13 consejos para ahorrar en viajes de trabajo

Actualmente, los viajes de negocios son una parte esencial de la actividad de las empresas. Cada vez más personas tienen que viajar por trabajo para reunirse con clientes o colaborar con otros equipos internos.

Los gastos en viajes de empresa a menudo representan una parte significativa del presupuesto, por lo que ahorrar en este ámbito es importante para la salud financiera de la empresa. Si bien las personas que viajan son las responsables de ahorrar dinero durante el viaje, los equipos de Finanzas y las personas que reservan también tienen su parte de responsabilidad.

¿Y cómo se puede ahorrar en los viajes de trabajo? Aquí tienes 13 consejos para que tu empresa no se salga de presupuesto.

Consejos para ahorrar dinero al organizar un viaje de trabajo

1. Define una política de viaje

Contar con una política de viaje corporativa es esencial para controlar el gasto en viajes de negocios. La tarea de crearla suele corresponder a quien gestiona los viajes, al responsable de Recursos Humanos, al equipo jurídico o a quien gestiona la oficina. La política de viaje debería incluir toda la información sobre:

• El proceso de reserva de vuelos, trenes, alojamiento y coches de alquiler, así como los límites de gasto.
• Conexiones.
• Dietas.
• Política de gastos y proceso de reembolso.
• Proceso de aprobación.

Revisa la política de viaje de la empresa y analiza si es lo suficientemente exhaustiva como para cubrir todas las áreas de gasto en viajes de negocios. La política de viaje debe incluir un proceso de aprobación claro, así como pautas sobre el proceso de reserva, gastos y reembolsos. Así, el personal que viaje por trabajo podrá tomar decisiones que se ajusten a la política de empresa y los costes se mantendrán dentro de presupuesto.

2. Planifica con antelación

Organizar el viaje de trabajo con suficiente antelación es fundamental para ahorrar dinero. Como las aerolíneas y los hoteles suelen subir los precios conforme se acerca la fecha, cuanto antes se organice el viaje, más económico resultará. Anima al personal a reservar los vuelos y el alojamiento con antelación estableciendo una fecha límite de reserva en la política de viaje.

Para conseguir el mejor precio, hay que aprovechar los descuentos y las ofertas para reservas anticipadas y evitar el coste extra de las reservas de última hora. Además, al reservar con antelación también da tiempo a comparar ofertas y encontrar el mejor precio.

3. Sé flexible

La flexibilidad es clave para ahorrar dinero en viajes de trabajo.

La primera razón es que los precios de los vuelos y del alojamiento suelen variar según la demanda. Estar pendientes de los calendarios de tarifas e identificar las opciones más rentables para planificar un viaje de negocios es una manera fácil de ahorrar dinero.

Si existe la posibilidad de que se modifiquen las fechas del viaje o si quieres tener margen de maniobra en caso de enfermedad, reservar vuelos con cancelación gratis podría resultar beneficioso.

Además de encontrar tarifas más bajas, tener fechas de viaje flexibles (si es posible) también permite a quien viaja beneficiarse de promociones o descuentos en vuelos y estancias. Durante la temporada baja o en días de menor actividad, los hoteles a veces ofrecen tarifas con descuento para llenar las habitaciones vacías.

Contar con un plan de viaje más flexible también puede ayudar a quien viaja a encontrar vuelos en conexión más económicos. Por ejemplo, un vuelo con escala podría resultar más barato que uno directo y ser una buena opción siempre que se tenga en cuenta el bienestar y la productividad de la persona que viaja.

4. Inscríbete en el programa de fidelización de la aerolínea

Formar parte del programa de fidelización de una aerolínea puede ayudar a ahorrar en los vuelos. Estos programas están pensados para recompensar a quienes viajan a menudo con ventajas y beneficios como estos:

• Promociones: ofrecen tarifas con descuento o subidas de categoría.
• Premios: el embarque y la facturación prioritarios pueden ahorrar mucho tiempo. Y, en vez de hacer cola, el personal puede aprovechar para adelantar trabajo.
• Puntos de fidelización: la persona que viaja acumula puntos o millas cada vez que vuela y luego puede canjearlos por vuelos gratis o descuentos.
• Acceso a la zona VIP: algunos programas de fidelización dan acceso gratuito a la zona VIP de la aerolínea. En estas salas hay comida y bebida gratis, además de wifi gratis para trabajar cómodamente mientras no sale el avión.
• Cambio o cancelación gratis: como los viajes de trabajo suelen sufrir modificaciones, esta ventaja puede ser muy interesante.

