Descubre cómo organizar viajes de trabajo más inclusivos comprendiendo los desafíos a los que se enfrentan las personas que viajan.
Viajar por trabajo puede ser una experiencia emocionante y gratificante para el personal, pero también puede plantear desafíos a personas con discapacidad, problemas de salud u otras necesidades.
La diversidad y la inclusión son aspectos tan importantes para los viajes de trabajo como lo son para la cultura de la empresa. A continuación, repasaremos los principales desafíos a los que el personal puede enfrentarse y veremos qué puedes hacer para que los viajes de trabajo sean más inclusivos.
Según los estudios, disponer de un lugar de trabajo diverso e inclusivo contribuye a conseguir una mayor retención del personal y un mayor crecimiento de los ingresos. Pero que haya diversidad en el lugar de trabajo no significa necesariamente que una empresa sea inclusiva.
Para lograr la diversidad, la igualdad y la inclusión en el lugar de trabajo, contar con una plantilla formada por personas de distintas procedencias, razas, orientaciones sexuales, capacidades o religiones es solo el punto de partida. La empresa también tiene que capacitar a este personal y confiar en él para conseguir que se implique igualitariamente en el lugar de trabajo.
¿Tiene tu empresa una buena proporción de mujeres en plantilla? En caso afirmativo, es un buen comienzo, pero ¿cuántas de esas mujeres ostentan puestos de dirección o altos cargos? ¿Y en el caso de las personas afrodescendientes, con discapacidad o de la comunidad LGBTQ+? Tener un personal diverso en los puestos de dirección es clave para conseguir un lugar de trabajo inclusivo.
Los viajes de trabajo pueden ser divertidos y emocionantes para el personal, pero también pueden ser una fuente de estrés, incomodidad e incluso inseguridad si no se siente incluido. Aquí tienes algunos de los desafíos a los que algunos grupos específicos de profesionales pueden enfrentarse a la hora de viajar por trabajo:
Para ayudar al personal en sus viajes de trabajo y proporcionarle una experiencia de viaje inclusiva, es esencial que tu empresa disponga de una buena política de viajes de trabajo.
Cuánto más inclusiva sea tu política de viajes de trabajo, más apoyado y protegido se sentirá el personal, y más motivado y eficiente será a la hora de trabajar. Puedes elaborar un programa de viajes de trabajo inclusivo teniendo en cuenta los siguientes puntos:
Tener un lugar de trabajo inclusivo que fomente la comunicación abierta y la confianza puede hacer que el personal se sienta más cómodo a la hora de compartir sus necesidades específicas. Escucha al personal cuando hable de sus preocupaciones y evalúa atentamente sus peticiones para apoyarlo de la mejor manera posible. Plantéate actualizar tus política de viaje de trabajo y adoptar una solución de gestión de viajes que tenga en cuenta sus necesidades.
Para asegurarte de que se tienen en cuenta todas las necesidades del personal, ofrécele opciones de transporte y alojamiento flexibles. Dar al personal más autonomía para reservar la opción que mejor le convenga puede mejorar su experiencia de viaje al reducir el estrés y la ansiedad y adaptarse a sus necesidades específicas.
Garantiza una experiencia segura al personal investigando y proporcionando directrices sobre destinos y alojamientos en los que las personas LGBTQ+ y afrodescendientes sean bienvenidas. Ofréceles acceso a guías de viaje, aplicaciones y páginas web con información sobre seguridad y recursos legales de la comunidad LGBTQ+ en el país de destino, sobre todo en aquellos en los que no se protejan los derechos de las personas LGBTQ+.
Igualmente, asegúrate de que el personal afrodescendiente tiene acceso a información sobre la posible discriminación o los desafíos a los que se podrían enfrentar en el país de destino. Por supuesto, deberías animarlo a que hable de sus preocupaciones sobre la seguridad e indicar de forma clara qué ayuda tienen disponible en caso de que lo necesite. Si alguien del personal no siente seguridad a la hora de viajar, trata de encontrar una solución: por ejemplo, podría cumplir sus funciones a través de reuniones online o viajar a un destino distinto.
Deja a las viajeras elegir su alojamiento para que se sientan más seguras y se puedan alojar en una zona en la que no estén aisladas. Si fuera necesario, dales la posibilidad de viajar con acompañante (si se permite, esta opción también puede ofrecerse a otras personas que viajen por trabajo), sobre todo si les preocupa su seguridad o viajar a altas horas de la noche. Para conseguir una mayor diversidad en los viajes de trabajo, asegúrate de proporcionar a las empleadas información sobre posibles diferencias culturales y sobre cómo deben adaptarse a la cultura del destino.
Si una empleada no se siente cómoda o segura en un viaje de trabajo, coméntale otras opciones disponibles. En cualquier caso, no deberías poner en riesgo al personal.
Respecto al personal con discapacidad, el primer paso es garantizar que su información sea exacta para que sepas quién tiene una discapacidad que se deba tener en cuenta a la hora de viajar.
