Vous voulez faire des économies sur les voyages d’affaires ? Voici 13 conseils pour vous aider à respecter votre budget.
Les voyages d’affaires constituent de nos jours un élément essentiel dans la gestion des opérations d’une entreprise. De plus en plus de membres du personnel sont en effet amenés à se déplacer pour rencontrer des clients ou collaborer avec d’autres équipes au sein de leur société.
Les dépenses liées aux déplacements professionnels représentent souvent une partie non négligeable du budget d’une entreprise ; il est donc important de veiller à faire des économies dans ce domaine pour assurer au mieux la santé financière de la société. Si les collaborateurs doivent faire attention à leurs dépenses lorsqu’ils voyagent pour le travail, il en est de même pour les équipes de comptabilité et les personnes en charge de réserver ce type de séjour.
Que pouvez-vous donc mettre en place pour économiser sur les voyages d’affaires ? Nous vous dévoilons dans cet article 13 conseils pour aider votre société à respecter son budget.
Définir une politique pour les déplacements professionnels est essentiel au bon contrôle des dépenses en la matière. Cette tâche incombe généralement au responsable des voyages, au responsable des ressources humaines, à l’équipe juridique ou au responsable administratif. La politique de voyage de votre entreprise doit inclure toutes les informations suivantes :
Consultez la politique de voyages d’affaires de votre entreprise et évaluez si elle est suffisamment complète pour couvrir tous les aspects des dépenses engagées lors de telles occasions. Votre politique de voyages d’affaires doit également comprendre un processus d’approbation clair ainsi que des consignes concernant les réservations, les achats et les notes de frais. Vos voyageurs d’affaires pourront ainsi prendre des décisions conformes à la politique de votre entreprise et respecter le budget alloué aux déplacements professionnels.
Pour faire des économies sur les voyages d’affaires, rien de mieux que d’organiser ces déplacements bien à l’avance. Les compagnies aériennes et les hôtels ayant tendance à augmenter leurs tarifs à mesure que la date approche, il s’avère particulièrement économique de prévoir ces réservations au plus tôt. Encouragez donc votre personnel à réserver ses billets d’avion et ses hébergements à l’avance, en précisant le délai pour le faire dans votre politique de voyage.
Pour bénéficier des meilleurs tarifs, l’idéal serait de profiter de réductions et d’offres pour les réservations anticipées, et d’éviter ainsi des frais supplémentaires de dernière minute. En réservant tôt, vos employés auront le temps nécessaire pour comparer les offres et trouver la meilleure d’entre elles.
Être flexible est primordial pour économiser sur les déplacements professionnels.
La première raison à cela réside dans la fluctuation fréquente des tarifs des vols et des hébergements en fonction de la demande. Surveiller les tendances des prix et identifier les options les plus abordables pour planifier un déplacement professionnel est un moyen simple de faire des économies.
S’il existe une possibilité que le voyage soit reporté ou si vous souhaitez être prudent(e) en cas de maladie, il peut être utile de réserver des vols avec annulation gratuite.
En plus de pouvoir choisir des tarifs plus avantageux, avoir des dates de voyage flexibles (lorsque cela est possible) peut également vous aider à profiter de promotions ou de réductions sur les vols et les hébergements. Pendant les jours ou périodes creuses, les hôtels proposent parfois des tarifs réduits pour remplir leurs hébergements vides.
Disposer d’un programme plus flexible peut également permettre de choisir des vols avec escales, généralement moins chers. Cette option peut par exemple être plus avantageuse qu’un vol direct et pourrait donc être un bon compromis, à condition que le bien-être et la productivité de la personne qui voyage n’en soient pas affectés.
Adhérer au programme de fidélité d’une compagnie aérienne peut également aider les voyageurs d’affaires à faire des économies sur leurs billets d’avion. Les programmes de fidélité sont en effet conçus pour récompenser les voyageurs réguliers avec notamment les avantages suivants :
Tout comme les compagnies aériennes, de nombreux hébergements ou chaînes hôtelières proposent des programmes de fidélité qui vous permettent d'économiser sur les séjours. En voici quelques avantages :
Les outils de réservation d’entreprise sont des logiciels utilisés par les sociétés pour gérer les réservations d’affaires de leurs employés. Comment un outil de réservation d’entreprise peut-il vous aider à faire des économies ?
