Strona główna
Blog
Przewodnik po zarządzaniu podróżami służbowymi i wydatkami

Przewodnik po zarządzaniu podróżami służbowymi i wydatkami

Produktywna podróż służbowa może dać Twojej firmie nowe informacje, umocnione relacje biznesowe i wiele więcej. Chociaż korzyści mogą być bezcenne, każda podróż firmowa wiąże się jednak z kosztami. Na szczęście dzięki planowaniu, organizacji i przejrzystej komunikacji możesz zoptymalizować proces związany z kosztami podróży służbowych, aby zaoszczędzić czas i pieniądze.

Co zawiera ten przewodnik?

Czym są koszty podróży służbowych?

Koszty podróży służbowych obejmują większość wydatków poniesionych podczas podróży służbowej – w szczególności koszty produktów i usług, które są niezbędne do osiągnięcia celów podróży. Z reguły osoby podróżujące służbowo mogą zwykle ubiegać się o zwrot kosztów, które związane są z ich podstawowymi potrzebami lub które umożliwiają im wykonywanie pracy za granicą. Te koszty utrzymania podróżującego mogą mieć konsekwencje podatkowe, dlatego też ważne jest, aby wszyscy w Twojej organizacji wiedzieli, jakie koszty się kwalifikują.

Najczęstsze koszty podróży służbowych:

Bilety lotnicze
Zakwaterowanie
Wyżywienie
Wynajem samochodów
Paliwo do wynajmowanych samochodów lub pojazdów prywatnych
Dodatek za przejechane kilometry w przypadku korzystania z pojazdu prywatnego do podróży służbowej
Opłaty parkingowe i drogowe
Transport publiczny
Koszty związane ze spędzaniem czasu z partnerami oraz ze stałymi lub potencjalnymi klientami Inne różne koszty biznesowe – wszystko od materiałów drukarskich na stoiska targowe przez rekwizyty do sesji zdjęciowych po wynajem sprzętu do prezentacji.

Choć istnieje szeroki zakres wydatków kwalifikujących się do zwrotu, istnieją również ograniczenia. Koszty podróży służbowych na ogół nie pokrywają takich rzeczy jak dojazdy do lokalnego biura, odzież lub koszty prywatnej rozrywki podczas podróży służbowej.

Czym jest zarządzanie podróżami i wydatkami?

Zarządzanie podróżami i wydatkami to proces ustalania zasad dotyczących podróży, a także zapewnienie, że pracownicy prowadzą ewidencje w podróży i prawidłowo składają raporty po powrocie z niej. Solidne zarządzanie podróżami i wydatkami jest ważne, aby zapewnić pracownikom przejrzystość, znaleźć oszczędności w podróżach służbowych i zadbać o poprawną księgowość.

W mniejszych firmach zadania te mogą podlegać Twojemu zespołowi prawnemu, kadrom, menedżerom biura lub zostać zlecone firmie zarządzającej podróżami. W większych firmach może istnieć dedykowany menedżer ds. podróży służbowych, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie planowania podróży, ustalanie i egzekwowanie zasad dotyczących podróży oraz zarządzanie budżetami i wydatkami.

Bez względu na wielkość Twojej firmy osoby podróżujące służbowo również mają do odegrania ważną rolę. Są odpowiedzialne za zagwarantowanie, że rozumieją i przestrzegają zasad dotyczące podróży, prowadzą ewidencję swoich wydatków i terminowo składają wnioski o zwrot kosztów.

Jak zarządzać procesem związanym z podróżami i wydatkami

Każda firma powinna mieć zasady dotyczące podróży i wydatków, które obejmują zarządzanie wydatkami, aby pracownicy rozumieli, jak składać wnioski o zwrot, które wydatki są odpowiednie i czego oczekiwać po procesie zwrotu kosztów.

Istnieje kilka sposobów zarządzania podróżami służbowymi i wydatkami, a każdy z nich niesie korzyści i wyzwania:

1. Osoby podróżujące służbowo rezerwują i płacą za wszystko samodzielnie, a później otrzymują zwrot kosztów.

Korzyści: podróżujący mają najwyższą elastyczność w podejmowaniu własnych decyzji i dokonywaniu zmian w trakcie podróży. Takie podejście wymaga również mniejszych nakładów pieniężnych lub mniejszej infrastruktury, aby skonfigurować proces.
Wyzwania: podróżujący muszą czekać na zwrot kosztów – co może prowadzić do trudnych sytuacji w zależności od sytuacji finansowej danej osoby. Istnieje również większe obciążenie administracyjne spoczywa na podróżujących służbowo w celu monitorowania wszystkich własnych wydatków i prowadzenia ewidencji.

