Le 7 principali sfide dei viaggi di lavoro e come affrontarle

Chi viaggia per lavoro, deve inevitabilmente affrontare una serie di sfide, alcune più facili da prevedere, come il jet lag, e altre impreviste, come i ritardi e le cancellazioni dei voli. Il modo migliore per superare questi ostacoli è prepararsi facendo le dovute ricerche e creando un piano di emergenza per quando le cose vanno male.

Perché tutto si svolga senza intoppi, ti illustriamo 7 dei problemi più comuni che si verificano durante i viaggi di lavoro e come risolverli.

1. Politica di viaggio e comunicazioni poco chiare

Quando la politica di viaggio di lavoro di un'azienda omette dettagli importanti o lascia spazio all'interpretazione, i viaggiatori business possono essere in difficoltà a tenere traccia delle spese e a rispettare il budget. Potrebbero anche non ricevere il rimborso se le spese non sono coperte dalla politica di viaggio, finendo per essere confusi e frustrati dalla procedura. Che cosa puoi fare quando le cose vanno male?

Soluzione:

• Piattaforma per la gestione dei viaggi aziendali: utilizzando un software di gestione dei viaggi e delle spese, la procedura sarà molto più efficiente per i dipendenti. Grazie a questi strumenti, che consentono di tenere traccia delle spese semplificando l'invio delle ricevute e segnalando automaticamente le spese non previste dalla politica, potrai evitare i problemi comuni.
• Ottimizzazione della politica di viaggio di lavoro: quando si tratta della politica di viaggio di lavoro, dovresti controllare tutto con la massima attenzione. Assicurandoti che sia chiara e coerente e che contenga tutte le informazioni di cui i viaggiatori business potrebbero aver bisogno, eviterai molte di queste sfide comuni.

2. Conformità alla politica di viaggio

Fare in modo che tutti i viaggiatori business rispettino la politica di viaggio dell'azienda può essere complicato se si tiene conto delle preferenze di ogni singolo dipendente. Alcuni preferiscono soggiornare in hotel, altri in un più accogliente appartamento in affitto. Alcuni potrebbero richiedere determinati servizi oppure preferire orari o mezzi di trasporto diversi. Ecco un paio di modi per assicurare la conformità alla politica di viaggio di lavoro.

Soluzione:

• Flessibilità: offri ai dipendenti diverse opzioni di alloggio e trasporto che rientrino nel budget, per fare in modo che la politica di viaggio risponda alle esigenze di tutti.
• Politica di viaggio chiara: se le linee guida dei viaggi di lavoro non sono chiare, per i dipendenti è difficile seguirle. Utilizza un modello di politica di viaggio e di spese e una checklist per assicurarti di non tralasciare nulla e di spiegare tutto in modo preciso.

3. Prenotazioni e voli spostati o cancellati

Una delle maggiori sfide dei viaggi di lavoro è gestire i contrattempi. Per quanto efficienti siano i sistemi di gestione dei viaggi di lavoro di un'azienda, i ritardi e le cancellazioni dei voli possono vanificare anche il piano meglio studiato. E purtroppo sono piuttosto comuni. Questi contrattempi possono avere un impatto enorme sui piani di viaggio aziendali in termini di disagi e di costi, che si tratti di perdere una riunione o la coincidenza di un volo.

Soluzione:

• Software di gestione dei viaggi aziendali: le moderne soluzioni per la gestione dei viaggi come Booking.com for Business possono essere preziose per gestire i contrattempi perché consentono di effettuare nuove prenotazioni in modo semplice ed efficiente. I viaggiatori business non dovranno quindi passare ore al telefono per cercare di risolvere il problema, ma solo modificare le prenotazioni dall’app grazie all'assistenza disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
• Itinerari ben pianificati: assicurati che l'itinerario del viaggiatore business sia ben pianificato e contenga tutti i dettagli necessari, dai numeri dei voli e dei terminal alle prenotazioni degli hotel.
• Voli mattutini: quando si prenotano i voli, è meglio optare per le prime ore del mattino, perché i ritardi si ripercuotono su tutta la giornata. Quindi, è meglio partire il prima possibile perché i primi voli in programma hanno meno probabilità di essere cancellati.
• Pianificazione dei contrattempi: tenere conto dei contrattempi di viaggio negli itinerari è fondamentale per non perdere riunioni o eventi importanti. Calcola una finestra di tempo dopo voli, treni o taxi, in modo che il viaggio non possa essere ostacolato nemmeno dal traffico o dal maltempo.

4. Costi e pianificazione del budget

Uno dei problemi più comuni dei viaggi di lavoro sono le risorse economiche limitate. Fare in modo che i viaggi siano convenienti, ma anche soddisfacenti per i dipendenti, è uno dei compiti più difficili dei travel manager. La ricerca di opzioni di trasporto e alloggio che rientrino nel budget può rivelarsi faticosa e vana.

