La liste de vérification pour les voyages d’affaires
Avec une liste de vérification pour les voyages d’affaires, vous assurerez le bon déroulement de votre voyage et de vos activités.
Lorsque vous voyagez, que ce soit pour le travail ou les loisirs, il est important de ne pas oublier certains éléments essentiels : vos billets, les coordonnées de l’hôtel, de la monnaie du pays où vous vous rendez, et bien évidemment, votre passeport. Cependant, pour le voyageur d’affaires moderne, la liste ne s’arrête pas là. Pour assurer le succès de vos déplacements professionnels, nous vous conseillons d'établir une liste de vérification afin de ne rien oublier d’essentiel.
Voici une liste de quelques principes clés à suivre, pour garantir entre autres flexibilité et autonomie, que vous soyez la personne qui voyage ou la personne responsable des voyages.
[page=449]De nos jours, pour (réserver un voyage d’affaires), il y a de grande chance que la personne qui effectue la réservation utilise son smartphone pour trouver un hôtel accueillant offrant un accès facile aux principaux lieux où elle devra se rendre pour le travail ou qu’elle souhaite découvrir sur place. Les règles et réglementations des politiques de voyage traditionnelles sont une source de frustration pour les voyageurs et les voyageuses d'affaires modernes. En effet, ils savent souvent mieux comment trouver eux-mêmes des options plus économiques. Pour que votre politique de voyage soit efficace, il est important que vous laissiez à vos collaborateurs la liberté de choisir le meilleur hébergement.
Souvent, les personnes qui voyagent pour le travail ont leurs préférences et savent quels établissements sauront répondre à leurs besoins. Il est fort probable qu’elles connaissent déjà les meilleurs hôtels et les restaurants les plus accessibles de la région. En les obligeant à réserver dans des établissements spécifiques, cela risquerait d'affecter l'efficacité de leur déplacement.
Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles une personne voyageant pour le travail pourrait souhaiter effectuer une réservation qui ne respecte pas la politique de l’entreprise, en général pour une question de confort ou d’efficacité.
Dans un monde où il est possible d’être connecté à Internet à tout moment, que vous soyez à la maison, au travail ou en train de promener votre chien, une connectivité rapide est un indispensable, tout particulièrement pour les personnes qui voyagent pour le travail. Aujourd'hui, une mauvaise connexion Wi-Fi est aussi pénible que de ne plus avoir d'eau chaude quand vous prenez votre douche à l'hôtel.
Heureusement, il est désormais possible de bénéficier d’une connexion Internet rapide presque à chaque étape du voyage, y compris à plus de 10 000 mètres d’altitude, mais attention aux frais de connexion à l’heure qui peuvent être coûteux.
Voici nos conseils pour une connectivité optimale :
Faites attention de ne pas alourdir les déplacements professionnels par un trop grand nombre de politiques et de procédures : les formalités administratives interminables sont pénibles pour tout le monde. Assurez-vous que vos collaborateurs puissent prendre du recul par rapport à votrepolitique de voyage et qu’ils la considèrent davantage comme une directive plutôt que comme une règle stricte afin de pouvoir effectuer leurs réservations rapidement et efficacement. Pour créer une politique de voyage réalisable et accessible, essayez de vous débarrasser, dans la limite du possible, des formalités administratives.
Cette approche est un véritable casse-tête pour de nombreux responsables informatiques, mais si vos employé(e)s préfèrent utiliser leurs smartphones, tablettes et ordinateurs portables personnels au travail, cela est également valable lorsqu’ils sont en déplacement professionnel.
Il est important que ceux qui se rendent à l'étranger pour rencontrer des clients ou assister à des conférences aient la possibilité de réserver leur hébergement et autre via leurs appareils personnels.
L’évolution de la technologie étant tellement rapide, les politiques de voyage ont du mal à suivre. Et s'il existe une solution efficace pour faire des réservations dans le cadre d'un déplacement professionnel, il y a de grandes chances que vos collaborateurs aient le bon outil pour ce faire à portée de main.
Une fois que vous avez réfléchi aux principes clés à suivre pour créer votre liste de vérification, voici quelques éléments à prendre en compte.
Que vous emportiez vos appareils personnels ou un ordinateur portable fourni par votre employeur, il est facile d’oublier un accessoire important, surtout lorsque vous faites vos valises à la hâte. C’est pourquoi nous avons fait une liste de vérification des accessoires électroniques essentiels afin de vous éviter de devoir acheter un chargeur ou un adaptateur à l’arrivée :
Certains éléments méritent votre attention lorsque vous organisez votre voyage :
Avant de commencer à rassembler tous les documents dont vous avez besoin, procurez-vous un porte-document de voyage pour tous les ranger au même endroit.
Billets de transport et informations de réservation importantes
Itinéraire
Carte de voyageur fréquent
Passeport et visa
Permis de conduire
Preuve/confirmation de l’assurance voyage de l’entreprise
Cartes de visite
Documents de travail
Monnaie de la destination et cartes de débit/crédit.
Lorsque vous partez en voyage d’affaires à l’étranger, assurez-vous d'emporter certains indispensables (le cas échéant) et de vérifier certains éléments essentiels :
Si vous voulez d’autres astuces pour préparer votre valise, consultez nos conseils pour préparer vos bagages pour un voyage d'affaires.
Une fois de retour, n’oubliez pas certains éléments essentiels pour finaliser votre voyage d’affaires. Utilisez cette liste de vérification pour vous assurer de ne rien oublier :
Le rythme lors d'un déplacement professionnel peut vite devenir très intense. Pour que le voyage reste efficace et productif, le mieux est d’en planifier l’itinéraire à l’avance. Voici les principaux éléments à inclure : horaires et dates des vols, horaires et dates d’enregistrement à l’hôtel, services de transport, réunions, conférences et autres rendez-vous professionnels.
Les personnes qui ont l’habitude de voyager pour le travail sauront également inclure des moments de détente. Essayez d’intégrer des pauses dans votre agenda, que ce soit pour faire du sport, des visites, du shopping ou tout simplement une courte sieste.
Avec une liste de vérification efficace, vous aurez la garantie que tout se déroulera pour le mieux lors de vos voyages d’affaires afin qu’ils soient rentables et que l’expérience soit positive pour les employé(e)s et l’entreprise. Préparez donc votre liste en suivant ces recommandations clés et bon voyage !
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