W dzisiejszym świecie podróże służbowe są nieodłączną częścią działalności firm. Dla coraz większej liczby pracowników koniecznością stały się wyjazdy służbowe, w ramach których spotykają się z klientami bądź współpracują z innymi zespołami w firmie.

Koszty podróży służbowych często stanowią znaczną część budżetu firmy, a ograniczanie wydatków związanych z podróżami jest ważnym elementem dbania o kondycję finansową firmy. Podróżujący są odpowiedzialni za oszczędzanie pieniędzy podczas podróży służbowych, ale także osoby zajmujące się rezerwacjami podróży w firmie i zespoły finansowe są zobligowane do oszczędzania.

A zatem, jak zaoszczędzić pieniądze podczas podróży służbowych? Oto 13 wskazówek, które pomogą Twojej firmie zmieścić się w budżecie.

Wskazówki, jak zaoszczędzić pieniądze, przygotowując podróż służbową

1. Ustal zasady dotyczące podróży służbowych

Ustalenie zasad dotyczących podróży służbowych jest niezbędne, aby móc kontrolować wydatki na podróże służbowe. Wprowadzenie polityki dotyczącej podróży służbowych jest zazwyczaj rolą menedżera ds. podróży, kierownika działu kadr, zespołu prawnego lub kierownika administracyjnego. Zasady dotyczące podróży służbowych firmy powinny obejmować wszystkie informacje dotyczące:

  • Procesu rezerwacji lotów, pociągów, zakwaterowania i wynajmu samochodów, a także limitów wydatków.
  • Transferów lotniskowych.
  • Diet.
  • Polityki w zakresie wydatków i procesu zwrotu kosztów.
  • Procesu zatwierdzania.

Przejrzyj zasady dotyczące podróży służbowych obowiązujące w firmie i przeanalizuj, czy są wyczerpujące i uwzględniają każdy obszar związany z wydatkami. Twoje zasady dotyczące podróży służbowych powinny zawierać jasny proces uzyskiwania zgód, a także wytyczne w kwestii procesu dokonywania rezerwacji, wydatków i procedur związanych z kosztami. Dzięki temu podróżujący pracownicy będą podejmować decyzje zgodne z polityką firmy, a koszty podróży nie przekroczą przewidzianego budżetu.

2. Planuj z wyprzedzeniem

Aby zaoszczędzić na podróżach służbowych, kluczowe będzie planowanie podróży z dużym wyprzedzeniem. Linie lotnicze i hotele zwykle podwyższają ceny w miarę zbliżania się daty podróży, więc im wcześniej pracownicy będą planować podróże służbowe, tym większe oszczędności uda się osiągnąć. Zachęć ich zatem do wcześniejszej rezerwacji lotów i zakwaterowania, określając ostateczny termin dokonywania rezerwacji w firmowych zasadach dotyczących podróży.

Aby uzyskać najlepsze ceny, pracownicy powinni korzystać z ofert wczesnej rezerwacji i związanych z nimi zniżek oraz unikać rezerwowania na ostatnią chwilę, co wiąże się z dodatkowymi opłatami. Wczesna rezerwacja ma także tę zaletę, że daje pracownikom wystarczająco dużo czasu na porównanie ofert i znalezienie najlepszej.

3. Bądź elastyczny

Elastyczność jest kluczem do oszczędzania na podróżach służbowych.

Po pierwsze, ceny lotów i zakwaterowania często zmieniają się w zależności od popytu. Monitorowanie kalendarzy z cenami i znajdowanie najbardziej opłacalnych opcji to prosty sposób na zaoszczędzenie pieniędzy.

Jeśli istnieje ryzyko, że podróż służbowa może zostać przełożona lub jeśli chcesz zachować ostrożność na wypadek choroby, rezerwacja lotów z opcją bezpłatnego odwołania może okazać się korzystna.

Oprócz niższych cen elastyczne daty podróży – jeśli to możliwe – mogą również pozwolić osobom podróżującym służbowo na korzystanie z promocji lub zniżek na loty i pobyty. W dni lub okresy poza szczytem sezonu hotele niejednokrotnie oferują obniżone ceny, aby zapełnić wolne pokoje.

Bardziej elastyczny plan podróży może też ułatwić podróżującym zorganizowanie optymalnych cenowo lotów z przesiadką. Na przykład rezerwacja lotu z przesiadką może obniżyć koszty w porównaniu z lotem bezpośrednim, co może być dobrym rozwiązaniem, o ile weźmiemy pod uwagę dobre samopoczucie i produktywność podróżującego.

