Chcesz oszczędzać pieniądze na podróżach służbowych? Mamy dla Ciebie 13 wskazówek, jak zmieścić się w budżecie.
W dzisiejszym świecie podróże służbowe są nieodłączną częścią działalności firm. Dla coraz większej liczby pracowników koniecznością stały się wyjazdy służbowe, w ramach których spotykają się z klientami bądź współpracują z innymi zespołami w firmie.
Koszty podróży służbowych często stanowią znaczną część budżetu firmy, a ograniczanie wydatków związanych z podróżami jest ważnym elementem dbania o kondycję finansową firmy. Podróżujący są odpowiedzialni za oszczędzanie pieniędzy podczas podróży służbowych, ale także osoby zajmujące się rezerwacjami podróży w firmie i zespoły finansowe są zobligowane do oszczędzania.
A zatem, jak zaoszczędzić pieniądze podczas podróży służbowych? Oto 13 wskazówek, które pomogą Twojej firmie zmieścić się w budżecie.
Ustalenie zasad dotyczących podróży służbowych jest niezbędne, aby móc kontrolować wydatki na podróże służbowe. Wprowadzenie polityki dotyczącej podróży służbowych jest zazwyczaj rolą menedżera ds. podróży, kierownika działu kadr, zespołu prawnego lub kierownika administracyjnego. Zasady dotyczące podróży służbowych firmy powinny obejmować wszystkie informacje dotyczące:
Przejrzyj zasady dotyczące podróży służbowych obowiązujące w firmie i przeanalizuj, czy są wyczerpujące i uwzględniają każdy obszar związany z wydatkami. Twoje zasady dotyczące podróży służbowych powinny zawierać jasny proces uzyskiwania zgód, a także wytyczne w kwestii procesu dokonywania rezerwacji, wydatków i procedur związanych z kosztami. Dzięki temu podróżujący pracownicy będą podejmować decyzje zgodne z polityką firmy, a koszty podróży nie przekroczą przewidzianego budżetu.
Aby zaoszczędzić na podróżach służbowych, kluczowe będzie planowanie podróży z dużym wyprzedzeniem. Linie lotnicze i hotele zwykle podwyższają ceny w miarę zbliżania się daty podróży, więc im wcześniej pracownicy będą planować podróże służbowe, tym większe oszczędności uda się osiągnąć. Zachęć ich zatem do wcześniejszej rezerwacji lotów i zakwaterowania, określając ostateczny termin dokonywania rezerwacji w firmowych zasadach dotyczących podróży.
Aby uzyskać najlepsze ceny, pracownicy powinni korzystać z ofert wczesnej rezerwacji i związanych z nimi zniżek oraz unikać rezerwowania na ostatnią chwilę, co wiąże się z dodatkowymi opłatami. Wczesna rezerwacja ma także tę zaletę, że daje pracownikom wystarczająco dużo czasu na porównanie ofert i znalezienie najlepszej.
Elastyczność jest kluczem do oszczędzania na podróżach służbowych.
Po pierwsze, ceny lotów i zakwaterowania często zmieniają się w zależności od popytu. Monitorowanie kalendarzy z cenami i znajdowanie najbardziej opłacalnych opcji to prosty sposób na zaoszczędzenie pieniędzy.
Jeśli istnieje ryzyko, że podróż służbowa może zostać przełożona lub jeśli chcesz zachować ostrożność na wypadek choroby, rezerwacja lotów z opcją bezpłatnego odwołania może okazać się korzystna.
Oprócz niższych cen elastyczne daty podróży – jeśli to możliwe – mogą również pozwolić osobom podróżującym służbowo na korzystanie z promocji lub zniżek na loty i pobyty. W dni lub okresy poza szczytem sezonu hotele niejednokrotnie oferują obniżone ceny, aby zapełnić wolne pokoje.
Bardziej elastyczny plan podróży może też ułatwić podróżującym zorganizowanie optymalnych cenowo lotów z przesiadką. Na przykład rezerwacja lotu z przesiadką może obniżyć koszty w porównaniu z lotem bezpośrednim, co może być dobrym rozwiązaniem, o ile weźmiemy pod uwagę dobre samopoczucie i produktywność podróżującego.
Korzystanie z programu lojalnościowego linii lotniczych może pomóc podróżującym pracownikom zaoszczędzić na lotach. Programy lojalnościowe mają na celu nagradzanie osób często podróżujących dodatkowymi korzyściami, takimi jak:
Podobnie jak w przypadku linii lotniczych, rezerwowanie zakwaterowania w tym samym obiekcie lub sieci hoteli i/lub zostanie członkiem programu lojalnościowego może oznaczać duże korzyści dla osób podróżujących służbowo oraz pomóc firmie oszczędzić na zakwaterowaniu. Oto kilka typowych korzyści:
Narzędzia do rezerwacji korporacyjnych to oprogramowania wykorzystywane przez firmy do zarządzania rezerwacjami podróży służbowych swoich pracowników. Korzystanie z narzędzia do rezerwacji korporacyjnych może pomóc firmie zaoszczędzić pieniądze w następujący sposób:
Innym prostym sposobem na zmieszczenie się w budżecie jest unikanie parkowania na lotnisku. Wykluczając tę możliwość z zasad dotyczących podróży i prosząc osoby podróżujące służbowo o wybranie innego środka transportu, firma oszczędzi na opłatach za parking na lotnisku, które zazwyczaj są bardzo wysokie. Oto kilka alternatyw:
Jeśli podróżujący służbowo pracownik potrzebuje samochodu, można zaoszczędzić na wynajmie samochodu, unikając korzystania z usług wypożyczalni na lotnisku. Takie firmy są prawie zawsze droższe ze względu na dodatkowe podatki i opłaty lotniskowe. Podróżujący powinni pamiętać, że rezerwacja z wyprzedzeniem jest kluczowa, jeśli chcemy zaoszczędzić na wynajmie samochodu. Warto również pamiętać, że niektóre karty kredytowe obejmują ubezpieczenie wynajmowanych samochodów, więc wykupienie ubezpieczenia może nie być już konieczne.
