Gdy pracownicy firmy podróżują służbowo, stanowisko menedżera ds. podróży służbowych jest nieodzowne. Specjaliści ci odgrywają kluczową rolę w optymalizacji wszystkiego, co jest związane z podróżami służbowymi, od przygotowywania strategicznych zasad dotyczących podróży po nadzorowanie wydatków i zapewnianie bezpieczeństwa osobom podróżującym służbowo. W tym przewodniku szczegółowo opisano podstawowe obowiązki menedżerów ds. podróży służbowych i znaczenie zasad dotyczących podróży oraz wyjaśniono, dlaczego specjalistyczna wiedza tych osób jest kluczowa dla osiągnięcia sukcesu w biznesie.
Zazwyczaj do ich zadań należy zarządzanie kosztami podróży, zawieranie umów z wiodącymi dostawcami i partnerami oraz monitorowanie potrzeb osób podróżujących służbowo. W poniższym artykule omawiamy, kim jest menedżer ds. podróży służbowych, co obejmują jego cztery typowe zadania i dlaczego jego umiejętności są ważne przy obsłudze podróży służbowych.
Kim jest menedżer ds. podróży służbowych?
Menedżer ds. podróży służbowych to osoba niezbędna w przedsiębiorstwie, która jest odpowiedzialna za projektowanie zasad dotyczących podróży, zarządzanie usługami podróżniczymi i wybieranie odpowiedniej agencji na potrzeby podróży służbowych.
Priorytetowo traktuje dobre samopoczucie osób podróżujących służbowo i zapewnia zgodność z firmowymi zasadami dotyczącymi podróży.
W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie zaangażowani menedżerowie ds. podróży służbowych coraz częściej stają się strategiczną inwestycją dla firm każdej wielkości, oferując specjalistyczną wiedzę zwiększającą efektywność takich podróży.
Po podróży służbowej menedżer ds. podróży odpowiada za analizę danych i ich wykorzystanie do usprawniania i ulepszania przyszłych podróży. Musi mieć doskonałe umiejętności komunikacyjne i organizacyjne, a także umieć myśleć strategicznie.
Wcześniej rolę menedżera ds. podróży pełnił kierownik biura lub osoba z działu HR, która oprócz innych obowiązków organizowała wyjazdy w swojej firmie. Obecnie coraz więcej firm różnej wielkości dostrzega korzyści płynące z zatrudnienia menedżera ds. podróży służbowych na osobnym stanowisku.
To stanowisko ma sens we wszystkich firmach, w których pracownicy muszą często podróżować.
Czym zajmują się menedżerowie ds. podróży służbowych?
Do podstawowych zadań menedżerów ds. podróży służbowych należy między innymi:
1. Przygotowywanie strategicznych planów podróży
Menedżerowie ds. podróży służbowych odgrywają kluczową rolę w nadzorowaniu planów i ustaleń dotyczących podróży. Niezależnie od tego, czy zajmują się rezerwacjami bezpośrednio, czy umożliwiają pracownikom przestrzeganie zasad dotyczących podróży, koncentrują się na transporcie, zakwaterowaniu, ubezpieczeniu, organizowaniu wiz i podobnych działaniach. Pilnując ustalonych zasad dotyczących podróży, menedżerowie ds. podróży szukają najlepszych ofert i dbają o równy poziom klas w środkach transportu i kategorii hoteli.
2. Zarządzanie wydatkami i nadzór nad budżetem
Poruszając się po grząskim gruncie zarządzania kartami kredytowymi i wydatkami w miejscu docelowym, menedżerowie ds. podróży ustalają limity wydatków, aby uprościć monitorowania finansów. Szukają kruchej równowagi między potrzebą kontroli kosztów a morale pracowników. Czerpiąc z doświadczenia, menedżerowie ds. podróży dostarczają cennych spostrzeżeń w zakresie raportów wydatków i prognoz, zapewniając optymalne wykorzystanie budżetu.
