Apprenez à créer le meilleur programme de voyages d'affaires et à le mettre en œuvre au sein de votre société.
Les programmes de gestion des voyages d'affaires constituent un grand pas en avant vers l'automatisation de vos déplacements professionnels. Ils vous permettent aussi un aperçu de la façon dont votre équipe gère le processus.
Découvrez notre guide complet pour comprendre ce qu'est un programme de voyages d'affaires, quels sont ses avantages et ses défis et à quoi ressemble une mise en œuvre harmonieuse.
Un programme de voyages d'affaires est un système complet qui comporte des conditions et des procédures pour traiter de tous les aspects des voyages d'affaires dans votre société. Un tel programme aide vos équipes à organiser leurs propres voyages d'affaires et à être indépendants dans leur planification, tout en respectant votre protocole et vos conditions.
Les programmes de voyages d’affaires se présentent sous de nombreuses formes :
Gérer les voyages d'affaires n'est pas une tâche facile, car votre société doit être préparée et disposer de nombreux documents et politiques internes.
Une politique de voyage est un ensemble de règles qui régissent la façon dont votre société traite les voyages d'affaires. Qu'il s'agisse du budget alloué, de vos attentes, ou encore de la façon dont votre société assure son obligation de diligence, une politique de voyage doit être la priorité de vos projets en matière de voyages d'affaires.
Les programmes de voyages sont constitués en fonction de la politique de voyage de la société. Si la politique est théorique, le programme de gestion des voyages d’affaires explique comment les règles qui la composent seront appliquées dans des scénarios réels.
Vos équipes tendent à organiser leurs déplacements professionnels par elles-mêmes, car c'est souvent plus simple que de passer par les canaux officiels. Cependant, cela peut conduire à un manque de suivi et au non-respect du processus d’approbation, peut-être parce qu'il n'a pas été communiqué correctement ou qu’il n’est pas connu.
La mise en œuvre d’un programme de voyages d'affaires peut vous apporter, à vous et à votre société, les avantages suivants :
Gardez à l’esprit que les programmes de voyages d’affaires sont spécifiquement conçus pour aider vos équipes et faciliter leurs déplacements. Voici quelques éléments clés qui feront le succès de votre programme de voyages d’affaires :
Personne ne voudra utiliser le programme de voyages de votre équipe s’il prévoit des étapes supplémentaires ou si les instructions sont compliquées et difficiles à suivre. Pour cette raison, vous devez garder à l'esprit que la plupart de vos collègues n'ont pas le temps de se plonger dans votre politique de voyage et qu'il est de votre responsabilité de présenter les informations de la manière la plus claire et la plus concise possible.
Définir des processus transparents, c’est le meilleur moyen de gagner la confiance de vos employé(e)s et de clarifier les attentes de chacun. Pensez à ajouter les limites suivantes à votre application/planificateur :
En fonction de la région, créez une page dynamique qui peut aider vos collègues à se préparer et à comprendre les attentes. Cette liste doit comprendre :
Vu la popularité du « bleisure » (fait de combiner affaires et loisirs), il est pertinent de proposer à vos collègues de passer quelques jours de détente ou simplement de s'immerger dans la culture de la destination.
L’ajout d’une page avec des attractions touristiques populaires ou des restaurants recommandés serait très apprécié de vos employé(e)s.
Pour proposer une expérience exceptionnelle aux voyageurs et voyageuses d'affaires et garantir que tous les aspects sont couverts, nous vous recommandons de créer une page comportant une liste d’éléments à mettre dans sa valise.
Vous pouvez également recommander des applications de voyages d’affaires aux voyageurs.
Un programme de voyages d'affaires doit être élaboré avec la collaboration de tous les départements de votre entreprise. De cette façon, vous vous assurez que tout se passe comme prévu et que tout le monde est satisfait du résultat final.
La direction, le département comptable, les ressources humaines et les voyageurs d'affaires eux-mêmes auront tous des opinions, des points de vue et des idées sur votre programme de gestion des voyages. Mais même si les avis des collègues peuvent être utiles, il n’est pas toujours facile de satisfaire tout le monde quant à la façon dont les voyages sont gérés.
Pour vous assurer que chacun est satisfait et que vous pouvez commencer à mettre en œuvre votre programme de voyages d'affaires, suivez les étapes ci-dessous :
Le principal défi que vous rencontrerez lors du lancement et au début de la mise en œuvre de votre programme de voyages d'affaires est d'impliquer l'ensemble de votre société dans son utilisation.
Vous trouverez ci-dessous certaines des raisons pour lesquelles vos employé(e)s pourraient ne pas vouloir utiliser votre programme et les solutions qui pourraient vous aider.
Chaque fois que vous présentez un nouvel outil ou une nouvelle application à vos collègues, la moitié du travail consiste à le présenter et à s'assurer que tout le monde est au courant du changement.
Conseil : Mentionnez le nouveau plan de voyages d'affaires dans une newsletter, dans des groupes et des discussions à l'échelle de votre société. Vous devez également informer personnellement vos principaux voyageurs d’affaires du nouvel outil.
Introduire un nouvel outil demande du temps et de la patience. Même si vous ressentez le besoin d’accélérer sa mise en œuvre, vous devez lâcher prise et prévoir suffisamment de temps pour qu’un changement aussi important ait lieu.
Conseil : Fixez des jalons réalistes pour sa mise en œuvre, sans vous attendre à une transition complète du jour au lendemain.
Tous les employé(e)s ne sont pas à l’aise avec les nouvelles technologies. Aider tous vos employés à comprendre le processus vous fera économiser du temps et de l’argent à long terme.
Conseil : Créez des tutoriels et demandez autant que possible les avis de vos équipes. ailleurs, il est toujours possible de simplifier les processus.
L'introduction d'un logiciel de réservation de voyages d'affaires peut représenter un changement important, surtout lorsque l'ancienne méthode de planification des voyages d'affaires fonctionnait bien.
Conseil : Offrez des primes et des récompenses aux personnes utilisant l'application et passez lentement de l’ancienne à la nouvelle version.
S'appuyer sur un programme de voyages d'affaires est une excellente solution pour votre société. En contrôlant les dépenses de voyage, le processus de réservation des voyages et la mise en œuvre de votre politique de voyages d'affaires, vous pouvez éviter de nombreux problèmes à l'avenir.
En comprenant les avantages de la création d'un programme de gestion des voyages, ainsi que les problèmes qui peuvent survenir lors de sa mise en œuvre dans votre société, vous pouvez trouver la bonne voie pour aller de l'avant.
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