13 Tipps zum Sparen bei Geschäftsreisen

In der heutigen Welt sind Geschäftsreisen ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Immer mehr Mitarbeiter müssen Geschäftsreisen unternehmen, um Kunden zu treffen oder mit anderen Teams im Unternehmen zusammenzuarbeiten.

Geschäftsreisekosten machen oft einen nicht zu vernachlässigenden Teil des Budgets eines Unternehmens aus, und Einsparungen bei Geschäftsreisen sind ein wichtiger Aspekt für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Nicht nur die Reisenden sind dafür verantwortlich, bei Geschäftsreisen Geld zu sparen, sondern auch die Bucher von Geschäftsreisen und die Finanzteams.

Wie kann man also auf Geschäftsreisen sparen? Hier sind 13 Tipps, die Ihrem Unternehmen helfen, das Budget einzuhalten.

Spartipps für die Vorbereitung von Geschäftsreisen

1. Richten Sie eine Geschäftsreiserichtlinie ein

Das Einrichten einer Geschäftsreiserichtlinie ist für die Kontrolle der Geschäftsreiseausgaben von entscheidender Bedeutung. Die Festlegung einer Geschäftsreiserichtlinie ist in der Regel Aufgabe des Travel Managers, des Personalleiters, der Rechtsabteilung oder des Büroleiters. Die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens sollte folgende Informationen enthalten:

• das Buchungsverfahren für Flüge, Züge, Unterkünfte und Mietwagen sowie die Kostenobergrenzen
• Flughafentransfers
• Verpflegungspauschalen
• Spesenrichtlinie und Erstattungsverfahren
• Genehmigungsverfahren

Überprüfen Sie die Geschäftsreiserichtlinie des Unternehmens und analysieren Sie, ob sie umfassend genug ist, um alle Bereiche der Geschäftsreiseausgaben abzudecken. Ihre Geschäftsreiserichtlinie sollte ein klares Genehmigungsverfahren sowie Richtlinien für das Buchungsverfahren und für die Ausgaben und Spesenabwicklungen enthalten. So wird sichergestellt, dass Geschäftsreisende ihre Entscheidungen im Einklang mit der Unternehmensrichtlinie treffen und die Reisekosten innerhalb des Geschäftsreisebudgets bleiben.

2. Planen Sie voraus

Um bei Geschäftsreisen Geld zu sparen, ist eine frühzeitige Planung der Reise entscheidend. Berücksichtigen Sie, dass Fluggesellschaften und Hotels dazu neigen, ihre Preise zu erhöhen, je näher der Termin rückt. Je früher Geschäftsreisende also ihre Geschäftsreise planen, desto günstiger wird sie. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Flüge und Unterkünfte im Voraus zu buchen, indem Sie die späteste Buchungszeit in den Reiserichtlinien des Unternehmens festlegen.

Um sich die besten Preise zu sichern, sollten Mitarbeiter Frühbucherangebote und -rabatte nutzen und zusätzliche Gebühren für Last-Minute-Buchungen vermeiden. Eine frühzeitige Buchung hat auch den Vorteil, dass die Mitarbeiter genügend Zeit haben, Angebote zu vergleichen und das beste Angebot zu finden.

3. Seien Sie flexibel

Flexibilität ist der Schlüssel zum Sparen bei Geschäftsreisen.

Der Hauptgrund dafür ist, dass Flugtarife und Unterkunftspreise oft je nach Nachfrage fluktuieren. Die Beobachtung von Tarifkalendern und die Ermittlung der günstigsten Optionen sind bei der Planung einer Geschäftsreise eine einfache Möglichkeit, Geld zu sparen.

Besteht die Möglichkeit, dass sich die Geschäftsreise verschiebt oder wenn Sie für den Krankheitsfall vorsorgen möchten, kann es von Vorteil sein, Flüge mit kostenloser Stornierungsmöglichkeit zu buchen.

Geschäftsreisende können nicht nur von günstigeren Tarifen profitieren, sondern auch von Sonderangeboten und Rabatten auf Flüge und Unterkünfte, wenn sie ihre Reisedaten flexibel gestalten können. An ruhigen Tagen oder außerhalb der Hauptreisesaison bieten Hotels manchmal ermäßigte Preise an, um leere Zimmer zu füllen.

