Cosa si intende per responsabile dei viaggi aziendali?

Un responsabile dei viaggi aziendale o travel manager è un professionista che si occupa interamente dei viaggi di lavoro, - dalla creazione di una politica di viaggio ai dettagli delle note spese, passando per il Duty of Care e tanto altro ancora. Questa figura garantisce che i dipendenti viaggino in sicurezza e che tutti gli spostamenti seguano le linee guida della politica di viaggio dell'azienda.

In genere, ha l’incarico di gestire le spese di viaggio e i contratti con fornitori e partner, e di monitorare le esigenze dei viaggiatori. Qui sotto vedremo meglio cos’è un travel manager, quattro delle sue tipiche responsabilità e perché le sue competenze sono importanti per i viaggi aziendali.

Cos'è un responsabile dei viaggi aziendali o travel manager?

È un professionista che aiuta a creare la politica di viaggio di un'azienda, a gestire l'organizzazione dei viaggi e ad assistere nella scelta della migliore agenzia di viaggi business per l'azienda. Inoltre, il travel manager organizza e monitora le spese di viaggio e si preoccupa del benessere dei dipendenti che viaggiano per lavoro

Dopo una trasferta, il travel manager è incaricato di analizzare i dati e utilizzarli per semplificare e migliorare i viaggi futuri. Questo tipo di professionisti deve possedere eccellenti capacità comunicative e organizzative e un’intelligenza acuta e strategica.

In precedenza, i compiti del travel manager venivano svolti dal responsabile dell’ufficio o da qualcuno all'interno delle risorse umane che, oltre alle altre sue responsabilità, organizzava anche i viaggi. Ora, sempre più aziende di tutte le dimensioni hanno compreso il vantaggio di assumere una risorsa che si occupi specificamente dei viaggi.

Questo ruolo ha senso infatti per tutte le aziende per le quali i dipendenti devono viaggiare frequentemente.

Le 4 responsabilità principali di un travel manager aziendale

I travel manager svolgono un ruolo fondamentale nel garantire il successo di un programma di viaggi aziendali. In linea di massima, sono responsabili dei seguenti quattro compiti:

1. Supervisione dei piani e dei preparativi di viaggio

Alcune aziende decidono di affidare al proprio travel manager la responsabilità di prenotare tutti gli elementi fondamentali dei viaggi di lavoro dei dipendenti, mentre altre lasciano che siano i dipendenti stessi a decidere. I due aspetti più importanti sono il trasporto e l'alloggio, ma tra le responsabilità di un travel manager ci sono anche l'assicurazione di viaggio, i trasferimenti aeroportuali, l'organizzazione dei visti, ecc.

Una volta stabilita la politica di viaggio aziendale, i travel manager cercano di prenotare i viaggi secondo le linee guida prestabilite, in modo che i dirigenti sappiano che l’azienda sta usufruendo delle migliori offerte. I travel manager includono anche dettagli più specifici per quanto riguarda il trasporto e l'alloggio. Ad esempio, la maggior parte delle politiche di viaggio aziendali specifica la classe di viaggio (come business o economy) e le categorie di hotel.

2. Gestione delle spese e del budget di viaggio

Un altro aspetto dei viaggi aziendali relativamente difficile da prevedere è rappresentato dalla gestione delle carte di credito e dalle spese fatte dai viaggiatori a destinazione. I travel manager hanno il compito di stabilire limiti di spesa accettabili per i viaggi, per semplificare il monitoraggio delle spese.

L'imposizione di un tetto alle carte di credito e alle note spese offre infatti all'azienda un maggiore controllo sulle spese per i viaggi di lavoro. Tuttavia, per mantenere alto il morale dei dipendenti, deve esserci un certo grado di libertà. Un travel manager quindi è responsabile di trovare l'equilibrio tra libertà ed efficienza in termini di costi. Poiché il costo della vita varia da destinazione a destinazione, i limiti di spesa devono variare di conseguenza.

La difficoltà di valutare il giusto tetto per ogni viaggio potrebbe essere un potenziale problema. Pertanto, un travel manager con esperienza nel settore è spesso una buona scelta grazie alle sue conoscenze e risorse. Tra le loro responsabilità troviamo anche la rendicontazione delle spese e le previsioni per i periodi futuri.

3. Analisi dei dati

Sebbene una politica sui viaggi aziendali miri a coprire tutte le eventualità che si possono presentare nelle trasferte di lavoro, è importanteanalizzare i viaggi effettuati. Un travel manager deve raccogliere i dati di tutti i viaggi per prendere decisioni informate sulla politica futura. Ciò include anche lo svolgimento di sondaggi prima e dopo i viaggi.

Ad esempio, se ci sono casi ricorrenti di dipendenti che superano il budget, questo aspetto deve essere affrontato. Con dati affidabili basati sui viaggi passati, un travel manager può identificare i problemi e consultare i dipendenti per vedere quali modifiche sono necessarie.

Infine, i dati finanziari sono utili per impostare gli indicatori della performance individuale e analizzare la redditività dei viaggi di lavoro. I travel manager possono vedere chiaramente le spese e i guadagni di ogni viaggio per capire quali sono i più vantaggiosi.

4. Evolversi insieme alla tecnologia

La tecnologia relativa ai viaggi business avanza molto rapidamente, e i travel manager devono restare al passo per ottenere i migliori risultati in base alle esigenze della propria azienda. I miglioramenti negli strumenti di prenotazione rendono tutto più veloce ed efficiente per l'intera azienda.