2. Osoby podróżujące służbowo rezerwują i płacą za wszystko za pomocą firmowej karty podróżniczej

Korzyści: posiadanie wszystkich wydatków na jednej karcie jest proste, przejrzyste i zapobiega tymczasowym obciążeniom finansowym pracowników płacących z własnej kieszeni. Wybierając odpowiednią firmową kartę kredytową, możesz również skorzystać z nagród.
Wyzwania: firmy muszą mieć duże zaufanie do swoich pracowników, aby zapewnić, że korzystają oni z kart firmowych w odpowiedni sposób. Jeśli kilka osób korzysta z tej samej fizycznej karty firmowej, rozdzielenie wydatków i przygotowanie wniosków o zwrot może być trudne. Ponadto fizyczną kartą kredytową można zgubić lub może ona zostać skradziona.

3. Podróżujący służbowo, menedżerowie podróży lub pomoc administracyjna rezerwują i płacą za pośrednictwem platformy do podróży służbowych

Korzyści: elastyczność zarówno pod względem tego, kto może zarezerwować podróż, jak i dostępnych opcji. Odpowiednia platforma może również pomóc w egzekwowaniu zasad dotyczących podróży i zapewnić przejrzystość rezerwacji podróży w całej organizacji.
Wyzwania: platformy do zarządzania podróżami są zwykle używane do rezerwacji lotów, zakwaterowania i ewentualnie transportu, więc nadal będziesz musiał korzystać z kart firmowych lub zwracać podróżującym koszty naliczone podczas podróży.

Jak monitorować koszty podróży służbowych

Optymalny sposób monitorowania kosztów podróży służbowych i składania wniosków o zwrot będzie się różnić w zależności od preferencji osób podróżujących służbowo i zasad dotyczących podróży służbowych. Aby proces monitorowania kosztów był skuteczny, powinien obejmować:

1. Narzędzie do zarządzania wydatkami

Najlepszym sposobem na usprawnienie procesów jest użycie aplikacji do zarządzania wydatkami. Dostępnych jest wiele opcji w zależności od wielkości zespołu, ale poszukaj takiej, która oferuje funkcje, takie jak skanowanie paragonów, monitorowanie przebiegu oraz procesy wydawania zatwierdzań.

2. Uporządkowana dokumentacja

Jest to najważniejszy aspekt monitorowania kosztów podróży służbowych. Upewnij się, że każdy wydatek został sklasyfikowany na podstawie jego rodzaju, aby móc poprawnie złożyć zeznanie podatkowe i mieć wgląd w to, gdzie wydajesz najwięcej pieniędzy.

3. Przejrzyste procesy

Niezależnie od wybranej metody, Twoje zasady dotyczące podróży powinny określać jasne oczekiwania dotyczące sposobu, w jaki osoby podróżujące służbowo powinny monitorować wydatki, co należy przesyłać i jakie są ramy czasowe dla składania raportów wydatków.

Jak ustalić limity wydatków

Ogólnie rzecz biorąc, osoby podróżujące służbowo i menedżerowie podróży służbowych mają ten sam cel: zmaksymalizować produktywność podróży służbowych przy jednoczesnym zminimalizowaniu wydatków.

Kluczem do ustalenia limitów wydatków jest uzyskanie równowagi między ograniczeniami i swobodą. Każdy ma różne rutyny, diety, potrzeby i preferencje. Dla niektórych osób posiadanie siłowni w hotelu może być cennym udogodnieniem, podczas gdy inni mogą priorytetowo traktować przebywanie w określonym miejscu. Niektórzy mogą potrzebować dużego śniadania, a inni wolą kilka mniejszych posiłków w ciągu całego dnia. Zachowanie elastyczności umożliwia podróżującym służbowym dokonywanie wyborów, które poprawiają ich produktywność w trasie – co jest korzystne dla wszystkich.

Aby osiągnąć właściwą równowagę, oto kilka sugestii dotyczących ustalania zasad w przypadku kluczowych kategorii wydatków:

Wyżywienie: ustal dzienną dietę, ale pozwól podróżującym decydować, w jaki sposób chcą podzielić otrzymane środki na śniadanie, obiad, kolację i przekąski.
Zakwaterowanie: ustal parametry dotyczące rodzaju pokoju, liczby gwiazdek hotelu i/lub maksymalnej ceny za noc, ale pozwól pracownikom wybrać własny hotel zgodnie z tymi wytycznymi.
Transport: udzielaj jasnych porad dotyczących wyboru opłacalnych metod transportu, ale pamiętaj o czasie przeznaczonym na podróż. Na przykład warto zapłacić nieco więcej za bezpośredni lot, niż tracić cały dzień roboczy na wiele przesiadek.

