Scopri quale tipo di riunione, di persona o virtuale, è più efficiente e vantaggiosa per la tua attività.
Negli ultimi anni, la definizione di riunione di lavoro è cambiata continuamente. A seguito dell'introduzione di schemi di lavoro completamente remoti e ibridi, le riunioni virtuali sembrano ormai una modalità consolidata. E anche se spesso si pensa che gli incontri online siano meno produttivi di quelli di persona, la realtà è molto più complessa.
Le riunioni di persona richiedono che i partecipanti si incontrino fisicamente nello stesso luogo, che si tratti dell'ufficio, di uno spazio fuori sede o, come spesso accade, di una città o di un Paese completamente diverso.
Per molte aziende, le riunioni di persona sono il motivo alla base dei viaggi di lavoro. Secondo chi le preferisce, offrono i seguenti vantaggi:
D'altra parte, riunirsi di persona presenta anche alcuni aspetti negativi:
Le riunioni virtuali ti mettono in contatto con colleghi che si trovano fisicamente in altri luoghi, grazie a dispositivi e software connessi a internet che sono diventati parte essenziale della vita lavorativa quotidiana.
I vantaggi principali offerti dalle riunioni virtuali sono:
Tuttavia, le riunioni virtuali comportano alcuni svantaggi:
Le differenze principali si misurano in termini di spesa, efficienza e relazioni umane. Le riunioni virtuali tendono a essere più inclusive, dando spazio a tutti i tipi di interlocutori. Con tutta probabilità sono anche più efficienti dal punto di vista lavorativo, perché riducono non solo le conversazioni superflue, ma anche gli spostamenti e i costi.
Ma la scarsa interazione umana offerta da uno spazio virtuale è un'altra differenza importante. Non saranno in pochi a pensare che riunire regolarmente i colleghi è importante per la cultura aziendale e per stabilire relazioni.
La risposta dipende dalle esigenze del team e dell'azienda.
Se i membri del team tendono a essere introversi, possono considerare le riunioni virtuali uno spazio più sicuro in cui parlare, invece che sentirsi al centro dell'attenzione in una grande sala riunioni. Se invece i dipendenti sono più estroversi, le riunioni di persona possono essere più adatte al loro stile di comunicazione.
Le riunioni di persona possono suscitare un maggiore coinvolgimento, mentre quelle virtuali sono spesso più efficienti in termini di trasmissione ed elaborazione delle informazioni, anche se per alcuni dipendenti può essere difficile mantenere la concentrazione senza lo scambio continuo di opinioni che si crea nelle riunioni di persona.
Se i membri del team non si sono mai relazionati prima, le riunioni di persona possono essere fondamentali. Può essere difficile costruire un rapporto con nuovi colleghi in un ambiente virtuale, dove si possono verificare ritardi e difficoltà tecniche che interrompono il flusso della conversazione. Se invece i rapporti di squadra sono già consolidati, le riunioni virtuali possono funzionare meglio.
Ognuno di noi ha il suo modo particolare di rimandare le cose o di distrarsi. Alcuni, ad esempio, fanno shopping online o navigano tra le varie schede. Altri scarabocchiano o guardano fuori dalla finestra dell'ufficio con la testa fra le nuvole. Anche in questo caso, il problema può dipendere dal tipo di lavoro svolto dal team e dal modo in cui i dipendenti preferiscono lavorare.
Alcune persone tendono a perdere il filo quando in una discussione si passa da un argomento all'altro e vengono poste domande che allontanano dal tema principale della conversazione. Oppure hanno difficoltà a lavorare in ufficio dove le domande e le chiacchiere interrompono continuamente il flusso di lavoro. Altre invece si lasciano distrarre più facilmente dagli animali domestici o dal campanello che suona e trovano più facile mantenere la concentrazione in una sala riunioni.
Per trovare il tipo di riunione più adatto al tuo team, è importante considerare tutti questi fattori.
Se i trasferimenti e la prenotazione di una sala riunioni in un ufficio affollato sono più un peso che un vantaggio per i dipendenti, allora le riunioni virtuali sono la scelta migliore. Se invece per i colleghi è più facile e preferibile incontrarsi in ufficio, la riunione di persona è l'opzione ideale. Per scegliere il tipo di riunione più adatto, il team deve innanzitutto considerare se l'ufficio dispone delle strutture adeguate e se i dipendenti vivono o meno nelle vicinanze.
Durante le riunioni di persona, il coinvolgimento, la comunicazione e la collaborazione nascono spontaneamente. Se l'obiettivo delle riunioni è il brainstorming, per esempio, incontrarsi di persona può essere utile per scambiare idee e lasciare che le discussioni fluiscano liberamente, consentendo a tutti di dare immediatamente il proprio feedback.
Se invece la riunione è incentrata su una presentazione che non richiede partecipazione, allora la modalità virtuale è più efficace. Incontrarsi di persona o online in base al contenuto della riunione è il modo ideale per ottenere la massima efficienza.
Per decidere quale tipo di riunione è più adatto, è importante considerare il team e gli obiettivi aziendali. Le domande importanti da porsi sono:
Queste sono solo alcune delle domande da porsi prima di decidere se optare per le riunioni di persona o virtuali. Entrambe le opzioni presentano delle sfide, ma, dopo aver considerato le esigenze specifiche dell'azienda e del team, sarai in grado di prendere una decisione consapevole.
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