Planowanie podróży służbowych dla małych firm

Mimo rosnącej liczby wideokonferencji, podróże służbowe nadal są bardzo ważne. A planowanie podróży służbowej bywa stresujące. Nie chodzi tylko o znalezienie odpowiedniego lotu i hotelu, ale także o upewnienie się, że pobyt m.in. mieści się w budżecie lub spełnia zasady podróży.

Jeśli planujesz podróże służbowe dla małej lub średniej firmy, prawdopodobnie nie będziesz mieć środków dostępnych w większych korporacjach. Jednak nie martw się – są sposoby, by planowanie wyjazdów firmowych było prostsze. Oto kilka wskazówek, pomysłów i narzędzi, które ułatwią planowanie podróży służbowych.

1. Przewodnik, jak planować podróże służbowe

Opracowanie przewodnika planowania podróży służbowych może pomóc usprawnić proces organizowania tego typu wyjazdów przez agentów, pracowników i menedżerów. Przewodnik to skuteczny sposób na jasne określenie oczekiwań wobec podróży służbowych i zasad obowiązujących podczas wyjazdów, jak również na wymienienie preferowanych przez firmę dostawców.

Przygotowanie takiego przewodnika jest stosunkowo prostym zadaniem, należy jednak pamiętać, że jego treść ma być przydatna i konkretna. Oto co powinieneś uwzględnić, aby stworzyć przewodnik planowania podróży służbowych, który sprawi, że rezerwacja wyjazdu będzie łatwa i bezstresowa.

• Procesy zatwierdzania – czy potrzebujesz zgody kierownictwa wyższego szczebla, zanim zarezerwujesz pokój? A może masz wolną rękę i możesz zarezerwować go samodzielnie?
• Preferowani dostawcy, hoteleoraz usługi turystyczne – istnieje duża szansa, że pracownicy będą regularnie jeździć w to samo miejsce, dlatego warto zapisać dane hoteli i usług transportowych. W ten sposób nie będziesz tracić czasu na szukanie najlepszych cen i opinii.

2. Rezerwuj z wyprzedzeniem

Nie jest tajemnicą, że wczesna rezerwacja oznacza niższe koszty. Dlatego upewnij się, że rezerwujesz loty i hotele, gdy tylko daty podróży zostaną potwierdzone. Istnieją jeszcze dwie inne kluczowe korzyści wynikające z wcześniejszego przygotowania podróży. Po pierwsze, będziesz mieć większy wybór – wczesna rezerwacja może pozwolić Ci na wybór lepszej godziny lotu lub dogodniejszej lokalizacji hotelu, zwłaszcza jeśli w małym mieście odbywa się duża konferencja. Po drugie, możesz zagwarantować dany obiekt swoim pracownikom, wpłacając kaucję i stopniowo opłacając całość w miarę zbliżania się terminu podróży. Dzięki temu wyjazd biznesowy staje się bardziej przystępny cenowo.

3. Dobre ubezpieczenie

Planowanie podróży dla małej firmy jest trudne. Masz mniej zasobów do pracy i mniejszy margines błędu — oznacza to, że wszystko musi pójść zgodnie z planem. Dlatego ważne jest, aby nie zapomnieć o ubezpieczeniu podróżnym.

Niezależnie od tego, czy wysyłasz pracowników w podróż służbową, czy planujesz wyjazd integracyjny, ubezpieczenie podróżne jest niezbędne, aby chronić Twoją firmę przed potencjalnymi problemami. Od zagubionego bagażu przez odwołane loty po nagłą pomoc medyczną – ubezpieczenie podróżne może pomóc Ci uniknąć wszelkich trudności finansowych, które mogą się pojawić.

Istnieje wiele różnych rodzajów polis, dlatego ważne jest, aby porównać oferty i wybrać odpowiednią dla swojej firmy. Gdy już to zrobisz, ubezpieczenie podróżne może zapewnić Ci spokój ducha, którego potrzebujesz do prowadzenia firmy.