4. Zarejestruj się w programie lojalnościowym linii lotniczych

Korzystanie z programu lojalnościowego linii lotniczych może pomóc podróżującym pracownikom zaoszczędzić na lotach. Programy lojalnościowe mają na celu nagradzanie osób często podróżujących dodatkowymi korzyściami, takimi jak:

  • Oferty promocyjne – członkowie programu lojalnościowego mogą korzystać ze zniżek i opcji podniesienia standardu.
  • Nagrody – pierwszeństwo wejścia na pokład i podczas odprawy pozwala zaoszczędzić dużo czasu. Czas, który pracownik oszczędzi, unikając czekania w kolejce do odprawy, może przeznaczyć na pracę nad firmowymi projektami.
  • Mile lotnicze – podróżujący zbiera mile za każdy odbyty lot, które następnie może wymienić na loty bezpłatne lub ze zniżką.
  • Dostęp do salonu – programy lojalnościowe niektórych linii lotniczych zapewniają osobom podróżującym bezpłatny dostęp do salonu linii lotniczych. Podróżni mogą tam otrzymać bezpłatne posiłki i napoje, a także korzystać z bezpłatnego Wi-Fi, aby wygodnie pracować w oczekiwaniu na lot.
  • Bezpłatna zmiana lub odwołanie – to może być bardzo ciekawa propozycja dla podróżujących, których plany często ulegają zmianom.

5. Zostań uczestnikiem programu lojalnościowego hotelu

Podobnie jak w przypadku linii lotniczych, rezerwowanie zakwaterowania w tym samym obiekcie lub sieci hoteli i/lub zostanie członkiem programu lojalnościowego może oznaczać duże korzyści dla osób podróżujących służbowo oraz pomóc firmie oszczędzić na zakwaterowaniu. Oto kilka typowych korzyści:

  • Atrakcyjne ceny – wiele hoteli oferuje zniżki dla stałych gości lub uczestników programów lojalnościowych. Zatrzymując się w tym samym hotelu regularnie, pracownicy mogą uzyskać atrakcyjne zniżki.
  • Nagrody – lojalni goście często mogą gromadzić punkty lub otrzymywać specjalne nagrody, takie jak bezpłatne śniadanie, zniżki na posiłki, bezpłatną wodę i wiele więcej.
  • Wcześniejsze zameldowanie / późne wymeldowanie – znajomość z personelem może pomóc w uzyskaniu pewnych korzyści, takich jak opcja wcześniejszego zameldowania lub późnego wymeldowania, co może ułatwić uzyskanie oszczędności na usługach podróżniczych.
  • Programy partnerskie z liniami lotniczymi – programy lojalnościowe mogą obejmować współpracę z konkretnymi liniami lotniczymi. Może to być bardzo opłacalne rozwiązanie, które pomoże firmie zaoszczędzić zarówno na lotach, jak i hotelach.
  • Podniesienie standardu pokoju – osoby podróżujące służbowo mogą czasami otrzymać pokój o wyższym standardzie bez konieczności płacenia za tę usługę. Może to być świetne rozwiązanie dla pracowników, którzy muszą pracować z hotelu.

6. Skorzystaj z narzędzia do rezerwacji korporacyjnych

Narzędzia do rezerwacji korporacyjnych to oprogramowania wykorzystywane przez firmy do zarządzania rezerwacjami podróży służbowych swoich pracowników. Korzystanie z narzędzia do rezerwacji korporacyjnych może pomóc firmie zaoszczędzić pieniądze w następujący sposób:

  • Narzędzie do rezerwacji korporacyjnych, takie jak Booking.com for Business oferuje kompleksową obsługę, która pozwala pracownikom rezerwować loty, zakwaterowanie i inne usługi w jednym miejscu. Dzięki temu firmy mogą korzystać ze specjalnych cen i ofert biznesowych.
  • Takie narzędzia zwykle mają funkcję umożliwiającą integrację zasad dotyczących podróży obowiązujących w danej firmie, zapewniając, że pracownicy dokonują rezerwacji podróży służbowych w ramach ustalonego budżetu i zgodnie z określonymi wytycznymi, zmniejszając ryzyko nadmiernych wydatków.
  • Wszystkie koszty podróży przechowywane są w jednym miejscu, co ułatwia raportowanie. Zespoły finansowe mogą bez trudu przejrzeć koszty podróży i zidentyfikować potencjalne obszary, w których można szukać oszczędności.
  • Podobnie funkcje analityki podróży pomagają firmom przeanalizować wzorce podróży służbowych i zrozumieć, gdzie można zmniejszyć koszty.

