A lista completa para viagens de negócios

Em qualquer forma de viagem, seja em negócios ou lazer, é necessário lembrar-se de alguns itens essenciais: os bilhetes, os detalhes do hotel, a moeda estrangeira e, claro, os passaportes. Mas para o viajante de negócios moderno, há mais. Para que as viagens em trabalho sejam bem-sucedidas, uma lista de verificação de viagens de negócios é uma excelente forma de garantir que a viagem e o negócio correm bem.

Desde a flexibilidade à liberdade, veja uma lista de verificação dos princípios fundamentais a seguir tanto na perspetiva de um viajante de negócios como de um gestor de viagens de negócios.

O que considerar antes de criar uma lista de verificação de viagens de negócios

1. Liberdade de escolha

Atualmente, a reserva de viagens de negócios é muitas vezes feita através de um smartphone de modo a encontrar um hotel acolhedor que irá proporcionar fácil acesso a locais e atrações importantes. Ter limitações por parte das regras e dos regulamentos das políticas de viagens tradicionais é frustrante para o viajante de negócios moderno. E isto por uma razão muito boa: muitas vezes, conhecem uma rota bem mais rentável. Um funcionário que tenha a liberdade de escolher o melhor lugar para ficar é um elemento fundamental de uma política de viagens de negócios bem-sucedida.

2. Escolha uma política de reservas aberta

Os viajantes de negócios já estão familiarizados com as suas necessidades e preferências de viagem. Assim, podem conhecer os melhores hotéis e os restaurantes com os preços mais razoáveis na zona. Se tiverem de cumprir regras que ditam localizações e cadeias de hotéis específicas, é pouco provável que a viagem ideal seja reservada.

Existem uma série de motivos pelos quais os viajantes de negócios querem reservar fora de uma política fixa de reservas de viagens de negócios, geralmente apenas para garantir a conveniência e a oportunidade de viajar de forma eficiente.

3. Garanta um acesso rápido à Internet

Numa era em que a Internet parece estar sempre presente, quer esteja em casa, no trabalho ou a passear com o cão, a conectividade rápida é uma comodidade, especialmente para os viajantes de negócios. Ser prejudicado por Wi-Fi de má qualidade é semelhante ao chuveiro do hotel ficar sem água quente.

Felizmente, as ligações rápidas à Internet estão agora disponíveis em praticamente todas as fases da experiência de viagem (mesmo que esteja a 40 000 pés acima do solo), mas qualquer ligação que exija taxas de ligação por hora dispendiosas deve ser evitada.

Considere estas dicas de conectividade adicionais:

• Se a conectividade e o roaming forem dispendiosos durante a viagem de negócios, opte por comprar um cartão SIM local
• Descarregue os seus documentos e ative o acesso offline para que possa trabalhar sem Wi-Fi
• Considere viajar em primeira classe, que normalmente tem Wi-Fi incluído

4. Torne a sua política de viagens de negócios acessível

As viagens de negócios não devem ser dificultadas por políticas e processos porque lidar com uma burocracia infindável não é agradável para ninguém. Se as políticas de viagens puderem ser vistas de um ângulo diferente ou consideradas mais como diretrizes do que como regras inquebráveis, o viajante moderno pode continuar a reservar de uma forma melhor e mais rápida. Tente remover a burocracia ou, pelo menos, reduzi-la ao mínimo ao tornar a sua política de viagens viável e acessível.

5. Adote a cultura Traga o seu próprio dispositivo (BYOD)

A cultura BYOD tem dado a muitos gestores de informática várias dores de cabeça, mas o desejo dos funcionários de trazerem os seus próprios smartphones, tablets e computadores portáteis para o local de trabalho é igualmente prevalente nas viagens de negócios.

Quem se desloca ao estrangeiro para se encontrar com clientes e participar em conferências deve poder utilizar os seus próprios dispositivos para reservar os serviços de viagem.

Com a rápida evolução da tecnologia, poucas políticas de viagens conseguem acompanhá-la. Se houver uma forma melhor de reservar uma viagem de negócios, é provável que o viajante tenha o dispositivo à mão.

Uma vez estabelecidos os princípios fundamentais a seguir numa lista de verificação de viagens de negócios, veja alguns aspetos a ter em conta.

Apps, aparelhos eletrónicos e lista de verificação de dispositivos

Quer leve o seu próprio dispositivo ou um computador portátil fornecido pelo seu empregador, é demasiado fácil esquecer-se de trazer um acessório importante, especialmente se fizer a mala à pressa. Para evitar uma corrida stressante para comprar um carregador ou um adaptador à chegada, estabelecemos uma lista de verificação dos itens eletrónicos essenciais para uma experiência de viagem de negócios sem complicações:

1. Visite o departamento de informática para garantir que todos os seus dispositivos estão a funcionar.
2. Coloque na mala um powerbank.
3. Coloque na mala um adaptador.
4. Coloque na mala o carregador.
5. Coloque na mala uma extensão.
6. Coloque na mala fones de ouvido com cancelamento de ruído, se necessário.
7. Coloque na mala todos os acessórios do computador portátil, como o rato, o teclado, o hub USB e o adaptador USB.
8. Coloque na mala um leitor de eBooks para ocupar as horas livres.
9. Certifique-se de que todas as atualizações tecnológicas iminentes são concluídas com antecedência.
10. Consulte as regras de roaming do seu telefone e da rede Wi-Fi (ter um hotspot Wi-Fi portátil antes da viagem é uma forma inteligente de garantir que consegue sempre encontrar uma ligação decente à Internet).
11. Certifique-se de que todas as apps necessárias estão descarregadas e prontas a ser usadas. Para obter informações sobre as apps mais atualizadas e informações sobre viagens de negócios, consulte o nosso artigo sobre as melhores apps para viajantes de negócios.