3. Świadome podejmowanie decyzji na podstawie analizy danych
Oprócz opracowania kompleksowych zasad dotyczących podróży menedżerowie ds. podróży służbowych analizują dane z wcześniejszych podróży, aby podejmować świadome decyzje co do przyszłych zasad. Przeprowadzając ankiety i zestawiając dane, wyszukują wzorce i obszary, które da się ulepszyć. Na bazie wiarygodnych zbiorów danych menedżerowie ds. podróży oceniają opłacalność podróży służbowych, co pozwala ciągle udoskonalać zasady dotyczące podróży.
4. Wykorzystywanie postępu technologicznego
W stale zmieniającym się środowisku technologii podróży służbowych menedżerowie ds. podróży pozostają ciągle w awangardzie, aby zwiększać efektywność. Nowoczesne narzędzia do rezerwacji, takie jak Booking.com for Business, oraz postęp technologiczny pozwalają pracownikom rezerwować podróże zgodnie z zasadami i dają niezależność przy jednoczesnym zachowaniu zgodności. Takie proaktywne podejście zapewnia bezproblemowe odbywanie podróży oraz pozwala menedżerom ds. podróży koncentrować się na kwestiach strategicznych.
Wyzwania stojące przed menedżerami ds. podróży
1. Brak kontroli
Podróżujący dokonujący rezerwacji bezpośrednio na zewnętrznych stronach niekoniecznie zwracają uwagę na zasady dotyczące podróży obowiązujące w ich firmie. Mogą zostać uznani za „nieuczciwych pracowników”, a menedżer ds. podróży często nie jest świadom naruszeń zasad, dopóki taka osoba nie wróci z podróży i nie przedstawi swoich wydatków do rozliczenia.
Dlaczego jest to problem?
Jest to problem, ponieważ tracisz kontrolę nad takim pracownikiem, a to rodzi problemy związane z obowiązkiem opieki nad nim – jak możesz być pewien, gdzie się znajduje, jeśli nie masz żadnej informacji w swoim systemie? Bez kontroli problemem staje się również raportowanie i możliwość podglądu kosztów tych wyjazdów, ponieważ dane uzyskuje się dopiero po złożeniu wszystkich wydatków.
Jak sprostać temu wyzwaniu:
Odzyskanie kontroli nad podróżującymi, a zwłaszcza tymi, którzy ignorują zasady, nie jest łatwym zadaniem, ale badania pokazują, że komunikacja wizualna jest znacznie skuteczniejsza niż komunikacja pisemna. Według badań kolorowe elementy wizualne zwiększają chęć przeczytania treści o 80%, co oznacza, że możesz liczyć na większe zaangażowanie podróżujących, którzy chętniej przeczytają/obejrzą zasady dotyczące podróży i będą ich przestrzegać.
Spróbuj przygotować więcej materiałów wizualnych dotyczących zasad w podróży, które ułatwią ich zrozumienia i przestrzeganie. Możliwe, że brak zaangażowania jest prawdziwym powodem problemów z zachowaniem kontroli.
2. Słaba przejrzystość danych
Kiedy dane są rozproszone po różnych systemach w całej organizacji, uzyskanie pełnego obrazu tego, co się naprawdę dzieje, jest prawie niemożliwe.
Dlaczego jest to problem?
Bardzo ważny jest dostęp do i kompleksowe gromadzenie wszystkich danych, aby tworzyć aktualne i dokładne raporty. Jeśli chodzi o raportowanie wydatków kierownictwu, to według naszej wiedzy ponad 25% menedżerów ds. podróży stwierdza, że to zadanie jest dla nich głównym wyzwaniem.
A bez danych angażowanie interesariuszy w organizacji jest znacznie trudniejsze. Muszą oni także mieć możliwość szczegółowego przeanalizowania danych, aby znaleźć nieprawidłowości w finansach i prognozować dalsze wydatki.
Jak sprostać temu wyzwaniu:
Idealnym rozwiązaniem byłoby zintegrowanie wszystkich danych ze wszystkich źródeł i regionów w jednym systemie. Może to się wiązać ze znacznym nakładem czasowym i finansowym, na co niekoniecznie możesz sobie pozwolić.
Etapem przejściowym może być wybór głównego źródła/regionu i zebranie danych z innych źródeł/regionów, aby umożliwić ich zestawienie i opracowanie do celów raportowania.