Wskazówki, jak zaoszczędzić pieniądze podczas podróży służbowej

7. Nie parkuj na lotnisku

Innym prostym sposobem na zmieszczenie się w budżecie jest unikanie parkowania na lotnisku. Wykluczając tę ​​możliwość z zasad dotyczących podróży i prosząc osoby podróżujące służbowo o wybranie innego środka transportu, firma oszczędzi na opłatach za parking na lotnisku, które zazwyczaj są bardzo wysokie. Oto kilka alternatyw:

  • Transport publiczny lub komunikacja lotniskowa w obie strony.
  • Taksówka lub usługa wspólnych przejazdów, taka jak Uber.
  • Wspólne podróżowanie ze współpracownikami.
  • Parking poza terenem lotniska, ponieważ jest on zwykle znacznie tańszy niż parking na lotnisku.

8. Zaoszczędź na wynajmie samochodów

Jeśli podróżujący służbowo pracownik potrzebuje samochodu, można zaoszczędzić na wynajmie samochodu, unikając korzystania z usług wypożyczalni na lotnisku. Takie firmy są prawie zawsze droższe ze względu na dodatkowe podatki i opłaty lotniskowe. Podróżujący powinni pamiętać, że rezerwacja z wyprzedzeniem jest kluczowa, jeśli chcemy zaoszczędzić na wynajmie samochodu. Warto również pamiętać, że niektóre karty kredytowe obejmują ubezpieczenie wynajmowanych samochodów, więc wykupienie ubezpieczenia może nie być już konieczne.

9. Podróżuj wyłącznie z bagażem podręcznym

Prostym, ale skutecznym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy w firmie jest zachęcanie pracowników do podróżowania wyłącznie z bagażem podręcznym, zwłaszcza jeśli podróż służbowa ma być krótka. Większość linii lotniczych pobiera opłaty za bagaż rejestrowany, więc podróżując jedynie z bagażem podręcznym, pracownicy mogą uniknąć dodatkowych kosztów, a także zaoszczędzić mnóstwo czasu. Podróżowanie z mniejszą walizką pomaga również zaoszczędzić czas na pakowaniu, a osoby podróżujące służbowo często pakują zbyt wiele rzeczy. Ponadto podróżujący unikną ryzyka zagubienia bagażu i konieczności zakupu nowej odzieży i niezbędnych rzeczy w miejscu docelowym.

Podróż bez bagażu rejestrowanego zapewnia większą elastyczność w zakresie opcji lotu, ponieważ można wybrać lot tanimi liniami lotniczymi, które oferują niższe ceny, ale mniejszy limit bagażu.

Pracownicy muszą też pamiętać, by przed spakowaniem się przeczytać wytyczne linii lotniczej dotyczące bagażu podręcznego i upewnić się, że ich walizka spełnia wymogi w zakresie wymiarów, bo te różnią się w zależności od linii lotniczej.

10. Wykorzystuj karty kredytowe z premią za podróże

Korzystając z karty kredytowej z premią za podróże, pracownicy często podróżujący w celach służbowych mogą:

  • Zdobywać punkty lub mile za każdym razem, gdy płacą za coś kartą kredytową i wymieniają te punkty na bezpłatne lub zniżkowe przeloty bądź zakwaterowanie.
  • Uzyskać dostęp do salonów na lotniskach. Podróżujący mogą tam otrzymać bezpłatne posiłki i napoje, a także korzystać z Wi-Fi lepszej jakości, a czasem nawet z salek konferencyjnych lub miejsc ułatwiających skupienie się, aby popracować.
  • Z łatwością śledzić wydatki, ponieważ wszystkie koszty podróży służbowych widnieją na jednym wyciągu bankowym.
  • Niektórzy dostawcy kart współpracują z liniami lotniczymi i hotelami, więc mogą oferować ekskluzywne zniżki.

Upewnij się, że wybierasz kartę kredytową, która odpowiada potrzebom Twojej firmy w zakresie podróży służbowych.

