Kim jest menedżer ds. podróży służbowych

Menedżer ds. podróży służbowych to osoba, która zawodowo zajmuje się procesem organizacji podróży biznesowych – planowaniem i tworzeniem zasad dotyczących podróży, analizowaniem wydatków, dbaniem o bezpieczeństwo i wieloma innymi aspektami takiej podróży. Osoba na tym stanowisku zapewnia pracownikom bezpieczne podróżowanie oraz dba o to, by wszystkie podróże odbywały się zgodnie z zasadami dotyczącymi podróży ustalonymi w danej firmie.

Zwykle odpowiada też za zarządzanie kosztami wyjazdów, zawieranie umów z dostawcami i partnerami oraz monitorowanie potrzeb pracowników podróżujących służbowo. W poniższym artykule omawiamy, kim jest menedżer ds. podróży służbowych, jakie są jego codzienne obowiązki i dlaczego jego umiejętności są tak ważne przy organizacji wyjazdów firmowych.

Kim jest menedżer ds. podróży służbowych?

Menedżer ds. podróży służbowych pomaga opracować zasady dotyczące podróżowania w firmie, zarządza organizacją takich podróży i pomaga w wyborze najlepszego biura podróży dla swojej firmy. Planuje i monitoruje wydatki oraz dba o dobrostan pracowników w trakcie wyjazdów.

Po powrocie z podróży służbowej menedżer ds. podróży służbowych analizuje dane i wykorzystuje je do optymalizacji i usprawniania organizacji kolejnych wyjazdów. Musi posiadać doskonałe umiejętności komunikacyjne i organizacyjne, a także musi umieć myśleć strategicznie.

Wcześniej rolę menedżera ds. podróży pełnił kierownik biura lub osoba z działu HR, która oprócz innych obowiązków organizowała wyjazdy w swojej firmie. Obecnie coraz więcej firm różnej wielkości dostrzega korzyści płynące z zatrudnienia na osobnym stanowisku menedżera ds. podróży służbowych.

Ta rola ma sens we wszystkich firmach, w których pracownicy muszą często podróżować.

4 główne zadania menedżera ds. podróży służbowych

Menedżerowie ds. podróży odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu sukcesu programu podróży służbowych. Zwykle są odpowiedzialni za następujące cztery zadania:

1. Nadzór nad planami i organizacją podróży

Niektóre firmy decydują się powierzyć swojemu menedżerowi ds. podróży odpowiedzialność za rezerwację wszystkich kluczowych elementów wyjazdu, jednak inne firmy pozostawiają to samym pracownikom. Dwa najważniejsze elementy to transport i zakwaterowanie, ale zakres obowiązków obejmuje również ubezpieczenie podróżne, transfery lotniskowe, uzgodnienia wizowe itp.

Po ustaleniu zasad dotyczących podróży służbowych menedżerowie ds. podróży starają się rezerwować wyjazdy zgodnie z wcześniej ustalonymi wytycznymi, aby pracownicy w firmie wiedzieli, że otrzymują najlepsze oferty. Menedżerowie ds. podróży podają również bardziej szczegółowe informacje dotyczące transportu i zakwaterowania. Na przykład, większość zasad dotyczących podróży służbowych określa klasę podróży (np. biznesową lub ekonomiczną) oraz kategorie hoteli.

2. Zarządzanie wydatkami i budżetem podróży

Inny aspekt podróży służbowych, który jest stosunkowo trudny do przewidzenia, dotyczy zarządzania kartami kredytowymi i wydatkami w miejscu docelowym. Menedżerowie ds. podróży odpowiadają za ustalanie limitów wydatków podczas wyjazdów, aby ułatwić monitorowanie finansów.

Ustalenie maksymalnego limitu kart kredytowych oraz ogólnych wydatków daje firmie więcej kontroli nad budżetem w trackie podróży służbowej. Aby jednak zadbać o morale pracownika, należy dać mu pewien margines swobody. Menedżer ds. podróży odpowiada za zachowanie równowagi między swobodą a oszczędzaniem. Koszty życia różnią się w zależności od miejsca, dlatego limity wydatków muszą być do niego dostosowane.

Potencjalną trudnością jest właśnie określenie właściwej kwoty dla każdego wyjazdu. Z tego powodu menedżer ds. podróży dysponujący odpowiednim doświadczeniem w branży, wiedzą i zasobami jest często doskonałym wyborem w danej firmie. Osoba na tym stanowisku zajmuje się także raportowaniem i prognozowaniem wydatków w nadchodzących okresach.

