La liste de vérification pour les voyages d’affaires

Lorsque vous voyagez, que ce soit pour le travail ou les loisirs, il est important de ne pas oublier certains éléments essentiels : vos billets, les coordonnées de l’hôtel, de la monnaie du pays où vous vous rendez, et bien évidemment, votre passeport. Cependant, pour le voyageur d’affaires moderne, la liste ne s’arrête pas là. Pour assurer le succès de vos déplacements professionnels, nous vous conseillons d'établir une liste de vérification afin de ne rien oublier d’essentiel.

Voici une liste de quelques principes clés à suivre, pour garantir entre autres flexibilité et autonomie, que vous soyez la personne qui voyage ou la personne responsable des voyages.

Ce dont il faut tenir compte pour créer une liste de vérification pour voyages d’affaires

1. Laissez la liberté de choisir à la personne qui voyage

[page=449]De nos jours, pour (réserver un voyage d’affaires), il y a de grande chance que la personne qui effectue la réservation utilise son smartphone pour trouver un hôtel accueillant offrant un accès facile aux principaux lieux où elle devra se rendre pour le travail ou qu’elle souhaite découvrir sur place. Les règles et réglementations des politiques de voyage traditionnelles sont une source de frustration pour les voyageurs et les voyageuses d'affaires modernes. En effet, ils savent souvent mieux comment trouver eux-mêmes des options plus économiques. Pour que votre politique de voyage soit efficace, il est important que vous laissiez à vos collaborateurs la liberté de choisir le meilleur hébergement.

2. Optez pour une politique de réservation ouverte

Souvent, les personnes qui voyagent pour le travail ont leurs préférences et savent quels établissements sauront répondre à leurs besoins. Il est fort probable qu’elles connaissent déjà les meilleurs hôtels et les restaurants les plus accessibles de la région. En les obligeant à réserver dans des établissements spécifiques, cela risquerait d'affecter l'efficacité de leur déplacement.

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles une personne voyageant pour le travail pourrait souhaiter effectuer une réservation qui ne respecte pas la politique de l’entreprise, en général pour une question de confort ou d’efficacité.

3. Garantissez un accès à une connexion Internet rapide

Dans un monde où il est possible d’être connecté à Internet à tout moment, que vous soyez à la maison, au travail ou en train de promener votre chien, une connectivité rapide est un indispensable, tout particulièrement pour les personnes qui voyagent pour le travail. Aujourd'hui, une mauvaise connexion Wi-Fi est aussi pénible que de ne plus avoir d'eau chaude quand vous prenez votre douche à l'hôtel.

Heureusement, il est désormais possible de bénéficier d’une connexion Internet rapide presque à chaque étape du voyage, y compris à plus de 10 000 mètres d’altitude, mais attention aux frais de connexion à l’heure qui peuvent être coûteux.

Voici nos conseils pour une connectivité optimale :

• Si les frais de connectivité et d’itinérance sont trop élevés, optez plutôt pour une carte SIM locale.
• Téléchargez vos documents et activez l’accès hors ligne afin de pouvoir travailler sans Wi-Fi.
• Vous pouvez aussi voyager en 1re classe afin de bénéficier d’un accès au Wi-Fi

4. Créez une politique de voyages d’affaires accessible

Faites attention de ne pas alourdir les déplacements professionnels par un trop grand nombre de politiques et de procédures : les formalités administratives interminables sont pénibles pour tout le monde. Assurez-vous que vos collaborateurs puissent prendre du recul par rapport à votrepolitique de voyage et qu’ils la considèrent davantage comme une directive plutôt que comme une règle stricte afin de pouvoir effectuer leurs réservations rapidement et efficacement. Pour créer une politique de voyage réalisable et accessible, essayez de vous débarrasser, dans la limite du possible, des formalités administratives.

5. Autorisez vos collaborateurs à utiliser leurs appareils personnels

Cette approche est un véritable casse-tête pour de nombreux responsables informatiques, mais si vos employé(e)s préfèrent utiliser leurs smartphones, tablettes et ordinateurs portables personnels au travail, cela est également valable lorsqu’ils sont en déplacement professionnel.

Il est important que ceux qui se rendent à l'étranger pour rencontrer des clients ou assister à des conférences aient la possibilité de réserver leur hébergement et autre via leurs appareils personnels.

L’évolution de la technologie étant tellement rapide, les politiques de voyage ont du mal à suivre. Et s'il existe une solution efficace pour faire des réservations dans le cadre d'un déplacement professionnel, il y a de grandes chances que vos collaborateurs aient le bon outil pour ce faire à portée de main.

Une fois que vous avez réfléchi aux principes clés à suivre pour créer votre liste de vérification, voici quelques éléments à prendre en compte.

Liste vérification des applications, appareils électroniques et autres dispositifs

Que vous emportiez vos appareils personnels ou un ordinateur portable fourni par votre employeur, il est facile d’oublier un accessoire important, surtout lorsque vous faites vos valises à la hâte. C’est pourquoi nous avons fait une liste de vérification des accessoires électroniques essentiels afin de vous éviter de devoir acheter un chargeur ou un adaptateur à l’arrivée :

1. Demandez à votre service informatique de vérifier que tous vos appareils fonctionnent correctement.
2. Emportez une batterie externe rechargeable.
3. Emportez un adaptateur.
4. Emportez votre chargeur.
5. Emportez une rallonge.
6. Emportez des écouteurs anti-bruit, si nécessaire.
7. Emportez tous les accessoires de votre ordinateur portable, tels que la souris, le clavier, un hub USB et un adaptateur USB.
8. Emportez un lecteur de livres numériques pour vos pauses.
9. Assurez-vous d’effectuer toutes les mises à jour technologiques imminentes avant de partir.
10. Vérifiez les règles d’itinérance de votre téléphone et réseau Wi-Fi. Procurez-vous un point d’accès Wi-Fi portable avant de partir afin de pouvoir bénéficier d'une connexion Internet correcte à tout moment.
11. Assurez-vous de télécharger et de mettre à jour toutes les applications dont vous aurez besoin. Pour en savoir plus sur les dernières applications et informations relatives aux déplacements professionnels, consultez notre article concernant les meilleures applis pour les voyages d’affaires.

