Podróże służbowe są tak samo ważne dla małych przedsiębiorstw, jak dla większych organizacji. Możliwość uczestnictwa w wydarzeniach i targach, a także osobistych spotkań z klientami, partnerami, dostawcami, inwestorami i zainteresowanymi stronami wzmacnia relacje, sprzyja nowym pomysłom i wymianie wiedzy. Wszystko to ma kluczowe znaczenie dla MŚP (małych i średnich przedsiębiorstw), zwłaszcza po miesiącach lockdownów i zakłóceń gospodarczych.
Pandemia uderzyła szczególnie mocno w małe przedsiębiorstwa, a mimo że narzędzia do wideokonferencji i współpracy na odległość były skutecznie wykorzystywane jako środki zastępcze do pewnego stopnia, nie można nie docenić znaczenia czasu poświęconego na kontakty osobiste. Dlatego też podróże służbowe stanowią kluczową część działalności gospodarczej oraz planu odbudowy małych i średnich przedsiębiorstw.
Co dokładnie rozumiemy przez „podróże służbowe mniejszych firm”
Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą mieć różne powody, dla których muszą podróżować. Oto kilka przykładów podróży służbowych mniejszych firm:
- Uczestnictwo w wydarzeniach i konferencjach.
- Udzielanie wywiadów lub udział w rozmowach o pracę.
- Uczestnictwo w seminariach i spotkaniach.
- Wystawa firmy na targach.
- Udzielanie prezentacji i przemówień osobiście.
- Poszukiwanie produktów i spotkania z dostawcami.
- Uczestnictwo w szkoleniach i innych zajęciach edukacyjnych.
- Uczestnictwo w imprezach lub wyjazdach integracyjnych.
Różnica między podróżami służbowymi mniejszych firm i większych przedsiębiorstw
W przypadku gdy międzynarodowe organizacje mogą jednocześnie wysyłać kilku pracowników na podróż służbową, MŚP są w stanie wysyłać tylko jednego lub dwóch. Duże firmy najczęściej mają większe budżety, skupiają się bardziej na zarządzaniu ryzykiem i korzystają z usług dedykowanego menedżera podróży lub biura podróży specjalizującego się w podróżach służbowych do rezerwacji wyjazdów firmowych.
Mimo że małe i średnie przedsiębiorstwa zwykle posiadają mniejsze budżety na podróże służbowe, ostatecznie często wydają więcej w stosunku do generowanych zysków niż większe firmy. Dlatego też konieczne jest, aby MŚP przejęły kontrolę nad planowaniem podróży służbowych mniejszych firm, wdrożyły zasady dotyczące kosztów podróży służbowych oraz zadbały o należytą staranność, a także korzystały ze specjalnego narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi, które pomoże im zaoszczędzić pieniądze i zmaksymalizować zyski.
Oprócz zarządzania budżetem kolejnym wyzwaniem dla MŚP związanym z podróżami mniejszych firm jest uzyskanie wglądu do tego, gdzie znajdują się ich pracownicy oraz jakie istnieją konsekwencje w kwestii bezpieczeństwa i jakie obowiązują przepisy zdrowotne w każdym miejscu, które odwiedzają. Organizacje mają obowiązek dokładać należytej staranności w kwestii bezpieczeństwa i zdrowia swoich pracowników – zarówno podczas pracy w biurze, jak i w podróży. Mniejsze przedsiębiorstwa muszą przestrzegać tych zasad w takim samym stopniu jak wielkie korporacje.
W razie nagłego przypadku lub zakłóceń w podróży, gdy pracownicy pracują poza biurem, MŚP muszą być w stanie szybko zareagować i zapewnić wsparcie dla swojego personelu. Jeśli nie wiedzą, gdzie dokładnie znajdują się ich pracownicy i jakie są ich trasy w danym momencie, może to okazać się trudne do wykonania. Bez łatwego dostępu do wszystkich niezbędnych danych dotyczących podróży służbowych w jednym miejscu małe przedsiębiorstwa mogą stracić wiedzę o miejscu pobytu pracowników i mimowolnie narażać na ryzyko ich bezpieczeństwo i zdrowie.
