Erfahren Sie, wie Sie ein optimales Geschäftsreiseprogramm erstellen und in Ihrem Unternehmen umsetzen.
Programme zum Geschäftsreisemanagement sind ein wichtiger Schritt zur Automatisierung Ihrer Geschäftsreisen und bieten Ihnen eine bessere Übersicht darüber, wie Ihr Team den Prozess umsetzt.
Nachfolgend finden Sie einen ausführlichen Leitfaden, in dem wir genauer erklären, was ein Geschäftsreiseprogramm ist, welche Vorteile und Herausforderungen damit verbunden sind und wie eine reibungslose Implementierung aussehen würde.
Ein Geschäftsreiseprogramm ist ein umfassendes Regel- und Verfahrenssystem, das alle Aspekte von Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmens abdeckt. Das Programm hilft Ihren Mitarbeitenden dabei, ihre Geschäftsreisen selbst zu organisieren und sie selbstständig zu planen, ohne dabei Ihr Protokoll und Ihre Regeln außer Acht zu lassen.
Ein Geschäftsreiseprogramm kann viele Formen haben:
Das Abwicklung von Geschäftsreisen ist keine leichte Aufgabe, da Ihr Unternehmen viele interne Dokumente und Richtlinien bereithalten muss.
Eine Reiserichtlinie ist ein übergreifender Satz von Regeln, die Ihr Unternehmen für Geschäftsreisen aufgestellt hat. Die Reiserichtlinie sollte auf Ihrer Geschäftsreiseagenda oberste Priorität haben. Sie enthält alle wichtigen Informationen, von der Budgetzuweisung über Ihre Erwartungen bis hin zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht.
Ein Geschäftsreiseprogramm wird rund um eine Geschäftsreiserichtlinie erstellt. Wenn die Richtlinie eher theoretischer Natur ist, legt das Geschäftsreiseprogramm dar, wie diese Regeln und Vorschriften in der Praxis umgesetzt werden sollten.
Mitarbeitende organisieren Geschäftsreisen häufig selbst, da dies oft einfacher ist als die Nutzung offizieller Kanäle. Das kann jedoch dazu führen, dass es an Aufsicht mangelt und die Mitarbeitenden die genehmigten Schritte nicht befolgen, weil sie ihnen möglicherweise nicht richtig kommuniziert wurden oder ihnen gar nicht bekannt waren.
Die Umsetzung eines Geschäftsreiseplans kann Ihnen und Ihrem Unternehmen folgende Vorteile bringen:
Sie sollten bedenken, dass ein Geschäftsreiseprogramm speziell darauf ausgelegt ist, das Reisen für Mitarbeitende einfacher zu machen. Hier sind einige wichtige Faktoren, durch die Ihr Geschäftsreiseplan zu einem Erfolg wird:
Ihre Mitarbeitenden werden Ihr Reiseprogramm sehr wahrscheinlich nicht nutzen wollen, wenn es für sie mehr Arbeit bedeutet oder die Anweisungen kompliziert und schwer zu befolgen sind. Behalten Sie stets im Hinterkopf, dass Mitarbeitende in der Regel keine Zeit haben, sich eingehend mit Ihren Reiserichtlinien zu befassen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Informationen möglichst klar und präzise darzustellen.
Wenn Sie den gesamten Prozess transparent gestalten, ist das die beste Möglichkeit, das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden zu gewinnen und gleichzeitig die Erwartungen für alle klar zu formulieren. Folgende Aspekte können Sie in Ihrer App/Ihrem Planer bei Bedarf festlegen oder beschränken:
Erstellen Sie basierend auf der Region eine dynamische Seite, die den Reisenden bei der Vorbereitung und dem Verständnis der Erwartungen helfen kann. Diese Seite sollte Folgendes enthalten:
Da Bleisure-Reisen („Business“ und „Leisure“, also eine Kombination aus geschäftlichem und privatem Reisen) immer beliebter werden, können Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, vor Ort ein paar Tage zu entspannen oder die Kultur des Landes zu erleben.
