Dowiedz się, jak przygotować najlepszy program podróży służbowych i jak go wdrożyć w firmie.
Programy zarządzania podróżami służbowymi są dużym krokiem naprzód w automatyzacji takich podróży i nadzorowaniu zarządzania tym procesem przez zespół.
Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik, który przedstawia, czym jest program podróży służbowych, jakie stwarza korzyści i wyzwania oraz jak wygląda jego sprawna realizacja.
Program podróży służbowych jest obszernym systemem zasad i procedur, który obejmuje wszystkie aspekty podróży służbowych w firmie. Program oferuje pracownikom pomoc w organizowaniu podróży służbowych i niezależność w ich planowaniu przy jednoczesnym przestrzeganiu protokołu i zasad.
Program podróży służbowych ma wiele form:
Zarządzanie podróżami służbowymi nie jest łatwe, ponieważ firma musi przygotować wiele wewnętrznych dokumentów i zasad.
Zasady dotyczące podróży to nadrzędny zestaw zasad dotyczących tego, jak firma postrzega podróże służbowe. Zasady dotyczące podróży powinny być priorytetem w programie podróży służbowych — od oczekiwań i przydzielonego budżetu do sposobu zapewniania należytej staranności przez firmę.
Program podróży służbowych jest tworzony na podstawie zasad dotyczących podróży służbowych. Jeśli zasady są określone teoretycznie, to program zarządzania podróżami służbowymi określa, jak te zasady i przepisy będą stosowane w rzeczywistych scenariuszach.
Pracownicy często organizują podróże służbowe samodzielnie, ponieważ zwykle jest to łatwiejsze niż korzystanie z oficjalnych kanałów. Jednak może to spowodować, że zabraknie nadzoru, a pracownicy nie będą przestrzegać zatwierdzonych procedur, ponieważ nie zostały one odpowiednio przedstawione lub nawet nie są znane.
Wprowadzenie planu podróży służbowych może przynieść Tobie i firmie następujące korzyści:
Należy pamiętać, że program podróży służbowych jest tworzony specjalnie po to, aby pomóc pracownikom i ułatwić im podróżowanie. Oto kilka kluczowych elementów, które zapewnią efektywność planu podróży służbowych:
Nikt nie będzie chciał korzystać z programu podróży zespołu, jeśli wprowadzi to dodatkowe kroki lub instrukcje będą skomplikowane i trudne do wykonania. Dlatego pamiętaj, że przeciętny pracownik nie ma czasu, aby zgłębiać zasady dotyczące podróży. Twoim obowiązkiem jest przedstawienie informacji w możliwie najbardziej przejrzysty i zwięzły sposób.
Zapewnienie przejrzystości całego procesu to najlepszy sposób na zdobycie zaufania pracowników przy jednoczesnym utrzymaniu jasnych oczekiwań wobec wszystkich. Rozważ dodanie następujących ograniczeń do aplikacji / narzędzia do planowania:
Utwórz dynamiczną stronę zależną od regionu, która pomoże podróżującym przygotować się i zrozumieć oczekiwania. Ta lista powinna obejmować:
Ze względu na to, jak popularne stało się podróżowanie typu bleisure, warto zaoferować pracownikom możliwość poświęcenia kilku dni na relaks lub poznawanie kultury miejsca docelowego.
Dodanie strony z popularnymi atrakcjami turystycznymi lub polecanymi restauracjami spotka się z dużym zainteresowaniem pracowników.
Aby zwiększyć komfort osób podróżujących służbowo oraz zapewnić uwzględnienie wszystkich aspektów, zalecamy dodanie strony z prostą listą kontrolną dotyczącą pakowania.
Można też polecić aplikacje do podróży służbowych dla osób podróżujących służbowo.
Program podróży służbowych należy utworzyć we współpracy z wszystkimi działami firmy. Zapewni to, że wszystko będzie na bieżąco i wszyscy będą zadowoleni z efektów.
Kierownictwo wyższego szczebla, działy finansów i kadr oraz sami podróżujący służbowo będą mieli swoje opinie, poglądy i pomysły na temat programu zarządzania podróżami. Chociaż opinie współpracowników mogą być pomocne, nie zawsze łatwo jest sprawić, aby wszyscy byli zadowoleni ze sposobu zarządzania podróżami.
Aby upewnić się, że wszyscy w firmie są zadowoleni i możesz zacząć wdrażać plan podróży służbowych, sprawdź następujące kwestie:
Głównym wyzwaniem, które napotkasz podczas wprowadzania i wdrażania programu podróży służbowych, jest zachęcenie całej firmy do korzystania z niego.
Poniżej znajdziesz kilka powodów, dla których pracownicy mogą nie chcieć korzystać z planu, oraz pomocne rozwiązania.
Zawsze, gdy wprowadzasz nowe narzędzie lub aplikację dla pracowników, połowa pracy polega na prezentacji nowego rozwiązania i zapewnieniu, że wszyscy są świadomi zmiany.
Wskazówka: Poinformuj o nowym planie podróży służbowych w biuletynie oraz w grupach i na czatach firmowych. Warto też osobiście poinformować o nowym narzędziu najważniejsze osoby podróżujące służbowo.
Wprowadzenie nowego narzędzia wymaga czasu i cierpliwości. Możesz czuć presję na jego szybkie wdrożenie, ale warto z ufnością podejść do tego procesu i dać wystarczająco dużo czasu na wprowadzenie tak dużej zmiany.
Wskazówka: Wyznacz realistyczne etapy wdrożenia, nie oczekując pełnej zmiany z dnia na dzień.
Nie wszyscy pracownicy będą zaznajomieni z nową technologią i będą czuć się z nią komfortowo. Pomaganie wszystkim pracownikom w zrozumieniu tego procesu pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze w dłuższej perspektywie.
Wskazówka: Utwórz samouczki i jak najczęściej proś o opinie. Zawsze pamiętaj o możliwości uproszczenia procesu.
Wprowadzenie oprogramowania do rezerwacji podróży służbowych może być dużą zmianą, zwłaszcza gdy poprzedni sposób planowania podróży służbowych działał dobrze.
Wskazówka: Oferuj zachęty i nagrody dla osób korzystających z aplikacji i powoli przechodź ze starej wersji na nową.
Stosowanie programu podróży służbowych jest świetnym rozwiązaniem dla Twojej firmy. Mając kontrolę nad wydatkami na podróże, procesem rezerwacji podróży i wdrażaniem zasad dotyczących podróży służbowych, możesz uniknąć wielu problemów w przyszłości.
Dzięki zrozumieniu korzyści płynących z utworzenia programu zarządzania podróżami, a także problemów, które mogą pojawić się podczas wdrażania go w firmie, możesz znaleźć właściwą ścieżkę dalszych działań.
Dowiedz się więcej o planowaniu podróży służbowych i zapoznaj się z 10 najważniejszymi wskazówkami n...
Z tego obszernego przewodnika dowiesz się, czym są zasady dotyczące podróży, jak pilnować ich przest...
Aplikacje do zarządzania podróżami służbowymi są niezbędne do usprawniania procesów podróży służbowy...