Jak zmniejszyć koszty podróży służbowych

Nie brakuje wskazówek i porad na utrzymanie kosztów podróży służbowych na niskim poziomie – oto kilka sposobów na rozpoczęcie ograniczania wydatków firmowych:

Planuj z wyprzedzeniem. Unikaj podwyższonych cen spowodowanych płaceniem w ostatniej chwili i poświęć chwilę na spojrzenie w przyszłość. Jeśli Twoja firma wyjeżdża na konferencję, w której zawsze bierze udział, lub ma klienta, z którym należy regularnie spotykać się osobiście, to rezerwacja lotów i zakwaterowania z wyprzedzeniem może pomóc w uzyskaniu korzystnych ofert.
Zadbaj o elastyczność rezerwacji. Czasami warto zapłacić trochę więcej za elastyczność. Rzeczy mogą się szybko zmieniać, więc w dłuższej perspektywie możesz zaoszczędzić pieniądze, rezerwując loty i zakwaterowanie, które możesz zmieniać bez dodatkowych opłat. Aby zyskać pełną elastyczność, możesz nawet poszukać rezerwacji, które można odwołać lub za które można uzyskać zwrot.
Szukaj udogodnień podczas zakwaterowania. Wybierając hotel lub inne zakwaterowanie, koniecznie zapoznaj się z oferowanymi udogodnieniami. W przypadku podróży służbowych niezbędne jest bezpłatne Wi-Fi. Inne udogodnienia, które mogą zaoszczędzić trochę pieniędzy, to bezpłatne śniadania, dostęp do sal konferencyjnych oraz bezpłatny parking.
Skorzystaj z korzyści płynących z kart kredytowych. Niektóre karty kredytowe dla firm mają niższe opłaty za wymianę walut, zachęty do korzystania z usługi cashback lub oferty wynajmu samochodów, lotów, ubezpieczeń i poczekalni lotniskowych.
Korzystaj z programów lojalnościowych. Czasami trzymanie się jednej sieci hotelowej lub linii lotniczej może się opłacić na dłuższą metę. Zwracaj uwagę na specjalne ceny dla firm, członkostwa i programy lojalnościowe, które mogą obniżyć koszty wielu rezerwacji.

Najlepsze praktyki związane z zarządzaniem kosztami podróży służbowych

Najlepsza strategia do zarządzania kosztami podróży służbowych to taka, która jest dostosowana do Ciebie, Twojej organizacji i Twojego zespołu. Zachęć swoich pracowników do regularnych przemyśleń i informacji zwrotnych, aby stworzyć proces zarządzania wydatkami, który będzie pasował do Twojej niepowtarzalnej firmy.

Oto kilka najlepszych praktyk, które mają zastosowanie do wszystkich organizacji:

1. Korzystaj z technologii, aby utrzymać porządek

Istnieje wiele oprogramowań przeznaczonych do podróży i wydatków, które usprawniają proces składania wniosków o zwrot i dbania o organizację. Możesz także poprosić podróżujących służbowo o natychmiastowe zrobienie zdjęć rachunków i faktur oraz przesyłanie ich na bieżąco do udostępnionych folderów – zapobiega to gubieniu rachunków i zaoszczędzi czas przy późniejszym tworzeniu wniosków o zwrot.

2. Wyznaczaj terminy

Łatwo jest pozwolić na nagromadzenie się obowiązków administracyjnych – zwłaszcza po powrocie do domu z pracowitej podróży służbowej. Upewnij się, że Twoi pracownicy mają wyznaczone jasne terminy na złożenie raportów wydatków w celu zwrotu kosztów.

3. Dostosuj swoje budżety do sytuacji

Koszty mogą się diametralnie różnić nawet w obrębie jednego kraju. Ustaw realistyczne budżety na podróże służbowe i rozważ dostosowanie limitów wydatków do lokalizacji. Należy również przeglądać swoje zasady dotyczące podróży przynajmniej raz w roku, aby upewnić się, że budżet nadąża za inflacją i lokalnymi wahaniami cen w przypadku częstych podróży.

4. Odpowiednio powiadom pracowników o zasadach dotyczących podróży

Postaraj się o to, aby zasady dotyczące podróży były łatwe do zrozumienia dla wszystkich w Twojej organizacji. Tworząc zasady, zachowaj prosty język i upewnij się, że są one jednoznaczne w zakresie wydatków, o których zwrot można się ubiegać. Po utworzeniu zasad należy również mieć plan na przedstawienie ich w swojej firmie i regularnie przypominać ludziom, aby zaglądali do nich, by odświeżyć wiedzę.

Obowiązki administracyjne, takie jak zarządzanie podróżami i wydatkami, mogą wydawać się mniej priorytetowe, gdy mamy do czynienia z natłokiem pracy. Natomiast odrobina planowania, organizacji i komunikacji znaczenie pomaga. Jasna strategia nie tylko zwiększa efektywność administracyjną i finansową, ale również redukuje zamieszanie i niepokój, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na tym, co ważne: osiąganie celów podróży służbowej.