Zarządzanie podróżami służbowymi to złożony temat. Odkryj aspekty, które musisz kontrolować, i dowiedz się, jak nimi łatwo zarządzać.
Świat zarządzania podróżami w 2023 roku jest bardzo złożony. Elementy takie jak należyta staranność, bezpieczeństwo i satysfakcja podróżujących, zarządzanie wydatkami, pozyskiwanie dostawców i wiele innych to tylko część terminów, z jakimi spotkasz się w związku z podróżami służbowymi.
Dzięki temu kompletnemu przewodnikowi dotyczącemu zarządzania podróżami służbowymi uzyskasz pełny przegląd nie tylko tego, jak zacząć, ale także jak zreorganizować lub zmodernizować własny program podróży.
Podróże służbowe są ważne dla interesów Twojej organizacji. Dają Twojej firmie szansę na bezpośredni kontakt z klientami i partnerami na całym świecie.
Jako osoba zajmująca się zarządzaniem podróżami służbowymi, pracujesz w czołówce szybko rozwijającej się branży wartej biliony dolarów. Wiąże się to z dużą odpowiedzialnością i dogłębną wiedzą na temat zarządzania podróżami służbowymi.
Główne obszary, na które będziesz mieć wpływ każdego dnia jako menedżer ds. podróży służbowych, to:
Jeśli zastosujesz się do każdego powyższego punktu, możesz efektywnie zarządzać kosztami, zwiększyć satysfakcję i bezpieczeństwo podróżujących oraz ulepszyć zasady.
Idealne zasady dotyczące podróży można przygotować metodą prób i błędów. Najlepszym punktem wyjścia jest przeprowadzenie analizy SWOT.
Po zebraniu informacji od pracowników i współpracowników przeprowadź analizę mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats: SWOT). Jest to przydatne narzędzie do uzyskania informacji o stanie obecnym i ustalenia, jakie kroki podjąć dalej. Oto przykład niektórych punktów, które może obejmować analiza SWOT dotycząca zarządzania podróżami:
Po zakończeniu analizy SWOT będziesz wiedzieć, czy program zarządzania podróżami w Twojej organizacji działa już dobrze. Pamiętaj, aby opracować dalsze zasady, które wykorzystają Twoje mocne strony i szanse, jednocześnie próbując zrównoważyć słabości i zagrożenia.
Na przykład jeśli Twoja firma ma już bardzo skuteczne linie komunikacji między podróżującymi a domowym biurem, postaraj się tego nie zakłócać, wprowadzając zbyt skomplikowane nowe zasady raportowania. Jeśli natomiast potrzeby Twojej firmy w zakresie podróży są bardzo przewidywalne, wykorzystaj to jako okazję do negocjowania silniejszego partnerstwa z dostawcami.
W przypadku każdej wyżej wymienionej mocnej strony zastanów się nad sposobami dalszego wykorzystania jej do ulepszania programu podróży w Twojej organizacji. Jeśli na przykład masz na liście silnych stron pozycję „Mamy już skuteczne zasady dotyczące podróży”, rozważ współpracę z działem HR lub działem ds. szkoleń w swojej organizacji, aby w pełni przeszkolić pracowników w zakresie tych zasad i jeszcze bardziej poprawić zgodność z zasadami.
Słabe strony i zagrożenia wskazane w analizie SWOT pomagają określić obszary, które wymagają poprawy. W miarę możliwości wykorzystaj mocne strony programu podróży, aby zrównoważyć te problemy.
Na przykład jeśli jedną z Twoich szans jest to, że masz wsparcie ze strony kierownictwa swojej firmy, możesz to wykorzystać do zrównoważenia takich słabych stron jak brak zgodności z zasadami. W miarę możliwości wykorzystaj współpracę z wewnętrznymi interesariuszami.
