13 tips om geld te besparen op zakenreizen

Vandaag de dag maken zakenreizen een essentieel onderdeel uit van de activiteiten van een bedrijf. Steeds meer werknemers moeten op zakenreis gaan om klanten te ontmoeten of om samen te werken met andere teams in het bedrijf.

De kosten voor zakenreizen vormen vaak een niet te verwaarlozen deel van een bedrijfsbudget, en geld besparen op zakenreizen is een belangrijk aspect van de financiële gezondheid van een bedrijf. Reizigers dienen niet te veel geld uit te geven tijdens de zakenreis, maar zakenreisboekers en financiële teams moeten ook proberen te besparen.

Hoe kun je besparen op zakenreizen? Hier zijn 13 tips om ervoor te zorgen dat je bedrijf netjes binnen het budget blijft.

Tips om geld te besparen tijdens het voorbereiden van de zakenreis

1. Stel een zakenreisbeleid op

Het opstellen van een zakelijk reisbeleid is essentieel voor het beheersen van de uitgaven voor zakenreizen. Het opstellen van een zakenreisbeleid is doorgaans de rol van de reismanager, HR-manager, het juridische team of de officemanager. Het reisbeleid van je bedrijf moet alle informatie bevatten over:

• Het boekingsproces voor vluchten, treinen, accommodatie en huurauto's, evenals de uitgavenlimieten.
• Transfers.
• Maaltijdvergoedingen.
• Onkostenbeleid en terugbetalingsproces.
• Goedkeuringsprocedure.

Controleer het zakelijk reisbeleid van het bedrijf en analyseer of het uitgebreid genoeg is om alle aspecten van de zakenreisuitgaven te dekken. Je zakelijk reisbeleid moet een duidelijk goedkeuringsproces omvatten, evenals richtlijnen met betrekking tot het boekingsproces en uitgaven- en onkostenprocedures. Dit zorgt ervoor dat zakenreizigers beslissingen nemen die in lijn zijn met het beleid van het bedrijf, en helpt ook om de reiskosten binnen het zakenreisbudget blijven.

2. Vooruit plannen

Om geld te besparen op zakenreizen is het belangrijk om ruim van tevoren de reis te plannen. Bedenk dat luchtvaartmaatschappijen en hotels de neiging hebben om hun prijzen te verhogen naarmate de datum dichterbij komt. Hoe meer zakenreizigers van tevoren nadenken over hun zakenreisplanning, hoe voordeliger het allemaal zal uitvallen. Moedig werknemers aan om hun vluchten en accommodatie vooraf te boeken door de laatste tijd om te reserveren in het reisbeleid van het bedrijf op te nemen.

Om de beste prijzen te garanderen, zouden werknemers moeten profiteren van vroegboekdeals en kortingen, en extra last-minute boekingskosten vermijden. Een ander voordeel van vroegboeken is dat medewerkers voldoende tijd krijgen om aanbiedingen te vergelijken en de beste deal te vinden.

3. Wees flexibel

Flexibiliteit is de sleutel tot het besparen van geld op zakenreizen.

Ten eerste omdat de prijzen van luchtvaartmaatschappijen en accommodatie vaak fluctueren op basis van de vraag. Het bijhouden van prijskalenders en identificeren van de meest kosteneffectieve opties voor het plannen van een zakenreis is een makkelijke manier om geld te besparen.

Als de kans bestaat dat de zakenreis wordt verplaatst of als je voorzichtig wilt zijn in verband met ziekte, kan het boeken van vluchten met een gratis annuleringsmogelijkheid uiteindelijk voordelig uitvallen.

Afgezien van het profiteren van lagere prijzen, kunnen flexibele reisdata – indien mogelijk – zakenreizigers ook helpen voordeel te hebben van promoties of kortingen op vluchten en verblijven. Hotels bieden tijdens daldagen of -periodes soms kortingstarieven om lege kamers op te vullen.