Une autre astuce facile à mettre en place pour respecter le budget alloué aux voyages d’affaires est d’éviter de se garer à l’aéroport. En excluant cette possibilité de votre politique de voyage et en demandant à votre personnel de choisir un autre moyen de transport, votre entreprise économisera les frais de parking, généralement très onéreux à l’aéroport. Vous pouvez proposer d’autres alternatives à vos employés, notamment :
Si votre employé doit louer une voiture pour son voyage d’affaires, il est tout à fait possible de faire des économies en évitant les agences de location à l’aéroport. En effet, ces sociétés sont la plupart du temps toujours plus chères en raison des taxes et frais d’aéroport supplémentaires. Rappelez à votre personnel que réserver à l’avance est aussi essentiel pour économiser sur les locations de voitures. Souvenez-vous également que certaines cartes de crédit comprennent déjà une assurance pour les voitures de location et qu’il n’est donc pas forcément nécessaire d’en souscrire une autre.
Un moyen simple mais efficace de faire des économies consiste à encourager vos employés à voyager uniquement avec un bagage à main, surtout s’il s’agit d'un court voyage d'affaires. La plupart des compagnies aériennes facturent des frais pour les bagages en soute. En voyageant avec seulement un bagage à main, les employés peuvent éviter des frais supplémentaires et, par la même occasion, gagner beaucoup de temps. De plus, préparer une valise plus petite est certainement plus rapide, les voyageurs d’affaires ayant toujours tendance à emporter trop de choses. Cela réduira également le risque de bagages perdus et évitera de devoir acheter de nouveaux vêtements et d’autres articles essentiels une fois sur place.
Voyager sans bagage en soute offre également une plus grande flexibilité quant aux options de vols, les employés pouvant ainsi opter pour une compagnie aérienne low-cost qui propose des tarifs plus avantageux et un nombre de bagages autorisés limité.
Rappelez à votre personnel de consulter les consignes relatives aux bagages de la compagnie aérienne concernée avant de faire ses valises. Il est en effet important de s’assurer que les bagages respectent bien les dimensions indiquées, celles-ci pouvant différer d’une compagnie à l’autre.
En utilisant une carte de crédit qui comprend un programme de récompenses, les employés qui se déplacent fréquemment pour le travail peuvent :
Assurez-vous de choisir une carte de crédit qui répond aux besoins de votre entreprise pour les voyages d’affaires.
Lors des déplacements professionnels, les employés ont tendance à dépenser bien plus qu’ils ne le pensent en repas. Manger au restaurant à cette occasion peut aussi s’avérer compliqué, car l’on ne sait pas toujours quels restaurants sont des attrape-touristes onéreux et quels restaurants servent de délicieuses spécialités locales. Voici quelques conseils que les employés peuvent suivre pour économiser sur la nourriture lors de leurs déplacements professionnels :
Vous pouvez toujours inclure à votre politique de voyage un budget pour 1 ou 2 repas d’affaires avec des clients dans un restaurant haut de gamme.
Le moyen le plus simple d’économiser sur les voyages d’affaires est de permettre aux employés de suivre leurs dépenses en temps réel. Vous pouvez obtenir un aperçu détaillé de celles-ci en leur demandant d’utiliser une appli de suivi des dépenses ou un outil de réservation de voyages doté de ce type de fonctionnalité. Cela vous permettra de mieux comprendre comment vos voyageurs d’affaires peuvent respecter le budget pré-approuvé. Vous pourrez également identifier les éléments pour lesquels les dépenses sont les plus élevées et ainsi réaliser des économies sur les déplacements professionnels.
Conseils pour faire des économies une fois le voyage terminé
Le remboursement de la TVA est souvent une ressource négligée, mais elle permet de récupérer une partie des coûts engagés lors des voyages d’affaires. Dans de nombreux pays, si votre entreprise est soumise à la TVA, il est peut-être possible de faire passer les billets d'avion, les chambres d’hôtel, les frais de transport et les repas en tant que dépenses de voyage d’affaires. Les employés doivent cependant s’assurer que toutes les dépenses pour lesquelles l’entreprise récupérera la TVA sont bien liées à votre activité.
Pour les aider à collecter leurs reçus et à demander plus facilement le remboursement de la TVA, pensez à utiliser une application ou un logiciel dédiés, ces derniers pouvant notamment vous aider à connaître les réglementations en vigueur à ce sujet dans les différents pays.
Économiser sur les déplacements professionnels avant, pendant et après le voyage nécessite de suivre quelques stratégies et recommandations simples. Pour ce faire, les employés doivent respecter le budget alloué par l’entreprise, tandis que les équipes de comptabilité ou en charge de réserver les déplacements doivent, de leur côté, établir des directives claires concernant les voyages d’affaires.
Les voyages d’affaires peuvent coûter cher. Économiser sur les voyages d'affaires nécessite des effo...