Asegúrate de que el personal no reserve el viaje de trabajo fuera de tu plataforma de viajes de trabajo y de que esta incluya filtros para buscar opciones de alojamiento que ofrezcan instalaciones para clientes con discapacidad. En cuanto a las opciones de transporte, informa al personal que necesite asistencia en el aeropuerto de los procedimientos. Según política de viajes de trabajo, todos los aeropuertos europeos y aerolíneas están obligados a ofrecer asistencia a personas con discapacidad sin ningún coste. A las personas con discapacidad o movilidad reducida que viajen pueden proporcionarles una silla de ruedas y ayuda para subir al avión o para ir a una conexión con otro vuelo. También se les pueden adaptar los asientos para que se ajusten a sus necesidades y ofrecerles ayuda para llevar y guardar su equipaje.
Para ir del aeropuerto al destino final, se pueden reservar algunas soluciones para viajes accesibles, como coches de alquiler adaptados, para ajustarse a las necesidades específicas del personal.
Otra buena práctica para cualquier persona que viaje es llevar las recetas médicas de cualquier medicamente que lleven consigo en caso de que las autoridades soliciten una comprobación.
La neurodivergencia es el término genérico que se utiliza para definir cómo el cerebro de alguien procesa información, funciona y se comporta de forma diferente a lo habitual. La neurodivergencia incluye el autismo, el TDAH, la dislexia y la dispraxia, entre otros.
El personal neurodivergente suele tener necesidades o preferencias diferentes a las de otras personas en los viajes de trabajo. Por ejemplo, estar en un aeropuerto o volar implica un estímulo sensorial tan grande que algunas personas neurodivergentes no pueden lidiar con ello. Para que el personal se sienta más a gusto, contempla darle acceso a la sala VIP del aeropuerto, donde podrá relajarse y alejarse del ajetreo del aeropuerto (y trabajar concentrado mientras espera a su vuelo). Igualmente, hacer cola en los controles de seguridad y pasaportes puede ser una experiencia muy estresante, así que ¿por qué no aprovechas el programa de fidelización para que el personal tenga acceso al pasillo prioritario de seguridad y control de pasaportes?
Lo mejor es preguntar al personal qué opción es mejor para sus necesidades.
Parte del personal puede tener unos requisitos alimenticios estrictos que se deben tener en cuenta a la hora de reservar las opciones de transporte y alojamiento. El personal que sigue una dieta vegana o vegetariana, tiene alergias o intolerancias específicas o es celiaco debe disponer de opciones alimentarias en sus viajes.
Igualmente, las personas religiosas pueden tener necesidades alimentarias específicas, como no comer carne o pescado, o comer solo alimentos halal o kóser. Así que asegúrate de planificarlo por adelantado y comunicarte de forma eficaz con las aerolíneas u hoteles con los que vas a colaborar para que se ajusten a las necesidades específicas del personal.
Para organizar viajes de trabajo inclusivos, es esencial tener en cuenta las diferencias culturales y las festividades religiosas. No pidas al personal que vaya de viaje de trabajo en una festividad religiosa importante u ofrécele flexibilidad. Otra forma de ayudar al personal con sus viajes de trabajo es informar de detalles culturales del país, como saludos o códigos de vestimenta.
Informa sobre las dificultades a las que puede enfrentarse el personal, especialmente durante los viajes de trabajo, para concienciarlo sobre la diversidad y la inclusión en el lugar de trabajo. Ya se trate de personal general, la dirección o especialistas en viajes, cada miembro de la empresa debe tener los conocimientos necesarios para hacer frente a los desafíos de la inclusividad. Algunos temas sobre los que puedes formar al personal son la sensibilización respecto a la discapacidad, las diferencias culturales, la seguridad y los procedimientos de emergencia. También puedes recomendar algunos contactos, sitios web o aplicaciones para ayudar al personal en sus viajes de trabajo.
Para evaluar la calidad de la experiencia de los viajes de trabajo del personal, no hay una opción mejor que pedirle su opinión. Puedes preguntar en reuniones en persona o con encuestas anónimas. Las impresiones de las personas que viajan por trabajo te ayudarán a identificar puntos a mejorar y a revisar tus políticas de accesibilidad e inclusividad de forma regular. Ábrete a escuchar cualquier preocupación relacionada con la seguridad y la inclusión y comparte cómo puedes ofrecer ayuda si es necesario.
Si promueves una cultura de empresa inclusiva donde todo el personal se sienta valorado, sentarás las bases para lograr una experiencia de viajes de trabajo inclusiva. Consigue una cultura de empresa más inclusiva con las siguientes acciones:
Como parte empleadora, tienes obligaciones legales y éticas de garantizar que el personal esté seguro en sus viajes de trabajo. Este deber de asistencia afecta a todos los aspectos de los viajes de trabajo, desde la preparación hasta el regreso a casa. Antes de mandar a alguien del personal a hacer un viaje de trabajo, tienes siempre que evaluar los riesgos, contar con una política de viaje actualizada, asegurarte de que el personal está asegurado frente a cualquier riesgo que pueda correr y poder prestarle ayuda en cualquier momento.
Para que el personal tenga una experiencia de viaje de trabajo lo más inclusiva posible, es clave mantenerte al tanto de todo y pedir opinión a las personas que viajan por trabajo en tu empresa. La concienciación cultural también te ayudará a proteger e incluir mejor al personal cuando viaje al extranjero.
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