13 Tipps zum Sparen bei Geschäftsreisen
Möchten Sie bei Geschäftsreisen Geld sparen? Wir haben 13 Tipps für Sie, die Ihnen helfen, Ihr Budget einzuhalten.
In der heutigen Welt sind Geschäftsreisen ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Immer mehr Mitarbeiter müssen Geschäftsreisen unternehmen, um Kunden zu treffen oder mit anderen Teams im Unternehmen zusammenzuarbeiten.
Geschäftsreisekosten machen oft einen nicht zu vernachlässigenden Teil des Budgets eines Unternehmens aus, und Einsparungen bei Geschäftsreisen sind ein wichtiger Aspekt für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Nicht nur die Reisenden sind dafür verantwortlich, bei Geschäftsreisen Geld zu sparen, sondern auch die Bucher von Geschäftsreisen und die Finanzteams.
Wie kann man also auf Geschäftsreisen sparen? Hier sind 13 Tipps, die Ihrem Unternehmen helfen, das Budget einzuhalten.
Das Einrichten einer Geschäftsreiserichtlinie ist für die Kontrolle der Geschäftsreiseausgaben von entscheidender Bedeutung. Die Festlegung einer Geschäftsreiserichtlinie ist in der Regel Aufgabe des Travel Managers, des Personalleiters, der Rechtsabteilung oder des Büroleiters. Die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens sollte folgende Informationen enthalten:
Überprüfen Sie die Geschäftsreiserichtlinie des Unternehmens und analysieren Sie, ob sie umfassend genug ist, um alle Bereiche der Geschäftsreiseausgaben abzudecken. Ihre Geschäftsreiserichtlinie sollte ein klares Genehmigungsverfahren sowie Richtlinien für das Buchungsverfahren und für die Ausgaben und Spesenabwicklungen enthalten. So wird sichergestellt, dass Geschäftsreisende ihre Entscheidungen im Einklang mit der Unternehmensrichtlinie treffen und die Reisekosten innerhalb des Geschäftsreisebudgets bleiben.
Um bei Geschäftsreisen Geld zu sparen, ist eine frühzeitige Planung der Reise entscheidend. Berücksichtigen Sie, dass Fluggesellschaften und Hotels dazu neigen, ihre Preise zu erhöhen, je näher der Termin rückt. Je früher Geschäftsreisende also ihre Geschäftsreise planen, desto günstiger wird sie. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Flüge und Unterkünfte im Voraus zu buchen, indem Sie die späteste Buchungszeit in den Reiserichtlinien des Unternehmens festlegen.
Um sich die besten Preise zu sichern, sollten Mitarbeiter Frühbucherangebote und -rabatte nutzen und zusätzliche Gebühren für Last-Minute-Buchungen vermeiden. Eine frühzeitige Buchung hat auch den Vorteil, dass die Mitarbeiter genügend Zeit haben, Angebote zu vergleichen und das beste Angebot zu finden.
Flexibilität ist der Schlüssel zum Sparen bei Geschäftsreisen.
Der Hauptgrund dafür ist, dass Flugtarife und Unterkunftspreise oft je nach Nachfrage fluktuieren. Die Beobachtung von Tarifkalendern und die Ermittlung der günstigsten Optionen sind bei der Planung einer Geschäftsreise eine einfache Möglichkeit, Geld zu sparen.
Besteht die Möglichkeit, dass sich die Geschäftsreise verschiebt oder wenn Sie für den Krankheitsfall vorsorgen möchten, kann es von Vorteil sein, Flüge mit kostenloser Stornierungsmöglichkeit zu buchen.
Geschäftsreisende können nicht nur von günstigeren Tarifen profitieren, sondern auch von Sonderangeboten und Rabatten auf Flüge und Unterkünfte, wenn sie ihre Reisedaten flexibel gestalten können. An ruhigen Tagen oder außerhalb der Hauptreisesaison bieten Hotels manchmal ermäßigte Preise an, um leere Zimmer zu füllen.
Ein flexiblerer Reiseplan kann Reisenden auch dabei helfen, günstigere Anschlussflüge zu buchen. Beispielsweise könnte die Buchung eines Fluges mit Zwischenstopp die Kosten im Vergleich zu einem Direktflug senken und könnte eine gute Option sein, sofern das Wohlbefinden und die Produktivität des Reisenden berücksichtigt werden.
