La gestion des voyages d’affaires est un sujet très complexe. Découvrez tout ce que vous devez contrôler et comment tout gérer facilement.
Le monde de la gestion des voyages en 2023 est complexe. Des éléments tels que l’obligation de diligence, la sécurité et la satisfaction des voyageurs, la gestion des dépenses, la recherche de fournisseurs et bien d’autres ne sont qu’une partie des éléments que vous rencontrerez dans un contexte de voyage d’affaires.
Avec ce guide complet sur la gestion des voyages d’affaires, vous saurez non seulement par où commencer, mais également comment réorganiser ou moderniser votre programme de voyages.
voyages d’affaires sont importants pour les intérêts commerciaux de votre entreprise. C’est l’occasion pour votre entreprise d’avoir un impact positif sur vos clients et vos partenaires dans le monde entier.
En tant que responsable de la gestion des voyages d’affaires, vous êtes à l’avant-garde d’un secteur en pleine expansion qui vaut plusieurs milliards de dollars. Cela s’accompagne de nombreuses responsabilités et d’une connaissance approfondie de la gestion des voyages d’affaires.
En tant que responsable des voyages d’affaires, voici quelques-unes de vos principales responsabilités quotidiennes :
En vous conformant à tous les points ci-dessus et en les respectant, vous pouvez gérer les coûts efficacement, augmenter la satisfaction et la sécurité des voyageurs et améliorer les politiques.
La rédaction d’une politique de voyages d’affaires efficace se fait à tâtons, en apprenant de ses erreurs. Le meilleur point de départ consiste à procéder à une analyse SWOT.
Une fois que vous avez recueilli les retours de vos employés et de vos collègues, effectuez une analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces (correspondant à l’acronyme SWOT en anglais). Il s’agit d’un outil pratique qui permet de faire un premier état des lieux et de déterminer les prochaines étapes à suivre. Voici un exemple de certains points que votre analyse SWOT de gestion des voyages pourrait inclure :
Après avoir terminé votre analyse SWOT, vous saurez si le programme de gestion des voyages en place dans votre organisation fonctionne bien. Assurez-vous de concevoir de nouvelles politiques qui tireront parti de vos forces et de vos opportunités tout en essayant d’équilibrer les faiblesses et les menaces.
Par exemple, si votre société dispose déjà de lignes de communication qui ont fait leurs preuves entre les voyageurs et leurs bureaux, évitez de tout remettre en question en introduisant de nouvelles conditions de suivi trop compliquées. Ou, si les besoins de voyage de votre société sont très prévisibles, profitez-en pour négocier des partenariats plus solides avec les fournisseurs.
Réfléchissez à la façon dont vous pouvez vous servir de chacune des forces énumérées ci-dessus pour améliorer le programme de voyages de votre organisation. Si vous avez indiqué « Nous avons déjà une politique de voyage optimale en place », par exemple, envisagez de travailler avec les ressources humaines ou le département de formation de votre entreprise pour former efficacement les employés sur la politique et améliorer davantage la conformité.
Les faiblesses et les menaces que vous avez identifiées dans votre analyse SWOT vous aident à déterminer les domaines qui nécessitent des améliorations. Utilisez les forces de votre programme de voyages autant que possible pour compenser ces lacunes.
Par exemple, si l’une de vos opportunités est que vous disposez du soutien de la direction de votre société, cela peut être utilisé pour compenser des faiblesses telles que le manque de conformité. Tirez parti de vos partenariats avec les collaborateurs internes dans la mesure du possible.
Le travail d’équipe est essentiel pour créer un programme de voyages réussi. Si votre entreprise est confrontée à des risques de voyage élevés (tels que des destinations dangereuses ou instables), vous aurez certainement besoin d’une police d’assurance voyage à toute épreuve, comprenant les services d’un prestataire de sécurité des voyages.
Pensez à toutes les faiblesses et opportunités que vous avez identifiées. Ensuite, essayez de les associer aux forces et aux opportunités existantes pour trouver un équilibre. Autrement, réfléchissez aux mesures que vous devrez prendre pour équilibrer forces et faiblesses.
Si votre organisation est confrontée à un excès de dépenses de voyage « incontrôlées », vous pouvez décider de suivre les étapes suivantes :
Le fait de suivre les règles de la politique de voyage se nomme le respect de la politique de voyage. Vos missions en tant que responsable des voyages sont importantes principalement pour 2 raisons :
Pour garantir le respect de la politique de voyage, vous devez être réaliste et l’adapter à la situation spécifique de votre société. La meilleure solution consiste à définir des politiques de voyages d’affaires flexibles et réalistes.
La politique de voyage de votre société sera déterminée par de nombreux facteurs différents : le nombre de voyageurs, le budget et les différentes catégories de voyageurs. En tant que responsable des voyages d’affaires, vous devez vous assurer que les dépenses de voyage des employés sont conformes à la politique de voyages de votre société. Vous vous rendrez rapidement compte que ce qui compte le plus est de définir une politique de voyage efficace.
