Guida alla creazione di un programma per i viaggi aziendali

I programmi di gestione dei viaggi aziendali offrono un valido aiuto per automatizzare la creazione di viaggi di lavoro e supervisionare il team che gestisce la procedura.

In questa guida completa ti spieghiamo che cos'è un programma per i viaggi aziendali, quali vantaggi e quali sfide comporta e come implementarlo in modo fluido.

Che cos'è un programma per i viaggi aziendali?

È un sistema completo di regole e procedure che gestisce tutti gli aspetti di un viaggio di lavoro. Il programma consente ai dipendenti di organizzare autonomamente un viaggio di lavoro rispettando il protocollo e le regole aziendali.

Un programma per i viaggi di lavoro può avere molte vesti:

• Un'app
• Un sito web
• Un portale interno
• Un servizio esterno scelto da te

Qual è la differenza tra un programma per i viaggi e una politica di viaggio?

Gestire i viaggi di lavoro non è semplice dal momento che l'azienda deve avere già predisposto molte politiche e documenti interni.

Una politica di viaggio è un insieme di regole generali rispondenti al modo in cui l'azienda concepisce i viaggi di lavoro. Una politica di viaggio dovrebbe essere la priorità del programma di viaggi aziendale e indicare il budget stanziato e le aspettative, nonché il modo in cui l'azienda garantisce il duty of care.

Un programma per i viaggi aziendali viene creato sulla base di una politica di viaggio di lavoro. La politica costituisce la teoria, mentre il programma di gestione dei viaggi aziendali stabilisce come tali regole e normative verranno applicate nella realtà.

Vantaggi di un programma per i viaggi aziendali

Generalmente i dipendenti organizzano autonomamente i viaggi di lavoro perché spesso è più facile che passare per i canali ufficiali. In questo modo però può mancare una supervisione e i dipendenti potrebbero non seguire i passaggi approvati che magari non sono stati comunicati correttamente o addirittura non sono noti.

L'implementazione di un piano di viaggio aziendale può offrire i seguenti vantaggi:

• Più controllo sulla procedura: definendo un programma per i viaggi aziendali, puoi creare una procedura semplice e dettagliata che i dipendenti possono seguire facilmente.
• Possibilità di aggiungere solo opzioni approvate: se vuoi che i dipendenti collaborino solo con fornitori o partner specifici con cui hai stipulato contratti, puoi impostare il programma per i viaggi aziendali in modo da visualizzare solo tali opzioni.
• Maggiore supervisione sulle spese: è molto facile che le ricevute si perdano e farsi rimborsare le spese di viaggio può essere difficile per i dipendenti. Per evitare tutti questi problemi, è sufficiente centralizzarli in un'unica app o programma.
• Risparmio di tempo: avendo tutte le informazioni e le opzioni necessarie in un unico posto, i dipendenti non dovranno passare ore a cercare l'opzione più economica o il volo più conveniente.
• Duty of care garantito: con uno strumento di pianificazione di viaggi aziendali puoi anche condividere consigli sulla sicurezza per il Paese di destinazione e ciò che è necessario preparare prima di iniziare una trasferta.

Che cosa includere in un programma per i viaggi aziendali

Tieni presente che un programma per i viaggi aziendali è appositamente pensato per essere d'aiuto ai dipendenti e agevolarli mentre sono in trasferta. Ecco alcuni suggerimenti per creare un piano di viaggio aziendale davvero utile:

Facilità di utilizzo

Nessuno utilizzerà un programma per i viaggi se prevede ulteriori passaggi o se le istruzioni sono complicate e difficili da seguire. Ecco perché devi tenere a mente che il dipendente medio non ha il tempo di approfondire la politica di viaggio ed è tua responsabilità presentare le informazioni nel modo più chiaro e conciso possibile.

Indicazione chiara dei limiti di budget

L'intera procedura deve essere trasparente per ottenere la fiducia dei dipendenti e fare in modo che le aspettative siano chiare per tutti. Dovresti valutare l'opportunità di aggiungere questi limiti all'app o allo strumento di pianificazione:

• Spesa mensile totale per i voli
• Tariffe minime e massime accettate
• Budget non utilizzato ancora disponibile
• Spesa mensile totale per gli alloggi
• Spese previste per area geografica o Paese

Suggerimenti e trucchi per l'area geografica selezionata

Crea una pagina dinamica per aiutare il viaggiatore a prepararsi e a capire le aspettative, a seconda dell'area geografica. Questo elenco dovrà includere:

• Visto e assicurazione necessari
• Controllo medico necessario
• Documenti da mettere in valigia
• Tipo di spine e caricabatterie da mettere in valigia
• Valuta del Paese di destinazione
• Notizie importanti o disordini politici relativi al Paese di destinazione

Idee per il tempo libero

Considerato quanto siano diventati popolari i viaggi bleisure, tieni in considerazione che i dipendenti potrebbero trascorrere qualche giorno di relax o scegliere di scoprire la cultura della loro destinazione.

