Descubre cuáles son las responsabilidades de un agente de viajes de empresa y si puedes necesitar sus servicios para tu negocio.
Si tu equipo tiene que viajar mucho por motivos de trabajo, quizá te interese considerar la posibilidad de recurrir a una agencia de viajes de empresa.
Tanto un perfil de gestor de viajes de empresa como de agente de viajes de empresa se pueden encargar de todos los viajes de trabajo, las políticas de viajes y el control de los gastos. Sin embargo, esta última opción suele ser un enlace externo.
Pero ¿en qué consiste la figura de agente o agencia de viajes de empresa? ¿Cuáles son sus ventajas e inconvenientes? ¿Deberías contratar este servicio para tu empresa? Descúbrelo en el siguiente artículo.
La consultoría de viajes de empresa puede subcontratarse a través de una agencia o gestionarse de manera interna. En ambos casos, la persona encargada debe estar siempre al tanto de todo lo relativo a los viajes de empresa: desde la planificación de los viajes, hasta las políticas de viaje y la gestión de riesgos.
El objetivo de contratar una agencia de gestión de viajes es tenerlo todo bajo control y aligerar tu carga de trabajo. La agencia de viajes de empresa debe conocer tu política de viaje o ayudar a tu equipo a crear una. Además, debe garantizar que el personal se marche y regrese debidamente preparado y con total seguridad. Esto implica encargarse de lo siguiente:
En los viajes de empresa nunca se sabe cuándo surgirán problemas o si es posible que surjan. Pueden presentarse muchas dificultades a lo largo de todo el viaje de empresa, como desastres naturales imprevistos o errores en el presupuesto del viaje.
Los retos más frecuentes a los que las empresas hacen frente en los viajes de trabajo son:
Incumplimiento de la política de viaje: supervisar la correcta interpretación y aplicación de la política de viaje es una tarea en sí misma.
Gastos excesivos: como en cualquier empresa, la gestión acertada del presupuesto es un arte que no todos dominan.
Satisfacción de las diversas necesidades de viaje: no hay dos personas iguales, por lo que hacer malabares con las necesidades de todas ellas puede ser complicado. Los problemas más comunes pueden ser:
Olvidarse de solicitar el visado y los documentos adecuados: a nadie le gusta tener que lidiar una retención en la aduana o llegar al aeropuerto sin la suficiente preparación.
No meter el equipamiento apropiado en la maleta: olvidarse de un adaptador de viaje para diferentes enchufes o de los materiales para una presentación pueden arruinar todo el viaje. Puedes evitar estos errores con esta útil lista de equipaje.
Vuelos o alojamiento inadecuados: un viaje de trabajo puede ser estresante en sí mismo, así que reservar un vuelo más largo de lo necesario o elegir un alojamiento barato sin WiFi, por ejemplo, puede acabar costando más en recursos humanos que en dinero.
Desconocimiento del destino y del desplazamiento: un viaje de trabajo puede implicar el desplazamiento a lugares donde no conozcas la cultura, los servicios de emergencia, el clima e incluso el lado por el que se conduce.
Presupuesto insuficiente: no saber cómo presupuestar un viaje de trabajo puede acarrear muchas pérdidas a una empresa. Un presupuesto muy elevado puede hacer que el personal se aproveche; y un presupuesto demasiado reducido puede provocar el descontento del personal y que se muestre reacio a realizar otro viaje.
El personal no sabe que tiene que guardar los recibos y obtener un reembolso: antes de que el personal emprenda un viaje de empresa, asegúrate de que conozca sus derechos y obligaciones. Desde hacer tu política de viaje accesible para toda tu empresa hasta asegurarte de pedir opiniones: estos son solo algunos consejos y trucos para asegurar la satisfacción del personal.
Informe inapropiado al volver del viaje de trabajo: la mejora de tu política de viajes, así como de tu experiencia de viaje de empresa para el personal no debería tener límites.
Las agencias de viajes para empresas son una solución ideal para tu empresa, especialmente si el personal realiza viajes de trabajo con frecuencia. Estas son algunas de sus ventajas:
Sin embargo, la cara oculta de pedir ayuda a una agencia puede implicar:
Como habrás podido comprobar, todas las desventajas derivan de la subcontratación de este tipo de servicio. De hecho, optar por incluir esta función de manera interna puede ser la mejor decisión, sobre todo para empresas más pequeñas.
La gestión de viajes interna puede ser la solución perfecta para ti, ya sea por los cargos más reducidos o porque te permite contar con alguien que conoce bien tu política de viaje.
Con la herramienta Booking.com for Business, podrás organizar viajes de trabajo y asegurarte de que todo vaya sobre ruedas desde un mismo sitio. Esta herramienta permite que el personal se preocupe menos por el viaje en sí y se centre únicamente en sus tareas.
Independientemente del tamaño de tu negocio o de tus ambiciones, tu empresa y tu personal se merecen lo mejor. Satisface sus necesidades de viaje y asegúrate de que la experiencia sea un éxito garantizando que se traten y cubren todos los aspectos. Independientemente de lo que elijas para tu empresa (gestión de viajes interna, agencia de viajes de empresa externa o una herramienta de autoservicio) asegúrate de tener en cuenta todas las ventajas y desventajas para tu empresa.
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