Was ist ein Geschäftsreiseagent?

Wenn Ihr Team häufig geschäftlich verreist, sollten Sie vielleicht überprüfen, ob ein Geschäftsreiseagent für Sie eine Lösung ist.

Sowohl ein Geschäftsreisemanager als auch ein Geschäftsreiseagent können sich um alle Ihre Geschäftsreisen, Reiserichtlinien und Ausgaben kümmern. Letzteres ist jedoch in der Regel ein externer Kontakt.

Aber was ist ein Geschäftsreiseagent oder eine -agentur, was sind die Vor- und Nachteile der Zusammenarbeit und wie sinnvoll ist es für Sie, eine solche Person anzustellen? Im folgenden Artikel erfahren Sie mehr.

Was sind die Aufgaben eines Geschäftsreiseagenten?

Die Aufgaben eines Geschäftsreiseagenten können sowohl über eine Agentur ausgelagert als auch intern übernommen werden. In beiden Fällen muss die verantwortliche Person jederzeit den Überblick über alle Vorgänge im Zusammenhang mit Geschäftsreisen behalten – von der Reiseplanung über die Reiserichtlinien bis hin zum Management von Reiserisiken.

Ein Geschäftsreiseagent sollte all das unter Kontrolle haben und Ihnen den organisatorischen Aufwand abnehmen. Ein Reiseagent sollte entweder mit Ihrer Reiserichtlinie vertraut sein oder Ihrem Team dabei helfen, eine zu erstellen. Außerdem sollte er dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Reise vorbereitet antreten und sicher wieder zurückkehren. Das bedeutet, er kümmert sich um Folgendes:

• Reisevisa
• Buchung von Unterkünften und Mietwagen
• Sorgfaltspflichten
• Reisepläne
• Reisekosten
• Notfallsituationen
• Abschluss einer angemessenen Versicherung
• Verwaltung von Ausgaben und Spesen
• Buchung oder Änderung von Flügen

Herausforderungen im Reisemanagement

Bei Geschäftsreisen weiß man nie, ob und wann Probleme auftreten. Von unvorhergesehenen Naturkatastrophen bis hin zu falscher Budgetierung für die Reise – Geschäftsreisen können viele Herausforderungen mit sich bringen.

Wir haben die größten Herausforderungen für Unternehmen im Rahmen von Geschäftsreisen zusammengestellt:

1. Nichteinhaltung der Reiserichtlinie – Die Überwachung der korrekten Auslegung und Anwendung der Reiserichtlinie ist eine Aufgabe für sich.
2. Übermäßige Ausgaben – Wie in jedem Unternehmen kann die erfolgreiche Verwaltung eines Budgets eine Kunst sein, die nicht viele Menschen beherrschen.3 . Die Bedürfnisse verschiedener Reisender berücksichtigen – Geschäftsreisende sind individuell verschieden, daher kann es ganz schön kompliziert sein, allen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Die häufigsten Probleme können folgende sein:

1. Vergessen, das entsprechende Visum und die entsprechenden Dokumente zu beantragen – Niemand möchte am Zoll festsitzen oder den Flughafen erreichen und feststellen, dass er nicht vorbereitet ist.
2. **Nicht *die geeignete Hardware einpacken***– Wenn Sie einen Reiseadapter für verschiedene Stecker oder Materialien für Ihre Präsentation vergessen, kann das der gesamten Reise einen Dämpfer versetzen. Sie können diese Fehler vermeiden, indem Sie sich an diese nützliche Packliste halten.
3. Ungeeignete Flüge oder Unterkünfte – Eine Geschäftsreise ist manchmal schon allein stressig, und wenn Sie einen längeren Flug als nötig buchen, eine günstige Unterkunft ohne WLAN wählen und andere Abstriche machen, kann das am Ende mehr Personal als Geld kosten.
4. Fehlendes Wissen über das Reiseziel und die Verkehrslage – Im Rahmen von Geschäftsreise können Sie an Orte gelangen, an denen Sie mit der Kultur, den Notdiensten, dem Wetter und sogar mit dem richtigen Verhalten im Straßenverkehr nicht vertraut sind.
5. Unzureichendes Budget – Wenn Unternehmen nicht wissen, wie sie das Budget für eine Geschäftsreise planen sollen, kann das zu Verlusten führen: Ein zu hohes Budget könnte von den Mitarbeitenden ausgenutzt werden. Ist Ihr Budget jedoch zu niedrig, sind Ihre Mitarbeitenden möglicherweise unzufrieden und möchten keine Geschäftsreisen mehr antreten.
6. Mitarbeitende wissen nicht, dass sie Belege behalten sollen und Erstattungen bekommen – Bevor Ihre Mitarbeitenden geschäftlich verreisen, sollten Sie dafür sorgen, dass sie ihre Rechte und Pflichten kennen. Unter anderem sollten Sie Ihre Reiserichtlinie allen Mitarbeitenden zugänglich machen und regelmäßig Feedback einholen – mit diesen und weiteren Tipps und Tricks sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden zufrieden sind.
7. Unangemessene Nachbesprechung nach der Rückkehr von der Geschäftsreise – Die Verbesserung Ihrer Reiserichtlinie und der Geschäftsreiseerfahrung Ihrer Mitarbeitenden sollte ein ständiger Verbesserungsprozess sein.

Vor- und Nachteile von Geschäftsreiseagenten oder -agenturen

Reiseagenturen für Unternehmen können auch für Sie eine großartige Lösung sein – vor allem dann, wenn Ihre Mitarbeitenden regelmäßig geschäftlich verreisen. Zu den Vorteilen gehören folgende:

• Ein Experte kümmert sich um die Herausforderungen kümmern, die bei der Buchung von Geschäftsreisen auftreten können.
• Sie können sicher sein, dass alle Aspekte abgedeckt sind und nichts übersehen wird.
• Ein Team von Geschäftsreiseberatern steht Ihnen für den Notfall zur Verfügung.

Es kann jedoch auch Nachteile geben, wenn Sie eine Geschäftsreiseagentur in Anspruch nehmen

• hohe Preise und versteckte Gebühren für das Geschäftsreiseunternehmen
• Unkenntnis Ihrer Reiserichtlinien und der Vorschriften Ihres Unternehmens
• fehlende Kontrolle über die endgültige Entscheidung

Die Entscheidung für einen internen Travel Manager

Wahrscheinlich ist Ihnen bereits aufgefallen, dass alle Nachteile daraus resultieren, dass Sie diese Art von Hilfe auslagern. Gerade für kleinere Unternehmen könnte die Entscheidung für einen internen Travel Manager die beste Lösung sein.

Angefangen bei wesentlich geringeren Kosten bis hin zu der Gewissheit, dass Sie sich auf jemanden verlassen können, der mit Ihrer Reiserichtlinie vertraut ist: Ein firmeninterner Travel Manager könnte für Sie die ideale Wahl sein.

Mit Booking.com for Business können Sie Ihre Geschäftsreisen organisieren und sichergehen, dass sie wie erwartet abläuft – und das alles an einem zentralen Ort. Dieses kostenlose Tool dazu beitragen, dass sich Ihre Mitarbeitenden weniger Gedanken über die Reise machen und sich einfach auf das Geschäftliche konzentrieren.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder Ihren Ambitionen verdienen Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden schließlich nur das Beste. Indem Sie sichergehen, dass alle Aspekte berücksichtigt werden, erfüllen Sie die Reiseanforderungen Ihrer Mitarbeitenden und sorgen für eine erfolgreiche Geschäftsreise. Ganz gleich, wie die Lösung für Ihr Unternehmen aussieht – ob Sie sich für einen internen Travel Manager oder einen externen Geschäftsreiseagenten entscheiden –, sollten Sie alle Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen in Ihre Entscheidung einbeziehen.