3. Sfrustrowani pracownicy na wyjeździe służbowym
Jedno z najciekawszych wyzwań zostawiliśmy na koniec: frustracja i satysfakcja pracowników w podróży służbowej. Jest to wyzwanie, które dzieli wielu menedżerów ds. podróży. Niektórzy sądzą, że zadowolenie pracowników jest kluczowe, podczas gdy inni uważają, że zadowolenie powinno iść w parze z niskimi kosztami i przestrzeganiem zasad.
Coraz częściej do rezerwacji wyjazdów firmowych pracownicy chcą korzystać z narzędzi, których używają do organizowania własnych, prywatnych podróży ... a to sprowadza nas z powrotem do problemu „nieuczciwych” podróżujących. Nie chcą oni, aby zasady dotyczące podróżowania obowiązujące w firmie ich ograniczały, dlatego nie stosują się do nich. Na przykład, jeśli znajdą w internecie tańszy lot, który pozwoli im również zebrać dodatkowe mile lotnicze, jest mało prawdopodobne, że odrzucą go na rzecz mniej wygodnej opcji, która jest zgodna z polityką firmy.
Dlaczego jest to problem?
Powoduje niechęć i nieufność podróżujących do menedżerów ds. podróży. Osoba podróżująca w interesach zaczyna postrzegać menedżera ds. podróży raczej jako przeszkodę niż pomoc. Jeśli tak właśnie myślą pracownicy wysyłani w podróż służbową, jest mniej prawdopodobne, że dokonają rezerwacji zgodnie z zasadami.
Jak sprostać temu wyzwaniu:
Pod wieloma względami odpowiedzią jest kompromis. W większości przypadków osoby podróżujące służbowo chcą postępować zgodnie z wymogami firmy. Dlatego zamiast ich pilnować, poszukaj rozwiązań, które pozwolą Ci wprowadzić preferowane przez nich narzędzia do Twojego systemu.
W ten sposób podróżujący będą chętniej przestrzegać zasad, będą mniej sfrustrowani i, miejmy nadzieję, bardziej zadowoleni. Co więcej, takie rozwiązanie zmniejsza Twoje problemy – jeśli wprowadzisz nowe narzędzia do systemu, możesz odzyskać kontrolę i otrzymać ważne dane do raportowania. W efekcie zmniejszy się liczba osób dokonujących bezpośrednich rezerwacji, czyli nieuczciwych pracowników.
Dzięki nowoczesnym narzędziom, takim jak Booking.com for Business, menedżerowie ds. podróży służbowych są lepiej przygotowani do zarządzania podróżami swoich współpracowników.
Dlaczego menedżerowie ds. podróży służbowych są ważni?
Menedżerowie ds. podróży służbowych są niezbędni do przezwyciężania następujących problemów z podróżami służbowymi:
1. Odzyskanie kontroli nad nieuczciwymi pracownikami
Podróżni dokonujący rezerwacji niezgodnie z ustalonymi zasadami są przyczyną problemów z dochowaniem należytej staranności i komplikacji w raportowaniu. Skuteczna w angażowaniu podróżnych i zachęcaniu ich do stosowania się do wytycznych okazała się komunikacja wizualna, np. atrakcyjne wizualnie zasady dotyczące podróży.
2. Osiągnięcie widoczności danych
Centralizacja danych z różnych źródeł jest niezmiennie poważnym wyzwaniem dla menedżerów ds. podróży. Idealnym rozwiązaniem jest integracja wszystkich danych w ujednolicony system, ale możliwe są też rozwiązania tymczasowe, w których przy tworzeniu kompleksowych raportów nadaje się priorytet gromadzeniu danych z najważniejszych źródeł.
3. Rozwiązanie problemu sfrustrowanych osób podróżujących służbowo
Niezwykle istotne jest znalezienie równowagi między zadowoleniem podróżnych a kontrolą kosztów. Integrując preferowane narzędzia z systemem, menedżerowie ds. podróży mogą poprawić zgodność z zasadami, zmniejszyć frustrację i wspierać podejście oparte na współpracy, które przynosi korzyści obu stronom.