Ein flexiblerer Reiseplan kann Reisenden auch dabei helfen, günstigere Anschlussflüge zu buchen. Beispielsweise könnte die Buchung eines Fluges mit Zwischenstopp die Kosten im Vergleich zu einem Direktflug senken und könnte eine gute Option sein, sofern das Wohlbefinden und die Produktivität des Reisenden berücksichtigt werden.

4. Melden Sie sich beim Treueprogramm einer Fluggesellschaft an

Als Mitglied eines Airline-Treueprogramms können Geschäftsreisende bei ihren Flügen Geld sparen. Treueprogramme sollen Vielreisende mit Vergünstigungen und Vorteilen belohnen, wie zum Beispiel:

• Angebote – Mitglieder des Treueprogramms können von ermäßigten Tarifen oder Upgrades profitieren.
• Prämien – Priority Boarding und Check-in können Geschäftsreisenden viel Zeit sparen. Die Zeit, die ein Mitarbeiter nicht in der Warteschlange am Check-in verbringt, kann er für die Arbeit an Firmenprojekten nutzen.
• Vielfliegermeilen – Der Reisende sammelt Meilen für jeden Flug, und kann diese später für kostenlose oder ermäßigte Flüge einlösen.
• Zugang zur Lounge – Einige Treueprogramme von Fluggesellschaften gewähren Reisenden freien Zugang zur Lounge der Fluggesellschaft. Hier können Reisende kostenlose Speisen und Getränke sowie kostenloses WLAN genießen, sodass sie bequem arbeiten können, während sie auf ihren Flug warten.
• Kostenlose Änderung oder Stornierung – Für Geschäftsreisende, deren Pläne sich häufig ändern, kann dies ein sehr interessanter Vorteil sein.

5. Werden Sie Mitglied eines Hotel-Treueprogramms

Ähnlich wie bei Fluggesellschaften kann die Buchung derselben Unterkunft oder Hotelkette und / oder die Mitgliedschaft im Treueprogramm für Geschäftsreisende von großem Vorteil sein und Ihrem Unternehmen dabei helfen, bei den Hotelkosten zu sparen. Dies sind einige der üblichen Vorteile:

• Exklusive Raten – Viele Hotels bieten ermäßigte Preise für Stammgäste oder Mitglieder von Treueprogrammen an. Durch regelmäßige Übernachtungen im selben Hotel können Mitarbeiter auf Geschäftsreisen interessante Rabatte erhalten.
• Prämien – Treue Gäste können oft Punkte sammeln oder besondere Vorteile wie kostenloses Frühstück, Ermäßigungen auf Mahlzeiten, kostenloses Wasser und mehr erhalten.
• Früher Check-in / später Check-out – Wenn Sie mit dem Personal vertraut sind, können Sie einige Vorteile wie einen frühen Check-in oder einen späten Check-out erhalten, was Reisenden bei der Reiseplanung Einsparungen ermöglichen kann.
• Partnerprogramme mit Fluggesellschaften – Treueprogramme können Partnerschaften mit bestimmten Fluggesellschaften umfassen. Dies kann eine sehr kosteneffiziente Lösung sein und Ihrem Unternehmen helfen, sowohl bei Flügen als auch bei Hotels zu sparen.
• Zimmer-Upgrade – Geschäftsreisende erhalten manchmal ein Zimmer-Upgrade, ohne dafür bezahlen zu müssen. Dies kann ideal für Mitarbeiter sein, die vom Hotel aus arbeiten müssen.

6. Nutzen Sie ein Buchungstool für Unternehmen

Bei Buchungstools für Unternehmen handelt es sich um Software, die von Unternehmen für die Verwaltung von Geschäftsreisebuchungen ihrer Mitarbeiter verwendet wird. So kann Ihr Unternehmen durch den Einsatz eines Buchungstools Geld sparen:

• Ein Buchungstool für Unternehmen wie z.B. Booking.com for Business ist ein One-Stop-Shop, über den Mitarbeiter Flüge, Unterkünfte und andere Dienstleistungen an einem Ort buchen können. Unternehmen können so von speziellen Preisen für Geschäftsreisende und Angeboten profitieren.
• Solche Tools verfügen normalerweise über eine Funktion, die die Integration der Reiserichtlinie des Unternehmens ermöglicht. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter Buchungen innerhalb des festgelegten Budgets für Geschäftsreisen und gemäß den definierten Richtlinien vornehmen, was das Risiko von Mehrausgaben verringert.
• Alle Reisekosten werden an einem Ort gespeichert, was die Berichterstellung vereinfacht. Finanzteams können sich leicht einen Überblick über die Reisekosten verschaffen und potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten identifizieren.
• Ebenso helfen die Reiseanalysefunktionen den Unternehmen dabei, Geschäftsreiseverhalten zu analysieren und zu verstehen, wo sie Kosten minimieren können.

Tipps zum Sparen während einer Geschäftsreise

7. Parken Sie nicht am Flughafen

Eine weitere einfache Möglichkeit, das Budget für Geschäftsreisen einzuhalten, besteht darin, das Parken am Flughafen zu vermeiden. Wenn Sie diese Möglichkeit in Ihrer Reiserichtlinie ausschließen und Ihre Geschäftsreisenden auffordern, ein anderes Transportmittel zu wählen, spart Ihr Unternehmen die in der Regel sehr teuren Flughafenparkgebühren. Hier sind einige Alternativen:

• Öffentliche Verkehrsmittel oder ein Shuttleservice zum und vom Flughafen.
• Ein Taxi oder ein Mitfahrdienst wie Uber.
• Fahrgemeinschaften mit Kollegen.
• Parken außerhalb des Geländes, da dies normalerweise wesentlich günstiger ist als das Parken am Flughafen.

8. Sparen Sie bei Mietwagen

Wenn der Geschäftsreisende ein Auto benötigt, können Sie bei der Anmietung eines Mietwagens sparen, indem Sie Vermietungsagenturen am Flughafen meiden. Diese Autovermietungen sind aufgrund zusätzlicher Flughafensteuern und -gebühren fast immer teurer. Reisende sollten bedenken, dass die Buchung im Voraus auch der beste Weg ist, um bei Mietwagen zu sparen. Denken Sie auch daran, dass einige Kreditkarten eine Versicherung für Mietwagen beinhalten und dass eine zusätzliche Versicherung möglicherweise nicht erforderlich ist.

9. Reisen Sie nur mit Handgepäck

Eine einfache, aber effiziente Möglichkeit, Geld zu sparen, besteht darin, die Mitarbeiter zu ermutigen, nur mit Handgepäck zu reisen, insbesondere, wenn es sich um eine kurze Geschäftsreise handelt. Die meisten Fluggesellschaften erheben Gebühren für aufgegebenes Gepäck. Wenn Mitarbeiter nur mit Handgepäck reisen, können sie zusätzliche Kosten vermeiden und zudem viel Zeit sparen. Auch das Reisen mit einem kleineren Koffer hilft, Zeit beim Packen zu sparen, da Geschäftsreisende dazu neigen, zu viel einzupacken. Reisende vermeiden außerdem das Risiko, dass ihr Gepäck verloren geht und sie am Zielort neue Kleidung und essentielle Artikel kaufen müssen.

Durch das Reisen ohne aufgegebenes Gepäck haben Reisende mehr Flexibilität bei ihren Flugoptionen, da sie sich für Billigfluggesellschaften entscheiden können, die günstigere Tarife und eine begrenzte Freigepäckmenge anbieten.

Ihre Mitarbeiter sollten nicht vergessen, vor dem Packen die Handgepäckrichtlinien der Fluggesellschaft zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Koffer den Maßanforderungen entspricht, da diese je nach Fluggesellschaft variieren.

10. Verwenden Sie eine Reiseprämien-Kreditkarte

Mit einer Reiseprämien-Kreditkarte haben Mitarbeiter, die häufig auf Geschäftsreisen sind, die folgenden Möglichkeiten:

• Punkte oder Meilen sammeln, wenn sie ihre Kreditkarte benutzen, und diese Punkte gegen kostenlose oder ermäßigte Flüge oder Unterkünfte eintauschen.
• Zugang zu Flughafenlounges. Hier gibt es kostenloses Essen und Getränke, besseres WLAN und manchmal auch Besprechungsräume oder Bereiche, in denen gearbeitet werden kann.
• Leichtere Kostenerfassung, da alle Geschäftsreisekosten auf nur einem Kontoauszug erscheinen.
• Einige Kartenanbieter haben Partnerschaften mit Fluggesellschaften und Hotels, die exklusive Rabatte anbieten können.

