13 conseils pour économiser sur les voyages d’affaires

Les voyages d’affaires constituent de nos jours un élément essentiel dans la gestion des opérations d’une entreprise. De plus en plus de membres du personnel sont en effet amenés à se déplacer pour rencontrer des clients ou collaborer avec d’autres équipes au sein de leur société.

Les dépenses liées aux déplacements professionnels représentent souvent une partie non négligeable du budget d’une entreprise ; il est donc important de veiller à faire des économies dans ce domaine pour assurer au mieux la santé financière de la société. Si les collaborateurs doivent faire attention à leurs dépenses lorsqu’ils voyagent pour le travail, il en est de même pour les équipes de comptabilité et les personnes en charge de réserver ce type de séjour.

Que pouvez-vous donc mettre en place pour économiser sur les voyages d’affaires ? Nous vous dévoilons dans cet article 13 conseils pour aider votre société à respecter son budget.

Conseils pour faire des économies lors de l’organisation des déplacements professionnels

1. Configurez une politique pour les voyages d’affaires

Définir une politique pour les déplacements professionnels est essentiel au bon contrôle des dépenses en la matière. Cette tâche incombe généralement au responsable des voyages, au responsable des ressources humaines, à l’équipe juridique ou au responsable administratif. La politique de voyage de votre entreprise doit inclure toutes les informations suivantes :

• Le processus de réservation pour les vols, trains, hébergements et voitures de location, ainsi que les plafonds de dépenses
• Les transferts aéroport
• Les indemnités de repas
• La politique de dépenses et le processus de remboursement
• Le processus d’approbation

Consultez la politique de voyages d’affaires de votre entreprise et évaluez si elle est suffisamment complète pour couvrir tous les aspects des dépenses engagées lors de telles occasions. Votre politique de voyages d’affaires doit également comprendre un processus d’approbation clair ainsi que des consignes concernant les réservations, les achats et les notes de frais.​ Vos voyageurs d’affaires pourront ainsi prendre des décisions conformes à la politique de votre entreprise et respecter le budget alloué aux déplacements professionnels.

2. Planifiez à l’avance

Pour faire des économies sur les voyages d’affaires, rien de mieux que d’organiser ces déplacements bien à l’avance. Les compagnies aériennes et les hôtels ayant tendance à augmenter leurs tarifs à mesure que la date approche, il s’avère particulièrement économique de prévoir ces réservations au plus tôt. Encouragez donc votre personnel à réserver ses billets d’avion et ses hébergements à l’avance, en précisant le délai pour le faire dans votre politique de voyage.

Pour bénéficier des meilleurs tarifs, l’idéal serait de profiter de réductions et d’offres pour les réservations anticipées, et d’éviter ainsi des frais supplémentaires de dernière minute. En réservant tôt, vos employés auront le temps nécessaire pour comparer les offres et trouver la meilleure d’entre elles.

3. Soyez flexible

Être flexible est primordial pour économiser sur les déplacements professionnels.

La première raison à cela réside dans la fluctuation fréquente des tarifs des vols et des hébergements en fonction de la demande. Surveiller les tendances des prix et identifier les options les plus abordables pour planifier un déplacement professionnel est un moyen simple de faire des économies.

S’il existe une possibilité que le voyage soit reporté ou si vous souhaitez être prudent(e) en cas de maladie, il peut être utile de réserver des vols avec annulation gratuite.

En plus de pouvoir choisir des tarifs plus avantageux, avoir des dates de voyage flexibles (lorsque cela est possible) peut également vous aider à profiter de promotions ou de réductions sur les vols et les hébergements. Pendant les jours ou périodes creuses, les hôtels proposent parfois des tarifs réduits pour remplir leurs hébergements vides.

Disposer d’un programme plus flexible peut également permettre de choisir des vols avec escales, généralement moins chers. Cette option peut par exemple être plus avantageuse qu’un vol direct et pourrait donc être un bon compromis, à condition que le bien-être et la productivité de la personne qui voyage n’en soient pas affectés.

4. Rejoignez le programme de fidélité d’une compagnie aérienne

Adhérer au programme de fidélité d’une compagnie aérienne peut également aider les voyageurs d’affaires à faire des économies sur leurs billets d’avion. Les programmes de fidélité sont en effet conçus pour récompenser les voyageurs réguliers avec notamment les avantages suivants :

• Promotions : les membres d’un programme de fidélité peuvent bénéficier de tarifs réduits ou de surclassements.
• Récompenses : l’embarquement et l’enregistrement prioritaires peuvent faire gagner un temps considérable aux voyageurs d’affaires. Le temps non passé à faire la queue pour l’enregistrement peut, par exemple, être consacré aux projets de l’entreprise.
• Programme de miles pour les voyageurs fréquents : le voyageur ou la voyageuse cumule des miles après chaque vol et peut les utiliser ultérieurement pour des vols gratuits ou à prix réduits.
• Accès aux salons : certains programmes de fidélité offrent un accès aux salons de la compagnie aérienne concernée. Ces espaces proposent des collations et des boissons gratuites, ainsi qu’une connexion Wi-Fi gratuite pour pouvoir travailler confortablement en attendant le vol.
• Modification ou annulation gratuites : cet avantage peut s’avérer très utile en cas de changement de programme.