11. Zaoszczędź na restauracjach

Pracownicy podróżujący służbowo zwykle wydają na jedzenie znacznie więcej, niż im się wydaje. Jedzenie podczas podróży służbowej może być szczególnie trudne, ponieważ nie wiesz, które lokale są drogimi pułapkami na turystów, a które serwują pyszne, lokalnie produkowane jedzenie. Oto kilka strategii, które pracownicy mogą zastosować, aby zaoszczędzić pieniądze na posiłkach podczas podróży służbowej:

  • Poproś miejscowych o rekomendacje.
  • Wcześniej wyszukuj restauracje i sprawdzaj menu, aby dokonywać rozsądnych cenowo wyborów. Menu lunchowe może być ciekawą i atrakcyjną ekonomicznie opcją.
  • Znaj** dzienny budżet na jedzenie** określony w firmowych zasadach dotyczących podróży i stosuj się do niego.
  • Wybieraj zakwaterowanie ze śniadaniem w cenie lub apartament z kuchnią. Zwłaszcza w przypadku dłuższych podróży gotowanie domowych posiłków może być zdrowsze niż jedzenie poza domem dwa albo trzy razy dziennie.
  • Unikaj korzystania z obsługi pokoju w hotelach, bo te są zwykle droższe niż jedzenie w pobliskiej restauracji.
  • Odkrywaj lokalne targi i jedzenie uliczne, aby poznać lokalną kulturę kulinarną i mniej wydać na jedzenie.

W zasadach dotyczących podróży służbowej zawsze można uwzględnić dodatek przeznaczony na jeden lub dwa posiłki biznesowe z klientami w eleganckiej restauracji.

12. Wiedz, ile wydajesz

Najprostszym sposobem na zwiększenie oszczędności związanych z podróżami służbowymi jest umożliwienie podróżującym śledzenia wydatków w czasie rzeczywistym. Możesz poprosić pracowników o korzystanie z aplikacji do śledzenia wydatków lub funkcji w narzędziu do rezerwacji podróży, aby uzyskać szczegółowy przegląd tego, gdzie pracownicy wydają pieniądze. To zaś pozwoli określić, w jaki sposób pracownicy mogą zmieścić się w zatwierdzonym budżecie. Wówczas będziesz wiedzieć, w których obszarach pracownicy wydają zbyt dużo i gdzie szukać oszczędności.

Wskazówki, jak zaoszczędzić pieniądze po zakończeniu podróży

13. Zaoszczędź na podatku VAT

Zwrot podatku VAT to często pomijany sposób na odzyskanie części pieniędzy z podróży służbowych pracowników. W wielu krajach firma zarejestrowana jako płatnik podatku VAT może zaliczać bilety lotnicze, pokoje hotelowe, opłaty za transport lub posiłki służbowe jako koszty podróży służbowych. Pracownicy powinni upewnić się, że wszystkie wydatki, od których firma będzie odzyskiwać podatek VAT, mają charakter biznesowy.

Aby pomóc pracownikom w zbieraniu rachunków i ułatwić ubieganie się o zwrot podatku VAT, rozważ skorzystanie z dedykowanej aplikacji lub oprogramowania, ponieważ mogą one pomóc w radzeniu sobie z przepisami dotyczącymi podatku VAT w różnych krajach.

Oszczędności na podróżach służbowych można osiągnąć przed, w trakcie i po podróży, stosując się do kilku prostych strategii i zaleceń. Podczas gdy osoby podróżujące służbowo są odpowiedzialne za sposób wydawania firmowego budżetu, osoby dokonujące rezerwacji podróży służbowych i zespoły finansowe muszą ustalić jasne wytyczne dotyczące podróży służbowych.

Sugerowane artykuły

20.01.23
8 min czytania
Jak zoptymalizować koszty podróży służbowych

Podróż służbowa może być droga. Tańsze podróże służbowe wymagają wysiłku ze strony wszystkich pracow...

Zarządzanie wydatkami i kontrola budżetu MŚP Zespoły finansowe Właściciele małych firm
06.03.23
10 min czytania
20 wskazówek dotyczących podróży służbowych – przed, w trakcie i po

Poznaj 20 wskazówek zapewniających bezproblemową podróż służbową – od listy rzeczy do spakowania po...

Wskazówki dotyczące podróży służbowych Podróżujący służbowo
24.02.23
11 min czytania
Kompletny przewodnik po zarządzaniu podróżami służbowymi

Zarządzanie podróżami służbowymi to złożony temat. Odkryj aspekty, które musisz kontrolować, i dowie...

Zarządzanie podróżami służbowymi Rezerwujący / Administratorzy Właściciele małych firm