Achten Sie darauf, eine Reisekreditkarte zu wählen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens an Geschäftsreisen entspricht.

11. Sparen Sie bei Restaurants

Mitarbeiter geben auf einer Geschäftsreise tendenziell viel mehr für Essen aus, als ihnen bewusst ist. Während einer Geschäftsreise auswärts zu essen, kann besonders schwierig sein, da man nicht weiß, welche Restaurants teure Touristenfallen sind und welche köstliche, lokal produzierte Gerichte servieren. Hier sind einige Strategien, mit denen Mitarbeiter auf Geschäftsreise Geld für ihre Verpflegung sparen können:

• Fragen Sie nach Empfehlungen von Einheimischen.
• Informieren Sie sich im Voraus über Restaurants und schauen Sie sich die Speisekarte an, um eine budgetfreundliche Auswahl zu treffen. Mittagsmenüs können interessante Möglichkeiten zur Kosteneinsparung sein.
• Machen Sie sich mit dem in der Reiserichtlinie des Unternehmens festgelegten Budget für die tägliche Verpflegung vertraut und halten Sie sich daran.
• Wählen Sie eine Unterkunft inklusive Frühstück oder eine Ferienwohnung mit einer Küche. Vor allem bei längeren Reisen kann es gesünder sein, die Möglichkeit zu haben, Mahlzeiten selbst zuzubereiten, anstatt zwei- bis dreimal am Tag auswärts zu essen.
• Vermeiden Sie Zimmerservice in Hotels, da dieser normalerweise teurer ist als das Essen in einem Restaurant in der Nachbarschaft.
• Erkunden Sie lokale Märkte und Streetfood, um die regionale Esskultur zu entdecken und günstigere Optionen zu haben.

Sie können natürlich in Ihrer Reiserichtlinie ruhig einen Pauschalbetrag für ein oder zwei schicke Restaurants für Geschäftsessen mit Kunden einplanen.

12. Seien Sie sich über Ihre Ausgaben bewusst

Der einfachste Weg, Einsparungen bei Geschäftsreisen zu erzielen, besteht darin, den Geschäftsreisenden die Möglichkeit zu geben, ihre Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen. Bitten Sie sie, eine App zur Kostenverfolgung oder ein Reisebuchungstool zu verwenden. So erhalten Sie einen detaillierten Überblick darüber, wofür sie Geld ausgeben, und können so leichter erkennen, wie sie das vorab genehmigte Budget einhalten können. So können Sie erkennen, wo zu viel ausgegeben wird, und Einsparungen bei Geschäftsreisen erzielen.

Spartipps nach der Reise

13. Sparen Sie Mehrwertsteuer

Die Rückerstattung der MwSt. ist eine oft übersehene Möglichkeit, Geld von den Geschäftsreisen der Mitarbeiter zurückzuerhalten. Wenn Ihr Unternehmen für die Zahlung der MwSt. registriert ist, können Sie in vielen Ländern möglicherweise Dinge wie Flugtickets, Hotelzimmer, Transportkosten oder Geschäftsessen als Geschäftsreisekosten abrechnen. Mitarbeiter sollten sicherstellen, dass alle Ausgaben, für die Ihr Unternehmen die MwSt. zurückfordert, geschäftsbedingt sind.

Um Ihren Mitarbeitern das Sammeln ihrer Belege zu erleichtern und die Rückerstattung Ihrer MwSt. zu vereinfachen, erwägen Sie den Einsatz einer speziellen App oder Software, da diese Ihnen auch dabei helfen kann, mit den unterschiedlichen länderspezifischen Mehrwertsteuervorschriften umzugehen.

Mit einigen einfachen Strategien und Empfehlungen können Sie vor, während und nach der Reise bei Geschäftsreisen sparen. Während Geschäftsreisende dafür verantwortlich sind, wie sie das Firmenbudget ausgeben, müssen die Verantwortlichen für die Buchung von Geschäftsreisen und die Finanzteams klare Richtlinien für Geschäftsreisen festlegen.