5. Apúntate al programa de fidelización del hotel

Al igual que las aerolíneas, reservar el mismo alojamiento o cadena hotelera y darse de alta en su programa de fidelización puede ser muy ventajoso para quien viaja y ayudar a reducir el gasto de la empresa en hoteles. Estos son algunos de los beneficios más comunes:

• Tarifas exclusivas: muchos hoteles ofrecen tarifas con descuento a clientes recurrentes o miembros del programa de fidelización. Al optar por el mismo hotel, se pueden conseguir descuentos interesantes.
• Premios: los clientes que repiten pueden acumular puntos o conseguir premios especiales, como desayuno gratis, descuentos en comidas, agua gratis y más.
• Check-in más temprano/check-out más tarde: si el personal del hotel te conoce, es más fácil que sea flexible y que te permita hacer el check-in antes o el check-out más tarde de lo habitual, por ejemplo, lo que puede traducirse en un ahorro de dinero en servicios de viaje.
• Colaboración con las aerolíneas: los programas de fidelización pueden incluir acuerdos con aerolíneas específicas. Esta puede ser una solución muy rentable y ayudar a la empresa a ahorrar tanto en vuelos como en hoteles.
• Cambio a una habitación de categoría superior: a veces es posible conseguir una habitación de categoría superior sin tener que pagar por ello. Esto puede ser muy positivo para quienes necesitan trabajar desde el hotel.

6. Usa una herramienta de reserva de empresa

Estas herramientas son programas que usan las empresas para gestionar las reservas de viajes de trabajo de su personal. Usar una de estas herramientas te puede ayudar a ahorrar por varios motivos:

• Una herramienta de reserva de empresa como Booking.com for Business es una plataforma todo en uno que permite reservar vuelos, alojamiento y otros servicios en el mismo lugar. Así, las empresas pueden beneficiarse de ofertas y tarifas exclusivas.
• Estas herramientas suelen permitir integrar la política de viaje corporativa, lo que ayuda a garantizar que las reservas se ajusten al presupuesto establecido y a las pautas definidas, con lo que se reduce el riesgo de gastar de más.
• Todos los gastos de viaje se guardan en un solo lugar, lo que facilita la generación de informes. De esta forma, los equipos de Finanzas pueden ver fácilmente un resumen de los costes del viaje e identificar oportunidades de ahorro potencial.
• Del mismo modo, las funciones de análisis ayudan a las empresas a examinar los patrones de los viajes de negocios y a comprender dónde pueden reducir costes.

Consejos para ahorrar dinero durante un viaje de negocios

7. Evita aparcar en el aeropuerto

Otra forma sencilla de respetar el presupuesto para viajes de empresa es evitar aparcar en el aeropuerto. Si eliminas esta opción de la política de viaje y pides al personal que viaja que elija otro medio de transporte, la empresa se ahorrará la tarifa del parking del aeropuerto, que suele ser muy elevada. Estas son algunas alternativas:

• Transporte público o servicios de traslado desde y hacia el aeropuerto.
• Un taxi o un servicio de vehículo privado con conductor, como Uber.
• Compartir coche.
• Aparcar fuera del recinto, ya que suele ser mucho más económico que hacerlo en el aeropuerto.

8. Ahorra en coches de alquiler

Se puede ahorrar en el alquiler del coche evitando las agencias de alquiler del aeropuerto. Esas empresas suelen ser más caras porque aplican impuestos y cargos aeroportuarios. Además, reservar con antelación también es clave para ahorrar en el alquiler del coche. También conviene recordar que algunas tarjetas de crédito incluyen seguro para coches de alquiler, por lo que puede que no sea necesario añadir uno.

9. Viaja solo con equipaje de mano

Una forma sencilla pero eficaz de ahorrar dinero a la empresa es viajar únicamente con equipaje de mano, especialmente si se trata de un viaje de negocios corto. La mayoría de las aerolíneas aplican un cargo por equipaje facturado, por lo que al viajar solo con equipaje de mano se evitan costes adicionales. Además, se puede ahorrar mucho tiempo. Llevar una maleta pequeña también ayuda a ganar tiempo haciendo el equipaje, ya que se tiende a meter cosas de más. Otra ventaja es que se evita el riesgo de que se extravíe el equipaje y tener que comprar ropa nueva y artículos esenciales al llegar al destino.

