13 consigli per risparmiare sui viaggi business

Nel mondo di oggi, i viaggi di lavoro sono una parte essenziale nella gestione delle operazioni di un'azienda. Sempre più dipendenti sono chiamati a viaggiare per incontrare dei clienti o collaborare con altri team dell'azienda.

Le spese per i viaggi business spesso rappresentano una parte non trascurabile del budget di un’azienda, ed è per questo che le opportunità di risparmio sono tanto importanti per la sua salute finanziaria. Durante il viaggio i dipendenti sono personalmente responsabili di contenere i costi, ma in fase di prenotazione e pianificazione il compito spetta ai team organizzativi e finanziari.

Dunque, come si può risparmiare sui viaggi di lavoro? Ecco 13 consigli per aiutare la tua azienda a rientrare nel budget.

Consigli per risparmiare durante l’organizzazione dei viaggi di lavoro

1. Stabilisci una politica di viaggio aziendale

Stilare una politica aziendale per i viaggi di lavoro è essenziale per tenere sotto controllo i costi. Stabilire una politica sui viaggi d'affari di solito è compito del travel manager, del responsabile delle risorse umane, del team legale oppure dell’office manager. La politica di viaggio della tua azienda dovrebbe includere tutte le informazioni su:

• Procedura di prenotazione di voli, treni, alloggi e auto a noleggio, e i relativi limiti di spesa.
• Trasferimenti aeroportuali.
• Diaria per i pasti.
• Politica sulle spese e procedura di rimborso.
• Procedura di approvazione.

Rivedi la politica aziendale sui viaggi di lavoro e valuta se è sufficientemente esaustiva da coprire ogni aspetto delle spese sostenute per tali occasioni. La politica sui viaggi d'affari dovrebbe includere un chiaro processo di approvazione e linee guida sulla prenotazione, sugli acquisti e sulla compilazione della nota spese. Questo garantirà che i viaggiatori d'affari prendano decisioni in linea con la politica aziendale e che i costi di viaggio rispettino il budget prestabilito.

2. Pianifica per tempo

Per risparmiare sui viaggi d'affari, è fondamentale organizzare il viaggio con largo anticipo. Considera che le compagnie aeree e gli hotel tendono ad aumentare le loro tariffe con l'avvicinarsi della data, quindi più si anticipa la pianificazione, più il viaggio sarà economico. Esorta i dipendenti a prenotare voli e alloggi in anticipo specificando nella politica di viaggio qual è il tempo limite per farlo.

Per assicurarsi i prezzi migliori, sarebbe ideale approfittare delle offerte e degli sconti per le prenotazioni anticipate ed evitare i costi aggiuntivi di quelle dell'ultimo minuto. Prenotare in anticipo concede anche più tempo per confrontare le varie offerte e trovare quella migliore.

3. Resta flessibile

La flessibilità è fondamentale per risparmiare sui viaggi d'affari.

Il primo motivo è che le tariffe delle compagnie aeree e degli alloggi spesso variano in base alla domanda. Monitorare l’andamento dei prezzi per identificare le opzioni più convenienti per pianificare un viaggio di lavoro è un modo semplice per risparmiare denaro.

Se c'è la possibilità che il viaggio venga rimandato, o se si vuole essere prudenti in caso di malattia, potrebbe essere utile prenotare voli con possibilità di cancellazione gratuita.

Oltre a poter scegliere le tariffe più basse, avere date di viaggio flessibili (quando possibile) può anche aiutare ad approfittare di promozioni o sconti su voli e soggiorni. Nei giorni o nei periodi non di punta, gli hotel a volte offrono tariffe scontate per riempire le camere invendute.

Inoltre, avere un programma flessibile permette di scegliere voli con scalo, solitamente più economici. Prenotare un volo con uno scalo può ridurre parecchio i costi rispetto a prendere un volo diretto, quindi potrebbe essere un buon compromesso sempre che il benessere e la produttività del dipendente non ne risentano troppo.

4. Iscriviti a un programma fedeltà delle compagnie aeree

L'adesione a un programma di fidelizzazione delle compagnie aeree può alla lunga far risparmiare sui voli. I programmi fedeltà sono pensati per premiare i viaggiatori abituali con vantaggi come:

• Promozioni dedicate: i membri del programma fedeltà possono beneficiare di tariffe speciali o upgrade scontati.
• Premi: l'imbarco e il check-in prioritari possono far risparmiare molto tempo. Infatti, il tempo che un dipendente non trascorre in coda per il check-in può essere impiegato lavorando.
• Miglia frequent flyer: il viaggiatore accumula miglia con ogni volo e può successivamente utilizzarle per ottenere sconti su altri voli o a volte addirittura voli gratuiti.
• Accesso alle lounge aeroportuali: i programmi fedeltà di alcune compagnie aeree offrono ai viaggiatori l'accesso gratuito alla lounge della compagnia. Queste aree offrono gratuitamente snack e bevande, e l’accesso al WiFi per lavorare comodamente durante l’attesa del volo.
• Cambi e cancellazioni gratis: un vantaggio che può fare davvero comodo per i cambi di programma.