5. Devenez membre d’un programme de fidélité hôtelier

Tout comme les compagnies aériennes, de nombreux hébergements ou chaînes hôtelières proposent des programmes de fidélité qui vous permettent d'économiser sur les séjours. En voici quelques avantages :

• Tarifs exclusifs : de nombreux hôtels proposent des tarifs réduits à leurs clients réguliers ou aux membres de leur programme de fidélité. En séjournant régulièrement dans le même hôtel, les voyageurs d’affaires peuvent profiter de réductions avantageuses.
• Récompenses : les clients réguliers peuvent souvent cumuler des points ou bénéficier de récompenses spéciales (par ex. : le petit-déjeuner gratuit, des réductions sur les repas, des bouteilles d’eau gratuites, etc.).
• Enregistrement anticipé/Départ tardif : connaître le personnel peut parfois permettre d’accéder à certains avantages tels que l’enregistrement anticipé ou le départ tardif.
• Partenariats avec des compagnies aériennes : les programmes de fidélité peuvent comprendre des partenariats avec des compagnies aériennes spécifiques. Cela peut être une solution extrêmement rentable et permettre à votre entreprise d’économiser aussi bien sur les billets d’avion que sur les hôtels.
• Surclassements : les voyageurs et voyageuses peuvent parfois profiter d’un surclassement gratuit. Cet espace supplémentaire peut être très intéressant pour les employés qui doivent travailler depuis l’hôtel.

6. Adoptez un outil de réservation d’entreprise

Les outils de réservation d’entreprise sont des logiciels utilisés par les sociétés pour gérer les réservations d’affaires de leurs employés. Comment un outil de réservation d’entreprise peut-il vous aider à faire des économies ?

• Un outil de réservation d’entreprise tel que Booking.com for Business permet aux employés de réserver des vols, des hébergements et d’autres services, le tout sur une seule et même plateforme. Il propose également des offres et des tarifs Business spéciaux.
• Ces outils disposent généralement d’une fonctionnalité qui favorise l’intégration d’une politique de voyage, vous garantissant le respect des directives définies et du budget établi pour les déplacements professionnels, et réduisant ainsi le risque de dépenses excessives.
• Toutes les notes de frais sont archivées au même endroit, ce qui simplifie également la création de rapports. Les équipes de comptabilité peuvent facilement obtenir une vue d’ensemble des frais de déplacement et ainsi identifier les potentielles opportunités d’économies.
• Les fonctionnalités d’analyse aident aussi les entreprises à repérer les schémas répétitifs en voyage d’affaires et à mieux comprendre où elles peuvent réduire les coûts.

Conseils pour faire des économies lors d’un déplacement professionnel

7. Ne vous garez pas à l’aéroport

Une autre astuce facile à mettre en place pour respecter le budget alloué aux voyages d’affaires est d’éviter de se garer à l’aéroport. En excluant cette possibilité de votre politique de voyage et en demandant à votre personnel de choisir un autre moyen de transport, votre entreprise économisera les frais de parking, généralement très onéreux à l’aéroport. Vous pouvez proposer d’autres alternatives à vos employés, notamment :

• Les transports en commun ou les services de navette depuis et vers l’aéroport.
• Un taxi ou un service de covoiturage tel que Uber.
• Le covoiturage avec des collègues.
• Le stationnement hors site, généralement bien moins cher que le stationnement à l’aéroport.

8. Économisez sur les locations de voitures

Si votre employé doit louer une voiture pour son voyage d’affaires, il est tout à fait possible de faire des économies en évitant les agences de location à l’aéroport. En effet, ces sociétés sont la plupart du temps toujours plus chères en raison des taxes et frais d’aéroport supplémentaires. Rappelez à votre personnel que réserver à l’avance est aussi essentiel pour économiser sur les locations de voitures. Souvenez-vous également que certaines cartes de crédit comprennent déjà une assurance pour les voitures de location et qu’il n’est donc pas forcément nécessaire d’en souscrire une autre.

9. Voyagez seulement avec un bagage à main

Un moyen simple mais efficace de faire des économies consiste à encourager vos employés à voyager uniquement avec un bagage à main, surtout s’il s’agit d'un court voyage d'affaires. La plupart des compagnies aériennes facturent des frais pour les bagages en soute. En voyageant avec seulement un bagage à main, les employés peuvent éviter des frais supplémentaires et, par la même occasion, gagner beaucoup de temps. De plus, préparer une valise plus petite est certainement plus rapide, les voyageurs d’affaires ayant toujours tendance à emporter trop de choses. Cela réduira également le risque de bagages perdus et évitera de devoir acheter de nouveaux vêtements et d’autres articles essentiels une fois sur place.