Sie können zum Beispiel eine Seite mit beliebten Touristenattraktionen oder empfohlenen Restaurants hinzufügen, auf der sich Ihre Mitarbeitenden informieren können.
Damit Ihre Mitarbeitenden entspannt reisen können und nichts Wichtiges vergessen, empfehlen wir Ihnen, eine Seite mit einer allgemeinen Packliste zu erstellen.
Sie können Ihren Geschäftsreisenden auch Apps für Geschäftsreisen empfehlen.
Ein Geschäftsreiseprogramm sollte von allen Abteilungen Ihres Unternehmens gemeinsam erarbeitet werden. So stellen Sie sicher, dass alles auf dem neuesten Stand ist und alle mit dem Endergebnis zufrieden sind.
Die Geschäftsführung, die Finanz- und Personalabteilung sowie die Geschäftsreisenden selbst haben alle eigene Meinungen, Perspektiven und Ideen zu Ihrem Reisemanagementprogramm. Obwohl der Input anderer Teammitglieder hilfreich sein kann, ist es nicht immer einfach, alle mit der Art und Weise der Reiseabwicklung zufriedenzustellen.
Wenn Sie sichergehen möchten, dass alle in Ihrem Unternehmen zufrieden sind und Sie mit der Implementierung eines Geschäftsreiseplans beginnen können, sollten Sie auf Folgendes achten:
Die größte Herausforderung bei der Einführung und Implementierung Ihres Geschäftsreiseprogramms besteht darin, Ihr gesamtes Unternehmen von der Nutzung zu überzeugen.
Nachfolgend finden Sie einige Gründe, warum Ihre Mitarbeitenden Ihren Plan möglicherweise nicht nutzen möchten, und Lösungen, die Abhilfe schaffen können.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden ein neues Tool oder eine neue App vorstellen, besteht die halbe Arbeit darin, es vorzustellen und sicherzugehen, dass alle über die Änderung informiert sind.
Tipp: Nutzen Sie Kanäle wie Newsletter, Gruppen und Chats, um Ihr Team über den neuen Geschäftsreiseplan zu informieren. Informieren Sie Mitarbeitende, die besonders häufig geschäftlich verreisen, persönlich über das neue Tool.
Die Einführung eines neuen Tools erfordert Zeit und Geduld. Auch wenn Sie vielleicht das Gefühl haben, dass die Implementierung möglichst schnell ablaufen sollte, sollten Sie dem Prozess vertrauen und einer so großen Veränderung genügend Zeit geben.
Tipp: Setzen Sie realistische Meilensteine für die Implementierung und erwarten Sie nicht, dass die Umstellung über Nacht erfolgt.
Nicht alle Mitarbeitenden kennen sich mit neuer Technologie aus oder fühlen sich im Umgang damit wohl. Wenn Sie allen Ihren Mitarbeitenden dabei helfen, den Prozess zu verstehen, sparen Sie auf lange Sicht Zeit und Geld.
Tipp: Erstellen Sie Anleitungen und holen Sie so oft wie möglich Feedback ein. Sie sollten außerdem immer wieder überlegen, ob es Möglichkeiten gibt, den Prozess zu vereinfachen.
Die Einführung einer Buchungssoftware für Geschäftsreisen kann eine große Veränderung darstellen, insbesondere wenn die bisherige Methode zur Planung von Geschäftsreisen gut funktioniert hat.
Tipp: Bieten Sie den Benutzern der App Anreize und Prämien und führen Sie einen langsamen Übergang von der alten zur neuen Version durch.
Der Einsatz eines Geschäftsreiseprogramms ist für Ihr Unternehmen eine tolle Lösung. Wenn Sie die Kontrolle über die Reisekosten, den Buchungsprozess und die Implementierung Ihrer Geschäftsreiserichtlinie haben, können Sie in Zukunft viele Probleme vermeiden.
Sie sollten sich über die Vorteile eines Reisemanagementprogramms im Klaren sein und wissen, welche Probleme bei der Implementierung in Ihrem Unternehmen auftreten können, damit Sie die richtigen nächsten Schritte in Angriff nehmen können.
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