Una pagina dedicata alle attrazioni turistiche più popolari o ai ristoranti consigliati sarebbe molto apprezzata dai dipendenti.

Lista delle cose da mettere in valigia e dettagli

Per agevolare il viaggio dei tuoi dipendenti e fare in modo che non dimentichino nulla, ti consigliamo di aggiungere una pagina con una semplice lista delle cose da mettere in valigia.

Puoi anche suggerire app specifiche per i viaggi aziendali.

Come implementare un programma per i viaggi aziendali

Tutti i dipartimenti dell'azienda devono collaborare alla creazione di un programma di viaggio. In questo modo, ti assicurerai che ogni aspetto sia sempre aggiornato e tutti saranno soddisfatti dei risultati finali.

I dirigenti senior, il team della contabilità, le risorse umane e gli stessi viaggiatori avranno tutti opinioni, punti di vista e idee sul programma di gestione dei viaggi. Tuttavia, anche se il contributo dei colleghi può essere utile, non è sempre facile far sì che tutti siano soddisfatti di come vengono gestiti i viaggi.

Ecco che cosa devi fare per assicurarti che tutti in azienda siano soddisfatti e che sia il momento giusto per implementare un piano di viaggio aziendale:

1. Chiedi quali metriche specifiche vogliono vedere e con quale frequenza vogliono avere queste informazioni. Le dashboard sono strumenti efficaci per condividere i report e assicurarti di vedere i risultati che ti aspetti.
2. Predisponi le strutture per misurare l'impatto finanziario del programma di viaggio, in modo che, anche se non fa risparmiare denaro all'azienda, si possa notare un cambiamento nei livelli di soddisfazione dei dipendenti e nella loro disponibilità a viaggiare per lavoro.
3. Chiedi il parere dei viaggiatori aziendali e assicurati il loro contributo durante il beta test dell'app o della procedura. Più alto è il livello di soddisfazione, più dipendenti vorranno utilizzare il programma che hai messo a punto.

Sfide potenziali di un programma per i viaggi aziendali

La sfida più grande che si presenterà quando lancerai e inizierai a implementare il programma per i viaggi di lavoro sarà convincere l'intera azienda a utilizzarlo.

Ecco alcuni dei motivi per cui i dipendenti potrebbero non voler utilizzare il programma e le possibili soluzioni.

I dipendenti non sono informati

Ogni volta che introduci un nuovo strumento o una nuova app per i dipendenti, metà del lavoro consiste nel presentarla e fare in modo che tutti siano a conoscenza del cambiamento.

Suggerimento: segnala il nuovo piano di viaggio nella newsletter, nei gruppi e nelle chat aziendali. Ti consigliamo anche di comunicare personalmente ai principali viaggiatori business che è disponibile un nuovo strumento.

Transizione improvvisa

Introdurre un nuovo strumento richiede tempo e pazienza. Forse sentirai il bisogno di affrettare l'implementazione, tuttavia dovresti avere fiducia nel processo e lasciare il tempo necessario per un cambiamento così importante.

Suggerimento: fissa traguardi realistici per l'implementazione, senza aspettarti una transizione completa da un giorno all'altro.

Dubbi sull'utilizzo

Non tutti i dipendenti hanno familiarità o si sentono a proprio agio con l'utilizzo di una nuova tecnologia. Aiutare tutti i dipendenti a comprendere il processo ti farà risparmiare tempo e denaro nel lungo periodo.

Suggerimento: crea tutorial e chiedi feedback il più possibile. Inoltre, tieni sempre presente la possibilità di semplificare il processo.

Vantaggi dell'utilizzo non evidenti

Introdurre un software per la prenotazione dei viaggi di lavoro può rappresentare un grande cambiamento, soprattutto se il modo precedente di pianificare i viaggi aziendali funzionava bene.

Suggerimento: offri incentivi e premi a chi utilizza l'app e passa gradualmente dalla versione precedente a quella nuova.

Affidarsi a un programma per i viaggi aziendali è un'ottima soluzione per l'azienda. Controllando le spese di viaggio, la procedura di prenotazione e l'implementazione della politica di viaggio aziendale, potrai evitare molti problemi in futuro.

Se comprendi i vantaggi della creazione di un programma di gestione del viaggio e i problemi che possono sorgere quando lo implementi in azienda, puoi trovare il modo giusto di procedere.