5. Iscriviti ai programma fedeltà degli alberghi

Proprio come le compagnie aeree, molte catene alberghiere offrono programmi di fidelizzazione che permettono di prenotare risparmiando sul soggiorno, un vantaggio enorme per le aziende. Ecco alcuni tra i più comuni vantaggi:

• Tariffe esclusive: molti hotel offrono prezzi scontati a chi ritorna più volte o si iscrive al loro programma fedeltà. I dipendenti che soggiornano regolarmente nello stesso hotel durante i viaggi di lavoro possono accedere a sconti interessanti.
• Premi: gli ospiti fidelizzati spesso possono accumulare dei punti o ottenere degli extra come la colazione gratis, sconti sugli altri pasti, bottiglie d’acqua in omaggio e altro ancora.
• Check-in anticipato o check-out tardivo: chi ormai conosce lo staff può permettersi di chiedere dei piccoli favori come fare il check-in un po’ prima o lasciare la stanza un po’ più tardi, e questo può far risparmiare sul programma di viaggio.
• Partnership con le compagnie aeree: alcuni programmi fedeltà comprendono anche delle partnership con compagnie aeree. Questa soluzione può far risparmiare l’azienda sia sui voli che sugli hotel.
• Upgrade della camera: chi viaggia per lavoro a volte ottiene l’upgrade a una categoria superiore senza nemmeno dover pagare la differenza. Davvero ottimo per qualcuno che deve lavorare dall'hotel.

6. Utilizza uno strumento di prenotazione aziendale

Le piattaforme aziendali per la prenotazione sono dei software utilizzati appunto dalle aziende per gestire le prenotazioni dei viaggi di lavoro dei propri dipendenti. Ecco come possono aiutare la tua azienda a risparmiare:

• Uno strumento come può essere Booking.com for Business fornisce una piattaforma unica su cui i dipendenti possono prenotare voli, alloggi e altri servizi. In questo modo è possibile approfittare di tariffe e offerte speciali per le aziende.
• Solitamente questi strumenti dispongono di una funzionalità che consente l'integrazione della politica di viaggio dell’azienda, garantendo il rispetto del budget stabilito per i viaggi d'affari e altre linee guida e riducendo così il rischio di una spesa eccessiva.
• Tutte le spese connesse al viaggio vengono archiviate in un unico posto, e questo semplifica la rendicontazione. I team della contabilità possono facilmente ottenere una panoramica dei costi di viaggio e identificare potenziali opportunità di risparmio.
• Allo stesso modo, le funzionalità analitiche aiutano le aziende a individuare schemi che si ripetono spesso e capire dove intervenire per ridurre i costi.

Suggerimenti per risparmiare durante un viaggio di lavoro

7. Non parcheggiare all’aeroporto

Un altro modo semplice per rispettare il budget nei viaggi d'affari è evitare di parcheggiare in aeroporto. Escludendo questa possibilità dalla politica di viaggio, e chiedendo ai dipendenti di scegliere un altro mezzo di trasporto, la tua azienda risparmierà sui parcheggi aeroportuali che in genere sono molto costosi. Ecco alcune alternative:

• Trasporti pubblici o bus navette aeroportuali.
• Un taxi o un servizio di ride sharing come Uber.
• Dividere l’auto con i colleghi.
• Parcheggi esterni nei pressi dell’aeroporto, normalmente molto più economici di quelli ai terminal.

8. Risparmia sull'auto a noleggio

Se la persona che viaggia ha bisogno di una macchina, è possibile risparmiare sulle auto a noleggio evitando le agenzie situate dentro l’aeroporto. Quelle compagnie infatti sono quasi sempre più costose per via delle tasse aeroportuali aggiuntive. Anche per l’autonoleggio occorre tenere presente che prenotare in anticipo è fondamentale per risparmiare. È bene inoltre ricordare che alcune carte di credito includono già un'assicurazione sulle auto a noleggio, e pertanto potrebbe non essere necessario acquistarne una a parte.

9. Viaggiare solo con il bagaglio a mano

Un modo semplice ma efficace per risparmiare è incoraggiare i dipendenti a viaggiare solo con il bagaglio a mano, soprattutto se si tratta di un breve soggiorno di lavoro. La maggior parte delle compagnie aeree fa pagare a parte le valigie da stiva, quindi viaggiando solo con il bagaglio a mano si possono evitare costi aggiuntivi… e anche risparmiare tempo. Inoltre, preparare una valigia più piccola è sicuramente più rapido, considerato che chi viaggia per lavoro tende sempre a portarsi troppe cose. E si evita il rischio che il bagaglio vada perso, dovendo poi comprare indumenti nuovi e altri articoli di prima necessità una volta a destinazione.