Soluzione:

• Budget chiaro: stabilire un budget chiaro è fondamentale per controllare i costi dei viaggi di lavoro.
• Software per le spese e i viaggi aziendali: i moderni software per la gestione dei viaggi aziendali aiutano ad automatizzare il processo perché consentono agli utenti di effettuare tutte le prenotazioni su un'unica piattaforma rispettando il budget. Spesso questi sistemi permettono anche di usufruire delle tariffe e delle offerte migliori. Per esempio, con Booking.com for Business puoi ottenere fino al 20% in meno sulle tariffe speciali per le aziende e guadagnare punti fedeltà.
• Pianificazione anticipata: i voli sono spesso più convenienti se prenotati in anticipo, così come gli hotel e gli altri alloggi.
• Ottimizzazione dei costi: risparmiare sui viaggi di lavoro è ovviamente auspicabile, ma è altrettanto importante bilanciare questo obiettivo con le esigenze dei dipendenti, che devono sentirsi preparati e all'altezza durante le presentazioni e le riunioni.

5. Sicurezza dei viaggiatori

Garantire la sicurezza dei dipendenti in viaggio di lavoro può essere una sfida impegnativa. In particolare le donne possono trovarsi ad affrontare un numero maggiore di problemi da questo punto di vista. I travel manager devono analizzare i rischi, avvisare i dipendenti di questi problemi, stabilire le aspettative e tenere sotto controllo la loro sicurezza durante un viaggio di lavoro.

Soluzione:

• Utilizzo di una checklist per la sicurezza dei viaggiatori: creare una checklist aiuta a non trascurare nessun aspetto della sicurezza dei viaggiatori.
• Politica di viaggio completa: definendo linee guida chiare, i viaggiatori business saranno consapevoli fin dall'inizio di qualsiasi problema di sicurezza e saranno preparati.
• Software per la gestione dei viaggi: i sistemi di gestione dei viaggi consentono di automatizzare la reportistica sulla sicurezza e di monitorare i dipendenti durante i trasferimenti e avvisano in situazioni di emergenza.
• Opzioni di formazione: offrire ai dipendenti opzioni di formazione online sulla sicurezza è il modo ideale per fare sì che tutti rispettino le regole della politica di viaggio.

6. Riduzione delle emissioni di CO2

In un'epoca in cui la riduzione delle emissioni di anidride carbonica è una priorità urgente, i viaggi di lavoro pongono un problema immediato. Per giustificare l'organizzazione di viaggi di lavoro invece che di incontri online da remoto, le aziende devono fare del loro meglio per ridurne gli effetti negativi sull'ambiente. Poiché l'impatto sull'ambiente è un aspetto sempre più importante per l'immagine di un brand aziendale, impegnarsi al massimo per la sostenibilità dei viaggi di lavoro non solo aiuterà il pianeta, ma probabilmente attirerà anche più talenti.

Soluzione:

• Soluzioni software: sono disponibili anche programmi per organizzare viaggi di lavoro a emissioni zero. Questi programmi forniscono dati accurati sulle emissioni di CO2 generate dai viaggi di lavoro e consentono il monitoraggio in tempo reale delle emissioni, in modo che i dipendenti possano tenerne conto durante la procedura di prenotazione.
• Adozione di politiche di viaggio aziendali più sostenibili: incoraggiando i viaggi di lavoro solo in caso di necessità ed evitandoli quando è possibile tenere le riunioni da remoto, le aziende possono facilmente ridurre l'impronta di carbonio. Con un po’ di pianificazione, si possono anche convincere i dipendenti a viaggiare, quando è possibile, con mezzi più ecologici, come il treno.

7. Accesso ai dati e a una panoramica dei viaggiatori e delle prenotazioni

L'accesso ai dati sui viaggi di lavoro è indispensabile agli amministratori per migliorare l'efficienza del processo, garantire il rispetto del budget e altro ancora. La raccolta e l'analisi dei dati aiutano inoltre le aziende a prendere decisioni informate per ottimizzare le politiche di viaggio in modo che siano strategiche e sostenibili.

Soluzione:

• Piattaforma per la gestione dei viaggi aziendali: le soluzioni per la gestione dei viaggi integrano dati e informazioni approfondite, consentendo di organizzare in modo più facile e fluido viaggi di lavoro che rientrino nel budget. Possono anche raccogliere i dati in report facilmente comprensibili per fare in modo che i viaggi di lavoro siano più soddisfacenti e sicuri per i viaggiatori e più sostenibili per l'ambiente.