Jakie inne ryzyko ponoszą MŚP, nie stosując specjalnego rozwiązania w zakresie zarządzania podróżami służbowymi dla mniejszych firm?
Rezerwacja podróży służbowej może być kosztownym i czasochłonnym procesem. Pracownikowi może zająć średnio 45 minut, aby zarezerwować całą podróż służbową, sprawdzając odpowiednie opcje lotów i zakwaterowania, które mieściłyby się w budżecie.
Oprócz ryzyka w postaci niesprostania wymogom należytej staranności w stosunku do pracowników znajdujących się w podróży MŚP mogą również mierzyć się z nadmiernymi wydatkami pracowników na hotele, wynajem samochodów i loty, a także powstające niejasności w odniesieniu do tego, co stanowi koszt podróży i co kwalifikuje się do zwrotu kosztów. Pracownicy mogą rezerwować podróże służbowe w dowolny sposób, a następnie przesyłać rachunki i paragony na koniec wyjazdu, czasami z wyższą ceną niż zakładano.
Wszystko to może stanowić dla firmy koszt, zarówno pod kątem czasu i pieniędzy, jak i nakładów pracy administracyjnej. Właśnie z tego powodu większe i mniejsze firmy wdrażają różne rozwiązania dla podróży służbowych, które pomagają w ich organizacji. Mogą one przybrać formę drogiego rozwiązania (firmy zarządzającej podróżami lub biura podróży służbowych) lub bezpłatnej platformy do podróży służbowych, takiej jak Booking.com for Business.
Korzyści wynikające z korzystania z cyfrowej platformy do zarządzania podróżami służbowymi
Korzystając z dedykowanego rozwiązania w zakresie zarządzania podróżami, czas przeznaczony na dokonywanie rezerwacji jest znacznie skrócony, ponieważ biuro podróży lub platforma skutecznie funkcjonują jako kompleksowe rozwiązanie dla wszelkich dostawców usług podróżniczych (linie lotnicze, hotele, wypożyczalnie samochodów itp.). Posiadanie jasnych norm dotyczących wyjazdów, takich jak firmowe zasady dotyczące podróży, zapewnia profesjonalne, odpowiedzialne podejście do podróży służbowych.
Choć zatrudnianie dedykowanej firmy zarządzającej podróżami (TMC) lub biura podróży jest dla MŚP opcją możliwą do zrealizowania, czasami koszty korzystania z takich usług mogą być bardzo wysokie. Dzięki bezpłatnej cyfrowej platformie do zarządzania podróżami mniejsze przedsiębiorstwa mogą w jednym miejscu zaoszczędzić pieniądze, monitorować wydatki i śledzić poniesione koszty na usługi związane z podróżą służbową, takie jak hotele, loty i wypożyczalnie samochodów. Mogą również śledzić wszystkie niezbędne dane oraz prowadzić dokładny i przejrzysty rejestr online tego, co jest związane z daną podróżą.
Rozwiązania online dotyczące zarządzania podróżami posiadają panele, które są łatwe w obsłudze i nawigacji oraz nie wymagają dodatkowego technicznego wsparcia ze strony biura podróży, więc użytkownicy mogą zacząć z nich korzystać w ciągu kilku minut. Platforma rejestruje wszystkie szczegóły dotyczące podróży firmowych, zmniejszając koszty administracji i ułatwiając dochodzenie roszczeń. Platformę można również zsynchronizować z wieloma urządzeniami – telefonem, laptopem, komputerem stacjonarnym i tabletem.
Specjalne zezwolenia mogą być ustawione tak, aby platforma była dostępna nie tylko dla członków danego zespołu, ale również dla pozostałych członków firmy, takich jak kierownik ds. finansów, kierownik ds. podróży, kierownik biura, dyrektor generalny lub osobisty asystent.
Platformy podróżnicze eliminują również konieczność, aby firma sama negocjowała indywidualne ceny, ponieważ technologia wykorzystuje duże wolumeny, aby nadać dostęp do zniżek i programów lojalnościowych w imieniu firmy. Jedyne, co muszą zrobić, to zarejestrować się na odpowiedniej platformie do podróży służbowych, aby uzyskać najlepsze ceny i oferty na hotele, loty i samochody.
