Een zakenreisprogramma creëren: een handleiding

Wil je zakenreizen automatiseren en overzicht hebben op hoe jouw team dit proces beheert? Met beheerprogramma's voor zakenreizen zet je een grote stap in de goede richting.

Hieronder vind je een complete handleiding over wat een zakenreisprogramma is, wat de voordelen en uitdagingen zijn, en hoe een soepele implementatie eruit ziet.

Wat is een zakenreisprogramma?

Een zakenreisprogramma is een uitgebreid systeem van regels en procedures die betrekking hebben op alle aspecten van zakenreizen in je bedrijf. Met dit programma kunnen je werknemers hun eigen zakenreizen organiseren en zelfstandig plannen, en zich tegelijkertijd aan het protocol en de regels houden.

Zakenreisprogramma's zijn er in vele soorten en maten:

• Een app
• Een website
• Een intern portaal
• Een externe dienst die je zelf kiest

Wat is het verschil tussen een reisprogramma en reisbeleid?

Het beheren van zakenreizen is geen gemakkelijke taak, omdat je bedrijf veel interne documenten en beleidsregels moet opstellen.

Reisbeleid is een overkoepelende set regels voor hoe je bedrijf tegen zakenreizen aankijkt. Reisbeleid zou de hoogste prioriteit moeten hebben op je agenda voor zakenreizen: van het toegewezen budget en je eigen verwachtingen tot vaststellen hoe je bedrijf de zorgplicht garandeert.

Het zakenreisprogramma wordt vervolgens opgesteld op basis van dit zakenreisbeleid. Het beleid kan worden beschouwd als de meer theoretische kant, terwijl het beheerprogramma voor zakenreizen beschrijft hoe deze regels in de praktijk moeten worden toegepast.

Voordelen van een zakenreisprogramma

Werknemers hebben de neiging om zakenreizen zelf te organiseren, omdat dit vaak gemakkelijker is dan via de officiële kanalen. Dit kan echter leiden tot te weinig overzicht. Ook kan het ertoe leiden dat werknemers de goedgekeurde stappen niet volgen omdat deze misschien niet goed zijn gecommuniceerd of zelfs niet bekend zijn.

Een actief zakenreisplan kan jou en je bedrijf de volgende voordelen opleveren:

• Meer controle over het proces. Met een zakenreisprogramma kun je het proces eenvoudiger maken en een stapsgewijs proces creëren dat je werknemers gemakkelijk kunnen gebruiken.
• De mogelijkheid om alleen goedgekeurde opties aan te bieden. Als je wilt dat je werknemers alleen samenwerken met specifieke leveranciers of partners met wie je een contract hebt, kun je het zakenreisprogramma zo opstellen dat alleen die opties zichtbaar zijn.
• Meer financieel toezicht. Ontvangstbewijzen raken heel gemakkelijk kwijt en het declareren van reiskosten kan lastig zijn voor zakenreizigers. Omzeil deze uitdagingen door ze allemaal te centraliseren in één app of programma.
• ** Tijdsbesparing**. Als alle benodigde informatie en opties op één plek te vinden zijn, hoeven je werknemers niet urenlang te zoeken naar de goedkoopste opties of naar de meest geschikte vlucht.
• Zorgplicht gegarandeerd. Met een zakenreisplanner kun je ook veiligheidstips delen voor het land van bestemming, en reizigers laten weten hoe ze zich moeten voorbereiden op hun reis.

Wat moet een zakenreisprogramma omvatten

Houd er rekening mee dat een zakenreisprogramma specifiek is gemaakt om werknemers te helpen en het reizen gemakkelijker te maken. Hier zijn een paar belangrijke voorwaarden voor een succesvol zakenreisplan:

Zorg dat het plan gebruiksvriendelijk is

Niemand zal je teamreisprogramma gebruiken als het extra stappen toevoegt, of als de instructies ingewikkeld en moeilijk te volgen zijn. Vergeet daarom niet dat de gemiddelde werknemer geen tijd heeft om zich in je reisbeleid te verdiepen, en dat het jouw verantwoordelijkheid is om informatie zo duidelijk en beknopt mogelijk te communiceren.

Wees heel duidelijk over de budgetlimieten

Houd het hele proces transparant. Dit is de beste manier om het vertrouwen van je werknemers te winnen en tegelijkertijd aan iedereen duidelijk te maken wat de verwachtingen zijn. Overweeg om deze limieten toe te voegen aan je app/planner:

• Totale maandelijkse vluchtuitgaven
• Laagste/hoogste geaccepteerde tarieven
• Ongebruikt budget dat nog beschikbaar is
• Totale maandelijkse accommodatie-uitgaven
• Verwachte uitgaven per regio/land

Tips en trucs voor de geselecteerde regio

Creëer een dynamische pagina op basis van de regio, die een reiziger kan helpen om zich voor te bereiden, en om de verwachtingen te begrijpen. Deze lijst moet het volgende bevatten:

• Noodzakelijke visa en verzekeringen
• Noodzakelijke medische controles
• Documenten die ze bij zich moeten hebben
• Typen stekkers en opladers die ze moeten inpakken
• De valuta in het land van bestemming
• Eventueel belangrijk nieuws of informatie over politieke onrust in het land van bestemming

Eventuele ideeën voor vrijetijdsbesteding

Omdat"bleisure" reizen zo populair zijn geworden, moet je er rekening mee houden dat werknemers zich ook een paar dagen willen ontspannen of zich willen onderdompelen in de cultuur van de bestemming.