Menedżerowie ds. podróży służbowych i zasady dotyczące podróży
Jednym z głównych zadań menedżerów ds. podróży służbowych jest tworzenie zasad dotyczących podróży i zarządzanie nimi. Dobrze zaprojektowane zasady dotyczące podróży zawierają wytyczne co do rezerwacji, wydatków i bezpieczeństwa, zapewniając jednolitość w kwestii usług podróżniczych.
Zasady dotyczące podróży usprawniają procesy, poprawiają efektywność kosztową i zwiększają zgodność z zasadami, co czyni je niezastąpionym narzędziem w warsztacie menedżera ds. podróży służbowych.
Menedżerowie ds. podróży i należyta staranność
Należyta staranność, krytyczny aspekt zarządzania podróżami służbowymi, wiąże się z odpowiedzialnością za ochronę dobrego samopoczucia osób podróżujących służbowo. Menedżerowie ds. podróży służbowych wdrażają środki bezpieczeństwa, zapewniają wsparcie w sytuacjach awaryjnych i dbają, aby pracownicy znali wytyczne dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa. To zobowiązanie do zachowania należytej staranności nie tylko zwiększa zadowolenie pracowników, ale także ogranicza potencjalne zagrożenia.
Jaka jest różnica między menedżerem ds. podróży a agentem turystycznym?
Podczas gdy agenci turystyczni pomagają w dokonywaniu rezerwacji, menedżerowie ds. podróży służbowych robią o wiele więcej: opracowują zasady dotyczące podróży, zarządzają wydatkami i zapewniają zgodność z zasadami. Agenci turystyczni mogą skupiać się na indywidualnych wyjazdach, podczas gdy menedżerowie ds. podróży firmowych zajmują się podejściem całościowym, dopasowując podróże do celów i zasad firmy.
Kiedy warto zatrudnić w firmie menedżera ds. podróży służbowych?
Firmy powinny rozważyć zatrudnienie menedżera ds. podróży służbowych, gdy takie podróże stają się częste i złożone. Wkładem menedżera ds. podróży w działalność firmy jest optymalizacja procesów podróży, redukcja kosztów i zapewnianie strategicznego podejścia do podróży służbowych. W przypadku firm, w których regularnie się podróżuje, korzyści z zatrudnienia menedżera ds. podróży znacznie przewyższają początkowe koszty.
Jakie umiejętności powinni mieć menedżerowie ds. podróży służbowych?
Aby odnieść sukces w roli menedżera ds. podróży, osoby na tym stanowisku muszą mieć zróżnicowany zestaw umiejętności. Najważniejsze z nich to skuteczna komunikacja, sprawność organizacyjna, myślenie strategiczne i zdolność przystosowywania się do zmiennych sytuacji. Dodatkowymi umiejętnościami, które umożliwią menedżerom ds. podróży skuteczne poruszanie się po zawiłościach podróży służbowych, są biegłość w posługiwaniu się globalnymi systemami dystrybucji (GDS), kompetencje finansowe i orientacja w analizowaniu danych.
Jak zostać menedżerem ds. podróży w 2024 roku
Realia podróży służbowych ewoluują i początkujący menedżerowie ds. podróży muszą dostosować się do dynamiki tych zmian. Kluczowe jest uzyskanie odpowiedniego wykształcenia, zdobycie doświadczenia w branży turystycznej i nadążanie za postępem technologicznym. Wiarygodność zwiększają kontakty ze specjalistami z branży i posiadanie certyfikatów, np. związanych z globalnymi systemami dystrybucji.
Podnieś jakość podróży służbowych w swojej firmie, uznając znaczenie menedżerów ds. podróży służbowych. Ich specjalistyczna wiedza, od umiejętności opracowania skutecznych zasad dotyczących podróży po zarządzanie wydatkami i ustalanie priorytetów w zakresie należytej staranności, istotnie przyczynia się do powodzenia programu podróży służbowych. Bądź cały czas przed konkurencją, korzystaj ze zdobyczy technologicznych i podejmuj strategiczne decyzje pod okiem wyspecjalizowanych menedżerów ds. podróży służbowych.