Praca zespołowa jest kluczowa do stworzenia każdego udanego programu podróży. Jeśli Twoja organizacja zmaga się z nadmiernymi zagrożeniami podczas podróży (takimi jak niebezpieczne lub niestabilne miejsca docelowe), z pewnością będziesz potrzebować solidnych zasad dotyczących ubezpieczenia podróżnego, w tym usług podmiotu zapewniającego ochronę podczas podróży.
Pomyśl o wszystkich słabych stronach i szansach, które zostały zidentyfikowane. Teraz zobacz, czy możesz dopasować je do istniejących mocnych stron i szans w celu ich zrównoważenia. Jeśli nie, zastanów się, jakie kroki musisz podjąć, aby zrównoważyć i przezwyciężyć swoje mocne i słabe strony.
Jeśli Twoja organizacja zmaga się z nadmiernymi nieuczciwymi wydatkami na podróże, możesz podjąć następujące kroki:
Przestrzeganie reguł zapisanych w zasadach dotyczących podróży jest nazywane zgodnością z zasadami dotyczącymi podróży. Twoje obowiązki jako kierownika podróży są ważne przede wszystkim z dwóch powodów:
Aby zapewnić zgodność z zasadami dotyczącymi podróży, musisz być realistą i dostosować je do konkretnej sytuacji Twojej firmy. Najlepszym sposobem jest ustalenie elastycznych, realistycznych zasad dotyczących podróży służbowych.
Zasady dotyczące podróży w Twojej firmie będą zależeć od wielu różnych czynników: liczby podróżnych, budżetu i różnych klas podróżujących. Jako menedżer ds. podróży służbowych odpowiadasz za to, aby wydatki na podróże pracowników były zgodne z zasadami dotyczącymi podróży w Twojej firmie. Jak zobaczysz, najważniejsze jest zdefiniowanie skutecznych zasad dotyczących podróży.
Menedżer ds. podróży służbowych ma na swoich barkach wiele obowiązków. Najważniejsze z nich to:
1. Bezpośrednie zaangażowanie w rezerwację
Menedżer ds. podróży może być bezpośrednio zaangażowany w rezerwację lub podróżujący mogą dzwonić do zewnętrznego dostawcy, takiego jak biuro podróży służbowych, bądź się z nim kontaktować w celu umówienia usług podróżniczych. Opcje te różnią się w zależności od wielkości firmy i kultury podróży służbowych. Niektóre firmy mają wysoce zdigitalizowaną/zautomatyzowaną kulturę podróży, podczas gdy inne organizują podróże przy użyciu bardziej tradycyjnych metod.
2. Określanie kosztów podróży
Menedżer ds. podróży służbowych musi mieć jasny przegląd tego, w jaki sposób pracownicy wydają pieniądze firmy, aby uzasadnione koszty podróży mogły zostać prawidłowo zwrócone, a wydatki dało się utrzymać w ramach budżetu.
3. Należyta staranność
Masz również obowiązki względem podróżujących. Zasadniczo należyta staranność oznacza prawne i finansowe zobowiązania pracodawcy do zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy. Zawierają się w tym zarówno zwykłe środki ostrożności w miejscu pracy, jak i profilaktyczne badania zdrowotne, szkolenia i odpowiednie ubezpieczenie.
4. Zarządzanie ryzykiem podróży
Podróżujący służbowo są narażeni na wiele różnych zagrożeń, które mogą nie dotykać pracowników niepodróżujących. To sprawia, że obowiązki menedżera ds. podróży z zakresu należytej staranności są szczególnie ważne. Na przykład niepokoje geopolityczne, terroryzm, uprowadzenia lub ekstremalne zjawiska pogodowe są zagrożeniami, które w nieproporcjonalnie dużym stopniu dotykają podróżujących służbowo w porównaniu z innymi pracownikami firmy.
Chronić podróżujących i ich pracodawców przed tymi zagrożeniami mają specjalne ubezpieczenie podróżne.