Viaggiando senza la valigia da stiva, poi, la scelta dei voli è più ampia perché le compagnie aeree low cost offrono tariffe più basse se non si imbarca il bagaglio.

I dipendenti non dovrebbero dimenticare di controllare le linee guida per il bagaglio a mano della compagnia aerea prima di fare le valigie, per assicurarsi che il loro trolley o zainetto rispetti le dimensioni consentite: queste infatti variano a seconda della compagnia aerea.

10. Utilizzare una carta di credito con un programma di “travel rewards”

Usando una carta di credito che preveda un programma di punti o altri premi per l’acquisto di prodotti relativi ai viaggi, chi viaggia spesso per lavoro può:

• Accumulare punti o miglia ogni volta che paga qualcosa con la carta di credito, e ottenerci poi voli o soggiorni scontati o gratuiti.
• Accedere alle lounge aeroportuali. In queste aree i viaggiatori hanno a disposizione cibo e bevande gratis, oltre che una connessione WiFi di qualità migliore e, a volte, sale riunioni o postazioni appartate per lavorare.
• Monitorare facilmente le spese, dato che tutti gli acquisti per i viaggi di lavoro compariranno su un unico estratto conto.
• Alcuni circuiti hanno stretto delle collaborazioni con compagnie aeree e hotel, che offrono così degli sconti esclusivi.

Assicurati di scegliere una carta di credito di viaggio che soddisfi le esigenze della tua azienda.

11. Risparmia sui ristoranti

I dipendenti in viaggio d'affari tendono a spendere molto più in cibo di quanto se ne rendano conto. Mangiare fuori durante un viaggio di lavoro può essere un po’ complicato: non si sa mai quali posti siano solo delle costosissime trappole per turisti e quali invece cucinino piatti locali buoni e autentici. Ecco alcune strategie che i dipendenti possono applicare per risparmiare sul cibo durante un viaggio d'affari:

• Chiedere consigli alla gente del posto.
• Studiare in anticipo i ristoranti e consultare i menù per fare delle scelte più oculate. I menù a prezzo fisso possono essere interessanti opzioni per risparmiare sul pranzo.
• Tenere sempre presente il budget giornaliero per i pasti definito nella politica di viaggio aziendale.
• Scegliere un alloggio con colazione inclusa nel prezzo o un appartamento con cucina. Per i soggiorni un po’ più lunghi, può essere anche più salutare potersi cucinare i pasti in casa invece di mangiare fuori due o tre volte al giorno.
• Evitare il servizio in camera in hotel: di solito è più costoso rispetto a mangiare in un ristorante della zona.
• Esplorare i mercati e lo street food locali per scoprire la cultura gastronomica del posto e fare scelte più economiche.

Puoi sempre includere nella tua politica di viaggio un budget dedicato per uno o due pranzi o cene di lavoro con i clienti in un ristorante di livello più alto.

12. Sii sempre consapevole delle spese

Il modo più semplice per risparmiare nei viaggi d'affari è fare in modo che i dipendenti tengano traccia di quanto spendono in tempo reale. Puoi ottenere una panoramica dettagliata delle spese chiedendo a chi viaggia di utilizzare un’app di monitoraggio delle spese, oppure uno strumento di prenotazione viaggi che abbia una funzione apposita, facilitando a te i conteggi e a loro il rispetto del budget. Inoltre questo ti aiuta a identificare quali sono le aree con le spese più elevate e ottenere degli sconti riservati alle aziende.

Consigli per risparmiare quando il viaggio è ormai finito

13. Risparmia sull'IVA

Il rimborso dell'IVA è spesso una risorsa trascurata, ma può far recuperare parte dei costi sostenuti per i viaggi di lavoro. In molti Paesi, se la tua azienda ha la partita IVA, potresti portare in detrazione biglietti aerei, camere d'albergo, spese di trasporto e pasti come spese per viaggi di lavoro. I dipendenti devono assicurarsi che tutte le spese per le quali la società recupererà l'IVA siano legate all'attività commerciale.

Per aiutare i dipendenti a raccogliere tutte le ricevute fiscali e richiedere più facilmente il rimborso dell'IVA, valuta la possibilità di utilizzare un'app o un software dedicato che possa aiutarti con le normative dei diversi paesi in materia di IVA.

È possibile risparmiare sui viaggi di lavoro prima, durante e dopo il viaggio seguendo alcune semplici strategie e raccomandazioni. La responsabilità di come viene speso il budget aziendale spetta al dipendente in viaggio di lavoro, ma quella di stabilire linee guida chiare spetta ai travel manager e ai team contabili.