Guía: cómo crear un programa de viajes de empresa

Los programas de gestión de viajes de empresa son un gran avance para la automatización de los viajes de trabajo y para supervisar cómo tu equipo gestiona el proceso.

Aquí encontrarás una guía completa sobre qué es un programa de viajes de empresa, cuáles son sus ventajas y desafíos, y cómo sería una implementación sin problemas.

¿Qué es un programa de viajes de empresa?

Un programa de viajes de empresa es un sistema completo de políticas y procedimientos que aborda todos los aspectos de los viajes de trabajo de tu empresa. El programa ayuda a tu personal a organizar sus propios viajes de trabajo y ser independiente en dicha planificación al tiempo que cumple los protocolos y políticas.

Un programa de viajes de trabajo puede presentar diversas formas:

• Una app
• Un sitio web
• Un portal interno
• Un servicio externo que elijas

¿Cuál es la diferencia entre un programa de viajes y una política de viaje?

Gestionar los viajes de trabajo no es tarea fácil, ya que tu empresa debe estar preparada con muchas políticas y documentos internos.

Una política de viaje es un conjunto general de políticas sobre cómo tu organización ve los viajes de empresa. Esta política debe ser la prioridad de tu agenda de viajes de empresa, desde el presupuesto asignado o tus expectativas hasta definir cómo la empresa garantiza el deber de asistencia.

Un programa de viajes de empresa se crea en torno a una política de viajes de trabajo. Si la política es teórica, el programa de gestión de viajes de empresa establece cómo esas políticas y normativas se aplicarán en situaciones reales.

Ventajas de tener un programa de viajes de empresa

El personal suele organizar los viajes de trabajo por cuenta propia porque suele ser más fácil que hacerlo a través de los canales oficiales. Sin embargo, esto puede suponer una falta de supervisión y de cumplimiento de los pasos aprobados, que pueden no haberse comunicado correctamente o incluso ser desconocidos.

Implementar un plan de viajes de empresa os puede aportar, tanto a ti como a tu empresa, las siguientes ventajas:

• Mayor control sobre el proceso: al establecer un programa de viajes de empresa, se puede simplificar y crear un proceso paso a paso que el personal pueda usar fácilmente.
• Posibilidad de añadir solo opciones aprobadas: si quieres que el personal colabore solo con proveedores o socios específicos con los que tengas contratos, puedes hacer que el programa de viajes de empresa muestre solo esas opciones.
• Mayor supervisión financiera: los recibos pueden perderse con facilidad y registrar los gastos de viaje puede ser difícil para quienes viajan por trabajo. Evita todos esos problemas centralizándolo en un solo programa o app.
• Ahorro de tiempo: al tener todas las opciones e información necesarias centralizadas en un solo lugar, el personal no tendrá que pasar horas buscando la opción más barata o el vuelo más cómodo.
• Deber de asistencia garantizado: con un planificador de viajes de empresa también puedes compartir consejos de seguridad para el país de destino y qué se necesita preparar antes de salir.

Qué se debe incluir en un programa de viajes de empresa

Debes tener presente que un programa de viajes de trabajo se diseña específicamente para ayudar al personal y facilitar sus trayectos. Estos son algunos de los elementos clave que harán que tu plan de viajes de empresa sea todo un éxito:

Asegúrate de que sea fácil de usar

Nadie querrá usar el programa de viajes de equipo si añade pasos adicionales o las instrucciones son complicadas y difíciles de seguir. Por este motivo, deberías tener en cuenta que lo más normal es que tu personal no tenga tiempo para examinar al detalle la política de viaje, por lo que es tu responsabilidad presentar la información de la manera más clara y concisa posible.

Establece con claridad cuáles son los límites del presupuesto

Hacer que todo el proceso sea transparente es la mejor forma de ganar la confianza del personal a la vez que se mantienen las expectativas claras para todo el mundo. Deberías considerar añadir estos límites a tu app o planificador:

• Gasto total mensual en vuelos
• Tarifas más bajas y altas aceptadas
• Presupuesto sin usar aún disponible
• Gasto total mensual en alojamientos
• Gasto esperado por región/país

Consejos y trucos para la región elegida

En función de la región, crea una página dinámica que pueda ayudar a quien viaja a prepararse y entender las expectativas. Esta lista debe incluir lo siguiente:

• Visado y seguro necesarios
• Control médico necesario
• Documentos que llevar
• Tipo de enchufes y cargadores que llevar
• La moneda del país de destino
• Cualquier noticia o disturbio político importantes en el país de destino

Ideas para el tiempo libre

Viendo lo populares que se han hecho los viajes bleisure, deberías tener en cuenta la opción de que el personal pase unos días relajándose o disfrutando de la cultura del destino.