Un responsable de voyages d’affaires doit assumer de nombreuses responsabilités. Les plus importantes sont :
1. Être directement impliqué(e) dans la réservation
Le responsable des voyages peut être impliqué directement dans la réservation, ou les voyageurs communiqueront avec un fournisseur externe (comme un agent de voyages d’affaires) pour organiser leur voyage. Ces options varient en fonction de la taille et de la culture du voyage d’affaires de votre société. Certaines sociétés ont une culture du voyage hautement numérisée/automatisée, tandis que d’autres utilisent des méthodes plus traditionnelles pour planifier leurs voyages.
2. Déterminer les frais de déplacement
Un responsable des voyages d’affaires doit avoir une vue d’ensemble claire de la façon dont les employés dépensent l’argent de la société, afin que les frais de voyage justifiés puissent être remboursés correctement et que les dépenses puissent rester dans les limites du budget.
3. Obligation de diligence
Vous avez également une responsabilité envers vos voyageurs. Dans les faits, l’obligation de diligence fait référence à l’obligation légale et financière d’un employeur d’offrir des conditions de travail sûres à ses employés. Cela va des précautions de sécurité ordinaires sur le lieu de travail aux contrôles de santé préventifs, en passant par la formation et le fait de proposer une assurance.
4. Gérer les risques liés aux voyages
Les voyageurs d’affaires sont exposés à de nombreux types de risques qui peuvent ne pas affecter les employés qui ne voyagent pas. L’obligation de diligence d’un responsable des voyages est donc particulièrement importante. Par exemple, les troubles géopolitiques, le terrorisme, les enlèvements ou les événements météorologiques extrêmes sont autant de risques qui affectent de manière disproportionnée les voyageurs d’affaires par rapport aux autres employés d’une société.
L’assurance voyage spéciale est conçue pour protéger les voyageurs et leurs employeurs contre ces risques.
5. Être au courant des tendances en matière de voyages d’affaires
En tant que responsable des voyages d’affaires, le suivi des dépenses de voyage vous permet de repérer les tendances, afin d’aider votre société à dépenser son argent de manière plus stratégique. C’est une autre façon dont vous contribuez au succès de votre entreprise en tant que responsable des voyages.
Si vous détectez des tendances de voyage spécifiques (comme une augmentation des dépenses pour une destination en particulier, un événement ou une période de l’année en particulier), votre entreprise peut s’en servir pour négocier de meilleures offres pour vos voyageurs avec les fournisseurs.
Ce rôle stratégique pour la gestion des voyages devient de plus en plus important à mesure que les tâches traditionnelles de gestion des voyages (comme la collecte des reçus et l’approbation des dépenses) sont de plus en plus automatisées par les logiciels de gestion des voyages en ligne.
6. Assurer la satisfaction des voyageurs et être toujours disponible
De nombreuses sociétés commencent à reconnaître la valeur des voyages d’affaires en tant qu’outil de satisfaction et de rétention des employés. De plus, les voyageurs d’affaires considèrent aujourd’hui les déplacements professionnels comme une expérience enrichissante. Cependant, il est essentiel que les employeurs fournissent un filet de sécurité et un système de soutien adéquats à leurs voyageurs. Cela signifie établir des protocoles clairs sur ce qu’il faut faire en cas d’urgence. Cela signifie également maintenir des lignes de communication ouvertes. En tant que responsable des voyages d’affaires,il se peut que vous deviez rester joignable en dehors de vos horaires de travail au cas où un voyageur rencontrerait un problème dans une destination avec un important décalage horaire.
7. Élaborer un plan et anticiper
Qu’il s’agisse de créer un nouveau programme de gestion des voyages ou de mettre à jour un programme existant, il est essentiel de créer un plan d’action pour vous assurer que tous les aspects sont couverts.
Suivez les étapes ci-dessous pour mettre en place et exécuter votre programme de voyages d’affaires de la meilleure façon possible :
La maîtrise des coûts est une partie importante de votre travail en tant que responsable des voyages d’affaires. Dans de nombreuses organisations, les responsables des voyages jouent même officiellement un double rôle de responsable des voyages et de gestionnaire des dépenses. En fonction de la taille et de la structure de votre organisation, vous travaillerez souvent en étroite collaboration avec d’autres départements tels que ceux de la comptabilité, des achats et des ressources humaines pour gérer la manière dont les employés dépensent l’argent de la société pour leurs voyages d’affaires.
Votre politique de voyage doit contenir des conditions sur la manière dont vos employés peuvent dépenser l’argent de la société en voyage, comment leurs frais de déplacement sont remboursés et comment votre société assure le suivi des employés pendant leurs déplacements.
La plupart des programmes de voyages d’affaires modernes utilisent des logiciels et des services en ligne pour suivre les dépenses de voyage. C’est de loin la méthode la plus efficace, et si vous travaillez pour une grande entreprise, elle s’avérera indispensable.
Les voyages d’affaires n’ont fait qu’augmenter en 2023. Que vous débutiez dans la gestion des voyages d’affaires ou que vous travailliez déjà avec une politique existante, il est toujours utile d’avoir un guide complet à portée de main.
Ce guide vous servira de manuel étape par étape pour mettre au point une politique de voyage.
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