Wysokość kosztów ubezpieczenia zależy od lokalizacji, czasu, pojedynczej lub wielokrotnej podróży i wielu innych czynników. Możesz również uzyskać zniżkę, jeśli potrzebujesz ubezpieczenia dla dużej grupy.

4. Upewnij się, że pracownicy są przygotowani

Utwórz plan podróży dla swoich podróżujących i spotkaj się z nimi, aby go omówić. W ten sposób możesz mieć pewność, że podróż służbowa zakończy się sukcesem.

Taki plan nie powinien obejmować tylko podstawowych informacji, takich jak loty i hotel. W zależności od miejsca podróży pracownik może potrzebować obcej waluty, wizy, szczepień oraz karty SIM działającej za granicą.

A skoro jest to wyjazd służbowy, ważne jest, aby pracownicy byli w pełni przygotowani do pracy poza biurem. Upewnij się, że mają wszystkie spotkania ustawione w swoim kalendarzu i wiedzą dokładnie, jak w nowym mieście dostać się z punktu A do punktu B.

Warto dać pracownikom cyfrowy i drukowany plan podróży oraz zapoznać ich z Twoimi zasadami podróży.

5. Korzystaj z nowych technologii dla podróży służbowych

Istnieje kilka narzędzi do planowania podróży służbowych, które mogą pomóc w planowaniu wyjazdów firmowych i zarządzaniu nimi. Narzędzia te mogą pomóc w wyszukiwaniu i rezerwowaniu podróży, śledzeniu wydatków, czy zachowaniu kontroli nad przebiegiem wyjazdu.

Korzystanie z narzędzia do planowania podróży służbowych może pomóc zaoszczędzić czas i pieniądze oraz sprawić, by wyjazdy były lepiej zorganizowane i wydajne. Pamiętaj jednak, że dostępnych jest wiele różnych narzędzi i nie wszystkie z nich są odpowiednie dla każdej firmy. Poświęć więc trochę czasu na przeanalizowanie swoich potrzeb i budżetu. Ważne jest również, aby przeczytać opinie i porównać funkcje, co pomoże dokonać właściwego wyboru Oto trzy polecane narzędzia do planowania podróży:

1. Spendesk to prosta i wydajna platforma do zarządzania wydatkami. To oprogramowanie do planowania podróży umożliwia pracownikom natychmiastowe wnioskowanie o fundusze, bezpieczne dokonywanie płatności i przesyłanie rachunków. A podgląd danych w czasie rzeczywistym daje firmom możliwość zachowania kontroli nad budżetem.
2. Booking.com for Business umożliwia rezerwację całej podróży służbowej i zarządzanie nią dzięki szerokiej ofercie noclegów, lotów i samochodów na wynajem z całego świata – bez opłat i kosztów subskrypcji.
3. TripIt to rozwiązanie technologiczne do zarządzania planami podróży, które ułatwia organizację poszczególnych elementów wyjazdu firmowego. W ramach tego narzędzia możesz udostępniać plany podróży podróżującym lub też otrzymywać alerty o lotach, odprawie bagażu lub korzystać z interaktywnych map – oraz korzystać z wielu innych funkcji.

6. Utwórz ankietę powyjazdową

Co jest kluczem do planowania wyjazdów służbowych? Dokładny research. I nie kończy się on wraz z powrotem z wyjazdu. Utwórz ankietę dla pracowników, którzy wrócili z podróży biznesowej. Zapytaj ich o hotel – czy łatwo było go znaleźć? Czy Wi-Fi było dobre? Czy transport przebiegał sprawnie? Dzięki temu będziesz w stanie poprawić proces przygotowania kolejnego wyjazdu.

Co prawda planowanie podróży służbowych w małych firmach może stanowić wyzwanie, są sposoby, aby to ułatwić i usprawnić. Korzystając z tych porad, nastawiasz siebie – i swoją firmę – na sukces. Dlatego też nie zapominaj planować z wyprzedzeniem i korzystać z dostępnych technologii, by stale udoskonalać proces.