Lista de verificação dos serviços de viagens de negócios

No que diz respeito ao planeamento da sua viagem, existem alguns elementos a ter em conta antes de ir:

• Plano de viagem: mesmo que não esteja detalhado, tente planear pelo menos parte do seu plano de viagem diário para ter a certeza de que será capaz de encaixar todos os compromissos e as tarefas necessárias no seu horário.
• Seguro de viagem: o seguro é uma das coisas mais fáceis de esquecer, mas também é uma das mais importantes para se proteger em caso de emergência (uma política anual que se renova automaticamente é uma excelente forma de garantir que está sempre em segurança).
• Reservas: certifique-se de que todos os hotéis, voos e outros meios de transporte estão confirmados e que tem os bilhetes prontos, impressos ou num telefone totalmente carregado.
• Informe os colegas e os clientes: se necessário, defina um aviso que está fora do escritório no seu e-mail e certifique-se de que qualquer pessoa importante sabe que pode ou não estar acessível.

Lista de verificação de documentos (se aplicável/necessário)

Antes mesmo de começar a reunir todos os documentos de que precisa, encontre um suporte de viagem prático para manter tudo num só lugar.

• Bilhetes de viagem e informações importantes sobre reservas

• Plano de viagem de negócios

• Cartão de passageiro frequente

• Passaporte e visto

• Carta de condução

• Prova/confirmação da sua apólice de seguro de viagem (empresarial)

• Cartões de visita

• Documentos de trabalho

• Moeda estrangeira e cartões de débito/crédito

Prepare-se para partir (organização do trabalho)

• Certifique-se de que tem todas as apresentações e outros documentos de trabalho de que possa precisar facilmente acessíveis nos seus dispositivos.
• Verifique se os seus colegas têm conhecimento da sua localização e se as suas definições de e-mail de aviso que está fora do escritório estão ativadas, se necessário.

Lista de verificação de entretenimento em viagem

• Descarregue alguns episódios de séries de TV, filmes ou música para desfrutar durante a viagem
• Carregue previamente o seu leitor eletrónico com bastante material de leitura ou leve 1 livro ou 2

Lista de verificação médica para viagens de negócios

Quando viajar para o estrangeiro em negócios, veja alguns itens que deve considerar levar na mala (se necessário) ou preparar para garantir que a viagem corre bem:

• Vacinação para viajantes (verifique se é necessária para o destino escolhido com bastante antecedência da sua viagem)
• Quaisquer medicamentos sujeitos a receita médica que necessite regularmente (com as receitas médicas no caso de ter de as mostrar aos funcionários de segurança durante a viagem)
• Medicamentos para alergias
• Medicamentos anti-inflamatórios de venda livre
• Desinfetante para as mãos
• Um pequeno kit de primeiros socorros (incluindo pensos, creme antissético, etc.)
• Artigos de higiene pessoal (escova de dentes, pasta de dentes e sabonete)
• Protetor solar
• Champô, amaciador, gel de banho e quaisquer outros produtos cosméticos em tamanho pequeno (se os produtos do hotel não forem suficientes)
• Lâmina e creme de barbear
• Lentes de contacto e solução
• Produtos de higiene feminina

Para obter dicas adicionais sobre a lista para fazer a mala, consulte o nosso artigo de dicas para fazer a mala para viagens de negócios.

Aspetos essenciais após a viagem de negócios

Mesmo depois de ter regressado de uma viagem de negócios, ainda há certos aspetos a ter em conta para garantir que concluiu o negócio de forma organizada. Use esta lista de verificação para garantir que pensou em tudo:

1. Faça uma verificação da cibersegurança após a viagem em todos os seus dispositivos: quando a viagem terminar, não hesite em visitar o departamento de informática e pedir-lhe para verificar se todos os seus dispositivos estão em bom estado e não foram infetados com malware. Se for esse o caso, o departamento saberá o que fazer para mitigar o impacto do ciberataque na empresa e nos seus clientes.
2. Reveja os extratos bancários para verificar qualquer atividade incomum antes, durante ou após a sua viagem.
3. Troque qualquer moeda estrangeira, a menos que volte ao seu destino de trabalho muito em breve.
4. Envie quaisquer despesas de viagem que possa ter.

Como criar um plano de viagens de negócios

As viagens de negócios podem ser algumas das viagens mais agitadas, pelo que os planos de viagem são um aspeto fundamental na manutenção de uma agenda produtiva e bem-sucedida. Os elementos fundamentais a incluir são as datas e os horários dos voos, as datas e os horários de check-in no hotel, os transportes, as reuniões de negócios, as conferências e outros compromissos relacionados com o trabalho.

Os viajantes de negócios mais experientes também saberão incluir tempo para si. Tente incorporar um período de bem-estar na sua agenda, quer seja uma oportunidade para fazer exercício, relaxar com uma visita turística e compras ou simplesmente dormir uma sesta.

Uma lista de verificação eficaz para viagens de negócios é uma excelente forma de garantir que tudo corre conforme planeado, garantindo uma viagem rentável e a satisfação do funcionário e do empregador. Assim, com estes princípios fundamentais para criar a melhor lista de verificação de viagens de negócios ao seu lado, estará a postos para partir.