'une des tâches les plus difficiles pour les responsables des voyages. Il peut être difficile voire impossible de trouver des options de transport et d’hébergement compatibles avec votre budget.
Nos solutions :
- Définissez un budget spécifique : il est essentiel que vous disposiez d’un budget bien défini pour contrôler les frais liés aux voyages d’affaires.
- Utilisez des logiciels de gestion des voyages d’affaires et des dépenses : les logiciels modernes de gestion des voyages d’affaires permettent d’automatiser le processus d’organisation en permettant aux utilisateurs d’effectuer toutes leurs réservations sur une seule plateforme tout en respectant leur budget. Ces systèmes permettent aussi souvent de bénéficier des meilleurs tarifs et des meilleures offres. Par exemple, avec Booking.com for Business, vous pouvez économiser jusqu’à 20 % grâce à des tarifs Business exclusifs et collecter des points de fidélité.
- Planifiez à l’avance : les vols, tout comme les hôtels et autres hébergements, sont souvent moins chers lorsqu’ils sont réservés à l’avance.
- Optimisez vos coûts : s’il est évidemment souhaitable d’économiser de l’argent sur les voyages d’affaires, il ne faut pas pour autant négliger les besoins de vos collaborateurs, afin qu’ils soient dans de bonnes conditions pour faire leurs présentations et assister aux réunions.
5. La sécurité des équipes
Il peut être particulièrement difficile de garantir la sécurité de vos collaborateurs en déplacement professionnel, notamment les femmes, qui peuvent être confrontées à de plus nombreux risques pour leur sécurité lorsqu’elles voyagent pour le travail. Les responsables de voyages doivent analyser les risques, avertir leurs collaborateurs en cas de problèmes de sécurité, définir les attentes et assurer à tout moment la sécurité de leurs équipes en déplacement.
Nos solutions :
- Utilisez une liste de contrôle pour la sécurité : celle-ci vous permettra de vous assurer que vous n'avez oublié aucun élément concernant la sécurité.
- Définissez une politique de voyage complète : définir des directives claires vous permettra de sensibiliser à l’avance vos collaborateurs aux problèmes de sécurité afin de vous assurer qu’ils soient prêts à y faire face.
- Utilisez un logiciel de gestion des voyages : l’utilisation de systèmes de gestion des voyages permet d’automatiser la création de rapports sur la sécurité, de suivre vos collaborateurs en déplacement et de les alerter en cas d’urgence.
- Pensez à la formation : proposez à vos équipes des options de formation en ligne sur la sécurité. Cela vous permettra de vous assurer que chacun et chacune respecte les règles de sécurité de la politique de voyage.
6. La réduction des émissions de carbone
À une époque où la réduction des émissions de carbone est une priorité absolue, les voyages d’affaires posent problème. Pour justifier l'organisation de déplacements professionnels qui auraient pu être remplacés par des réunions en ligne, les sociétés doivent faire leur maximum pour atténuer l’impact négatif qu’ils peuvent avoir sur l’environnement. L’impact environnemental étant un facteur ayant de plus en plus d’importance pour l’image de marque des entreprises, en intensifiant vos efforts en faveur de la durabilité dans le cadre de vos voyages d’affaires, non seulement vous aiderez la planète, mais vous attirerez aussi probablement davantage de talents.
Nos solutions :
- Utilisez des solutions logicielles : il existe des programmes pour voyages d’affaires neutres en carbone. Ces outils fournissent des données précises sur les émissions de carbone des voyages d’affaires et un suivi en temps réel de ces émissions. Ainsi, les collaborateurs peuvent prendre en compte ces données lorsqu’ils effectuent une réservation.
- Adoptez des politiques [page=1543]plus durables en matière de voyages d’affaires : encouragez vos collaborateurs à n’effectuer des voyages d’affaires qu’en cas de nécessité absolue et à plutôt privilégier les réunions en ligne. Cela vous permettra de réduire très facilement vos émissions de CO₂. En planifiant à l’avance, vous pouvez également encourager vos collaborateurs à se déplacer en utilisant des moyens de transport plus écologiques, tels que le train, lorsque cela est possible.
7. Données et vue d’ensemble des collaborateurs en déplacement et des réservations
Il est très important pour les responsables des voyages d’avoir accès à des données sur les voyages d’affaires, car cela leur permet d’améliorer l'efficacité du processus, de s’assurer qu’ils ne dépassent pas le budget, etc. La collecte et l’analyse de ces données aident également les sociétés à prendre les bonnes décisions pour optimiser leur politique de voyage afin qu’elle soit plus stratégique et plus durable.
Notre solution :
- Tirez parti d’un outil de gestion des voyages d’affaires : les solutions de gestion des voyages intègrent des données et des informations, ce qui facilite l’organisation de voyages d’affaires dans les limites du budget. Elles peuvent également rassembler des données dans des rapports simples dont l’analyse permet d’améliorer l’efficacité des voyages d’affaires en matière de satisfaction des voyageurs et voyageuses, d’émissions de carbone, de sécurité et plus encore.