3. Analiza danych

Zasady dotyczące podróży służbowych powinny zakładać wszelkie ewentualności, jakie mogą się wydarzyć podczas wyjazdów firmowych, dlatego ważne jest, aby analizować wyjazdy, które już się odbyły. Menedżer ds. podróży misi umieć gromadzić dane ze wszystkich wyjazdów, aby podejmować bardziej świadome decyzje i stale udoskonalać zasady dotyczące podróży służbowych. Do tych działań można zaliczyć przeprowadzanie ankiet przed wyjazdem i po nim.

Na przykład, jeśli pracownicy stale rezerwują wyjazdy powyżej budżetu, to należy się zająć takim problemem. Menedżer ds. podróży, mając do dyspozycji rzetelne dane z poprzednich wyjazdów, może określić pojawiające się problemy i omówić je z pracownikami, aby wprowadzić konieczne zmiany.

Nie zapominajmy, że dane finansowe są też potrzebne przy ustalaniu KPI i analizowaniu opłacalności wyjazdów służbowych. Menedżerowie ds. podróży mogą wyraźnie zobaczyć wydatki i korzyści każdego wyjazdu, by na tej podstawie stwierdzić, na czym firma najbardziej skorzysta.

4. Dalszy rozwój dzięki nowej technologii

Technologia związana z podróżami służbowymi rozwija się bardzo szybko, a menedżerowie ds. podróży powinni za nią nadążać, aby spełniać potrzeby biznesowe firmy i zapewnić jej dobre wyniki. Ulepszenia w narzędziach do rezerwacji sprawiają, że cały proces działa szybciej i wydajniej.

Zmiany mogą również znacznie poprawić wrażenia pracowników z podróży. Po wprowadzeniu odpowiednich zasad dotyczących podróży pracownicy mają teraz możliwość samodzielnej rezerwacji wyjazdu zgodnie z wytycznymi.

Bycie na bieżąco z nowymi zdobyczami technologicznymi daje pracownikom większą autonomię, a menedżerom ds. podróży więcej czasu na skupienie się na innych rzeczach.

Wyzwania stojące przed menedżerami ds. podróży

1. Brak kontroli

Podróżujący dokonujący rezerwacji bezpośrednio na zewnętrznych stronach niekoniecznie zwracają uwagę na zasady dotyczące podróży obowiązujące w ich firmie. Mogą zostać uznani za „nieuczciwych pracowników”, a menedżer ds. podróży często nie jest świadom naruszeń zasad, dopóki taka osoba nie wróci z podróży i nie przedstawi swoich wydatków do rozliczenia.

Dlaczego jest to problem?

Jest to problem, ponieważ tracisz kontrolę nad takim pracownikiem, a to rodzi problemy związane z obowiązkiem opieki nad nim – jak możesz być pewien, gdzie się znajduje, jeśli nie masz żadnej informacji w swoim systemie? Bez kontroli problemem staje się również raportowanie i możliwość podglądu kosztów tych wyjazdów, ponieważ dane uzyskuje się dopiero po złożeniu wszystkich wydatków.

Jak sprostać temu wyzwaniu:

Odzyskanie kontroli nad podróżującymi, a zwłaszcza tymi, którzy ignorują zasady, nie jest łatwym zadaniem, ale badania pokazują, że komunikacja wizualna jest znacznie skuteczniejsza niż komunikacja pisemna. Według badań kolorowe elementy wizualne zwiększają chęć przeczytania treści o 80%, co oznacza, że możesz liczyć na większe zaangażowanie podróżujących, którzy chętniej przeczytają/obejrzą zasady dotyczące podróży i będą ich przestrzegać.

Spróbuj przygotować więcej materiałów wizualnych dotyczących zasad w podróży, które ułatwią ich zrozumienia i przestrzeganie. Możliwe, że brak zaangażowania jest prawdziwym powodem problemów z zachowaniem kontroli.

2. Słaba przejrzystość danych

Kiedy dane są rozproszone po różnych systemach w całej organizacji, uzyskanie pełnego obrazu tego, co się naprawdę dzieje, jest prawie niemożliwe.

Dlaczego jest to problem?