Als Mitglied eines Airline-Treueprogramms können Geschäftsreisende bei ihren Flügen Geld sparen. Treueprogramme sollen Vielreisende mit Vergünstigungen und Vorteilen belohnen, wie zum Beispiel:
Ähnlich wie bei Fluggesellschaften kann die Buchung derselben Unterkunft oder Hotelkette und / oder die Mitgliedschaft im Treueprogramm für Geschäftsreisende von großem Vorteil sein und Ihrem Unternehmen dabei helfen, bei den Hotelkosten zu sparen. Dies sind einige der üblichen Vorteile:
Bei Buchungstools für Unternehmen handelt es sich um Software, die von Unternehmen für die Verwaltung von Geschäftsreisebuchungen ihrer Mitarbeiter verwendet wird. So kann Ihr Unternehmen durch den Einsatz eines Buchungstools Geld sparen:
Eine weitere einfache Möglichkeit, das Budget für Geschäftsreisen einzuhalten, besteht darin, das Parken am Flughafen zu vermeiden. Wenn Sie diese Möglichkeit in Ihrer Reiserichtlinie ausschließen und Ihre Geschäftsreisenden auffordern, ein anderes Transportmittel zu wählen, spart Ihr Unternehmen die in der Regel sehr teuren Flughafenparkgebühren. Hier sind einige Alternativen:
Wenn der Geschäftsreisende ein Auto benötigt, können Sie bei der Anmietung eines Mietwagens sparen, indem Sie Vermietungsagenturen am Flughafen meiden. Diese Autovermietungen sind aufgrund zusätzlicher Flughafensteuern und -gebühren fast immer teurer. Reisende sollten bedenken, dass die Buchung im Voraus auch der beste Weg ist, um bei Mietwagen zu sparen. Denken Sie auch daran, dass einige Kreditkarten eine Versicherung für Mietwagen beinhalten und dass eine zusätzliche Versicherung möglicherweise nicht erforderlich ist.
Eine einfache, aber effiziente Möglichkeit, Geld zu sparen, besteht darin, die Mitarbeiter zu ermutigen, nur mit Handgepäck zu reisen, insbesondere, wenn es sich um eine kurze Geschäftsreise handelt. Die meisten Fluggesellschaften erheben Gebühren für aufgegebenes Gepäck. Wenn Mitarbeiter nur mit Handgepäck reisen, können sie zusätzliche Kosten vermeiden und zudem viel Zeit sparen. Auch das Reisen mit einem kleineren Koffer hilft, Zeit beim Packen zu sparen, da Geschäftsreisende dazu neigen, zu viel einzupacken. Reisende vermeiden außerdem das Risiko, dass ihr Gepäck verloren geht und sie am Zielort neue Kleidung und essentielle Artikel kaufen müssen.
Durch das Reisen ohne aufgegebenes Gepäck haben Reisende mehr Flexibilität bei ihren Flugoptionen, da sie sich für Billigfluggesellschaften entscheiden können, die günstigere Tarife und eine begrenzte Freigepäckmenge anbieten.
Ihre Mitarbeiter sollten nicht vergessen, vor dem Packen die Handgepäckrichtlinien der Fluggesellschaft zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Koffer den Maßanforderungen entspricht, da diese je nach Fluggesellschaft variieren.
Mit einer Reiseprämien-Kreditkarte haben Mitarbeiter, die häufig auf Geschäftsreisen sind, die folgenden Möglichkeiten:
Achten Sie darauf, eine Reisekreditkarte zu wählen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens an Geschäftsreisen entspricht.
Mitarbeiter geben auf einer Geschäftsreise tendenziell viel mehr für Essen aus, als ihnen bewusst ist. Während einer Geschäftsreise auswärts zu essen, kann besonders schwierig sein, da man nicht weiß, welche Restaurants teure Touristenfallen sind und welche köstliche, lokal produzierte Gerichte servieren. Hier sind einige Strategien, mit denen Mitarbeiter auf Geschäftsreise Geld für ihre Verpflegung sparen können:
Sie können natürlich in Ihrer Reiserichtlinie ruhig einen Pauschalbetrag für ein oder zwei schicke Restaurants für Geschäftsessen mit Kunden einplanen.
Der einfachste Weg, Einsparungen bei Geschäftsreisen zu erzielen, besteht darin, den Geschäftsreisenden die Möglichkeit zu geben, ihre Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen. Bitten Sie sie, eine App zur Kostenverfolgung oder ein Reisebuchungstool zu verwenden. So erhalten Sie einen detaillierten Überblick darüber, wofür sie Geld ausgeben, und können so leichter erkennen, wie sie das vorab genehmigte Budget einhalten können. So können Sie erkennen, wo zu viel ausgegeben wird, und Einsparungen bei Geschäftsreisen erzielen.
Spartipps nach der Reise
Die Rückerstattung der MwSt. ist eine oft übersehene Möglichkeit, Geld von den Geschäftsreisen der Mitarbeiter zurückzuerhalten. Wenn Ihr Unternehmen für die Zahlung der MwSt. registriert ist, können Sie in vielen Ländern möglicherweise Dinge wie Flugtickets, Hotelzimmer, Transportkosten oder Geschäftsessen als Geschäftsreisekosten abrechnen. Mitarbeiter sollten sicherstellen, dass alle Ausgaben, für die Ihr Unternehmen die MwSt. zurückfordert, geschäftsbedingt sind.
Um Ihren Mitarbeitern das Sammeln ihrer Belege zu erleichtern und die Rückerstattung Ihrer MwSt. zu vereinfachen, erwägen Sie den Einsatz einer speziellen App oder Software, da diese Ihnen auch dabei helfen kann, mit den unterschiedlichen länderspezifischen Mehrwertsteuervorschriften umzugehen.
Mit einigen einfachen Strategien und Empfehlungen können Sie vor, während und nach der Reise bei Geschäftsreisen sparen. Während Geschäftsreisende dafür verantwortlich sind, wie sie das Firmenbudget ausgeben, müssen die Verantwortlichen für die Buchung von Geschäftsreisen und die Finanzteams klare Richtlinien für Geschäftsreisen festlegen.
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