Añadir una página con atracciones turísticas populares o restaurantes recomendados sería muy bien recibido entre el personal.

Lista e información para hacer la maleta

Con el fin de facilitar una buena experiencia para quienes viajan por trabajo y asegurar que se abarcan todos los aspectos, te recomendamos añadir una página con una lista de verificación para hacer la maleta sencilla.

También puedes recomendar apps de viajes de empresa para el personal.

Cómo implementar un programa de viajes de empresa

Todos los departamentos de tu empresa tienen que colaborar en la creación del programa de viajes de trabajo. De este modo, te asegurarás de que todo esté al día y que todo el mundo esté conforme con los resultados finales.

Tanto el equipo directivo senior como el de finanzas, RR. HH. y el personal que viaja tendrán su propia opinión, punto de vista e ideas acerca del programa de gestión de viajes. Sin embargo, a pesar de que las aportaciones de las demás personas pueden ser útiles, no siempre es fácil complacer a todo el mundo con la forma en la que se gestionan los viajes.

Para asegurarte de que toda la organización esté conforme y que puedes empezar a implementar un plan de viajes de empresa, deberías seguir los pasos a continuación:

1. Pregunta qué métricas específicas quieren ver y con qué frecuencia quieren dicha información. Los paneles son una forma eficaz de compartir informes y asegurar que se ven los resultados esperados.
2. Cuenta con la capacidad de medir el impacto financiero de tu programa de viajes de equipo para que, aunque la empresa no ahorre dinero, puedas ver un cambio en el índice de satisfacción del personal y en la disposición para viajar por trabajo.
3. Haz un seguimiento con el personal que viaja y obtén sus opiniones durante las pruebas de la app o el proceso. Cuanto más alto sea el índice de satisfacción, más personas querrán usar el programa que has implementado.

Posibles dificultades de un programa de viajes de empresa

El reto principal al que te enfrentarás al lanzar y empezar a implementar tu programa de viajes de trabajo es lograr que toda la empresa lo use.

Estas son algunas de las razones por las que quizá el personal no quiera usar tu plan y qué soluciones ayudarán.

El personal no lo conoce

Cuando introduces una nueva herramienta o app para tu personal, la mitad del trabajo consiste en presentarla y asegurar que todo el mundo esté al tanto del cambio.

Consejo: Menciona el nuevo plan de viajes de empresa en la newsletter, grupos o chats de toda la empresa. También deberías informar particularmente a las principales personas que viajan por trabajo sobre la nueva herramienta.

Transición repentina

Introducir una nueva herramienta requiere tiempo y paciencia. Aunque sientas que debes acelerar la implementación, tienes que confiar en el proceso y dar suficiente tiempo para que se produzca un cambio tan grande.

Consejo: Establece objetivos realistas para la implementación y no esperes una transición completa de un día para otro.

No se sabe con seguridad cómo usarlo

No todo el personal estará familiarizado o a gusto usando la nueva tecnología. Ayudar a toda la plantilla a entender el proceso te ahorrará tiempo y dinero a largo plazo.

Consejo: Elabora tutoriales y no dudes en pedir comentarios. También debes tener siempre presente la posibilidad de simplificar el proceso.

No se ven las ventajas de usarlo

Introducir un software de reservas para viajes de trabajo puede ser un gran cambio, sobre todo cuando el método anterior para planificar viajes de empresa ya funcionaba bien.

Consejo: Ofrece incentivos y ventajas para las personas que usen la app y haz una transición progresiva de la versión obsoleta a la nueva.

Confiar en un programa de viajes de empresa es una gran solución para tu organización. Al tener un control sobre los gastos de viaje, el proceso de reserva y la implementación de tu política de viajes de empresa, podrás evitar muchos problemas en el futuro.

Cuando se entienden las ventajas de crear un programa de gestión de viajes, así como los problemas que pueden surgir al implementarlo en la empresa, se puede encontrar el camino adecuado para seguir adelante.