Bardzo ważny jest dostęp do i kompleksowe gromadzenie wszystkich danych, aby tworzyć aktualne i dokładne raporty. Jeśli chodzi o raportowanie wydatków kierownictwu, to według naszej wiedzy ponad 25% menedżerów ds. podróży stwierdza, że to zadanie jest dla nich głównym wyzwaniem.

A bez danych angażowanie interesariuszy w organizacji jest znacznie trudniejsze. Muszą oni także mieć możliwość szczegółowego przeanalizowania danych, aby znaleźć nieprawidłowości w finansach i prognozować dalsze wydatki.

Jak sprostać temu wyzwaniu:

Idealnym rozwiązaniem byłoby zintegrowanie wszystkich danych ze wszystkich źródeł i regionów w jednym systemie. Może to się wiązać ze znacznym nakładem czasowym i finansowym, na co niekoniecznie możesz sobie pozwolić.

Etapem przejściowym może być wybór głównego źródła/regionu i zebranie danych z innych źródeł/regionów, aby umożliwić ich zestawienie i opracowanie do celów raportowania.

3. Sfrustrowani pracownicy na wyjeździe służbowym

Jedno z najciekawszych wyzwań zostawiliśmy na koniec: frustracja i satysfakcja pracowników w podróży służbowej. Jest to wyzwanie, które dzieli wielu menedżerów ds. podróży. Niektórzy sądzą, że zadowolenie pracowników jest kluczowe, podczas gdy inni uważają, że zadowolenie powinno iść w parze z niskimi kosztami i przestrzeganiem zasad.

Coraz częściej do rezerwacji wyjazdów firmowych pracownicy chcą korzystać z narzędzi, których używają do organizowania własnych, prywatnych podróży … a to sprowadza nas z powrotem do problemu „nieuczciwych” podróżujących. Nie chcą oni, aby zasady dotyczące podróżowania obowiązujące w firmie ich ograniczały, dlatego nie stosują się do nich. Na przykład, jeśli znajdą w internecie tańszy lot, który pozwoli im również zebrać dodatkowe mile lotnicze, jest mało prawdopodobne, że odrzucą go na rzecz mniej wygodnej opcji, która jest zgodna z polityką firmy.

Dlaczego jest to problem?

Powoduje niechęć i nieufność podróżujących do menedżerów ds. podróży. Osoba podróżująca w interesach zaczyna postrzegać menedżera ds. podróży raczej jako przeszkodę niż pomoc. Jeśli tak właśnie myślą pracownicy wysyłani w podróż służbową, jest mniej prawdopodobne, że dokonają rezerwacji zgodnie z zasadami.

Jak sprostać temu wyzwaniu:

Pod wieloma względami odpowiedzią jest kompromis. W większości przypadków osoby podróżujące służbowo chcą postępować zgodnie z wymogami firmy. Dlatego zamiast ich pilnować, poszukaj rozwiązań, które pozwolą ci wprowadzić preferowane przez nich narzędzia do swojego systemu.

W ten sposób podróżujący będą chętniej przestrzegać zasad, będą mniej sfrustrowani i, miejmy nadzieję, bardziej zadowoleni. Co więcej, takie rozwiązanie zmniejsza Twoje problemy – jeśli wprowadzisz nowe narzędzia do systemu, możesz odzyskać kontrolę i otrzymać ważne dane do raportowania. W efekcie zmniejszy się liczba osób dokonujących bezpośrednich rezerwacji, czyli nieuczciwych pracowników.

Dzięki nowoczesnym narzędziom, takim jak Booking.com for Business, menedżerowie ds. podróży służbowych są lepiej przygotowani do zarządzania podróżami swoich współpracowników.

Dlaczego menedżerowie ds. podróży służbowych są ważni?

Koszty związane z podróżami służbowymi często stanowią drugi co do wielkości wydatek dla firm, zaraz po wynagrodzeniach i świadczeniach pracowniczych. I chociaż COVID-19 drastycznie ograniczył podróże służbowe w 2020 roku, branża już odradza się w dość szybkim tempie i oczekuje się, że w nadchodzących latach nastąpi pełne ożywienie.

Oba te punkty oznaczają, że podróże będą nadal zajmować ważną pozycję w wydatkach firmy. Dlatego właśnie ważne jest, aby były one zarządzane przez specjalistę w tej dziedzinie.