Als je een flexibelere reisplanning hebt, dan kan dit reizigers ook helpen om voordeliger aansluitende vluchten te krijgen. Zo kan het boeken van een vlucht met een overstap bijvoorbeeld de kosten verlagen in vergelijking met een rechtstreekse vlucht. Dit kan een goede optie zijn, zolang er maar rekening wordt gehouden met het welzijn en de productiviteit van de reiziger.

4. Schrijf je in voor een loyaliteitsprogramma van een luchtvaartmaatschappij

Door zich aan een loyaliteitsprogramma van een luchtvaartmaatschappij te houden, kunnen zakenreizigers geld besparen op hun vluchten. Loyaliteitsprogramma's zijn ontworpen om frequente reizigers te belonen met extraatjes en voordelen, zoals:

• Promoties – leden van het loyaliteitsprogramma kunnen profiteren van gereduceerde prijzen of upgrades.
• Beloningen – prioriteit bij het instappen en inchecken kan zakenreizigers veel tijd besparen. De tijd die een werknemer niet in de rij hoeft te staan voor het inchecken, kan worden besteed aan projecten van het bedrijf.
• Frequent flyer miles – de reiziger verzamelt miles voor elke vlucht die gemaakt wordt en kan de miles later inwisselen voor gratis vluchten of vluchten met korting.
• Toegang tot lounges – de loyaliteitsprogramma's van sommige luchtvaartmaatschappijen geven reizigers gratis toegang tot de lounge van de luchtvaartmaatschappij. Daar kunnen reizigers genieten van gratis eten en drinken, evenals gratis WiFi om comfortabel te werken terwijl ze op hun vlucht wachten.
• Gratis wijzigen of annuleren – voor zakenreizigers wiens plannen vaak veranderen, kan dit een zeer interessant voordeel zijn.

5. Word lid van een loyaliteitsprogramma van een hotel

Net als bij luchtvaartmaatschappijen kan het boeken van dezelfde accommodatie of hotelketen en/of lid worden van een loyaliteitsprogramma enorm voordelig zijn voor zakenreizigers en je bedrijf helpen geld te besparen op hotels. Hier zijn enkele veelvoorkomende voordelen:

• Exclusieve tarieven – veel hotels bieden prijzen met korting aan terugkerende gasten of leden van het loyaliteitsprogramma. Door regelmatig in hetzelfde hotel te verblijven, kunnen medewerkers die op zakenreis gaan interessante kortingen krijgen.
• Beloningen – trouwe gasten kunnen vaak punten verzamelen of speciale beloningen krijgen, zoals een gratis ontbijt, kortingen op maaltijden, gratis water en meer.
• Vroeg inchecken/laat uitchecken – als je de medewerkers kent, dan is het mogelijk om bepaalde gunsten te krijgen, zoals vroeg inchecken of laat uitchecken, waardoor reizigers geld kunnen besparen op hun reisarrangementen.
• Partnerprogramma's met luchtvaartmaatschappijen – loyaliteitsprogramma's kunnen partnerschappen met specifieke luchtvaartmaatschappijen omvatten. Dit kan een zeer kosteneffectieve oplossing zijn en je bedrijf helpen te besparen op zowel vluchten als hotels.
• Kamer-upgrade – zakenreizigers kunnen soms een kamerupgrade krijgen zonder daarvoor te hoeven betalen. Dit kan geweldig zijn voor werknemers die vanuit het hotel moeten werken.

6. Gebruik een zakelijke boekingstool

Een zakelijke boekingstool is software die door bedrijven wordt gebruikt om de boekingen van zakenreizen van hun werknemers te beheren. Hier kun je zien hoe een zakelijke boekingstool je bedrijf kan helpen geld te besparen:

• Een zakelijke boekingstool zoals Booking.com for Business is een one-stop-shop waarmee werknemers vluchten, accommodatie en andere diensten allemaal op één plek kunnen boeken. Dit zorgt ervoor dat bedrijven kunnen profiteren van speciale zakelijke prijzen en aanbiedingen.
• Dergelijke tools hebben meestal een functionaliteit die de integratie van het reisbeleid van het bedrijf mogelijk maakt. Dit zorgt ervoor dat medewerkers boekingen maken binnen het vastgestelde budget voor zakenreizen en volgens de gedefinieerde richtlijnen, waardoor het risico op te hoge uitgaven wordt verminderd.
• Alle reiskosten worden op één plek opgeslagen, wat rapportage eenvoudig maakt. Financiële teams kunnen makkelijk een overzicht krijgen van de reiskosten en potentiële kostenbesparende mogelijkheden identificeren.
• Op een gelijksoortige wijze helpen reisanalysefuncties bedrijven bij het analyseren van patronen in zakenreizen om zo te begrijpen waar kosten geminimaliseerd kunnen worden.

Tips om geld te besparen tijdens een zakenreis

7. Parkeer niet op de luchthaven

Een andere makkelijke manier om binnen een ​​budget voor zakenreizen te blijven, is door parkeren op de luchthaven te vermijden. Door deze mogelijkheid uit te sluiten van je reisbeleid en zakenreizigers te vragen een ander vervoermiddel te kiezen, bespaart je bedrijf de parkeertoeslagen op de luchthaven, die doorgaans erg hoog zijn. Hier zijn enkele alternatieven:

• Openbaar vervoer of shuttleservice van en naar de luchthaven.
• Een taxi of een service voor het delen van ritten, zoals Uber.
• Carpoolen met collega's.
• Parkeren buiten het terrein, omdat dit normaal gesproken veel goedkoper is dan parkeren op de luchthaven.

8. Bespaar op huurauto's

Als de zakenreiziger een auto nodig heeft, dan kan worden bespaard op huurauto's door verhuurbedrijven op de luchthaven te vermijden. Deze verhuurbedrijven zijn bijna altijd duurder vanwege extra luchthavenbelastingen en toeslagen. Reizigers moeten er rekening mee houden dat vooraf boeken ook van vitaal belang is om geld te besparen op huurauto's. Het is ook goed om te onthouden dat bij sommige creditcards een verzekering voor huurauto's inbegrepen is en dat het misschien niet nodig is om extra te betalen.

9. Reis uitsluitend met handbagage

Een eenvoudige maar efficiënte manier om geld te besparen voor het ​​bedrijf is door werknemers aan te moedigen alleen met handbagage te reizen, vooral als ze een korte zakenreis maken. De meeste luchtvaartmaatschappijen brengen kosten in rekening voor ingecheckte bagage, dus door met uitsluitend handbagage te reizen kunnen werknemers extra kosten vermijden en bovendien veel tijd besparen. Reizen met een kleinere koffer helpt ook om tijd te besparen bij het inpakken, omdat zakenreizigers de neiging hebben om te veel mee te nemen. Reizigers voorkomen op die manier ook dat hun bagage verloren gaat en dat ze op hun bestemming nieuwe kleding en essentiële spullen moeten kopen.

Door zonder ingecheckte bagage te reizen, hebben reizigers meer flexibiliteit in hun vluchtopties, omdat ze ervoor kunnen kiezen om met budgetmaatschappijen te vliegen die lagere prijzen en een beperkte toegestane bagage aanbieden.

Je medewerkers moeten niet vergeten om voordat ze inpakken de handbagagerichtlijnen van de luchtvaartmaatschappij te raadplegen, om er zeker van te zijn dat hun koffer voldoet aan de vereisten voor de afmetingen. Deze kunnen namelijk variëren afhankelijk van de luchtvaartmaatschappij.

10. Gebruik een creditcard met reisbeloningen

Door een creditcard met reisbeloningen te gebruiken, kunnen werknemers die regelmatig reizen om hun zakelijke taken uit te voeren:

• Punten of miles verdienen elke keer als ze iets met hun creditcard betalen, en die punten inwisselen voor gratis of scherp geprijsde vluchten of accommodatie.
• Toegang krijgen tot luchthavenlounges. Daar kunnen ze gratis eten en drinken, maar ook gebruikmaken van betere WiFi en soms vergaderruimtes of focusplekken om wat werk te verzetten.
• Eenvoudig uitgaven bijhouden, aangezien alle kosten voor zakenreizen op slechts één bankafschrift verschijnen.
• Sommige kaartaanbieders hebben samenwerkingen met luchtvaartmaatschappijen en hotels voor exclusieve kortingen.