Voyager sans bagage en soute offre également une plus grande flexibilité quant aux options de vols, les employés pouvant ainsi opter pour une compagnie aérienne low-cost qui propose des tarifs plus avantageux et un nombre de bagages autorisés limité.

Rappelez à votre personnel de consulter les consignes relatives aux bagages de la compagnie aérienne concernée avant de faire ses valises. Il est en effet important de s’assurer que les bagages respectent bien les dimensions indiquées, celles-ci pouvant différer d’une compagnie à l’autre.

10. Utilisez une carte de crédit avec un programme de récompenses

En utilisant une carte de crédit qui comprend un programme de récompenses, les employés qui se déplacent fréquemment pour le travail peuvent :

• Gagner des points ou des miles chaque fois qu’ils effectuent un achat avec cette carte de crédit, puis échanger ces points ou miles pour des vols ou des hébergements gratuits ou à prix réduits.
• Accéder aux salons des aéroports. Dans cet espace, votre personnel pourra avoir accès à des collations et à des boissons gratuites, à une connexion Wi-Fi de meilleure qualité et, parfois, à des salles de réunion ou à des lieux de travail isolés.
• Suivre facilement leurs dépenses, car tous les achats effectués lors de ces déplacements apparaîtront sur un seul relevé bancaire.
• Certaines sociétés émettrices de cartes de crédit ont conclu des partenariats avec des hôtels et des compagnies aériennes, qui peuvent proposer des réductions exclusives.

Assurez-vous de choisir une carte de crédit qui répond aux besoins de votre entreprise pour les voyages d’affaires.

11. Économisez sur les restaurants

Lors des déplacements professionnels, les employés ont tendance à dépenser bien plus qu’ils ne le pensent en repas. Manger au restaurant à cette occasion peut aussi s’avérer compliqué, car l’on ne sait pas toujours quels restaurants sont des attrape-touristes onéreux et quels restaurants servent de délicieuses spécialités locales. Voici quelques conseils que les employés peuvent suivre pour économiser sur la nourriture lors de leurs déplacements professionnels :

• Demander des recommandations aux locaux.
• Rechercher des restaurants à l’avance et regarder le menu pour choisir des plats qui rentrent dans le budget. Les menus à prix fixe peuvent par exemple être une option intéressante pour économiser sur le déjeuner.
• Connaître et respecter le budget journalier pour la nourriture défini dans la politique de voyage de l’entreprise.
• Choisir un hébergement avec le petit-déjeuner compris dans le tarif ou un appartement avec une cuisine. Pour des séjours un peu plus longs, il peut aussi être plus sain de pouvoir se préparer des repas plutôt que de manger au restaurant 2 ou 3 fois par jour.
• Éviter le service d’étage dans les hôtels, qui revient généralement plus cher que de manger dans un restaurant à proximité.
• Explorer les marchés locaux et la cuisine de rue pour découvrir la culture culinaire locale et faire des choix plus économiques.

Vous pouvez toujours inclure à votre politique de voyage un budget pour 1 ou 2 repas d’affaires avec des clients dans un restaurant haut de gamme.

12. Soyez toujours conscient(e) des montants dépensés

Le moyen le plus simple d’économiser sur les voyages d’affaires est de permettre aux employés de suivre leurs dépenses en temps réel. Vous pouvez obtenir un aperçu détaillé de celles-ci en leur demandant d’utiliser une appli de suivi des dépenses ou un outil de réservation de voyages doté de ce type de fonctionnalité. Cela vous permettra de mieux comprendre comment vos voyageurs d’affaires peuvent respecter le budget pré-approuvé. Vous pourrez également identifier les éléments pour lesquels les dépenses sont les plus élevées et ainsi réaliser des économies sur les déplacements professionnels.

Conseils pour faire des économies une fois le voyage terminé

13. Économisez sur la TVA

Le remboursement de la TVA est souvent une ressource négligée, mais elle permet de récupérer une partie des coûts engagés lors des voyages d’affaires. Dans de nombreux pays, si votre entreprise est soumise à la TVA, il est peut-être possible de faire passer les billets d'avion, les chambres d’hôtel, les frais de transport et les repas en tant que dépenses de voyage d’affaires. Les employés doivent cependant s’assurer que toutes les dépenses pour lesquelles l’entreprise récupérera la TVA sont bien liées à votre activité.

Pour les aider à collecter leurs reçus et à demander plus facilement le remboursement de la TVA, pensez à utiliser une application ou un logiciel dédiés, ces derniers pouvant notamment vous aider à connaître les réglementations en vigueur à ce sujet dans les différents pays.

Économiser sur les déplacements professionnels avant, pendant et après le voyage nécessite de suivre quelques stratégies et recommandations simples. Pour ce faire, les employés doivent respecter le budget alloué par l’entreprise, tandis que les équipes de comptabilité ou en charge de réserver les déplacements doivent, de leur côté, établir des directives claires concernant les voyages d’affaires.