5. Obserwacja trendów w podróżach biznesowych
Monitorując wydatki na podróże służbowe jako menedżer ds. podróży służbowych, możesz dostrzegać w nich trendy i pomagać swojej firmie wydawać pieniądze bardziej strategicznie. To kolejny sposób, w jaki przyczyniasz się do sukcesu swojej organizacji jako menedżer ds. podróży.
Jeśli zauważysz konkretne trendy w podróżach (takie jak wzrost wydatków dla jakiegoś miejsca docelowego, wydarzenia lub pory roku), Twoja organizacja może to wykorzystać do negocjowania lepszych ofert z dostawcami, których potrzebują Twoi podróżujący.
Ta strategiczna rola zarządzania podróżami staje się coraz ważniejsza, ponieważ tradycyjne zadania zarządzania podróżami (takie jak zbieranie rachunków i zatwierdzanie wydatków) coraz bardziej automatyzuje oprogramowanie do zarządzania podróżami online.
6. Zapewnienie satysfakcji podróżującym i stałego kontaktu
Wiele firm zaczyna dostrzegać wartość podróży służbowych jako sposobu na zapewnienie satysfakcji pracownikom i zatrzymanie ich w firmie. Dodatkowo podróżujący służbowo postrzegają takie podróże jako nagrodę. Ważne jest jednak, aby pracodawcy zapewniali swoim podróżującym odpowiednią ochronę i system wsparcia. Oznacza to przygotowanie jasnych procedur dotyczących tego, co robić w nagłych wypadkach. To z kolei wiąże się z utrzymywaniem otwartych linii komunikacji. Gdy pełnisz stanowisko menedżera ds. podróży służbowych, może być od Ciebie oczekiwana dostępność do kontaktu po godzinach pracy na wypadek, gdyby podróżujący napotkał problem w miejscu docelowym oddalonym o wiele stref czasowych.
7. Przygotowanie planu i myślenie do przodu
Niezależnie tego, czy tworzysz nowy program zarządzania podróżami, czy aktualizujesz istniejący, ważne jest, aby mieć plan działania, w którym zostanie uwzględnione wszystko.
Wykonaj nasze kroki przedstawione tutaj, aby przygotować i wdrożyć możliwie najlepszy program podróży służbowych:
Kontrola kosztów jest ważną częścią Twojej pracy jako menedżera ds. podróży służbowych. W wielu organizacjach menedżerowie ds. podróży pełnią nawet oficjalną podwójną rolę jako menedżerowie ds. podróży i wydatków. W zależności od wielkości i struktury organizacji często będziesz ściśle współpracować z innymi działami, takimi jak działy finansów, zaopatrzenia i HR, aby zarządzać sposobem, w jaki pracownicy wydają pieniądze firmy na organizację podróży służbowych.
Twoje zasady dotyczące podróży powinny obejmować reguły dotyczące tego, jak Twoi pracownicy mogą wydawać pieniądze firmy na podróże, jak mają otrzymywać zwrot kosztów podróży i jak Twoja firma śledzi pracowników podczas podróży.
Większość nowoczesnych programów podróży służbowych wykorzystuje oprogramowanie i usługi internetowe do śledzenia wydatków na podróże. Jest to zdecydowanie najskuteczniejsza metoda, a jeśli pracujesz dla dużej firmy, będzie wręcz niezbędna.
Liczba podróży służbowych w 2023 r. tylko rośnie. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz zarządzać podróżami służbowymi, czy już pracujesz z istniejącymi zasadami, zawsze dobrze jest mieć pod ręką kompletny przewodnik.
Przewodnik opisuje rolę menedżera ds. podróży służbowych w optymalizacji podróży, zarządzaniu wydatk...
Poniższy przewodnik posłuży jako kompletna instrukcja krok po kroku po zasadach dotyczących podróży.
Zrozumienie należytej staranności dla podróży służbowych jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Przeczyta...