Werknemers zullen het zeker waarderen als je een pagina met populaire toeristische attracties of aanbevolen restaurants toevoegt.

Inpaklijst en details

Om je zakenreizigers een geweldige ervaring te bieden en ervoor te zorgen dat alle aspecten aan bod komen, raden we je aan een pagina op te nemen met een eenvoudigechecklist voor inpakken.

Je kunt reizigers ook apps voor zakenreizen aanbevelen.

Implementeren van een zakenreisprogramma

Voor het maken van een zakenreisprogramma moeten alle afdelingen van je bedrijf samenwerken. Op deze manier zorg je ervoor dat alles op orde is en dat iedereen tevreden is met het eindresultaat.

Senior Leadership, Finance, HR en zakenreizigers zelf zullen allemaal hun mening, visie en ideeën hebben over jouw reisbeheerprogramma. Hoewel input van collega's nuttig kan zijn, is het niet altijd gemakkelijk om iedereen tevreden te houden over het reisbeheer.

Doe het volgende om ervoor te zorgen dat iedereen in je bedrijf tevreden is en je de implementatie van het zakenreisplan kunt starten:

1. Vraag welke specifieke statistieken ze willen zien en hoe vaak ze deze informatie willen ontvangen. Dashboards zijn een effectieve manier om rapporten te delen en ervoor te zorgen dat je de resultaten ziet die je verwacht.
2. Zorg dat je over de mogelijkheden beschikt om de financiële impact van je teamreisprogramma te meten (zelfs als dit je bedrijf geen geld bespaart), zodat veranderingen in de tevredenheid van werknemers en de bereidheid om te reizen meteen zichtbaar zijn.
3. Neem contact op met zakenreizigers en vraag hun input tijdens de bèta-tests van de app of het proces. Hoe hoger het tevredenheidspercentage, hoe meer werknemers bereid zijn om het geïmplementeerde programma te gebruiken.

Mogelijke uitdagingen van een zakenreisprogramma

De grootste uitdaging die je zult tegenkomen bij het uitbrengen en implementeren van een zakenreisprogramma is ervoor zorgen dat het hele bedrijf het programma gebruikt.

Hier volgen een paar redenen waarom werknemers je plan misschien niet willen gebruiken, en enkele oplossingen hiervoor.

Werknemers zijn niet geïnformeerd

Wanneer je een nieuwe tool of app voor je werknemers introduceert, bestaat het halve werk eruit deze te presenteren en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de verandering.

Tip: Vermeld het nieuwe zakenreisplan in de nieuwsbrief, groepen en chats binnen het bedrijf. Informeer de mensen die het vaakst reizen ook persoonlijk over de nieuwe tool.

Plotselinge overstap

De introductie van een nieuwe tool vergt tijd en geduld. Hoewel je misschien denkt dat de implementatie snel moet zijn, moet je het proces vertrouwen en voldoende tijd inplannen om zo'n grote verandering door te voeren.

Tip: Stel realistische mijlpalen vast voor de implementatie. Verwacht niet van de ene op de andere dag een volledige overstap.

Onzeker over het gebruik

Niet alle werknemers zullen vertrouwd zijn met (of zich comfortabel voelen bij) het gebruik van nieuwe technologie. Als je alle werknemers helpt het proces te begrijpen, bespaart dit je op de lange termijn tijd en geld.

Tip: Maak tutorials en vraag zoveel mogelijk om feedback. Vergeet niet dat je het proces ook altijd eenvoudiger kunt maken.

De voordelen van het gebruik ervan niet inzien

De introductie van software voor het boeken van zakenreizen kan een grote verandering zijn, vooral wanneer de vorige manier om zakenreizen te plannen prima werkte.

Tip: Moedig mensen aan om de app te gebruiken door ze hiervoor te belonen en stap langzaam van de verouderde versie over naar de nieuwe versie.

Kunnen vertrouwen op een zakenreisprogramma is een geweldige oplossing voor je bedrijf. Je kunt in de toekomst veel problemen voorkomen wanneer je de controle hebt over reisuitgaven, het boekingsproces en de uitvoering van je zakenreisbeleid.

Als je de voordelen van het creëren van een reisbeheerprogramma begrijpt, en de problemen kent die zich kunnen voordoen bij de implementatie van dit programma in je bedrijf, ben je op de juiste weg.