Liste de vérification des tâches à effectuer avant de partir

Certains éléments méritent votre attention lorsque vous organisez votre voyage :

• La planification de l’itinéraire : pour plus de tranquillité, essayez de planifier au moins une partie de vos déplacements quotidiens, sans entrer dans le détail. Vous aurez ainsi l’assurance que toutes vos tâches et tous vos rendez-vous importants seront intégrés à votre agenda.
• L’assurance voyage : fréquemment oubliée, l’assurance est pourtant l’un des éléments les plus importants pour vous protéger en cas d’urgence. Vous pouvez opter pour une police d’assurance annuelle avec renouvellement automatique afin de garantir votre protection à tout moment.
• Les réservations : confirmez tous les hôtels, vols et autres services de transport et préparez vos billets en les imprimant ou en les téléchargeant sur un téléphone portable chargé.
• Le message d’absence : si nécessaire, configurez un message d’absence dans votre boîte de réception afin que les personnes qui essayent de vous joindre reçoivent une réponse indiquant que vous risquez de ne pas être disponible.

Liste de vérification des documents importants (si applicable/nécessaire)

Avant de commencer à rassembler tous les documents dont vous avez besoin, procurez-vous un porte-document de voyage pour tous les ranger au même endroit.

• Billets de transport et informations de réservation importantes

• Itinéraire

• Carte de voyageur fréquent

• Passeport et visa

• Permis de conduire

• Preuve/confirmation de l’assurance voyage de l’entreprise

• Cartes de visite

• Documents de travail

• Monnaie de la destination et cartes de débit/crédit.

Préparez votre départ

• Assurez-vous que les présentations et autres documents de travail dont vous aurez besoin sont facilement accessibles sur vos appareils.
• Vérifiez que vos collègues sont au courant de votre départ et, si nécessaire, d’avoir activé votre message d’absence.

Liste de vérification de vos indispensables pour passer le temps

• Téléchargez quelques épisodes d’une série, des films ou de la musique à écouter pendant le voyage.
• Téléchargez plusieurs livres numériques sur votre liseuse ou emportez un ou deux livres.

Liste de vérification sanitaire

Lorsque vous partez en voyage d’affaires à l’étranger, assurez-vous d'emporter certains indispensables (le cas échéant) et de vérifier certains éléments essentiels :

• Les vaccins : bien avant votre départ, vérifiez si le pays de destination exige des vaccins spécifiques
• Les médicaments sur ordonnance que vous avez l’habitude de prendre, avec l’ordonnance correspondante en cas de contrôle de sécurité
• Les médicaments pour les allergies
• Les analgésiques sans ordonnance
• Du désinfectant pour les mains
• Une petite trousse de premiers secours (avec pansements, crème antiseptique, etc.)
• Des produits d’hygiène personnelle (brosse à dents, dentifrice et savon)
• De la crème solaire
• Du shampooing, de l’après-shampooing, du gel douche et tout autre produit cosmétique en format miniature (si les produits de l’hôtel ne vous conviennent pas)
• Un rasoir et de la mousse à raser
• Vos lentilles de contact et du produit nettoyant
• Des produits d’hygiène féminine

Si vous voulez d’autres astuces pour préparer votre valise, consultez nos conseils pour préparer vos bagages pour un voyage d'affaires.

Les essentiels après un voyage d’affaires

Une fois de retour, n’oubliez pas certains éléments essentiels pour finaliser votre voyage d’affaires. Utilisez cette liste de vérification pour vous assurer de ne rien oublier :

1. Après votre voyage, effectuez une analyse de cybersécurité sur tous vos appareils : une fois de retour, n’hésitez pas à demander à votre service informatique de vérifier tous vos appareils afin de s’assurer qu’ils n’ont pas été infectés par un malware. Le cas échéant, ils pourront limiter l'impact de la cyberattaque sur la société et ses clients.
2. Passez en revue vos relevés bancaires pour détecter toute activité suspecte avant, pendant ou après votre déplacement.
3. Échangez toute monnaie en devise étrangère qu’il vous resterait, à moins que vous ne retourniez prochainement dans la même destination.
4. Déclarez toutes les dépenses liées à votre voyage.

Comment créer un itinéraire pour un voyage d’affaires ?

Le rythme lors d'un déplacement professionnel peut vite devenir très intense. Pour que le voyage reste efficace et productif, le mieux est d’en planifier l’itinéraire à l’avance. Voici les principaux éléments à inclure : horaires et dates des vols, horaires et dates d’enregistrement à l’hôtel, services de transport, réunions, conférences et autres rendez-vous professionnels.

Les personnes qui ont l’habitude de voyager pour le travail sauront également inclure des moments de détente. Essayez d’intégrer des pauses dans votre agenda, que ce soit pour faire du sport, des visites, du shopping ou tout simplement une courte sieste.

Avec une liste de vérification efficace, vous aurez la garantie que tout se déroulera pour le mieux lors de vos voyages d’affaires afin qu’ils soient rentables et que l’expérience soit positive pour les employé(e)s et l’entreprise. Préparez donc votre liste en suivant ces recommandations clés et bon voyage !