Viajar sin equipaje facturado también es sinónimo de mayor flexibilidad a la hora de elegir el vuelo, ya que se pueden considerar las aerolíneas de bajo coste que ofrecen tarifas más baratas y permiten llevar menos equipaje.

Es importante que el personal consulte la política de equipaje de la aerolínea antes de hacer la maleta para asegurarse de no superar el tamaño permitido, ya que las dimensiones de las maletas varían según la aerolínea.

10. Usa una tarjeta de crédito de ventajas de viaje

Al usar una tarjeta de este tipo, las personas que viajan por trabajo con frecuencia pueden:

• Ganar puntos o millas cada vez que pagan algo con su tarjeta de crédito y canjear esos puntos por vuelos o alojamiento gratis o con descuento.
• Acceder a las salas VIP del aeropuerto. En estas zonas puede disfrutar de comida y bebida gratis, así como de wifi de mejor calidad y, a veces, incluso de salas de reuniones o espacios tranquilos para concentrarse.
• Facilitar el seguimiento de los gastos, ya que todos los gastos del viaje aparecen en un solo extracto bancario.
• Algunos proveedores de tarjetas tienen acuerdos con aerolíneas y hoteles, por lo que es posible conseguir descuentos exclusivos.

Asegúrate de elegir una tarjeta de crédito de viaje que se adapte a las necesidades de tu empresa.

11. Ahorra en restaurantes

En los viajes de negocios se tiende a gastar mucho más de lo que se cree en comida. Salir a comer durante un viaje de trabajo puede convertirse en una tarea particularmente complicada por no saber qué sitios son caros y turísticos y cuáles sirven deliciosa comida local. Estas son algunas estrategias que se pueden poner en práctica para ahorrar en comida durante un viaje de trabajo:

• Pide recomendaciones a la gente local.
• Busca restaurantes con antelación y consulta el menú para elegir opciones a buen precio. El menú del día puede ser una buena idea para ahorrar.
• Respeta el presupuesto diario de comida, definido en la política de viaje de la empresa.
• Elige un alojamiento que incluya el desayuno o un apartamento con cocina. Cocinar puede ser más sano que salir a comer dos o tres veces al día, sobre todo si se trata de un viaje largo.
• Evita el servicio de habitaciones de los hoteles, ya que suele ser más caro que comer en algún restaurante cercano.
• Visita mercados locales y puestos de comida para descubrir la cultura gastronómica local y encontrar opciones más económicas.

Puedes incluir en tu política de viaje una asignación para comer con los clientes en uno o dos restaurantes elegantes.

12. Haz un seguimiento de los gastos

La forma más sencilla de ahorrar más en viajes de negocios es pedir a las personas que viajan que hagan un seguimiento de sus gastos en tiempo real. Ya sea con una app de seguimiento de gastos o una función de la herramienta de reserva de viajes, podrás tener una visión detallada de aquello en lo que se gasta, con lo que te resultará más fácil saber cómo se pueden ajustar al presupuesto aprobado. Esto puede ayudarte a entender en qué gastan de más y a ahorrar en los viajes de empresa.

Consejos para ahorrar dinero después del viaje

13. Ahorra en el IVA

El reembolso del IVA es una forma de recuperar algo del dinero invertido en un viaje de trabajo que a menudo se pasa por alto. En muchos países, si la empresa tiene que pagar el IVA, es posible que puedas considerar cosas como los billetes de avión, las habitaciones de hotel, los gastos en transporte o las comidas de negocios como gastos de viajes de trabajo. El personal debe asegurarse de que todos los gastos de los que la empresa solicitará el reembolso del IVA estén relacionados con el negocio.

Para ayudarles a guardar los recibos y poder solicitar el reembolso del IVA más fácilmente, puedes usar una app o un programa especializados, que además te pueden servir para lidiar con las normativas sobre el IVA de los diferentes países.

Se puede ahorrar dinero en viajes de negocios antes, durante y después del viaje. Solo hay que seguir algunas estrategias y recomendaciones sencillas. Si bien las personas que viajan por trabajo son las responsables de la forma en que se gasta el presupuesto de la empresa, quienes reservan dichos viajes y los equipos de finanzas deben establecer pautas claras en torno a los viajes de negocios.