Prostym, ale skutecznym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy w firmie jest zachęcanie pracowników do podróżowania wyłącznie z bagażem podręcznym, zwłaszcza jeśli podróż służbowa ma być krótka. Większość linii lotniczych pobiera opłaty za bagaż rejestrowany, więc podróżując jedynie z bagażem podręcznym, pracownicy mogą uniknąć dodatkowych kosztów, a także zaoszczędzić mnóstwo czasu. Podróżowanie z mniejszą walizką pomaga również zaoszczędzić czas na pakowaniu, a osoby podróżujące służbowo często pakują zbyt wiele rzeczy. Ponadto podróżujący unikną ryzyka zagubienia bagażu i konieczności zakupu nowej odzieży i niezbędnych rzeczy w miejscu docelowym.
Podróż bez bagażu rejestrowanego zapewnia większą elastyczność w zakresie opcji lotu, ponieważ można wybrać lot tanimi liniami lotniczymi, które oferują niższe ceny, ale mniejszy limit bagażu.
Pracownicy muszą też pamiętać, by przed spakowaniem się przeczytać wytyczne linii lotniczej dotyczące bagażu podręcznego i upewnić się, że ich walizka spełnia wymogi w zakresie wymiarów, bo te różnią się w zależności od linii lotniczej.
Korzystając z karty kredytowej z premią za podróże, pracownicy często podróżujący w celach służbowych mogą:
Upewnij się, że wybierasz kartę kredytową, która odpowiada potrzebom Twojej firmy w zakresie podróży służbowych.
Pracownicy podróżujący służbowo zwykle wydają na jedzenie znacznie więcej, niż im się wydaje. Jedzenie podczas podróży służbowej może być szczególnie trudne, ponieważ nie wiesz, które lokale są drogimi pułapkami na turystów, a które serwują pyszne, lokalnie produkowane jedzenie. Oto kilka strategii, które pracownicy mogą zastosować, aby zaoszczędzić pieniądze na posiłkach podczas podróży służbowej:
W zasadach dotyczących podróży służbowej zawsze można uwzględnić dodatek przeznaczony na jeden lub dwa posiłki biznesowe z klientami w eleganckiej restauracji.
Najprostszym sposobem na zwiększenie oszczędności związanych z podróżami służbowymi jest umożliwienie podróżującym śledzenia wydatków w czasie rzeczywistym. Możesz poprosić pracowników o korzystanie z aplikacji do śledzenia wydatków lub funkcji w narzędziu do rezerwacji podróży, aby uzyskać szczegółowy przegląd tego, gdzie pracownicy wydają pieniądze. To zaś pozwoli określić, w jaki sposób pracownicy mogą zmieścić się w zatwierdzonym budżecie. Wówczas będziesz wiedzieć, w których obszarach pracownicy wydają zbyt dużo i gdzie szukać oszczędności.
Wskazówki, jak zaoszczędzić pieniądze po zakończeniu podróży
Zwrot podatku VAT to często pomijany sposób na odzyskanie części pieniędzy z podróży służbowych pracowników. W wielu krajach firma zarejestrowana jako płatnik podatku VAT może zaliczać bilety lotnicze, pokoje hotelowe, opłaty za transport lub posiłki służbowe jako koszty podróży służbowych. Pracownicy powinni upewnić się, że wszystkie wydatki, od których firma będzie odzyskiwać podatek VAT, mają charakter biznesowy.
Aby pomóc pracownikom w zbieraniu rachunków i ułatwić ubieganie się o zwrot podatku VAT, rozważ skorzystanie z dedykowanej aplikacji lub oprogramowania, ponieważ mogą one pomóc w radzeniu sobie z przepisami dotyczącymi podatku VAT w różnych krajach.
Oszczędności na podróżach służbowych można osiągnąć przed, w trakcie i po podróży, stosując się do kilku prostych strategii i zaleceń. Podczas gdy osoby podróżujące służbowo są odpowiedzialne za sposób wydawania firmowego budżetu, osoby dokonujące rezerwacji podróży służbowych i zespoły finansowe muszą ustalić jasne wytyczne dotyczące podróży służbowych.
Podróż służbowa może być droga. Tańsze podróże służbowe wymagają wysiłku ze strony wszystkich pracow...
