Programy zarządzania podróżami służbowymi są dużym krokiem naprzód w automatyzacji takich podróży i nadzorowaniu zarządzania tym procesem przez zespół.

Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik, który przedstawia, czym jest program podróży służbowych, jakie stwarza korzyści i wyzwania oraz jak wygląda jego sprawna realizacja.

Co to jest program podróży służbowych?

Program podróży służbowych jest obszernym systemem zasad i procedur, który obejmuje wszystkie aspekty podróży służbowych w firmie. Program oferuje pracownikom pomoc w organizowaniu podróży służbowych i niezależność w ich planowaniu przy jednoczesnym przestrzeganiu protokołu i zasad.

Program podróży służbowych ma wiele form:

  • Aplikacja
  • Witryna internetowa
  • Wewnętrzny portal
  • Wybrana usługa zewnętrzna

Jaka jest różnica między programem podróży a zasadami dotyczącymi podróży?

Zarządzanie podróżami służbowymi nie jest łatwe, ponieważ firma musi przygotować wiele wewnętrznych dokumentów i zasad.

Zasady dotyczące podróży to nadrzędny zestaw zasad dotyczących tego, jak firma postrzega podróże służbowe. Zasady dotyczące podróży powinny być priorytetem w programie podróży służbowych — od oczekiwań i przydzielonego budżetu do sposobu zapewniania należytej staranności przez firmę.

Program podróży służbowych jest tworzony na podstawie zasad dotyczących podróży służbowych. Jeśli zasady są określone teoretycznie, to program zarządzania podróżami służbowymi określa, jak te zasady i przepisy będą stosowane w rzeczywistych scenariuszach.

Zalety programu podróży służbowych

Pracownicy często organizują podróże służbowe samodzielnie, ponieważ zwykle jest to łatwiejsze niż korzystanie z oficjalnych kanałów. Jednak może to spowodować, że zabraknie nadzoru, a pracownicy nie będą przestrzegać zatwierdzonych procedur, ponieważ nie zostały one odpowiednio przedstawione lub nawet nie są znane.

Wprowadzenie planu podróży służbowych może przynieść Tobie i firmie następujące korzyści:

  • Większa kontrola nad procesem – przez ustanowienie programu podróży służbowych możesz utworzyć uproszczony, stopniowy proces, który będzie łatwy do zastosowania przez pracowników.
  • Możliwość dodawania tylko zatwierdzonych opcji – jeśli chcesz, aby pracownicy współpracowali tylko z konkretnymi dostawcami lub partnerami, z którymi masz umowy, możesz wskazać tylko te opcje w programie podróży służbowych.
  • Większy nadzór finansowy – rachunki można bardzo łatwo zgubić, co utrudnia rozliczanie kosztów podróży przez osoby podróżujące służbowo. Wszystkie te problemy można obejść przez ich centralizację w jednej aplikacji lub programie.
  • Oszczędność czasu – dzięki scentralizowaniu wszystkich niezbędnych informacji i opcji w jednym miejscu pracownicy nie będą musieli godzinami szukać najtańszej opcji czy najwygodniejszego lotu.
  • Zapewnienie należytej staranności – przy użyciu narzędzia do planowania podróży służbowych można też udostępniać wskazówki dotyczące bezpieczeństwa w kraju docelowym i tego, co należy przygotować przed podróżą.

Co należy uwzględnić w programie podróży służbowych

Należy pamiętać, że program podróży służbowych jest tworzony specjalnie po to, aby pomóc pracownikom i ułatwić im podróżowanie. Oto kilka kluczowych elementów, które zapewnią efektywność planu podróży służbowych:

Utwórz plan łatwy do zastosowania

Nikt nie będzie chciał korzystać z programu podróży zespołu, jeśli wprowadzi to dodatkowe kroki lub instrukcje będą skomplikowane i trudne do wykonania. Dlatego pamiętaj, że przeciętny pracownik nie ma czasu, aby zgłębiać zasady dotyczące podróży. Twoim obowiązkiem jest przedstawienie informacji w możliwie najbardziej przejrzysty i zwięzły sposób.

Bardzo dokładnie określ ograniczenia budżetowe

Zapewnienie przejrzystości całego procesu to najlepszy sposób na zdobycie zaufania pracowników przy jednoczesnym utrzymaniu jasnych oczekiwań wobec wszystkich. Rozważ dodanie następujących ograniczeń do aplikacji / narzędzia do planowania:

  • Całkowite miesięczne wydatki na loty
  • Najniższe/najwyższe akceptowane ceny
  • Nadal dostępny niewykorzystany budżet
  • Całkowite miesięczne wydatki na zakwaterowanie
  • Oczekiwane wydatki zależnie od regionu/kraju

Wskazówki dotyczące wybranych regionów

Utwórz dynamiczną stronę zależną od regionu, która pomoże podróżującym przygotować się i zrozumieć oczekiwania. Ta lista powinna obejmować:

  • Wymaganą wizę i ubezpieczenie
  • Wymaganą kontrolę medyczną
  • Dokumenty do zabrania ze sobą
  • Typy wtyczek i ładowarek do spakowania
  • Walutę kraju docelowego
  • Wszelkie ważne wiadomości lub informacje o konfliktach politycznych w kraju docelowym

Pomysły na spędzenie czasu wolnego

Ze względu na to, jak popularne stało się podróżowanie typu bleisure, warto zaoferować pracownikom możliwość poświęcenia kilku dni na relaks lub poznawanie kultury miejsca docelowego.