Le modifiche possono anche migliorare notevolmente l'esperienza di viaggio dei dipendenti. Con una politica di viaggio in vigore, i dipendenti hanno la possibilità di prenotare i propri viaggi seguendo le linee guida in essa contenute

Stare al passo con i nuovi progressi tecnologici offre ai dipendenti maggiore autonomia e ai travel manager più tempo per concentrarsi su altre cose.

Le sfide dei travel manager

1. Mancanza di controllo

I viaggiatori che prenotano direttamente su siti esterni non stanno pensando alla politica di viaggio aziendale. Potrebbero quindi essere considerati dei “ribelli”, e spesso il travel manager non è a conoscenza delle violazioni alla politica di viaggio fino a che il dipendente non presenta la nota spese.

Perché è un problema?

Perché si perde il controllo del viaggiatore e ciò solleva questioni relative al Duty of Care: come si può essere sicuri della posizione di un dipendente se le sue prenotazioni non rientrano nel sistema aziendale? Senza controllo, anche la rendicontazione diventa un problema ed è più difficile calcolare i costi di questi viaggi, poiché si ottengono i dati solo dopo che le note spese sono state presentate.

Come superare la sfida:

Riprendere il controllo dei viaggiatori, e in particolare di coloro che scelgono di ignorare la politica di viaggio aziendale, non è un'impresa facile, ma le ricerche dimostrano che la comunicazione visiva è molto più efficace della comunicazione scritta. Secondo gli studi, le immagini a colori aumentano dell'80% la disponibilità di una persona a leggere un contenuto, il che significa che puoi coinvolgere i tuoi viaggiatori in questo modo, nella speranza che siano più disposti a leggere/vedere la tua politica e a rispettarla.

Prova a creare una versione più visiva della tua politica di viaggio che sia facile da capire e da seguire. È possibile che il poco coinvolgimento sia la vera ragione della mancanza di controllo.

2. Scarsa visibilità dei dati

Quando i dati sono distribuiti in tutta l'organizzazione utilizzando una pluralità di sistemi, è quasi impossibile avere un quadro completo di ciò che sta realmente accadendo.

Perché è un problema?

Perché è fondamentale poter accedere ai dati di alto livello e combinarli per creare report tempestivi e accurati. Per quanto riguarda la rendicontazione delle spese al management, abbiamo scoperto che questa è una sfida fondamentale per oltre un quarto dei travel manager.

Senza i dati, è molto più difficile coinvolgere le parti interessate all'interno dell'organizzazione. I travel manager devono anche essere in grado di approfondire i dati, per individuare le irregolarità di spesa e fornire delle previsioni.

Come superare la sfida:

La soluzione ideale sarebbe quella di integrare tutti i dati, provenienti da tutte le fonti e le regioni, in un unico sistema. Questo può richiedere tempo e investimenti di cui non sempre si dispone.

Una soluzione provvisoria potrebbe essere la scelta di una fonte/regione principale, e nel frattempo lavorare per raccogliere i dati da altre fonti/regioni per riunirli e normalizzarli a fini della rendicontazione.

3. Viaggiatori frustrati

Mettiamo per ultima una delle sfide più interessanti: i dipendenti frustrati e la loro soddisfazione. È una sfida che divide molti travel manager, in quanto alcuni ritengono che la soddisfazione del viaggiatore sia fondamentale, mentre altri si orientano verso un compromesso tra avere dei costi bassi e una conformità alla politica di viaggio elevata, e allo stesso tempo dipendenti sufficientemente soddisfatti.

Sempre più spesso, i dipendenti desiderano organizzare i viaggi di lavoro con gli stessi strumenti che utilizzano normalmente per i propri viaggi, e questo è il motivo per cui i viaggiatori “ribelli” sono un problema. Non vogliono sentirsi limitati dalla politica di viaggio dell'azienda e quindi non la seguono. Ad esempio, se trovano online un'opzione di volo più economica, che consente loro anche di guadagnare miglia aeree, è improbabile che la rifiutino per un'opzione meno conveniente che rientra invece nella politica.

Perché è un problema?

Perché provoca risentimento e sfiducia tra viaggiatori e travel manager. In questi casi, i dipendenti iniziano a vedere il travel manager come un ostacolo piuttosto che come qualcuno che ti possa facilitare le cose. E se la pensano così, è meno probabile che prenotino rispettando la politica.

Come superare la sfida:

In molti casi, la risposta è il compromesso. Nella maggior parte dei casi, i dipendenti vogliono fare la cosa giusta per la propria azienda. Quindi, invece di controllarli, cerca soluzioni che ti consentano di inserire i loro strumenti preferiti nel tuo sistema.

In questo modo i viaggiatori rispetteranno la politica aziendale, saranno meno frustrati e, si spera, più soddisfatti. Ma soprattutto, questo riduce le sfide per te, poiché integrando gli strumenti preferiti dei dipendenti nel tuo sistema, puoi riprendere il controllo e ottenere dati cruciali per la rendicontazione. Inoltre, questa soluzione dovrebbe ridurre il numero di prenotazioni dirette e quindi di viaggiatori “ribelli”.

Con strumenti moderni, comeBooking.com for Business, i travel manager sono meglio attrezzati per gestire gli spostamenti dei dipendenti della loro azienda.

Perché i travel manager sono importanti in un’azienda?

I costi legati ai viaggi di lavoro rappresentano spesso la seconda spesa più grande per le aziende, dopo gli stipendi e i benefit. Se il COVID-19 ha ridotto drasticamente i viaggi business nel 2020, il settore si sta già risollevando a un ritmo incoraggiante e dovrebbe riprendersi completamente nei prossimi anni.

Entrambi questi punti significano che i viaggi continueranno a svolgere un ruolo importante nelle spese di un'azienda. Pertanto, è una buona idea che i viaggi aziendali siano gestiti in modo professionale.