Louer une voiture peut être très pratique lors d’un voyage d’affaires. Cela permet de mettre en place son propre programme en toute indépendance et de faire des économies sur les services de voitures en libre-service. Cela ajoute également une note de professionnalisme à votre image globale.

Mais un grand nombre de facteurs entrent en jeu lors de la location d'une voiture, d’autant plus que les conditions et les réglementations varient considérablement d'un pays à l'autre.

Voici donc 8 éléments à prendre en compte lors de la location d'une voiture pour un voyage d’affaires.

1. Le trafic de la destination

Lorsque vous louez une voiture pour un déplacement professionnel, vous devez toujours tenir compte des conditions de circulation que vous rencontrerez sur place. Alors que le trafic peut être fluide dans certaines villes, d’autres destinations peuvent connaître un ratio plus élevé de voitures par habitant, comme Los Angeles, Istanbul, Bucarest, Virginia Beach ou Colorado Springs.

Il serait alors préférable de louer une voiture plus petite, avec laquelle il sera plus facile de trouver une place de parking et de vous déplacer à travers la ville.

2. L'espace dont vous aurez besoin lors de votre voyage

En fonction de votre secteur d'activité, vous pourriez avoir besoin d’emporter seulement une mallette ou bien un certain nombre d’éléments à présenter lors d’une réunion.

Prenez note de tout le matériel dont vous pourriez avoir besoin et louez une voiture en conséquence. Optez pour une voiture avec un coffre assez grand pour tous vos équipements ou avec 4 portes si vous pourriez avoir besoin de vous déplacer avec des collègues. Cette attention aux détails pourrait faire la différence entre un voyage d'affaires compliqué et un voyage d'affaires réussi.

3. Les politiques de sécurité routière et de stationnement

Bien que la législation applicable à la conduite soit similaire dans la plupart des pays (ne pas boire et conduire, pas de téléphone au volant, etc.), chaque pays a des politiques différentes en ce qui concerne les routes et le stationnement. Il est presque impossible de toutes les connaître, surtout si vous effectuez de nombreux voyages d’affaires. C'est pourquoi, lorsque vous louez une voiture pour le travail, il est préférable de vous adresser à une société de location majeure. Cela vous garantit qu’elle a de l'expérience et qu'elle est habituée aux questions des personnes louant une voiture.

Nous collaborons avec des entreprises dignes de confiance sur le marché, comme Europcar, Goldcar, Hertz et Sixt. Elles sauront non seulement ce dont vous aurez besoin, mais pourront également vous expliquer comment fonctionnent les horodateurs ou encore si vous risquez une amende si des passagers sur le siège arrière ne portent pas leur ceinture de sécurité. Les voitures louées auprès de sociétés de location proposant des assurances de pointe auront tout ce dont vous avez besoin, qu’il s’agisse de disques de stationnement ou de toutes les assurances nécessaires pour prendre la route.

4. La durabilité

Nous voulons toutes et tous contribuer à la protection de l’environnement, mais conduire une voiture électrique n’est pas aussi simple qu’on pourrait le croire. Plusieurs éléments sont à prendre en compte lors de la location d’une voiture électrique à des fins professionnelles, comme le nombre de bornes de recharge dans la destination.

Certains pays se prêtent parfaitement à la location d’un véhicule électrique. C’est notamment le cas de la Norvège, l'Islande, la Suède, les Pays-Bas ou l'Allemagne.

5. Les péages et les vignettes

Les taxes routières sont bien connues des conducteurs. Lorsque vous louez une voiture pour le travail, veillez à conserver tous les reçus des péages et toute autre dépense supplémentaire afin de pouvoir obtenir un remboursement par la suite.

La vignette est généralement la plus importante à obtenir. Qu'elle soit virtuelle ou sous forme d'autocollant à coller sur le pare-brise, une vignette est une taxe routière qui s'applique pour une certaine période et non pour une certaine distance contrairement aux péages. Il est possible d’obtenir une vignette à l'agence de location ou dans les stations-service.

6. Les conditions météorologiques

Vous avez probablement déjà consulté les prévisions météo avant d'entreprendre un voyage d'affaires important, mais cette pratique est plus utile que vous ne le pensez. Il est important de savoir si vous devez louer une voiture avec une climatisation fonctionnelle ou avec des pneus hiver, surtout si vous vous rendez dans une destination au climat inhabituel pour vous.

La plupart des sites de location de voitures permettent d’indiquer si vous avez besoin d’une voiture avec climatisation. Pensez à utiliser cette option si nécessaire.

7. L’installation préalable d’applications de navigation

Lorsque vous voyagez dans une région que vous ne connaissez pas, de nombreuses applications peuvent vous aider à vous déplacer. Il est conseillé de les télécharger depuis une connexion Wi-Fi fiable et de les utiliser à bon escient en conduisant.

Voici une liste d'applications intéressantes à télécharger :

  • Waze : pour les instructions de navigation
  • Smart Dash Cam : une application qui peut être utile en cas d'incident sur la route
  • Petrol Prices : une aide précieuse pour trouver une station-service à prix raisonnable
  • Just Park : facilite la recherche de places de stationnement

Il est possible que ces applications ne fonctionnent pas dans certains pays. Vérifiez donc si ces applications sont accessibles dans la destination où vous allez et si ce n'est pas le cas, quelles alternatives sont disponibles.

8. La politique de voyage de votre société

Une voiture de location peut venir renforcer l’image de votre entreprise. En fonction des valeurs de votre entreprise, vous pouvez choisir une voiture qui personnifierait cette image et qui serait en même temps conforme à la politique de voyage en vigueur.

Par exemple, si le développement durable joue un rôle clé dans votre mission, envisagez de louer un véhicule électrique. Si la puissance ou la force représentent davantage votre entreprise, vous pouvez opter pour un 4x4.

Réussir un voyage d'affaires ne se résume bien entendu pas à louer la voiture idéale. D’autres éléments comme l'hébergement et le vol sont également déterminants et peuvent contribuer au succès ou à l’échec d’un voyage.

Booking.com for Business vous permet de réserver tous les éléments d’une expérience de voyage complète. Sur notre plateforme, vous pouvez trouver non seulement des hébergements de qualité pour un voyage d’affaires, mais également des billets d'avion et des voitures de location fiables.

Articles suggérés

22/06/22
8 minutes de lecture
Les avantages de la gestion des voyages d'affaires pour les PME

Comment l'utilisation d'une solution de gestion des voyages d'affaires peut transformer la façon don...

PME Propriétaires de petites entreprises
01/08/22
7 minutes de lecture
10 conseils à retenir pour préparer vos bagages et votre séjour en voyage d'affaires

Découvrez 10 objets et conseils pour bien préparer vos bagages, pour un voyage d'affaires réussi !

Conseils sur les voyages d’affaires Voyageurs d’affaires
31/08/22
5 minutes de lecture
Guide complet sur les politiques de voyage d’entreprise

Vous apprendrez ce qu'est une politique de voyage, comment vérifier qu’elle est bien respectée et co...

Gestion des voyages d'affaires Utilisateurs/Administrateurs