Korzystając z platformy do podróży służbowych, MŚP mogą również z łatwością zarezerwować kompletną podróż – lot, hotel i samochód – w zaledwie kilka kliknięć. Nie muszą więc wyszukiwać najlepszych ofert i rezerwować ich oddzielnie. Platforma robi to za nie poprzez wykorzystanie dużej ilości wyszukiwań, aby uzyskać dostęp do wszystkich dostępnych zniżek na podróże. Oszczędza to zarówno czas, jak i pieniądze, a także zwiększa wydajność pracowników.
Rozwiązania online w zakresie podróży służbowych zawierają również wszystkie informacje dotyczące lokalizacji pracowników, które można znaleźć za pomocą jednego przycisku. Wiedza, gdzie znajdują się pracownicy, oznacza, że w przypadku zmiany okoliczności lub wystąpienia jakiegokolwiek nieprzewidzianego zdarzenia, firmy mogą zlokalizować swoich pracowników i dokonać niezbędnych zmian w rezerwacji w ich imieniu.
Istnieje wiele innych korzyści dla mniejszych firm korzystających z cyfrowej platformy do organizacji podróży służbowych. Obejmują one:
- Możliwość rezerwacji i zarządzania kompletną podróżą służbową w jednym miejscu (zakwaterowanie, loty, pociągi, wynajem samochodów, miejsce biurowe itp.) – a także dostęp do wszystkich najlepszych ofert w jednym miejscu.
- Zapewnienie bezpieczeństwa i podniesienie poziomu zgodności z zasadami firmy dotyczących podróży służbowych.
- Oszczędność – wiele cyfrowych platform podróżniczych jest tańszych od agencji lub menedżerów podróży. Niektóre są całkowicie bezpłatne.
- Możliwość udostępniania trasy podróży pracownika i koordynowania podróży z innymi pracownikami w ramach tej samej podróży.
- Zmniejszenie kosztów administracyjnych związanych z opracowywaniem raportów rozliczenia wydatków.
- Możliwość łączenia pracy z podróżą osobistą, takich jak podróże typu bleisure lub jako cyfrowi nomadzi.
Najlepszy sposób na zaoszczędzenie pieniędzy na podróży służbowej dla mniejszych firm dzięki platformie podróżniczej Booking.com for Business
Wykorzystanie zaufanego rozwiązania online w zakresie zarządzania podróżami służbowymi to najlepszy sposób na zaoszczędzenie pieniędzy na podróży służbowej dla mniejszych firm. Booking.com for Business to całkowicie bezpłatna platforma – bez opłat rezerwacyjnych i rejestracyjnych. Zapewnia one kluczowe rozwiązanie dla MŚP, które umożliwia samodzielną obsługę wszelkich potrzeb związanych z podróżami służbowymi w jednym miejscu. Przy pomocy kilku kliknięć pracownicy mogą zarezerwować kompletne wyjazdy służbowe, otrzymując najlepsze oferty hoteli, wypożyczalni samochodów i lotów. Nie ma potrzeby wyszukiwania każdej z tych usług oddzielnie.
Booking.com for Business oferuje szeroki wybór noclegów i usług turystycznych dla MŚP, a także miliony przejrzystych opinii od prawdziwych klientów. Użytkownicy mogą korzystać ze zniżek na różnych poziomach Genius, a także dodawać do narzędzia karty lojalnościowe lub programy lojalnościowe linii lotniczych, aby zaoszczędzić więcej pieniędzy. Mogą oni również z łatwością rezerwować hotele, które przestrzegają zasad dotyczących działań na rzecz zrównoważonych podróży za pośrednictwem programu i etykiety „Zrównoważone podróże”, które stanowią wiodące w branży ramy zrównoważonego rozwoju.
Interfejs Booking.com for Business jest intuicyjny, łatwy w nawigacji i szybki w obsłudze. Użytkownicy mogą skonfigurować swoje konto w mniej niż pięć minut i nie potrzebują do tego pomocy biura podróży. Technologia uczenia maszynowego pomaga pracownikom wybrać najlepsze opcje dla ich potrzeb, wyróżniając wszystkie najlepsze ceny, zgodnie z zasadami firmy dotyczącymi podróży i ich wcześniejszych wyborów.