Dodanie strony z popularnymi atrakcjami turystycznymi lub polecanymi restauracjami spotka się z dużym zainteresowaniem pracowników.

Lista i szczegółowe informacje o rzeczach do spakowania

Aby zwiększyć komfort osób podróżujących służbowo oraz zapewnić uwzględnienie wszystkich aspektów, zalecamy dodanie strony z prostą listą kontrolną dotyczącą pakowania.

Można też polecić aplikacje do podróży służbowych dla osób podróżujących służbowo.

Jak wdrożyć program podróży służbowych

Program podróży służbowych należy utworzyć we współpracy z wszystkimi działami firmy. Zapewni to, że wszystko będzie na bieżąco i wszyscy będą zadowoleni z efektów.

Kierownictwo wyższego szczebla, działy finansów i kadr oraz sami podróżujący służbowo będą mieli swoje opinie, poglądy i pomysły na temat programu zarządzania podróżami. Chociaż opinie współpracowników mogą być pomocne, nie zawsze łatwo jest sprawić, aby wszyscy byli zadowoleni ze sposobu zarządzania podróżami.

Aby upewnić się, że wszyscy w firmie są zadowoleni i możesz zacząć wdrażać plan podróży służbowych, sprawdź następujące kwestie:

  1. Zapytaj, jakich konkretnych wskaźników potrzebują pracownicy i jak często chcą otrzymywać te informacje. Panele to skuteczny sposób udostępniania raportów i zapewnienia, że wyniki są zgodne z oczekiwaniami.
  2. Stosuj narzędzia do mierzenia finansowego wpływu programu podróży zespołowych, aby — nawet jeśli nie oszczędza on pieniędzy firmy — widoczna była zmiana wskaźników zadowolenia pracowników i chęci do podróżowania służbowego.
  3. Kontaktuj się z osobami podróżującymi służbowo i uzyskuj ich opinie podczas testów beta aplikacji lub procesu. Im wyższy wskaźnik zadowolenia, tym więcej pracowników będzie chciało korzystać z wprowadzonego programu.

Potencjalne wyzwania związane z programem podróży służbowych

Głównym wyzwaniem, które napotkasz podczas wprowadzania i wdrażania programu podróży służbowych, jest zachęcenie całej firmy do korzystania z niego.

Poniżej znajdziesz kilka powodów, dla których pracownicy mogą nie chcieć korzystać z planu, oraz pomocne rozwiązania.

Brak świadomości u pracowników

Zawsze, gdy wprowadzasz nowe narzędzie lub aplikację dla pracowników, połowa pracy polega na prezentacji nowego rozwiązania i zapewnieniu, że wszyscy są świadomi zmiany.

Wskazówka: Poinformuj o nowym planie podróży służbowych w biuletynie oraz w grupach i na czatach firmowych. Warto też osobiście poinformować o nowym narzędziu najważniejsze osoby podróżujące służbowo.

Nagła zmiana

Wprowadzenie nowego narzędzia wymaga czasu i cierpliwości. Możesz czuć presję na jego szybkie wdrożenie, ale warto z ufnością podejść do tego procesu i dać wystarczająco dużo czasu na wprowadzenie tak dużej zmiany.

Wskazówka: Wyznacz realistyczne etapy wdrożenia, nie oczekując pełnej zmiany z dnia na dzień.

Niepewność co do sposobów wykorzystania

Nie wszyscy pracownicy będą zaznajomieni z nową technologią i będą czuć się z nią komfortowo. Pomaganie wszystkim pracownikom w zrozumieniu tego procesu pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze w dłuższej perspektywie.

Wskazówka: Utwórz samouczki i jak najczęściej proś o opinie. Zawsze pamiętaj o możliwości uproszczenia procesu.

Niedostrzeganie korzyści z użytkowania

Wprowadzenie oprogramowania do rezerwacji podróży służbowych może być dużą zmianą, zwłaszcza gdy poprzedni sposób planowania podróży służbowych działał dobrze.

Wskazówka: Oferuj zachęty i nagrody dla osób korzystających z aplikacji i powoli przechodź ze starej wersji na nową.

Stosowanie programu podróży służbowych jest świetnym rozwiązaniem dla Twojej firmy. Mając kontrolę nad wydatkami na podróże, procesem rezerwacji podróży i wdrażaniem zasad dotyczących podróży służbowych, możesz uniknąć wielu problemów w przyszłości.

Dzięki zrozumieniu korzyści płynących z utworzenia programu zarządzania podróżami, a także problemów, które mogą pojawić się podczas wdrażania go w firmie, możesz znaleźć właściwą ścieżkę dalszych działań.

Sugerowane artykuły

19.03.24
10 min czytania
Najlepsze aplikacje do zarządzania podróżami służbowymi w 2024 r.

Aplikacje do zarządzania podróżami służbowymi są niezbędne do usprawniania procesów podróży służbowy...

Zarządzanie podróżami służbowymi Produktywność pracy Rezerwujący / Administratorzy
04.11.22
9 min czytania
Jak radzić sobie z planowaniem podróży służbowej

Dowiedz się więcej o planowaniu podróży służbowych i zapoznaj się z 10 najważniejszymi wskazówkami n...

Zarządzanie podróżami służbowymi MŚP Rezerwujący / Administratorzy
31.08.22
6 min czytania
Kompletny przewodnik po przestrzeganiu zasad dotyczących podróży

Z tego obszernego przewodnika dowiesz się, czym są zasady dotyczące podróży, jak pilnować ich przest...

Zarządzanie podróżami służbowymi Rezerwujący / Administratorzy