Zorg ervoor dat je een reiscreditcard kiest die past bij de behoeften van je bedrijf wat betreft zakenreizen.

11. Bespaar op restaurants

Werknemers die op zakenreis zijn, geven vaak veel meer uit aan eten dan ze beseffen. Uit eten gaan tijdens een zakenreis kan bijzonder lastig zijn, omdat je niet weet welke plekken dure toeristenvallen zijn en waar heerlijke authentieke lokale gerechten bereid worden. Hier volgen enkele strategieën die werknemers kunnen hanteren om tijdens een zakenreis geld te besparen op eten:

• Vraag locals om aanbevelingen.
• Onderzoek restaurants vooraf en bekijk het menu om budgetvriendelijke keuzes te maken. Lunchmenu's kunnen interessante kostenbesparende opties zijn.
• Wees je bewust van en respecteer het dagelijks voedselbudget zoals gedefinieerd in het reisbeleid van het bedrijf.
• Kies accommodatie met ontbijt inbegrepen of een appartement met een keuken. Vooral voor langere reizen kan het gezonder zijn om de mogelijkheid te hebben om wat zelfgemaakte maaltijden te bereiden in plaats van twee tot drie keer per dag uit eten te gaan.
• Vermijd roomservice in hotels, omdat dat meestal duurder is dan eten in een restaurant in de buurt.
• Verken lokale markten en streetfood om de lokale eetcultuur te ontdekken en goedkopere opties te hebben.

Je kunt in je reisbeleid altijd een vergoeding voor één of twee chique restaurants voor zakendiners met klanten opnemen.

12. Weet hoeveel je uitgeeft

De meest eenvoudige manier om besparingen voor zakenreizen te vergroten, is door zakenreizigers realtime bij te laten bijhouden hoeveel ze uitgeven. Of je dat nu doet door hen te vragen een app voor het bijhouden van uitgaven te gebruiken, of d.m.v. een functionaliteit van een tool voor het boeken van reizen, het zorgt ervoor dat je een gedetailleerd overzicht krijgt over waar ze het geld aan uitgeven. Dit zorgt ervoor dat je makkelijker kunt bepalen hoe ze zich aan het vooraf goedgekeurde budget kunnen houden. Dit kan je helpen te identificeren waar ze te veel aan uitgeven om zo besparingen op zakenreizen te realiseren.

Tips om geld te besparen als de reis voorbij is

13. Bespaar op btw

De btw-teruggave wordt vaak over het hoofd gezien als een manier om wat geld terug te krijgen van de zakenreizen van werknemers. Als je bedrijf geregistreerd staat als btw-plichtig, dan kun je in veel landen dingen als vliegtickets, hotelkamers, vervoerskosten of zakelijke maaltijden als onkosten voor zakenreizen opgeven. Werknemers moeten ervoor zorgen dat alle uitgaven waarvoor je bedrijf btw terugvraagt, bedrijfsgerelateerd zijn.

Om je werknemers te helpen hun bonnen te verzamelen en gemakkelijker je btw-teruggave te kunnen claimen, kun je overwegen een speciale app of software te gebruiken. Deze helpen namelijk ook met de verschillende nationale regelgevingen met betrekking tot btw.

Geld besparen op zakenreizen kan vóór, tijdens en na de reis worden bereikt door enkele eenvoudige strategieën en aanbevelingen te volgen. Zakenreizigers zijn zelf verantwoordelijk voor hoe ze het bedrijfsbudget besteden, maar zakenreisboekers en financiële teams moeten duidelijke richtlijnen opstellen betreffende zakenreizen.